在日常工作中我們經(jīng)常要把Excel、Access、FoxPro等軟件處理過(guò)的數(shù)據(jù)打印出來(lái)，盡管在Access、FoxPro等專門的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件中也提供有報(bào)表或標(biāo)簽的輸出功能，但其結(jié)果的再編輯能力比Word差，更沒(méi)有Word的圖文混排功能，打印出來(lái)的效果不盡如人意。我們利用Word提供的“郵件合并”功能就可以輕松地把Excel、ccess、FoxPro等里面的數(shù)據(jù)按要求設(shè)計(jì)成一定的格式打印出來(lái)，如打印考生成績(jī)通知單，工資條等等。下面就簡(jiǎn)要介紹一下用Word郵件合并功能設(shè)計(jì)表格及其操作的一些技巧，就以Word2003打印Excel中的學(xué)生成績(jī)單為例(如圖1)。

打開(kāi)Word，新建一個(gè)文件，然后點(diǎn)擊菜單中的“工具／信函與郵件／顯示郵件合并工具欄”，工具欄上會(huì)多了“合并郵件”工具欄(如圖2)，單擊圖211具欄1處“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”，找到數(shù)據(jù)源文件的工作簿并選擇相應(yīng)的工作表，然后單擊“確定”按鈕，如果數(shù)據(jù)源是Access或FoxPro也一樣打開(kāi)。

在Word文檔中制作成績(jī)單表格，在表格要插入Excel數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)位置處單擊圖2中的“插入域”工具欄，分別把“語(yǔ)文域”、“數(shù)學(xué)域”、“英語(yǔ)域”、“總分域”插入到相應(yīng)的位置，如圖3中一個(gè)單元格中的圖形(不包括《NextRecord》)。

單擊圖232具欄3處“合并到新文檔”，即可生成一個(gè)包括所有同學(xué)成績(jī)單的Word新文檔。

以上做好的新文檔就是所有學(xué)生的成績(jī)單，但是每頁(yè)只能顯示一位同學(xué)的成績(jī)，這樣打印不僅浪費(fèi)紙張，并且浪費(fèi)時(shí)間，這是因?yàn)橛绵]件合并輸出的文件每條數(shù)據(jù)之間都自動(dòng)插入了分節(jié)符，我們可以用“查找和替換”的方法將分節(jié)符(^b)替換成換行符(^1)解決問(wèn)題。單擊“編輯”菜單下的“替換”，在查找和替換對(duì)話框的“查找內(nèi)容”框內(nèi)單擊“高級(jí)／特殊字符”選擇分節(jié)符(ab)，在“替換為”框內(nèi)同樣選擇換行符(^1)，單擊“全部替換”，這樣在一頁(yè)紙上可顯示多個(gè)學(xué)生成績(jī)單。

以上方法雖然可行．但是可能會(huì)遇到一條記錄跨兩頁(yè)的情況(即表頭在這頁(yè)，表內(nèi)容在另一頁(yè))，而且無(wú)法實(shí)現(xiàn)橫向并排多條記錄。當(dāng)然，最重要的問(wèn)題在于，它是修改后的合并文件．一旦數(shù)據(jù)源(Access、Excel、FoxPro)數(shù)據(jù)發(fā)生變化，要重新進(jìn)行“郵件合并”，所有排版工作就要重新來(lái)做。下面看看如何在源Word文件模版中解決此問(wèn)題。

第一步：把光標(biāo)移到原Word文檔成績(jī)單最后，單擊圖232具欄中“下一條記錄”來(lái)插入“下一條記錄域”，圖中就多了一個(gè)“《Next Record》”，這樣做的目的是讓這條記錄顯示完后自動(dòng)跳到下一條。

第二步：在Word文檔中插入一個(gè)表格，注意表格要設(shè)置成沒(méi)有邊框(其實(shí)插入表格的目的就相當(dāng)于網(wǎng)頁(yè)制作中用表格進(jìn)行布局定位)，然后把做好的一個(gè)成績(jī)單全部?jī)?nèi)容復(fù)制到相應(yīng)的單元格中，以填滿整頁(yè)紙為止(如圖3)。

第三步：刪除圖3右下角單元格中的《Next Record》域，因?yàn)猷]件合并生成新文檔時(shí)一旦有分頁(yè)，就會(huì)自動(dòng)跳到下一條記錄，如果不刪除，則第5、10、15…等條記錄數(shù)據(jù)將被遺漏掉。

第四步：重新合并郵件生成新文檔就可以直接打印了，沒(méi)有必要再替換分節(jié)符與排版了，并且實(shí)現(xiàn)了多條記錄的橫向并排，節(jié)約了打印時(shí)間和打印紙張。另外當(dāng)數(shù)據(jù)源改變時(shí)，只要用做好的模版再重新進(jìn)行“郵件合并”生成新文檔就可以了。

在此操作中要注意，當(dāng)數(shù)據(jù)源是Excel32作表時(shí)，工作表數(shù)據(jù)不能有標(biāo)題行，第一行必須是下面每列數(shù)據(jù)相對(duì)應(yīng)的內(nèi)容名稱(相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫(kù)的字段)，還要注意數(shù)據(jù)不能有空行，否則Word郵件合并時(shí)就會(huì)認(rèn)為下面沒(méi)有記錄了，另外工作表不能有合并單元格。

以上介紹的只是一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，學(xué)會(huì)了它，可以舉一反三，大量使用“郵件合并”來(lái)提高辦公人員的工作效率。