徐　智

即將推廣的卷煙專賣營銷系統(tǒng)無論從應(yīng)用功能和業(yè)務(wù)流程，還是系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和應(yīng)用部署都進行了較大的改進，增加了許多內(nèi)容，該系統(tǒng)運用現(xiàn)代營銷理念和先進技術(shù)手段，強調(diào)了專銷結(jié)合和信息共享。系統(tǒng)既有計劃、訂貨、采購、倉儲、配送等傳統(tǒng)的營銷業(yè)務(wù)，同時支持客戶經(jīng)理對客戶分析與評價、客戶誠信等級管理和差異化服務(wù)、經(jīng)營分析、四員聯(lián)動與內(nèi)部考核等現(xiàn)代營銷業(yè)務(wù)。專賣系統(tǒng)的證件管理實現(xiàn)了準(zhǔn)運證、許可證、檢查證的審核、報批、發(fā)放、年檢的網(wǎng)絡(luò)動態(tài)管理；案件管理從案件受理立案、調(diào)查取證、審理執(zhí)行，到罰沒財物管理實行程序化管理，采用自動判案，實現(xiàn)專賣案卷電子化管理和打假信息網(wǎng)上交流；綜合信息管理除對全省專賣人員、裝備實行動態(tài)管理外；還能發(fā)布通知、文件、規(guī)定、專賣管理動態(tài)、制作和上報有關(guān)報表，并確認(rèn)查收和回復(fù)，是一個綜合信息網(wǎng)絡(luò)互動平臺。誠信等級管理對行業(yè)內(nèi)外誠信經(jīng)營形成監(jiān)控機制，對經(jīng)營行為實行監(jiān)督管理。

以往的實踐表明，應(yīng)用軟件系統(tǒng)能否得以成功的應(yīng)用，除軟件質(zhì)量是基本保障外，系統(tǒng)推廣實施的質(zhì)量和應(yīng)用水平也是不容忽視的重要環(huán)節(jié)。因此，我們在精心打造應(yīng)用軟件的同時，面對這樣一個大的系統(tǒng)推廣應(yīng)用，更需結(jié)合系統(tǒng)的特性、變化和改進，認(rèn)真探討推廣應(yīng)用的方式方法，促進系統(tǒng)有效的應(yīng)用。

系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和應(yīng)用部署的改進

《湖南省卷煙營銷網(wǎng)絡(luò)建設(shè)2004－2005年工作綱要》提出：要“少層次、短流程、扁平化”的管理要求，實現(xiàn)“購進、訂貨、配送、管理、核算”的五個集中，原卷煙營銷專賣管理信息系統(tǒng)(又稱“一期工程”)在運作模式、運行速度、設(shè)備容量和數(shù)據(jù)傳輸?shù)确矫嬉巡荒軡M足工作發(fā)展需要。新的卷煙專賣營銷管理信息系統(tǒng)把專賣系統(tǒng)的證件、案件管理和綜合信息、營銷、決策支持等子系統(tǒng)安裝在省局，將誠信等級、營銷、客戶關(guān)系管理和決策支持等子系統(tǒng)安裝在市局（公司），全省各應(yīng)用點通過遠程登錄與省、市公司服務(wù)器相聯(lián)，變以前分別安裝在省、市（州）、縣及所屬網(wǎng)點、所隊的四級結(jié)構(gòu)為兩級結(jié)構(gòu)，減少了傳輸環(huán)節(jié)，保證了數(shù)據(jù)快捷集中和系統(tǒng)運行的監(jiān)管力度，保證了數(shù)據(jù)的真實性和一致性，有利于系統(tǒng)的維護。按照“五個集中”的要求，系統(tǒng)一是采用市級公司集中電話訂貨，統(tǒng)一配送，加強了卷煙資源、物流線路的優(yōu)化配置，促進了規(guī)范經(jīng)營，提高客戶服務(wù)數(shù)量和質(zhì)量，強化了市（州）公司卷煙經(jīng)營的主體地位，改變了以前系統(tǒng)相對獨立、封閉運行而造成的操作不規(guī)范和松散性；二是強調(diào)電子結(jié)算，加強了資金的運營安全和監(jiān)管措施，加快了資金的周轉(zhuǎn)調(diào)配。也由于新的卷煙專賣營銷系統(tǒng)采取集中部署，強調(diào)系統(tǒng)聯(lián)動應(yīng)用，對系統(tǒng)操作的時效性和規(guī)范度有了更高的要求。

強調(diào)專銷結(jié)合流程程序化管理

為更好地發(fā)揮湖南煙草系統(tǒng)的整體優(yōu)勢，及時有效地調(diào)節(jié)、控制、規(guī)范和服務(wù)湖南卷煙市場，實現(xiàn)事前監(jiān)督、事中控制、事后檢查，新系統(tǒng)將專銷結(jié)合的操作實現(xiàn)流程化管理，各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣。專賣和銷售在共同按要求給零售戶發(fā)放卷煙零售許可證后，銷售按照專賣給定的每零售戶一次供貨總量和銷售測定的每零售戶銷售周轉(zhuǎn)量向零售戶進行電話訂貨，與此同時，專賣和銷售按照系統(tǒng)提供的經(jīng)營情況和檢查記錄在系統(tǒng)中給每零售戶綜合打分進行誠信等級評定，系統(tǒng)自動按零售戶的得分情況對零售戶進行升降級，專賣和銷售按每零售戶等級對其進行個性化服務(wù)和管理。系統(tǒng)還通過設(shè)置的控制點來關(guān)聯(lián)下一步的操作，以制約和規(guī)范系統(tǒng)應(yīng)用，例如：采購入庫是在某卷煙倉庫實物入庫后，必須進行該卷煙到貨確認(rèn)，才能進行業(yè)務(wù)采購入庫，否則，系統(tǒng)中就不能增加該卷煙庫存，也就無法進行貨源分配和電話訂貨。

中購銷存及成本核算不容忽視

原營銷系統(tǒng)與全省系統(tǒng)內(nèi)各公司應(yīng)用的三門會計核算軟件采用的成本核算方法不同，兩套系統(tǒng)的數(shù)據(jù)未能互相轉(zhuǎn)換，加之對三門財務(wù)系統(tǒng)熟悉等原因，對原營銷系統(tǒng)成本核算沒有及時記賬，以致經(jīng)營成果無法實時反映，影響了系統(tǒng)的應(yīng)用效果。隨著以市級公司作為經(jīng)營主體和取消縣級法人工作的開展，三門會計核算軟件已不適應(yīng)變化的要求，在《2004－2006年湖南省商業(yè)系統(tǒng)信息化總體規(guī)劃》中已進行了業(yè)務(wù)財務(wù)一體化的總體部署，財務(wù)系統(tǒng)作為管理系統(tǒng)不再進行成本核算，而是在卷煙專賣營銷系統(tǒng)中進行，其核算的進銷存及經(jīng)營成果作為會計憑證的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)向財務(wù)系統(tǒng)傳遞。成本核算軟件在新卷煙專賣營銷系統(tǒng)實施時將進行的轉(zhuǎn)換，如果仍以原系統(tǒng)操作慣性來對待新的卷煙專賣營銷系統(tǒng)，勢必影響正常核算工作的質(zhì)量和進度。

規(guī)范的重要性

常言道“無規(guī)矩不成方圓”，對這樣一個涉及全省行業(yè)的卷煙專賣營銷管理信息系統(tǒng)，沒有一套與之相適應(yīng)的應(yīng)用規(guī)范，其達不到預(yù)期的應(yīng)用效果。信息系統(tǒng)是由許多的業(yè)務(wù)流程組成，由各相關(guān)崗位的人員按照規(guī)范的業(yè)務(wù)流程操作應(yīng)用來實現(xiàn)信息系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)。在我省煙草商業(yè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化重組后，卷煙專賣營銷信息系統(tǒng)按照要求設(shè)置了相應(yīng)機構(gòu)、崗位，它與原來設(shè)置的機構(gòu)、崗位的職能和職責(zé)發(fā)生了變化，需要重新加以明確，提出各崗位具體要求和規(guī)范的業(yè)務(wù)流程；應(yīng)用系統(tǒng)是人來運用的，如果各自都按照自己的習(xí)慣隨意操作，勢必形成一個混亂的局面，為保證系統(tǒng)運行效果，我們必須編制使用管理制度，安全防范規(guī)程、設(shè)備管理辦法等，對操作過程和質(zhì)量提出要求。這些管理規(guī)范和制度制定和執(zhí)行，與系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)的實現(xiàn)息息相關(guān)，是規(guī)范系統(tǒng)管理和提供應(yīng)用效率的保障，系統(tǒng)應(yīng)用效果只有從業(yè)務(wù)流程和細(xì)節(jié)上加以規(guī)范和實行，才能真正保證系統(tǒng)功能的正常發(fā)揮。

上級主管部門成為應(yīng)用的關(guān)鍵

基礎(chǔ)信息的統(tǒng)一和執(zhí)行是克服數(shù)據(jù)的奇異性，正確反映各種信息的關(guān)鍵。原系統(tǒng)由于各單位相對獨立的封閉運行，數(shù)據(jù)沒有及時接收更新和匯總上報，影響全省系統(tǒng)信息的時效性和正確性，因此，新的系統(tǒng)對基礎(chǔ)信息采用集中統(tǒng)一維護，自動下發(fā)全省統(tǒng)一執(zhí)行，如商品價格、卷煙編碼等。這樣，對管理部門，特別是上級主管部門的應(yīng)用是更高的要求和考驗，上級主管部門能否擔(dān)負(fù)起對基礎(chǔ)信息的及時維護，能否應(yīng)用系統(tǒng)來掌握各地專賣營銷情況決定了整個信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果。系統(tǒng)應(yīng)用不能再滿足于手工替代，要發(fā)揮信息綜合平衡功能，為宏觀管理決策服務(wù)，因此，通過應(yīng)用系統(tǒng)所獲得的信息來檢查、追蹤、督促全省系統(tǒng)逐步規(guī)范、高效、正確的應(yīng)用起來，上級主管部門成為不可替代的應(yīng)用關(guān)鍵。

表率作用非常重要

從以前卷煙專賣營銷系統(tǒng)應(yīng)用來看，全省的應(yīng)用效果很不平衡，但有一點是共同的，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注系統(tǒng)建設(shè)越多且自身應(yīng)用越多，則該地區(qū)普遍應(yīng)用越好?？梢?，要推動信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，各級領(lǐng)導(dǎo)是不可或缺的重要角色。信息化建設(shè)的意義和價值需要在應(yīng)用中體現(xiàn)，如果領(lǐng)導(dǎo)運用其非權(quán)力的影響力，在系統(tǒng)應(yīng)用中做出表率，如：要求在規(guī)定時間要從系統(tǒng)中看到庫存分析、客戶分析、經(jīng)營成果等報表，逐步取消日常手工報表的報送，對推動系統(tǒng)應(yīng)用將起到事半功倍的效果。新的卷煙營銷系統(tǒng)可提供很多統(tǒng)計分析信息，由此，要準(zhǔn)備的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)較多，需要多個部門來共同完成，各單位還要結(jié)合新的系統(tǒng)和自身實際情況編制系統(tǒng)管理制度和操作規(guī)程，迫切需要領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)來推進夯實此項工作，否則，不但系統(tǒng)設(shè)計的功能難以發(fā)揮，系統(tǒng)應(yīng)用仍可能停留在手工替代和一般報表上，難免出現(xiàn)通常所說的“手機現(xiàn)象”，即買的功能多，用的功能少。

剖析即將推廣的卷煙專賣營銷系統(tǒng)的改進和應(yīng)用方法，審視應(yīng)用過程中現(xiàn)在和未來可能面臨的問題，旨在總結(jié)經(jīng)驗，避免教訓(xùn)，有效地控制系統(tǒng)實施風(fēng)險，最大地發(fā)揮信息綜合平衡功能，推進應(yīng)用水平向著更高層次發(fā)展，使業(yè)務(wù)流程程序化，決策更加科學(xué)化。