摘 要：高校檔案是一種特殊的信息資源，構(gòu)建高校檔案信息中心是時(shí)代發(fā)展的需要，也是高等教育發(fā)展的需要，是新時(shí)期高校檔案服務(wù)社會(huì)，充分發(fā)揮其社會(huì)效益的最佳途徑。高校檔案館（室）要充分發(fā)揮檔案信息資源的社會(huì)效益，就必須進(jìn)行檔案工作管理體制、服務(wù)方式的改革，充分利用已有的人力、物力資源，拓寬服務(wù)渠道。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息資源；信息中心；創(chuàng)新；模式

高校檔案既是一種豐富的文化知識(shí)載體，又是一種特殊的信息資源。它將必然成為大眾化、社會(huì)化的知識(shí)源泉，成為服務(wù)社會(huì)，推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步的重要力量。怎樣創(chuàng)新高校檔案工作的管理體制、服務(wù)方式，充分發(fā)揮高校檔案信息資源的作用呢？我們認(rèn)為，構(gòu)建高校檔案信息中心是新時(shí)期高校檔案服務(wù)社會(huì)，充分發(fā)揮其社會(huì)效益的最佳途徑。

一、構(gòu)建高校檔案信息中心，是時(shí)代與高等教育發(fā)展的需要

1. 時(shí)代發(fā)展的需要。21世紀(jì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息同科技、教育、文化一樣將成為全球第一生產(chǎn)力。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員“將比以往任何時(shí)候都需要更加迅速而有選擇性的信息，以應(yīng)付復(fù)雜事物和情況變化，提供這種信息，就是管理信息系統(tǒng)所做的一切事情。”[1]的確，時(shí)代需要高質(zhì)量、系統(tǒng)化的信息，檔案信息機(jī)構(gòu)的核心能力將是檔案信息資源的開發(fā)能力。高等院校作為知識(shí)、人才、科技、信息的高密度區(qū)，所產(chǎn)生的檔案是科學(xué)、技術(shù)和文化教育成果的表現(xiàn)，是信息族中最重要，最有價(jià)值的信息資源，它將成為領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)和科技發(fā)展的先導(dǎo)，成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)騰飛和發(fā)展的重要基礎(chǔ)。特別是在世界經(jīng)濟(jì)全球化過程中，各國(guó)科技、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，都需要利用檔案，都離不開掌握和利用高校檔案信息，從中借鑒前人的智慧和歷史經(jīng)驗(yàn)，古為今用，開拓創(chuàng)新。各高等院校為了滿足社會(huì)各方面利用檔案信息的需求，就必須建立獨(dú)立的信息管理機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一接收、處理、組織信息，把分散的信息活動(dòng)和信息流集中統(tǒng)一管理。

2. 高等教育發(fā)展的需要?！叭胧馈币詠恚逃饾u呈現(xiàn)全球化趨勢(shì)。中國(guó)高等教育要實(shí)現(xiàn)與國(guó)際接軌，參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)，愈來愈多的活動(dòng)、人和事以及物，都需要教育信息系統(tǒng)的支持。高校檔案信息貫穿高校教育管理過程的始終，它不僅具有參考作用、憑證作用、宣傳教育作用，而且信息量大、價(jià)值高，是高校信息系統(tǒng)中的重要組成部分。必然地，高校發(fā)展對(duì)檔案信息的需求和依賴將越來越大。高校檔案館（室）作為高校信息的管理部門，就必須適用高校自身發(fā)展的需求，調(diào)整內(nèi)部信息管理體制、服務(wù)方式，以適應(yīng)高校教育管理和領(lǐng)導(dǎo)決策的需要。在學(xué)校管理活動(dòng)中，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員、教學(xué)科研人員，只有根據(jù)教育原則和目標(biāo)，依據(jù)決策程序去組織和處理教育信息，使信息暢通，方能人盡其才，地盡其利，物（信息載體）盡其用，從而取得決策的系統(tǒng)化、科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)高等教育效率的優(yōu)化。因此，建立高校檔案信息中心，就成為高等教育發(fā)展的內(nèi)在要求。

二、構(gòu)建高校檔案信息中心的理論依據(jù)及實(shí)踐意義

第一，構(gòu)建高校檔案信息中心，適合高校教育管理的自身特點(diǎn)，有利于克服高校檔案信息不足與過剩的矛盾。高校檔案信息是高校教育管理的重要因素，是高?？茖W(xué)決策和實(shí)施教學(xué)的基礎(chǔ)。從系統(tǒng)論觀點(diǎn)看，它是高校教育管理系統(tǒng)的重要子系統(tǒng)，是不可缺少的支持系統(tǒng)和輔助系統(tǒng)。來自各方面的信息，只有通過教育信息系統(tǒng)統(tǒng)一接收、加工處理、傳遞、消化吸收，進(jìn)而轉(zhuǎn)換為計(jì)劃指令、決策部署，然后傳輸出去，教育管理的效率才能提高，教育決策才會(huì)科學(xué)，這是教育管理的基本特性。然而，高校檔案在長(zhǎng)期的利用過程中常常出現(xiàn)信息不足與信息過剩的矛盾。一方面檔案信息浩如煙海，數(shù)量龐大；另一方面檔案信息零散雜亂，利用者找不到所需檔案信息，這種狀況嚴(yán)重制約了檔案信息作用的發(fā)揮。構(gòu)建高校檔案信息中心，就能適應(yīng)高校教育管理的自身特點(diǎn)，有效地克服高校檔案信息不足與過剩的矛盾，充分發(fā)揮檔案信息的現(xiàn)實(shí)作用。

第二，構(gòu)建高校檔案信息中心，符合高校教育信息和知識(shí)的生產(chǎn)、積累和再生產(chǎn)基本規(guī)律，有利于高校教育、管理持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。高校檔案信息是高校自身建設(shè)和發(fā)展過程中產(chǎn)生的信息，如留存下來的各種教學(xué)、科研、管理等文件，盡管它們記載和反映的形式不同，但這些信息都是前人在高校教育、管理過程中形成的知識(shí)積累，是高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、管理人員和教學(xué)科研人員精心勞動(dòng)的成果。今天的高校管理活動(dòng)只有依賴和利用存儲(chǔ)于檔案部門中前人的經(jīng)驗(yàn)、成果，才能保持高校教育信息、新舊知識(shí)前后之間的有機(jī)聯(lián)系，高校領(lǐng)導(dǎo)者才能更合理更科學(xué)地進(jìn)行決策，高校的改革發(fā)展才有基礎(chǔ)和源動(dòng)力。否則，高校的改革發(fā)展將是無源之水，無本之木。高校檔案信息中心的構(gòu)建就正好符合高校信息和知識(shí)的生產(chǎn)、積累與再生產(chǎn)基本規(guī)律，成為高校維系信息、知識(shí)前后聯(lián)系的紐帶，有利于高校教育、管理的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

第三，構(gòu)建高校檔案信息中心，能夠溝通和保持各種教育信息的有機(jī)聯(lián)系，促進(jìn)信息向一體化發(fā)展，有利于提高檔案服務(wù)的水平，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和現(xiàn)代教育管理的深化，人們對(duì)各種信息的利用，就自然要求信息管理系統(tǒng)能夠提供整體的、系統(tǒng)的、綜合化的信息為之服務(wù)，而構(gòu)建高校檔案信息中心，實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)為核心的一體化信息處理，就能使高校各種信息融為一體，滿足決策者利用的需求。特別是現(xiàn)代化的高校信息管理網(wǎng)絡(luò)形成之后，各種信息數(shù)據(jù)庫(kù)不僅在高校內(nèi)部可以相互檢索利用，而且可以面向社會(huì)服務(wù)，成為服務(wù)社會(huì)的重要“窗口”。

第四，構(gòu)建高校檔案信息中心，有利于推進(jìn)高校信息管理自動(dòng)化和教育管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。在當(dāng)今時(shí)代，以電子計(jì)算機(jī)為代表的信息技術(shù)廣泛運(yùn)用，促使各種教育信息為高校教學(xué)科研和管理服務(wù)提供了現(xiàn)實(shí)的可能性與堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。高校檔案信息中心的構(gòu)建，利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案信息，利用縮微技術(shù)建立縮微檔案庫(kù)供計(jì)算機(jī)檢索、使用，不僅工作效率高，檢索渠道多，而且通過通訊線路和終端設(shè)備能實(shí)現(xiàn)大范圍的信息資源共享，建成一個(gè)多功能、自動(dòng)化、高效益的檔案信息管理系統(tǒng)。人們通過教育信息庫(kù)及其信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，可以及時(shí)準(zhǔn)確地利用學(xué)校內(nèi)部和全國(guó)直至全世界范圍內(nèi)的教育信息，從而有力地推動(dòng)高校信息管理自動(dòng)化和教育管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

第五，構(gòu)建高校檔案信息中心，有利于減少無效的重復(fù)勞動(dòng)，保護(hù)檔案，提高檔案的利用率。高校檔案館（室）是高校檔案保管和提供利用的場(chǎng)所。長(zhǎng)期以來，由于采用的是內(nèi)向型、半手工管理方式，檔案管理人員的工作重點(diǎn)只能放在調(diào)案卷與編目上，而無暇顧及信息的采集、開發(fā)與管理，任何部門即便是查閱本部門以往形成的檔案材料，也必須直接到檔案館（室）查找，不僅案卷實(shí)體調(diào)動(dòng)頻繁，磨損嚴(yán)重，而且檢索速度慢，查準(zhǔn)率、查全率低。高校檔案信息中心的構(gòu)建，就能建立起多渠道、多角度、多層次的檢索入口，既減少了無效的重復(fù)勞動(dòng)對(duì)檔案實(shí)體的頻繁調(diào)動(dòng)與磨損，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命，又可以提高檔案的利用率。

三、構(gòu)建高校檔案信息中心的基本模式

高校檔案信息資源既是高校改革的重要依據(jù)，又是高校搞好教學(xué)、科研、管理工作的前提條件，還是高校服務(wù)社會(huì)的重要“窗口”。然而，高校檔案信息資源只有經(jīng)過有序的整理與存儲(chǔ)才能轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，才能提高工作效率。根據(jù)檔案信息利用的整體性、綜合性、動(dòng)態(tài)性和立體性要求，結(jié)合目前高校檔案館（室）檔案利用現(xiàn)狀，我們認(rèn)為：高校檔案館（室）要充分發(fā)揮檔案信息資源的社會(huì)效益，就必須進(jìn)行檔案工作的管理體制、服務(wù)方式改革，充分利用已有的人力、物力資源，拓寬服務(wù)渠道。具體地說，就是要將檔案館（室）建成“利用一套人馬，豎兩塊牌子（即檔案館/室和檔案信息中心），實(shí)現(xiàn)兩種職能”的高效管理模式。通過在高校檔案館（室）內(nèi)建立橫向和縱向兩大信息采集系統(tǒng)，對(duì)內(nèi)和對(duì)外兩大信息輸出系統(tǒng)，以計(jì)算機(jī)軟件和網(wǎng)絡(luò)的使用為基礎(chǔ)，配備專門信息管理人員，就能構(gòu)建一個(gè)高效能的檔案信息中心，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校各種教學(xué)、管理、科研、基建、設(shè)備等文件材料檔案信息的全方位管理。

橫向信息采集系統(tǒng)是指：通過實(shí)現(xiàn)文檔一體化，在辦公部門中，以文書、檔案為主體，結(jié)合數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，與各系部、處室兼職檔案員組成一個(gè)橫向網(wǎng)絡(luò)體系，負(fù)責(zé)現(xiàn)時(shí)各種信息的綜合采集與動(dòng)態(tài)資料的全面收集。它要求檔案管理人員經(jīng)常主動(dòng)地深入教學(xué)和機(jī)關(guān)行政部門，主動(dòng)走訪有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員，全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地采集各種信息。縱向信息采集系統(tǒng)是指：檔案管理人員對(duì)各部門、各單位以及學(xué)校發(fā)展的不同歷史階段已有的檔案信息進(jìn)行縱向分類整理、存儲(chǔ)，使之系統(tǒng)化的信息采集系統(tǒng)。它要求檔案管理人員按類別、分年代，開展檔案資料的編研工作，把“死檔案”激活，采集出具有整體性、立體性的檔案歷史信息。

對(duì)內(nèi)信息輸出系統(tǒng)是指：通過信息管理人員編制必要的檔案檢索工具，把正確的有用的適時(shí)的信息準(zhǔn)確及時(shí)地傳遞給校內(nèi)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)和管理人員的系統(tǒng)。它是高校信息管理系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，力求信息準(zhǔn)確，做到上情下達(dá)，下情上達(dá)。對(duì)外信息輸出系統(tǒng)是指：高校檔案信息管理人員在檔案信息中提取高質(zhì)量的具有整體性的優(yōu)化的教育信息，包括原始檔案信息和經(jīng)過加工的二次、三次信息等，創(chuàng)造多種利用形式，運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備，向社會(huì)提供所需信息的系統(tǒng)。建立對(duì)內(nèi)、對(duì)外兩大信息輸出系統(tǒng)是信息中心的根本任務(wù)，也是高校教育信息系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的基本目的。

總之，高校檔案信息中心的構(gòu)建，能變革現(xiàn)有的分散的多頭領(lǐng)導(dǎo)的信息管理體系，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的統(tǒng)一管理，提高信息的處理能力，更好地為教育、教學(xué)服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] [美]羅斯.管理信息系統(tǒng)入門[M].中國(guó)社會(huì)科學(xué)出版社，1985:1.