[摘 要]基于Lotus Notes的計算機輔助審計，旨在解決政府審計對眾多被審計單位，在數(shù)據(jù)收集、處理及發(fā)布過程中相互分割的問題，減少不必要的交接環(huán)節(jié)，為異地、異步審計提供日常審計服務；解決由人工傳送紙介質(zhì)或磁介質(zhì)信息的問題，實現(xiàn)工作效率和可靠性的有效提高;提供具有工作流性質(zhì)的處理過程和管理監(jiān)督功能，有效解決同步異地協(xié)作問題;提供實時信息提醒功能，有效避免工作延誤，提高審計工作效率。本文從Lotus Notes特性方面系統(tǒng)闡述其在審計工作中的應用前景。

[關(guān)鍵詞]Lotus Notes;政府審計;計算機輔助審計

[中圖分類號] F239.1[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2006)08-0039-02

隨著計算機應用技術(shù)的普及與發(fā)展，政府審計的被審計單位會計核算都實現(xiàn)了財務會計電算化，這為實現(xiàn)計算機輔助審計奠定了堅實的基礎。而Lotus Notes技術(shù)在計算機輔助審計中的應用將極大地提高審計工作效率和標準化水平。

一、 Lotus Notes及其技術(shù)分析

Lotus Notes是基于可修改規(guī)則和角色的工作流程。在Lotus Notes中，可以按照特定的應用制定與之相適應的工作流程規(guī)則，并且可以用流程圖的方式將這種工作流體現(xiàn)出來。在這種工作流中，一般都只有一個入口和一個出口過程，在入口與出口過程之間就定義了當前工作流所流經(jīng)的各個事先定義的事務處理過程。Lotus Notes規(guī)定每次從入口到出口都可以有不同的路徑選擇，這些路徑的選擇都可以事前預定，并可以隨時根據(jù)需要進行調(diào)整。Lotus Notes可以按照事先定義的工作流，基于郵件的應用，將文檔自動傳送給指定的用戶，并且根據(jù)條件變化及時調(diào)整工作。Lotus Notes的具體特性如下：

1.信息處理可以實現(xiàn)由異步趨近同步。Lotus Notes首先是一個郵件系統(tǒng)，能提供支持Internet標準的電子郵件服務，借助于網(wǎng)絡平臺，通過發(fā)送電子郵件，實現(xiàn)異地的同步辦公。在通信基礎設施的文檔數(shù)據(jù)庫的支持下，實現(xiàn)用戶對電子郵件的及時反映。其次，它是一個工作流的自動化系統(tǒng)，以工作流為依托，設計出與人們業(yè)務流程相吻合的工作流程，開發(fā)和安裝群件客戶或服務器的平臺，它通過合理分配時間和改進日常業(yè)務過程來提高群體的工作效率，并使各級崗位或部門能相互協(xié)同和資源共享。

2.信息的處理可以實現(xiàn)異地業(yè)務本地處理。眾多單位各地的分支機構(gòu)在與總部進行協(xié)同辦公時，需要能夠?qū)惖氐奈臋n信息及時的交付給總部，這種辦公方式可以將原本是異地工作的方式，通過群件系統(tǒng)和網(wǎng)絡平臺，達到本地辦公的效果。同時在員工外出的情況下，也可以利用群件系統(tǒng)達到異地辦公本地化的效果。

3.信息處理的對象是文檔(其中應包括聲音、圖像等多媒體信息)，而不只是簡單的數(shù)據(jù)。首先，LotusNotes是一個跨平臺的解決方案，對服務器端的操作系統(tǒng)和客戶端的臺式機系統(tǒng)都提供了良好的支持。其次，Lotus Notes是成熟的產(chǎn)品，它為大型企業(yè)的電子郵件和工作組而設計，對安全性、可擴充性和可靠性的要求很高。Lotus Notes能夠備份數(shù)據(jù)庫，包括Mail數(shù)據(jù)庫，用同步連接來保證數(shù)據(jù)的完整性:此外，Lotus Notes支持選擇備份和域級別備份，在選擇備份的方式下，可以根據(jù)文檔屬性和域的值來備份該文檔，當對一組文檔備份時，只有那些改變了的域被備份。

二、Lotus Notes技術(shù)在計算機輔助審計中的應用

隨著會計信息系統(tǒng)普及，以軟件、硬件、網(wǎng)絡、通訊等為核心的信息技術(shù)已迅速滲透于會計業(yè)務處理的各個方面，在IT環(huán)境下，審計理論與實務，特別是審計技術(shù)與方法也發(fā)生了深刻的變革。計算機輔助審計在世界各國迅速發(fā)展起來，并且成為各國審計機關(guān)極其迫切需要解決的問題。我國計算機輔助審計工作起步較晚，但我國審計部門十分重視。國家審計署李金華審計長指出:“審計人員不懂計算機，將會失去審計資格”。

（一） Lotus Notes技術(shù)應用范圍

審計署頒布的《審計署關(guān)于審計機關(guān)計算機輔助審計辦法》指出：“計算機輔助審計是指審計機關(guān)、審計人員將計算機作為輔助審計工具，對被審計單位財政、財務收支及其計算機應用系統(tǒng)實施的審計。”具體包括對審計業(yè)務法律法規(guī)的檢索，對被審計單位財務報表的輔助分析，對被審計單位的計算機應用系統(tǒng)進行符合性檢驗，分析被審計風險和確定審計范圍，對被審計單位的財政、財務收支進行檢查，形成審計底稿、審計報告、審計意見書和審計決定，對審計資料的管理，對審計項目計劃的管理，對審計檔案的管理，對審計業(yè)務的綜合、統(tǒng)計和分析等。從以上計算機輔助審計的內(nèi)容看，計算機輔助審計既包括審計的具體經(jīng)濟業(yè)務，也包括審計實施階段所運用的計算機輔助審計技術(shù)。將Lotus Notes技術(shù)應用于計算機輔助審計中，對于收集審計線索、完善審計技術(shù)方法、建立審計標準和準則都將發(fā)揮重要作用。

（二）Lotus Notes技術(shù)的應用有助于更快捷地收集審計線索

政府審計的被審計單位絕大多數(shù)是大中型企事業(yè)單位，基本都實施了會計信息系統(tǒng)，許多會計業(yè)務的處理不提供可見的證據(jù)，傳統(tǒng)的審計線索在會計信息系統(tǒng)中中斷或消失。在會計信息系統(tǒng)中，賬簿不見了，文字記錄消失了，從原始記錄的輸入到會計報告的輸出都是按計算機的指令自動完成的，在這種情況下，審計人員收集審計線索采用傳統(tǒng)的手工測試的方法是無法實現(xiàn)的。計算機輔助審計缺少輸入的文字檔案資料，許多入庫單、發(fā)貨單等原始憑證在聯(lián)機輸入的情況下可能無法見到輸入的文檔資料。將Lotus Notes技術(shù)應用到審計工作中可以首先制定多路徑的審計規(guī)程，可以從多角度更寬泛的視野收集審計工作線索，找尋審計證據(jù)。

（三） Lotus Notes技術(shù)的應用有助于改善審計技術(shù)方法和作業(yè)手段

Lotus Notes技術(shù)的實現(xiàn)可以使審計人員從枯燥、繁重、重復性的勞動中解放出來，使人們有更多的時間和精力去研究和思考重要的問題，最終把審計任務轉(zhuǎn)變成一個思考型而不是業(yè)務型的任務，從而提高審計效率的科學決策水平。同時，充分利用網(wǎng)絡資源，通過強大的群件性能來滿足資源共享、協(xié)同工作和及時性等要求，旨在提高政府審計各部門的協(xié)同工作效率和整體工作水平，使審計署各級管理機構(gòu)的運作更加規(guī)范化、標準化、網(wǎng)絡化和自動化。

（四）Lotus Notes技術(shù)的應用有助于改善審計程序、提高審計效率

由于大多數(shù)被審計單位均實現(xiàn)了會計電算化，數(shù)據(jù)錄入及財務報告輸出基本實現(xiàn)了標準化。這樣單獨審計某個被審計單位很難找出審計問題，只有通過相關(guān)企業(yè)的對象查詢，實現(xiàn)網(wǎng)絡審計，才能及時發(fā)現(xiàn)問題和處理問題。Lotus Notes技術(shù)是以文檔為中心、以郵件為聯(lián)系紐帶的工作流產(chǎn)品。它把文檔庫作為一種組織內(nèi)共享的資源讓組織成員訪問;把文檔甚至文檔的一部分傳遞給個人，讓他作為文檔中指定的角色對文檔信息進行閱讀或更新操作。傳遞過程主要以郵件為傳輸紐帶，用戶可從郵件鏈接到文檔中，該過程要求獨立活動的人按照審計規(guī)則對文檔進行訪問。Lotus Notes為實現(xiàn)文檔型工作流提供了多種文檔管理功能，主要有自動尋找路徑傳遞文檔以供批閱與發(fā)布、跟蹤傳遞中文檔的狀態(tài)、企業(yè)級與跨企業(yè)級的文檔分發(fā)、文檔存取可以有選擇地控制、組織文檔及鏈接文檔、文檔維護與歸檔、全文檢索等。這樣就會改變手工審計從前無法實現(xiàn)的多個被審計單位同時被審計的現(xiàn)實，并可以事先設計模型，預設路徑，即時變更審計程序，將會大幅度提高審計效率。

總之，Lotus Notes技術(shù)在計算機輔助審計方面的應用，可以通過網(wǎng)絡完成絕大部分審計業(yè)務的處理和傳送工作，以計算機網(wǎng)絡通信取代紙介質(zhì)和磁介質(zhì)的傳送，并通過及時的消息提醒，提高各審計部門在眾多被審計單位之間協(xié)同工作，確保審計工作能高標準、高質(zhì)量、高效率地順利完成。

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