摘要：圖書檔案管理是圖書館管理的重要組成部分。知識管理作為當(dāng)今社會的一種新型管理形式，在人類的生產(chǎn)生活中發(fā)揮著重要的作用。文章對知識管理在圖書館檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了探討。首先對圖書館檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，接著論述了知識管理的內(nèi)涵和功能以及知識管理在圖書館檔案管理中的具體應(yīng)用，最后提出了圖書館檔案管理應(yīng)用知識管理的優(yōu)化措施，為今后知識管理與圖書檔案管理相結(jié)合的研究提供了參考。

關(guān)鍵詞：知識管理；圖書檔案管理；優(yōu)化措施

中圖分類號：G251 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

0 引言

知識管理是在1986年聯(lián)合國國際勞工大會上提出的，隨后得到了世界各國的重視和飛速發(fā)展。知識管理是致力于將員工的智力資產(chǎn)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力競爭力和新價(jià)值的管理形式。高校圖書館是高校的重要標(biāo)志，在教學(xué)科研中起著舉足輕重的作用。在圖書檔案文獻(xiàn)管理中引入知識管理，不僅能夠提高圖書檔案的使用率，也可以保障圖書檔案的連續(xù)性和完整度?，F(xiàn)階段在圖書檔案管理過程中引入知識管理是圖書檔案管理改革創(chuàng)新的重要途徑。

1 圖書檔案管理現(xiàn)狀分析

高校圖書檔案載體就是紙質(zhì)文獻(xiàn)，這是一種單一的載體。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的推廣普及，電子檔案逐漸取代了紙質(zhì)檔案。電子檔案的載體也發(fā)生了巨大變化，不再拘泥于計(jì)算機(jī)，其他電子設(shè)備都可以對其進(jìn)行加工、處理、傳輸。

1.1 制度更新不及時

圖書檔案信息服務(wù)需要相應(yīng)的管理制度，管理制度的滯后不利于圖書檔案信息服務(wù)的發(fā)展。圖書檔案信息化建設(shè)正逐漸向各個領(lǐng)域細(xì)化，這就對圖書檔案管理制度引領(lǐng)性和環(huán)境適應(yīng)性提出了更高的要求^［1］。

1.2 信息化建設(shè)不平衡

圖書館檔案信息化建設(shè)不平衡，導(dǎo)致圖書檔案利用率低。圖書檔案的開發(fā)利用是圖書館各部門的“協(xié)同運(yùn)作”，而不是單一部門的“獨(dú)立運(yùn)作”，它需要協(xié)作部門建立一套完整的服務(wù)和開發(fā)系統(tǒng)。圖書檔案信息化建設(shè)的不平衡包括內(nèi)部不平衡和外部不平衡。從內(nèi)部失衡表可以看出，圖書檔案管理重視檔案日常管理信息，忽視以往服務(wù)信息。外部失衡主要表現(xiàn)為部門間失衡，即圖書檔案部門在開展信息化建設(shè)時的“單打獨(dú)斗”。

1.3 信息技術(shù)投入不夠

傳統(tǒng)的圖書檔案管理方式差錯率高，使得圖書檔案管理的連續(xù)性、完整性受到極大的影響。用于信息化建設(shè)的資金缺乏，導(dǎo)致在進(jìn)行信息化建設(shè)的設(shè)備中，不能應(yīng)用先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理軟件。

1.4 信息管理功能不合理

當(dāng)前，我國圖書檔案管理系統(tǒng)規(guī)劃有兩個誤區(qū)：信息化程度和渠道建設(shè)不夠^［2］。目前，圖書檔案載體比較單一，很多圖書館在圖書檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃時忽略了檔案利用，導(dǎo)致圖書檔案利用率過低，系統(tǒng)功能建設(shè)過度。信息系統(tǒng)建設(shè)注重大而全，造成功能上的可操作性差和可行性低，建設(shè)周期長，資金浪費(fèi)較大。

2 知識管理的內(nèi)涵和功能

2.1 知識管理的內(nèi)涵

知識有顯性和隱性兩種形式。顯性和隱性知識不是相互排斥的，而是在一個機(jī)構(gòu)中共存的，表現(xiàn)在個人、群體、組織層面。顯性知識存在于組織的政策和程序手冊、機(jī)構(gòu)文件、價(jià)值陳述中，很容易被編纂、儲存和轉(zhuǎn)移。隱性知識是個人的、個體化的，它是由個人創(chuàng)建和驗(yàn)證的經(jīng)驗(yàn)，在特定情況下受個人價(jià)值觀的影響，不容易溝通或轉(zhuǎn)移。顯性知識和隱性知識的管理對于圖書檔案管理的持續(xù)成長和發(fā)展至關(guān)重要。知識管理的內(nèi)涵主要包括：知識管理中最活躍、最主動的因素就是人，信息技術(shù)是實(shí)現(xiàn)知識管理的重要手段，也是知識管理賴于發(fā)展的重要工具；知識具有流動性和共享性^［3］。

2.2 知識管理的功能

知識管理的功能主要表現(xiàn)在以下兩方面。

2.2.1 有利于凸現(xiàn)個人知識

知識管理的特征就是能夠凸顯知識。建立健全科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的管理制度需要工作人員密切配合、共同協(xié)作。圖書檔案管理者是圖書管理員，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，豐富專業(yè)知識，積極參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，將工作重點(diǎn)落實(shí)到圖書檔案管理工作中，總結(jié)歸納經(jīng)驗(yàn)，與其他工作人員及時溝通交流，找到解決問題的辦法，建立統(tǒng)一的檔案管理組織模式。

2.2.2 有利于挖掘潛在資源

圖書檔案知識管理中，圖書館員需要對館藏文獻(xiàn)檔案進(jìn)行專業(yè)管理，通過挖掘檔案中的潛在資源，對圖書檔案知識進(jìn)行擴(kuò)展，并進(jìn)行科研創(chuàng)新，提高圖書檔案的利用率。這就要求圖書館員憑借自身管理知識，通過不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)理念來管理檔案資源，擴(kuò)大檔案容量。

3 知識管理在圖書檔案管理的應(yīng)用

3.1 知識管理能夠促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)

檔案信息管理主要體現(xiàn)在顯性知識和隱性知識應(yīng)用。顯性知識的應(yīng)用是指檔案中涉及的史實(shí)、思想可以直接被用戶接受，將其作用完全發(fā)揮出來。圖書館員利用專業(yè)知識把圖書檔案分類加工，用戶可以根據(jù)分類結(jié)果了解相關(guān)知識，要求圖書館員進(jìn)一步加工創(chuàng)新，獲得所需的圖書檔案。同時，利用互聯(lián)網(wǎng)等渠道加快顯性知識的傳播。知識管理中不僅要收藏保管信息，還要在傳播交流中實(shí)現(xiàn)知識創(chuàng)新。隱性知識應(yīng)用是指通過對圖書檔案資源的加工、科學(xué)分析和綜合引導(dǎo)，形成有序、規(guī)律、連續(xù)的信息流，進(jìn)行更廣泛的交流和傳播，方便讀者更好地利用。

3.2 知識管理能夠促進(jìn)文化學(xué)習(xí)

第一，必須確定組織領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)，他們能夠得到尊重并代表著實(shí)踐的價(jià)值和信仰，成為職業(yè)典范。馬斯·馬丘卡研究了關(guān)鍵問題，發(fā)現(xiàn)信任、透明、誠實(shí)、合作、專業(yè)、靈活性和承諾這些因素都與文化有關(guān)。鼓勵中堅(jiān)力量（導(dǎo)師、捍衛(wèi)者、專業(yè)人士）成為知識的收集和分享者，本質(zhì)上，他們都是知識領(lǐng)袖。第二，達(dá)文波特和普魯薩克指出，為了簡單地共享和創(chuàng)造知識而建立知識社區(qū)。簡而言之就是“把聰明人放在一個房間里，讓他們說話”。組織結(jié)構(gòu)需要通過社會化來促進(jìn)信息的交流，編纂和轉(zhuǎn)移隱性知識。完成這項(xiàng)任務(wù)的一種方式是鼓勵研究管理人員參加專業(yè)會議，會議提供與其他專業(yè)人士建立聯(lián)系的機(jī)會，使與會者發(fā)現(xiàn)誰擁有求知需求，識別個體求知需求，并參與所有4種模式下的知識獲取。第三，技術(shù)的使用使顯性知識的分享成為可能。隨著個人機(jī)構(gòu)利用技術(shù)建立知識庫，知識“銀行”在專業(yè)范圍內(nèi)得以應(yīng)用。無論瀏覽數(shù)據(jù)庫還是利用知識庫，用戶必須在信息中發(fā)現(xiàn)價(jià)值，用戶創(chuàng)建的知識通過篩查優(yōu)選并賦予存儲在這些系統(tǒng)中的資格。第四，與任何項(xiàng)目或計(jì)劃一樣，知識管理計(jì)劃必須進(jìn)行度量并定期評估。這包括鼓勵和建立一種獎勵機(jī)制，以促進(jìn)知識的探索和創(chuàng)造。知識管理成為圖書檔案管理質(zhì)量提高的重要組成部分。各個領(lǐng)域?qū)I(yè)人士共同參與，共享知識，有序構(gòu)建知識庫，提高檔案應(yīng)用效率。

3.3 知識管理與組織文化結(jié)合

Shein將組織文化定義為：一個群體通過外部適應(yīng)和內(nèi)部整合來解決問題的方法。組織文化對一個機(jī)構(gòu)的影響程度取決于此機(jī)構(gòu)知識管理工具、過程和主動性。萊博維茨指出，知識管理90%依賴于建立支持性的知識管理文化。組織文化是知識管理的第二大成功因素，僅次于領(lǐng)導(dǎo)管理支持。機(jī)構(gòu)文化和知識管理在組織內(nèi)部的相互作用主要有4種方式：（1）形成假設(shè)，決定什么知識對組織是有用的和重要的；（2）授權(quán)那些擁有特定知識的人決定什么是知識；（3）它是如何傳播的；（4）通過組織的驗(yàn)證來決定接受或拒絕新知識。將知識服務(wù)融入組織文化中，使檔案部門形成了新的理念，提高了員工的服務(wù)質(zhì)量和專業(yè)素質(zhì)，促進(jìn)了知識共享。

4 圖書檔案應(yīng)用知識管理優(yōu)化措施

4.1 加大力度進(jìn)行人才和技術(shù)建設(shè)

檔案管理者為了完成他們的職責(zé)，所需要掌握的內(nèi)容是多學(xué)科的。這些專業(yè)人士需要掌握知識管理方面的內(nèi)容以及學(xué)術(shù)研究的法律、倫理、科學(xué)和財(cái)政組成部分。這些知識必須被收集、分類，并在研究管理部門之間共享和實(shí)踐。成功的知識管理在任何組織中都會非常明顯地受到文化的影響。此外，相關(guān)部門要加大資金和技術(shù)的投入，重視檔案管理設(shè)備的更新維修，為檔案管理工作保駕護(hù)航。

4.2 構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)倉庫

數(shù)據(jù)是獨(dú)立客觀事實(shí)的集合，是可以定性或定量測量的事件，但不能提供行動依據(jù)。高校知識社區(qū)本質(zhì)上是一個規(guī)模龐大的人才庫，在實(shí)行過程中，伴隨著網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建，要加強(qiáng)對各類人才的聚集。建立各個學(xué)科館員社區(qū)，使得每個學(xué)科社區(qū)都對應(yīng)相應(yīng)的學(xué)科館員，他們的職責(zé)就是在運(yùn)行過程中匯集、吸收本學(xué)科專業(yè)型人才，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)學(xué)科社區(qū)，為各專業(yè)人才進(jìn)行隱性知識和顯性知識的交流提供相應(yīng)支持平臺。在學(xué)科社區(qū)的平臺上，專業(yè)人才根據(jù)自身專業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行相關(guān)信息研討，利用平臺建立各專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)倉庫。

高校圖書館在實(shí)施檔案管理的過程中，應(yīng)該以大數(shù)據(jù)技術(shù)為支撐，構(gòu)建起相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)倉庫，確保數(shù)據(jù)倉庫能夠滿足準(zhǔn)確性、穩(wěn)定性的要求，將歷史發(fā)展變化情況準(zhǔn)確反映出來。在檔案管理中，應(yīng)該設(shè)置好相應(yīng)的數(shù)據(jù)倉庫模式，對檔案信息進(jìn)行定時記錄，確保其能夠多次查詢，但是不能對檔案進(jìn)行隨意修改，要將變化情況客觀反映出來，制定出科學(xué)的管理決策。

4.3 借用經(jīng)絡(luò)方法創(chuàng)新檔案管理模式

借用經(jīng)絡(luò)的嚴(yán)謹(jǐn)而又明確的思維推理方法，將它引入圖書檔案的文獻(xiàn)服務(wù)，從而取得良好的效果。網(wǎng)絡(luò)經(jīng)絡(luò)概念是基于天人合一的思想，把檔案管理項(xiàng)目看作一個整體系統(tǒng)，將計(jì)劃任務(wù)分解成多項(xiàng)工作。在計(jì)劃的執(zhí)行過程中，根據(jù)跟蹤和反饋的信息，對計(jì)劃及時進(jìn)行修正和調(diào)整，使得項(xiàng)目始終保持在有效的監(jiān)督、控制和調(diào)整之下，以確保項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)^［4］。

組合梁關(guān)鍵概念經(jīng)絡(luò)邏輯可以反映這種圖形和思想的優(yōu)越性（見圖1）。眾所周知，組合梁是土木工程專業(yè)中的一個概念難點(diǎn)，即便是專業(yè)設(shè)計(jì)人員，很多也是按照國家相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的步驟與指標(biāo)進(jìn)行計(jì)算和分析的，真正在理解狀態(tài)下自由應(yīng)用的并不多。從圖1可以明確地看出，組合梁的核心關(guān)鍵在于混凝土板與工字形鋼梁之間應(yīng)力（應(yīng)變）的分界。對于彎曲正應(yīng)力來說是正負(fù)應(yīng)力的分界點(diǎn)，也是剪應(yīng)力最大作用處；由此可以定義出中性軸所處的位置有6種情形。學(xué)生或工程技術(shù)人員如果明白了中性軸位置的這6種可能性，就可以輕而易舉地區(qū)分開梁的受拉（受壓）區(qū)域以及相應(yīng)區(qū)域的材料是混凝土還是鋼材，進(jìn)而進(jìn)行下一步的工程措施——抗剪連接件的設(shè)計(jì)（角鋼或栓釘）。

借鑒這種思想方法，將其移植到檔案文獻(xiàn)服務(wù)中，以便更好地支持專業(yè)設(shè)計(jì)和教學(xué)科研。該經(jīng)絡(luò)方法的特色在于：它充分清晰地反映出各（檔案）信息之間的發(fā)生關(guān)系，非常嚴(yán)謹(jǐn)和明確。采用這種方法繪制的邏輯（拓?fù)洌﹫D提供的是動態(tài)規(guī)劃概念，可以激發(fā)讀者的思考，使讀者的思維和想象延伸。利用這種圖形還可以區(qū)分和標(biāo)識關(guān)鍵知識點(diǎn)，使讀者在閱讀過程中抓住關(guān)鍵，提高效率，取得最大效益。網(wǎng)絡(luò)圖形還可以更明確地反映出知識點(diǎn)的重要程度，吸引讀者在圖書檔案查詢中抓住重點(diǎn)，達(dá)到最優(yōu)效果。

4.4 加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，引入技術(shù)共享機(jī)制

知識管理計(jì)劃的度量或評價(jià)在高校檔案管理信息化建設(shè)中還需要與各專業(yè)機(jī)構(gòu)相聯(lián)合，立足于本館實(shí)際，因地制宜，建立起更科學(xué)、更完善的檔案管理信息系統(tǒng)。實(shí)時進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，用先進(jìn)的技術(shù)完善圖書館管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案信息的安全性，實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳承和共享，達(dá)到信息資源升值，提供更高質(zhì)量的信息服務(wù)。在圖書檔案數(shù)字化過程中，設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)要常態(tài)化，實(shí)時解決出現(xiàn)的各種問題。同時，高校圖書館數(shù)字化還要爭取借助網(wǎng)絡(luò)資源中心的最大支持，增大資金投入，使得圖書檔案管理更加專業(yè)化。嚴(yán)格按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，把館藏資源數(shù)字化，規(guī)范加工和保存處理。

科技的飛速發(fā)展使得專業(yè)學(xué)科的分工越來越細(xì)化，它是社會發(fā)展工業(yè)化及后工業(yè)化階段的必然結(jié)果和弊端，因此，圖書檔案管理員需要加強(qiáng)管理知識的學(xué)習(xí)，提升管理能力。職業(yè)的信念和價(jià)值對推行或終止知識管理計(jì)劃有重大影響。因此，圖書檔案管理員還可以利用圖書館的技術(shù)平臺，通過技術(shù)手段獲取共享知識，進(jìn)而提高知識素養(yǎng)和水平。圖書檔案管理員可引入共享機(jī)制擴(kuò)大知識管理范圍。這一管理模式實(shí)施中需要保證檔案資源的實(shí)時管理，這樣才能切實(shí)做到檔案管理水平的提升，推動圖書檔案的智能化管理。

4.5 做好安全防范工作

一是在進(jìn)行回溯建檔的過程中，結(jié)合縮影技術(shù)進(jìn)行翻拍，對翻拍人員的操作內(nèi)容和時間予以記錄；二是在檔案管理平臺上，業(yè)務(wù)性和技術(shù)性文檔可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換查詢，此類檔案可以在圖書館機(jī)房進(jìn)行存儲，對一些保密要求高的文檔進(jìn)行單獨(dú)存放；三是對于保密時效的問題，可以依照相關(guān)日志實(shí)現(xiàn)自動歸檔，停止刪除和修改功能，避免人工干預(yù)檔案信息的情況；四是把檔案的原始數(shù)據(jù)和評價(jià)服務(wù)進(jìn)行分離，對查詢信息和評價(jià)信息分類歸檔，實(shí)現(xiàn)對于檔案歷史變化情況的準(zhǔn)確記錄。在對檔案信息的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔以及存儲的過程中，酌情進(jìn)行加密，做好版權(quán)保護(hù)工作。版權(quán)以及安全問題的提出，對于數(shù)字化檔案管理產(chǎn)生的影響不容忽視^［5］。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，系統(tǒng)日志不僅是安全防范記錄，也是檔案查詢使用的重要組成部分。要求檔案管理人員在實(shí)施管理工作的過程中，能夠切實(shí)做好檔案查詢?nèi)罩竞蜋n案調(diào)用日志的歸檔，為后續(xù)的檔案管理提供便利，保障檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。

5 結(jié)語

隨著信息時代的到來，知識管理被引入圖書檔案管理的過程中，以此為基礎(chǔ)促進(jìn)管理效率的提高。為此，本文就知識管理在圖書檔案管理中的應(yīng)用提出要加大人才和技術(shù)投入力度，引入技術(shù)共享機(jī)制，建立檔案數(shù)據(jù)倉庫，借用經(jīng)絡(luò)方法創(chuàng)新檔案管理模式，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，做好安全防范工作。它對提高圖書檔案管理能力，促進(jìn)知識管理的推廣，增強(qiáng)知識管理的競爭力具有重要作用。

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（編輯 何琳編輯）

Discussion on the application of knowledge management in university library books and archives management

Sui Jingjing， Zhong Keli， Zhou Hongxia， Wang Rongzong， Yue Qi

（Library， China University of Petroleum （East China）， Qingdao 266580， China）

Abstract： The management of books and archives is an important part of library management. As a new form of management in today’s society， knowledge management plays an important role in human production and life. This paper discusses the application of knowledge management in library archives management. First， analyzes the current situation of library archives management， then discusses the connotation and function of knowledge management， as well as the specific application of knowledge management in library archives management， and puts forward the optimization measures for the application of knowledge management in library archives management， providing reference for the future research on the combination of knowledge management and library archives management.

Key words： knowledge management; books and archives management; optimization measure