公司下屬有20幾個(gè)分項(xiàng)工程部，每個(gè)分項(xiàng)工程部每月都得上報(bào)一張建材用量表(如圖1)，這是我事先做好下發(fā)的所以表格格式完全一樣，數(shù)據(jù)也都是在“建材”工作表中。我每月都得把報(bào)來(lái)的這20幾份Excel工作簿文件中的工程名稱(B3)、各種材料用量(B5:B14)匯總到一張表中。匯總原理倒是簡(jiǎn)單，只要在匯總表中輸入公式引用相應(yīng)工作簿中的單元格即可。難的是這大量的引用公式既無(wú)法復(fù)制，也不能使用填充功能批量生成，數(shù)以百計(jì)的單元格若逐一輸入公式還不累死?幸好我找到了一個(gè)簡(jiǎn)單的方法，下面就以Excel2007為例向大家介紹一下。

整理T作簿

把所有工作簿復(fù)制到同一個(gè)文件夾下(例如D:＼建材)，然后選中所有工作簿文件，右擊其中的任一文件選擇“重命名”，輸入文件名“(1).xls”，回車確定就把這些文件按(1).xls、(2).xls、(3).xls……的序列重命名。必須在英文半角下輸入文件名才能按序列批量重命名。

設(shè)計(jì)匯總表

打開(kāi)Excel新建一個(gè)建材匯總工作簿，在其中創(chuàng)建“匯總”工作表并設(shè)計(jì)好匯總表格。按住ctrl鍵拖動(dòng)“匯總”工作表標(biāo)簽復(fù)制出一份。匯總(2)工作表，把它重命名為“臨時(shí)”工作表，把A3的序號(hào)改成工作簿名，在A4輸入(1).xls，選中A4，用鼠標(biāo)左鍵按住填充柄向下拖動(dòng)到第100行，在A4:A100中按序列填入要匯總的工作簿名。

生成公式

在“臨時(shí)”工作表的B4單元格輸入公式=\"='D:＼建材＼[\"＆$A4\"]建材’!B3”，公式的作用就是在A4的文本前面加上“='D:＼建材＼[”后面加上“]建材'!B3”顯示出來(lái)。

選中B4向右拖動(dòng)填充柄，把這公式復(fù)制填充至L4單元格。然后逐一選中C4、D4……L4單元格，把其公式中的B3分別改成B5、B6……B14，以對(duì)應(yīng)(1).xls工作簿建材工作表中的相應(yīng)單元格。選中B4:L4，拖動(dòng)其填充柄向下復(fù)制填充至1D0行，這樣在B4:U00就會(huì)自動(dòng)顯示出類似='D:＼建材＼[(1).xls]建材'!B3這樣的公式。

引用數(shù)據(jù)

在“臨時(shí)”工作表B:L列中按匯總工作簿個(gè)數(shù)選中相等行數(shù)的公式，以匯總20個(gè)工作簿來(lái)說(shuō)，則要選中B4:L23。按“Ctrl+c”鍵復(fù)制，打開(kāi)windows的記事本，按“ctrl+V”把復(fù)制的內(nèi)容粘貼到記事本中，再按“Ctrl+A”全選記事本中的內(nèi)容按“Ctrl+c”復(fù)制。返回Excel，在“匯總表”工作表中選中B4單元格進(jìn)行粘貼，就可以看到20張工作簿中數(shù)據(jù)的匯總了(如圖2)。

一勞永逸

OK，到此匯總表已經(jīng)完全做好了。以后每月只要清空“D:＼建材＼”文件夾，按第1步操作把要匯總的新工作簿全部復(fù)制到這文件夾中按序列重命名。然后打開(kāi)“匯總表”，單擊“安全警告”欄上的“選項(xiàng)”按鈕，在彈出的安全選項(xiàng)對(duì)話框中單擊選中“啟用此內(nèi)容”單選項(xiàng)，確定更新鏈接后即可看到新的匯總數(shù)據(jù)。

如果有增加的工程項(xiàng)目，只要按第3步的操作從“臨時(shí)”工作表中選中與工作簿數(shù)量相應(yīng)行數(shù)的公式粘貼到“匯總”工作表中即可，若是工程項(xiàng)目減少，則只要在“匯總”工作表后面刪掉減少的行數(shù)就行了。

在此為了介紹方便我們選用了一張相對(duì)比較簡(jiǎn)單的表格來(lái)進(jìn)行匯總，其實(shí)不管原表格有多復(fù)雜，具體操作也沒(méi)有什么不同，相差的只是在“把公式中的B3分別改成B5、B6……B14以對(duì)應(yīng)(1).xls工作簿建材工作表的單元格”這一步會(huì)多花點(diǎn)時(shí)間而已。此外，雖然前面說(shuō)了是以Excel2007為例介紹的，但其實(shí)這些操作在2003及以前版本的Excel中也同樣適用。