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        向總統(tǒng)學管理

        2001-07-02 19:21:20
        海外星云 2001年15期
        關鍵詞:報告

        世 紀

        《企業(yè)利潤》雜志最近訪問了《美國總統(tǒng)的秘訣》一書的作者竇依,分享美國總統(tǒng)的管理秘訣。

        □在不引起其他人的忌妒下,與部屬溝通。為了獲得最正確的知識,主管需要直接與掌握情況的人溝通。然而,這樣的溝通卻難免引起他人的猜疑,影響團隊合作。

        以羅斯??偨y(tǒng)而言,他總是以最迅速有效的方式獲得資訊。他會直接跟主事的部屬連絡,不管部屬的層級,更不耐煩等待層層的官僚通報。

        盡管如此,羅斯??偨y(tǒng)以體諒與謹慎,化解部屬之間的猜疑。例如在一次會議中,一位參與者的語氣顯得太過刻薄,羅斯福馬上傳了一張小紙條,提醒他注意語氣。另外,他也以對待朋友的方式,對待他部屬。即使在忙碌時,他也會揮手請部屬進來辦公室坐坐。

        □經(jīng)常與部屬開會,并且讓部屬主動承諾。獲得正確而完整的資訊雖然重要,但不要忘記,收集資訊最終的目的,是為了幫助你做決策。

        例如,杜魯門總統(tǒng)發(fā)現(xiàn)收集資訊最有效的方法,就是每天早上9點舉行例行會議。這時,他會請所有高層主管進入辦公室,聽取他們報告各地的狀況及政策,并且做出決策。

        杜魯門總統(tǒng)也讓大家都很清楚自己該做的事情。他有一個檔案夾,里面有各個主管的記錄,這樣他可以了解大家的責任及行動,隨時追蹤進度,并且提醒部屬他需要什么。

        □放手讓部屬做事,然后監(jiān)督他們的進度。有效的管理不需要知道所有的細節(jié),而是要知道現(xiàn)在負責的人是誰。不管你是管理國家,還是負責一個公司或部門,重要的是找出適當?shù)呢撠熑?,然后放手?/p>

        艾森豪威爾總統(tǒng)一向不喜歡將自己困在細微末節(jié)里。他不喜歡文件工作,認為那只是浪費時間。所以,他比較喜歡用口頭簡述的方式,而不是寫便條。他不能忍受部屬毫無論點的閑扯,或是沒有準備就找他報告。

        因為這些特性,艾森豪威爾通常只會給部屬一些方向,讓他們負責日常管理以及執(zhí)行。為了確定部屬確實遵照方向,他請一位助理,負責每個星期與各副部長開會,了解執(zhí)行情況。而艾森豪威爾每季也會開一次會議,與團隊成員檢討各自的成就與錯誤。

        □使用小團隊來掌握大專案。有時候,固定的團隊成員常常無法超越自己的專業(yè)觀點,以有限的眼光看事情。然而,在一些大型的正式會議上,某些或許不夠專業(yè),然而熱情十足的發(fā)言,反而會引發(fā)人的興趣,產(chǎn)生意想不到的效果。所以,有效決策的另一個秘訣是,找一些有熱情的人提供意見,并且將他們的建言,與專業(yè)的建議綜合參考。

        例如1962年時,肯尼迪總統(tǒng)組成一個團隊,阻止核戰(zhàn)的發(fā)生。這個團隊包含12人,里面有軍事專家,也有完全不懂什么是核戰(zhàn)的“一般人”。團隊成員可以各自陳述自己的見解,使得肯尼迪總統(tǒng)得以不局限于軍事以及政治考慮,采取比較均衡的觀點。

        □堅持報告只能在一頁內(nèi)。資訊泛濫已經(jīng)成了許多人的負擔。如果報告太長,更容易讓主管找不到重點。所以,里根總統(tǒng)堅持給他的報告只能在一頁內(nèi),內(nèi)容分成四段:第一段是簡述目前狀況;第二段列出現(xiàn)有的問題;第三段寫出討論的要點;第四段建議行動方案。里根認為,如果不能在一頁內(nèi)說完問題,表示你還不完全了解問題所在。

        清楚而簡短的報告,使得部屬可以集中在問題上。也讓里根迅速掌握重點,做出適當決策。G

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