［摘 要］ 隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展和完善，傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)核算已無法滿足中小企業(yè)財(cái)務(wù)核算和管理的需要，用計(jì)算機(jī)替代手工記賬已成為一種趨勢(shì)，本文重點(diǎn)介紹中小企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的方法和步驟。

［摘 要］ 會(huì)計(jì)電算化；財(cái)務(wù)軟件；手工賬

［中圖分類號(hào)］F232［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2007）04-0007-03

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化步伐的加快，每個(gè)企業(yè)都不能獨(dú)善其身。而信息是當(dāng)今企業(yè)生存和發(fā)展的一個(gè)至關(guān)重要的因素，信息的搜集、創(chuàng)建、發(fā)布已成為一個(gè)企業(yè)立足的根本。對(duì)于中小企業(yè)來說，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展和完善以及企業(yè)的逐步發(fā)展，財(cái)務(wù)信息將成倍增長(zhǎng)，如果仍然采用手工方法進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，將無法滿足各方對(duì)財(cái)務(wù)信息的需求，因此采用計(jì)算機(jī)代替手工記賬已成為一種趨勢(shì)，但在這一過程中，有許多中小企業(yè)不知道如何去做，甚至有的中小企業(yè)付出了大的代價(jià)卻沒有收到預(yù)期的效果。本文就我國(guó)中小企業(yè)如何實(shí)施會(huì)計(jì)電算化提出設(shè)想，以供同仁參考。

一、客觀分析中小企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的條件是否成熟

會(huì)計(jì)電算化對(duì)于中小企業(yè)而言是一項(xiàng)全新的工作，它不單單是會(huì)計(jì)核算工具的改變，更深層次的是一種管理思想的轉(zhuǎn)換。因此在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化之前，首先要分析本企業(yè)是否具備這種轉(zhuǎn)換的條件。這個(gè)條件主要是指：（１）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的觀念。只有單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的含義、必要性有了正確的認(rèn)識(shí)，才會(huì)積極主動(dòng)地支持和參與這項(xiàng)工作，正確地領(lǐng)導(dǎo)這項(xiàng)工作的開展。（２）會(huì)計(jì)人員的操作能力。任何一種先進(jìn)的工具都必須由掌握先進(jìn)技術(shù)和技能的人去操作，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化也要求會(huì)計(jì)人員和有關(guān)業(yè)務(wù)人員具備相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化知識(shí)和操作技能。（３）必要的資金。資金是單位開展會(huì)計(jì)電算化的物質(zhì)基礎(chǔ)，資金越雄厚，單位就越有可能盡早實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化。反之，如果一個(gè)單位資金緊張，則不具備實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的經(jīng)濟(jì)條件。（４）成熟的管理體制。計(jì)算機(jī)能否輸出正確的會(huì)計(jì)信息，不僅取決于處理程序的正確與否，還取決于計(jì)算機(jī)錄入數(shù)據(jù)是否正確，這就要求管理部門建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，保證輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確，保證數(shù)據(jù)生成和取得方式科學(xué)合理。

二、制訂詳細(xì)的實(shí)施方案

由于會(huì)計(jì)電算化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不是一朝一夕可以完成的事情，因此當(dāng)一個(gè)企業(yè)具備了開展會(huì)計(jì)電算化的基本條件后，就要著手制訂實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的詳細(xì)方案。方案的內(nèi)容主要包括兩個(gè)方面。（1）發(fā)展規(guī)劃。制訂出本企業(yè)會(huì)計(jì)電算化整體發(fā)展規(guī)劃。如要求一年內(nèi)正常的賬務(wù)處理和報(bào)表處理都甩掉手工賬；兩年內(nèi)工資管理、成本核算、固定資產(chǎn)管理、物資采購(gòu)管理、物資銷售管理、物資庫(kù)存管理等實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理。（2）資金預(yù)算。這一點(diǎn)要根據(jù)本企業(yè)資金環(huán)境、技術(shù)條件、實(shí)施的迫切性來制訂。在制訂資金預(yù)算方案時(shí)，一定要全面考慮、實(shí)事求是地拿出一個(gè)科學(xué)合理的方案。在確定資金額度時(shí)，既要考慮當(dāng)前的投入，也要考慮以后正常使用的各種費(fèi)用（如售后服務(wù)費(fèi)用、二次開發(fā)費(fèi)用、耗材費(fèi)用等等）?？傊?，在制訂預(yù)算的時(shí)候一定要進(jìn)行成本效益分析，以期花最少的錢把工作做好。

三、購(gòu)置硬件

良好的硬件環(huán)境是會(huì)計(jì)電算化順利運(yùn)行的基礎(chǔ)，一個(gè)企業(yè)在具體購(gòu)置硬件時(shí)，要注意以下幾方面的問題：（1）盡量買品牌機(jī)。如：HP、IBM、COMPAQ、聯(lián)想等等。因?yàn)槠放茩C(jī)的質(zhì)量、售后服務(wù)能有所保障。（2）要注意購(gòu)買光盤刻錄機(jī)和移動(dòng)硬盤。隨著單位電算化的開展，數(shù)據(jù)備份的工作量比較大，如果采用軟盤備份或本機(jī)硬盤備份，其可操作性或安全性就比較差。而采用光盤或移動(dòng)硬盤備份，就可以克服以上的缺陷。（3）配備UPS（不間斷電源）。財(cái)務(wù)軟件在登賬、結(jié)賬時(shí)如果突然停電，將可能導(dǎo)致內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)混亂，影響其正常使用，而配備了UPS就可以保證在停電時(shí)，能有一定的時(shí)間將數(shù)據(jù)處理完畢。（4）購(gòu)置平推式的票據(jù)打印機(jī)。由于財(cái)務(wù)部門工作的特殊性（如打印票據(jù)、憑證賬簿的連續(xù)套打），在配置打印機(jī)時(shí)，最好購(gòu)置平推式的票據(jù)打印機(jī)。（5）購(gòu)置空調(diào)。由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)行對(duì)周圍環(huán)境（溫度、濕度、空氣中灰塵含量）要求較高，要確保計(jì)算機(jī)平穩(wěn)、長(zhǎng)期運(yùn)行，一般需要給機(jī)房安裝空調(diào)。

四、做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)

搞好會(huì)計(jì)電算化工作，其中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)就是對(duì)在職的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作包含兩方面的內(nèi)容：（1）參加普通的會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)。通過這種培訓(xùn)一方面可以使會(huì)計(jì)人員在較短時(shí)間內(nèi)掌握基本的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)（如文字錄入，文章編輯排版，表格的制作、計(jì)算和分析，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)病毒的防治等等）；另一方面也可以使會(huì)計(jì)人員掌握會(huì)計(jì)電算化的基本理論和財(cái)務(wù)軟件操作的基本流程。（2）組織會(huì)計(jì)人員對(duì)財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行學(xué)習(xí)、操作。企業(yè)準(zhǔn)備購(gòu)置什么財(cái)務(wù)軟件，就可請(qǐng)開發(fā)該財(cái)務(wù)軟件的公司的技術(shù)人員，對(duì)所購(gòu)置的財(cái)務(wù)軟件的特點(diǎn)、使用、維護(hù)等進(jìn)行詳細(xì)的介紹，并將本企業(yè)以前年度單位一個(gè)月的賬用該軟件進(jìn)行處理。通過這種培訓(xùn)可增強(qiáng)會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化這門學(xué)科的感性認(rèn)識(shí)，提高他們的動(dòng)手能力。

五、配置軟件

選擇適合的財(cái)務(wù)軟件是決定一個(gè)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作能否順利開展的關(guān)鍵。企業(yè)在購(gòu)買財(cái)務(wù)軟件時(shí)，應(yīng)考慮以下幾方面因素：（１）所選財(cái)務(wù)軟件必須通過財(cái)政部門的評(píng)審。財(cái)務(wù)軟件是一種特殊的軟件，其評(píng)審權(quán)歸口財(cái)政部門，即使自行開發(fā)的財(cái)務(wù)軟件也要通過相關(guān)財(cái)政部門的評(píng)審才能正式投入運(yùn)行。（２）財(cái)務(wù)軟件供應(yīng)商在當(dāng)?shù)匾欢ㄒ蟹?wù)機(jī)構(gòu)。財(cái)務(wù)軟件在使用過程中，涉及的服務(wù)工作量大，服務(wù)周期長(zhǎng)。這就決定了企業(yè)在購(gòu)買軟件時(shí)一定要買當(dāng)?shù)赜蟹?wù)機(jī)構(gòu)的產(chǎn)品。（３）要購(gòu)買原版財(cái)務(wù)軟件。購(gòu)買原版的財(cái)務(wù)軟件既維護(hù)了軟件開發(fā)單位的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，又有效地保護(hù)了軟件使用單位的利益。（４）要和軟件供應(yīng)商簽訂合同。在購(gòu)買財(cái)務(wù)軟件時(shí)，一定要和軟件銷售商簽訂技術(shù)服務(wù)合同，在合同中必須注明服務(wù)期限、服務(wù)方式、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)內(nèi)容等。

六、整理手工賬

當(dāng)以上各項(xiàng)工作準(zhǔn)備就緒后，企業(yè)財(cái)務(wù)部門就應(yīng)著手整理手工會(huì)計(jì)資料，為財(cái)務(wù)軟件的運(yùn)行提供一個(gè)良好的環(huán)境，其準(zhǔn)備工作應(yīng)從以下幾個(gè)方面準(zhǔn)備：（1）整理所有的手工單據(jù)、憑證、卡片、賬簿、報(bào)表，并核對(duì)無誤，保證賬單相符、賬證相符、賬卡相符、賬賬相符、賬表相符、賬實(shí)相符，并保證單位內(nèi)部、本單位和外單位之間賬項(xiàng)核對(duì)無誤。（2）根據(jù)國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定和本單位的具體情況，并充分考慮單位的變化和發(fā)展，建立起一套適合本企業(yè)實(shí)際情況的會(huì)計(jì)科目體系。（3)根據(jù)已生成的會(huì)計(jì)科目體系及單位核算和管理的要求，建立起規(guī)范的管理和輔助核算科目體系。（4）結(jié)合有關(guān)職能部門和內(nèi)部管理需要，建立起一套健全的會(huì)計(jì)報(bào)表體系。（5）全部數(shù)據(jù)準(zhǔn)備完畢之后，逐筆進(jìn)行正確性、合法性校驗(yàn)，為將手工會(huì)計(jì)核算資料輸入計(jì)算機(jī)做好最后的準(zhǔn)備工作。

七、人員分工

目前部分企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)人員的分工仍機(jī)械地套用原來的分工模式，這種傳統(tǒng)的分工模式不利于會(huì)計(jì)電算化工作的順利開展。根據(jù)會(huì)計(jì)電算化工作要求和中小企業(yè)的實(shí)際情況，人員的分工在把握不兼容原則后，其崗位設(shè)置有如下幾方面：（1）總會(huì)計(jì)師。負(fù)責(zé)本企業(yè)整個(gè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作。（2）會(huì)計(jì)主管。負(fù)責(zé)管理會(huì)計(jì)日常工作。（3）數(shù)據(jù)操作錄入員。負(fù)責(zé)憑證的制作和錄入。（4）數(shù)據(jù)審核員。負(fù)責(zé)對(duì)憑證的合法性、正確性和完整性的審核。（5）出納人員。負(fù)責(zé)現(xiàn)金與銀行的收支及銀行對(duì)賬等工作。（6）系統(tǒng)管理員。負(fù)責(zé)系統(tǒng)軟、硬件的正常運(yùn)行。（7）系統(tǒng)維護(hù)員。負(fù)責(zé)硬件和軟件設(shè)備的日常維護(hù)。（8）檔案管理員。負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案和磁性介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案的保管工作。（9）數(shù)據(jù)管理員。負(fù)責(zé)已復(fù)核數(shù)據(jù)的入賬、入賬后憑證、賬簿、報(bào)表的打印輸出工作。（10）數(shù)據(jù)管理員。負(fù)責(zé)將已復(fù)核數(shù)據(jù)入賬，入賬后憑證賬頁(yè)打印輸出，協(xié)助系統(tǒng)管理員做好數(shù)據(jù)備份、保密安全工作。（11）其他財(cái)務(wù)人員。包括出納和憑證處理人員等。以上這些崗位，根據(jù)企業(yè)會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的規(guī)模，有些崗位可適當(dāng)合并（如檔案管理和數(shù)據(jù)管理可由一人承擔(dān)），但必須符合會(huì)計(jì)崗位不相容原則，要便于實(shí)施內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督。

八、初始化

所謂初始化，是指將原手工核算下已形成的賬務(wù)數(shù)據(jù)資料輸入到計(jì)算機(jī)中，以確保計(jì)算機(jī)記賬順利進(jìn)行的過程。初始化的內(nèi)容主要包括：（1）設(shè)置人員崗位分工情況。包括操作人員姓名、權(quán)限、密碼等。（2）輸入會(huì)計(jì)核算所必需的期初數(shù)據(jù)。包括各級(jí)會(huì)計(jì)科目名稱、編號(hào)、年初數(shù)、累計(jì)發(fā)生數(shù)、初始化月份的期初余額及有關(guān)的數(shù)量指標(biāo)等。（3）輸入輔助核算項(xiàng)目。若單位要進(jìn)行部門、項(xiàng)目、往來核算的，則需輸入各部門、項(xiàng)目、往來單位的初始數(shù)據(jù)。（4）選擇會(huì)計(jì)核算方法：主要包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計(jì)價(jià)方法、成本核算方法等。（5）輸入各類未達(dá)賬項(xiàng)。主要包括銀行未達(dá)賬項(xiàng)和往來未達(dá)賬項(xiàng)。（６）定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證。主要包括固定資產(chǎn)折舊計(jì)提分錄、成本歸集分錄、利潤(rùn)結(jié)轉(zhuǎn)分錄、費(fèi)用計(jì)費(fèi)分錄等。初始化是會(huì)計(jì)電算化中一項(xiàng)十分重要的工作，它是整個(gè)會(huì)計(jì)電算化工作的基礎(chǔ)，這個(gè)基礎(chǔ)的好壞，將直接影響到會(huì)計(jì)電算化這座大廈的質(zhì)量和運(yùn)作；同時(shí)初始化又是一項(xiàng)面面俱到、十分煩瑣的工作，它是以后人機(jī)并行乃至正式運(yùn)行的基礎(chǔ)和必不可少的一環(huán)。在此過程中，會(huì)計(jì)人員一定要本著高度重視、高度認(rèn)真、高度謹(jǐn)慎的原則，否則會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化工作的半途夭折。為了能有效減少各類會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的錄入量，降低錄入差錯(cuò)率，單位實(shí)際開展初始化的時(shí)間可以定在某年的1月1日。

九、人機(jī)并行

按制度規(guī)定，企業(yè)在甩掉手工賬之前，手工會(huì)計(jì)處理和計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)處理的并行時(shí)間至少需要3個(gè)月且兩者結(jié)果一致。所謂人機(jī)并行是指一方面進(jìn)行手工會(huì)計(jì)核算，另一方面使用計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。譬如在賬務(wù)處理過程中，用手工填制會(huì)計(jì)憑證，然后手工匯總、審核、記賬、編制報(bào)表，與此同時(shí)，也用計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)軟件完成這些工作。人機(jī)并行的目的在于從實(shí)際工作出發(fā)，全面、系統(tǒng)、連續(xù)地對(duì)會(huì)計(jì)軟件、硬件、人員素質(zhì)、人員分工等可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行檢測(cè)和分析，發(fā)現(xiàn)問題并找出解決問題的方法，為正式運(yùn)行積累經(jīng)驗(yàn)。只有通過人機(jī)并行才能確保會(huì)計(jì)電算化資料的客觀公正、可靠有效。在人機(jī)并行過程中和人機(jī)并行結(jié)束后，必須及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷糾正各種錯(cuò)誤，調(diào)整系統(tǒng)參數(shù)，逐步建立健全會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度。

十、制訂各項(xiàng)管理制度

會(huì)計(jì)電算化這項(xiàng)工作對(duì)于大多數(shù)會(huì)計(jì)人員來說是一項(xiàng)陌生的工作，要能有效地做好這項(xiàng)工作，就必須制訂以下一些管理制度，并嚴(yán)格地加以執(zhí)行，否則，將影響會(huì)計(jì)電算化作用的發(fā)揮，并可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)核算漏洞。

1． 會(huì)計(jì)電算化操作管理制度。包括操作人員的工作職責(zé)和權(quán)限；預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施；預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)核對(duì)而登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施；必要的上機(jī)記錄制度。

2． 硬件、軟件管理制度。保證機(jī)房設(shè)備安全和電子計(jì)算機(jī)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的措施；防止斷電造成數(shù)據(jù)丟失的措施；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)核算軟件安全、備份和保密的措施；修改會(huì)計(jì)核算軟件的審批和監(jiān)督制度。

3． 會(huì)計(jì)檔案管理制度。計(jì)算機(jī)打印出的各種會(huì)計(jì)資料的保管期限與手工操作形成的會(huì)計(jì)資料的保管期限要一致；當(dāng)同一張磁盤存有保管期限不同的會(huì)計(jì)信息時(shí)，應(yīng)按保管期限最長(zhǎng)的要求保管；備份的磁盤應(yīng)定期（間隔期一般為1年）重新復(fù)制，以防消磁致使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失。

4． 會(huì)計(jì)核算方法變更內(nèi)部審批制度。本單位會(huì)計(jì)核算方法如需變更，由財(cái)務(wù)部門根據(jù)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)軟件的實(shí)際情況，在保證數(shù)據(jù)安全可靠的基礎(chǔ)上（最好先備份），進(jìn)行可行性研究，并作出可行性研究報(bào)告，然后提出書面申請(qǐng)，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。

5． 操作人員上崗培訓(xùn)制度。單位實(shí)現(xiàn)電算化后，基本上所有的操作和核算都在電腦上進(jìn)行，為了保證會(huì)計(jì)核算的安全、完整、及時(shí)、準(zhǔn)確，就非常有必要提高上崗操作人員的素質(zhì)，不斷提高操作人員業(yè)務(wù)水平。該制度可著重從以下兩方面強(qiáng)調(diào)：（1）操作人員上崗前，必須經(jīng)過有關(guān)崗位培訓(xùn)，考核合格后方可上崗工作；（2）操作人員根據(jù)會(huì)計(jì)軟件運(yùn)作需要，應(yīng)積極接受各種不定期培訓(xùn)。

6． 會(huì)計(jì)資料安全保密制度。財(cái)政部門明確規(guī)定：?jiǎn)挝粚?shí)現(xiàn)電算化后，由計(jì)算機(jī)生成和輸出的各類會(huì)計(jì)資料保管要求、保管期限與手工操作形成的會(huì)計(jì)資料一致。但由于電算化后，會(huì)計(jì)資料存儲(chǔ)介質(zhì)是以磁性材料和光電材料為主。因此其安全保密措施要跟上，具體可以從以下幾方面考慮：（1）建立備用應(yīng)急方案；（2）進(jìn)行多重備份；（3）定期更改操作口令，并將更改情況及時(shí)存檔；（4）嚴(yán)禁使用外來盤，并定期查殺病毒；（5）實(shí)行專機(jī)專用。

十一、甩 賬

為了鼓勵(lì)單位開展會(huì)計(jì)電算化，減少行政干預(yù)，目前部分省市財(cái)政部門已明文規(guī)定（如江蘇省財(cái)政廳2001年財(cái)會(huì)7號(hào)文）：財(cái)政部門不再自行組織或委托社會(huì)中介機(jī)構(gòu)對(duì)單位脫離手工賬的驗(yàn)收。但這并不等于說單位可以盲目甩賬，若因甩手工賬而發(fā)生重大失誤的，法規(guī)作出了明確規(guī)定：將追究有關(guān)責(zé)任人和負(fù)責(zé)人的法律責(zé)任。因此，單位在甩手工賬之前一定要慎重考慮，在對(duì)照財(cái)政部門制定的法規(guī)，同時(shí)結(jié)合本單位的實(shí)際情況的基礎(chǔ)上再?zèng)Q定是否甩賬。具體應(yīng)從以下幾方面考慮：（1）所用財(cái)務(wù)軟件是否通過省級(jí)財(cái)政機(jī)關(guān)的評(píng)審；（2）操作人員有無會(huì)計(jì)電算化合格證書；（3）手工賬與計(jì)算機(jī)賬并行是否已滿3個(gè)月，并且兩者結(jié)果是否一致；（4）現(xiàn)行的人員分工體系是否滿足會(huì)計(jì)電算化工作開展的需要；(5)會(huì)計(jì)電算化管理制度是否健全，是否已得到實(shí)際運(yùn)行；（6）甩賬的備查資料是否健全、詳細(xì)。

主要參考文獻(xiàn)

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