在工作中我們常常會遇見這種情況：由于部門之間相互的配合不當或是工作疏忽，許多錄入的原始資料中混有重復(fù)的項目。例如成績表內(nèi)同一學(xué)員的成績錄入了兩次；大量實驗記錄的清單中，同一實驗結(jié)果摘抄了兩次或多次，從而造成原始資料不準確，影響后續(xù)的統(tǒng)計、處理操作，大量增加了我們的工作。

為了避免這種情況發(fā)生，許多朋友在錄人數(shù)據(jù)之后，不得不重新檢查復(fù)核一遍所有輸入的內(nèi)容，不但費時費力，而且在數(shù)據(jù)量偏大時極容易漏檢。事實上，Excel提供了篩選重復(fù)記錄的功能，學(xué)會靈活運用后只需要花費一兩分鐘，即可自動過濾重復(fù)記錄。

單擊“數(shù)據(jù)”選項卡，選擇需要篩選重復(fù)項目的表格內(nèi)容，在“數(shù)據(jù)工具”區(qū)域，單擊“刪除重復(fù)項目”按鈕。

根據(jù)需要，在“刪除重復(fù)項”對話框中設(shè)定“重復(fù)”的判斷標準。例如姓名相同，視為重復(fù)記錄，那么只勾選“姓名”復(fù)選項；假如所有項目均相同(考慮班級有同名同姓的現(xiàn)象)才視為重復(fù)，那么勾選所有項目。完成設(shè)置后程序會自動分析所選取的內(nèi)容，并報告找到的重復(fù)項目自動刪除。

除了使用“刪除重復(fù)項目”之外，我們還可以用高級篩選功能排除雷同的項目：單擊“數(shù)據(jù)”選項卡，在“排序和篩選”區(qū)域單擊“高級”按鈕。選擇“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”選項，單擊列表區(qū)域旁的瀏覽按鈕，選擇所有需要檢查的記錄內(nèi)容，勾選“選擇不重復(fù)的記錄”復(fù)選項，單擊“確定”按鈕。完成操作后，Excel即會自動隱藏所有雷同的記錄行。

兩種方法各有千秋：第一種“刪除重復(fù)項”適合需要從多個關(guān)鍵詞來判斷是否數(shù)據(jù)完全一樣，同時由于對比工作量大，數(shù)據(jù)過多會占用大量系統(tǒng)資源，并且對重復(fù)數(shù)據(jù)的處理是直接刪除；第二種方法的優(yōu)點是把重復(fù)數(shù)據(jù)隱藏起來，運算速度快，但是判斷數(shù)據(jù)是否重復(fù)的標準只有一列，局限性很大。大家在使用過程中，需要根據(jù)具體情況來選擇使用。