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        大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變探索

        2018-02-15 04:10:40汪云龍
        精品 2018年4期
        關(guān)鍵詞:檔案館檔案管理時(shí)代

        汪云龍

        湖北省襄陽(yáng)市襄州區(qū)醫(yī)療保險(xiǎn)管理局

        傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式由于受到時(shí)間、空間等影響無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求,因此需要進(jìn)行檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變。以下是本文的介紹。

        1 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理機(jī)遇和挑戰(zhàn)

        首先,檔案管理具有大數(shù)據(jù)的特征。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨,為檔案資源的管理賦予的新的特征:一是,檔案數(shù)據(jù)資源整體量大且增長(zhǎng)較快。目前我國(guó)的單個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能達(dá)到PB級(jí)別的不多,但檔案室的資源綜合缺失海量的。而且隨著每年資料爆炸式的增長(zhǎng),檔案資源管理需要有序進(jìn)行。二是,檔案數(shù)據(jù)的類(lèi)型多樣且復(fù)雜。檔案涉及到政府金融機(jī)關(guān)等多個(gè)行業(yè),每個(gè)行業(yè)的檔案數(shù)據(jù)都不同,有紙質(zhì)文檔、圖片、音頻等方式,此外格式等特征也呈現(xiàn)多樣化,形成了大量的異構(gòu)數(shù)據(jù)。三是,檔案資源的價(jià)值高。有些檔案是作為國(guó)家的核心資料保存的,價(jià)值極高。同時(shí),使用人數(shù)多也能增加檔案的價(jià)值。第二,大數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案管理工作帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。一是,有利于挖掘有價(jià)值的檔案,隨著全國(guó)檔案館的數(shù)據(jù)化推進(jìn),可供分析的電子檔案正在急速的增長(zhǎng),需要利用大數(shù)據(jù)提供的挖掘檔案價(jià)值的有效手段。二是,有利于資料的分享。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用為資源共享提供了技術(shù)支持,它能讓檔案館之間進(jìn)行信息資料的整合和貢獻(xiàn),構(gòu)筑信息共享空間,將大量資源彼此聯(lián)系到一起。三是,為檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存帶來(lái)了挑戰(zhàn)。檔案需要進(jìn)行整理、分析和儲(chǔ)存等工作,面對(duì)新時(shí)代下的大量數(shù)據(jù),傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)法處理TB級(jí)別的數(shù)據(jù),因此對(duì)儲(chǔ)存能力帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)。

        2 探索檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變

        2.1 網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)思維轉(zhuǎn)變

        所謂網(wǎng)絡(luò)化思維就是在人類(lèi)在網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的背景和虛擬現(xiàn)實(shí)中的思維方式,具備全球性、超越性和動(dòng)態(tài)性等特征。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作的開(kāi)展就是利用互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段,進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析和挖掘工作。大數(shù)據(jù)的引用和應(yīng)用話可以挖掘出用戶感興趣的資料信息,并進(jìn)行分類(lèi)有針對(duì)的推送信息,從而改變以往復(fù)制、粘貼、閱覽的方式,增加服務(wù)過(guò)程的確定性。所以,檔案管理部門(mén)可以借助先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析技術(shù)在海量的信息中進(jìn)行挖掘,向用戶進(jìn)行主動(dòng)推介服務(wù)。搜索有價(jià)值的信息和知識(shí),這樣可以使得預(yù)見(jiàn)性和精確性大大增強(qiáng)。當(dāng)今,時(shí)代發(fā)展使得服務(wù)照相多元化和開(kāi)放化發(fā)展,這就要求檔案服務(wù)以客戶的需求的指導(dǎo),制定個(gè)性化的解決方案,提供網(wǎng)絡(luò)化和智能型的推送服務(wù),以滿足用戶多樣化的需求。

        2.2 信息化的思維轉(zhuǎn)變

        所謂信息化思維的轉(zhuǎn)變就是依托信息技術(shù)、借助技術(shù)人員和依靠技術(shù)進(jìn)步實(shí)現(xiàn)的發(fā)展模式。要求在檔案工作中利用信息化的手段發(fā)現(xiàn)、分析和解決問(wèn)題。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下,檔案管理部門(mén)可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù),建立安全、高效、便捷的檔案管理系統(tǒng),服務(wù)于社會(huì)的發(fā)展。首先,檔案數(shù)字化的建立是必要的,它可以借助數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)和高速掃描技術(shù)等手段,將紙質(zhì)、音頻、圖片等檔案進(jìn)行歸檔保存,組織有效的數(shù)據(jù)庫(kù)。將原有的檔案資料全部進(jìn)行數(shù)字化進(jìn)行儲(chǔ)存,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳輸共享,并借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,實(shí)現(xiàn)檔案的快速查找。第二,數(shù)據(jù)化。數(shù)字化的圖像只有借助人的閱讀才能實(shí)現(xiàn)他的價(jià)值,所以信息管理部門(mén)要加大對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容的建設(shè),為檔案管理服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[1]。

        2.3 技術(shù)性思維轉(zhuǎn)變

        技術(shù)性思維曾經(jīng)推動(dòng)科技的發(fā)展,它是建立在標(biāo)準(zhǔn)化模式之上的,已是極限最佳效率和利益最大化的思維方式。大數(shù)據(jù)時(shí)代下,檔案管理部門(mén)需要發(fā)揮技術(shù)性思維優(yōu)勢(shì),利用合理地?cái)?shù)據(jù)分析手段進(jìn)行儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的分析,從而提取有價(jià)值的信息。同時(shí),要加大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用,推動(dòng)檔案管理的技術(shù)化發(fā)展,提升管理水平,實(shí)現(xiàn)檔案資源和用戶需求的雙向控制。例如,檔案管理的資源挖掘,讓數(shù)據(jù)分析成為檔案知識(shí)服務(wù)體系變革的重要支柱。隨著市場(chǎng)信息服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)的加劇,促進(jìn)者檔案館工作向廣度和深度發(fā)展,借助人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)等發(fā)掘潛在的價(jià)值,讓傳統(tǒng)的檔案管理朝著數(shù)據(jù)分析方向發(fā)展所以,技術(shù)性思維能滿足檔案工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的發(fā)展和要求。

        2.4 共享性思維轉(zhuǎn)變

        大數(shù)據(jù)時(shí)代下最顯著的特點(diǎn)就是借助檔案數(shù)據(jù)信息化可以實(shí)現(xiàn)信息共享。檔案信息資源的共建是信息共享的前提,讓國(guó)家和地區(qū)的檔案信息鏈接成為一個(gè)整體,是實(shí)現(xiàn)各個(gè)檔案館之前的合作,共同實(shí)施信息整合工作。檔案資料館的信息資源共享是為了滿足新時(shí)代下客戶需求而設(shè)立額,要求貫徹信息服務(wù)于人們和社會(huì)的理念。目前的檔案信息資源共享工作的建設(shè)存在著數(shù)據(jù)的孤立和分散問(wèn)題,力實(shí)現(xiàn)橫向和縱向的平臺(tái)搭建相差甚遠(yuǎn)。因此,一方面需要建立健全的數(shù)據(jù)資源共享平臺(tái),圍繞原始記錄性這一檔案數(shù)據(jù)的核心價(jià)值來(lái)建設(shè),促進(jìn)云計(jì)算和數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)發(fā)展,為社會(huì)提供有力的服務(wù)。另一方面,可以建立網(wǎng)站。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代技術(shù)的發(fā)展,全世界不同區(qū)域的檔案館可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)的連接,用戶借助計(jì)算機(jī)就可以訪問(wèn)國(guó)內(nèi)外的網(wǎng)站,瀏覽想要的資源。所以,檔案管理工作者要認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代下自身的發(fā)展優(yōu)勢(shì),積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源整合,打造完善的數(shù)據(jù)資源平臺(tái)[2]。

        結(jié)語(yǔ)

        總而言之,大數(shù)據(jù)時(shí)代賦予了檔案管理工作新的特點(diǎn)和內(nèi)容。隨著檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變以及各項(xiàng)技術(shù)的發(fā)展,檔案管理工作會(huì)在未來(lái)發(fā)揮出自身的優(yōu)勢(shì)。

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