張旭東

摘 要：社會主義市場經(jīng)濟的繁榮發(fā)展，使得作為市場主體的企業(yè)所發(fā)揮的作用越來越重要。企業(yè)作為市場經(jīng)濟的重要參與者，在新的形勢下，要實現(xiàn)自身的綜合競爭實力提高，就需要把握市場發(fā)展的動向，結(jié)合自身的實際狀況，加強內(nèi)部建設(shè)和管理。辦公室作為企業(yè)內(nèi)部的綜合性管理服務(wù)部門，是構(gòu)成企業(yè)整體結(jié)構(gòu)的重要部分，它的管理工作質(zhì)量在很大程度上影響著企業(yè)總體的經(jīng)營狀況，本文主要分析了企業(yè)辦公室管理工作的具體優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；辦公室；管理工作；措施

在企業(yè)管理工作中，辦公室管理工作主要講的是在企業(yè)內(nèi)部管理中，辦公室工作人員協(xié)同決策層和管理層，有效處理辦公室事務(wù)的反饋活動、執(zhí)行、控制以及其他相關(guān)行政性事務(wù)。在當(dāng)前社會經(jīng)濟發(fā)展態(tài)勢下，企業(yè)辦公室管理工作的重要性不斷凸顯，對于企業(yè)管理來說，要確保自身經(jīng)營質(zhì)量的良好，提高管理水平，就需要重點強化辦公室管理工作的重要性，依據(jù)辦公室管理工作的自身特點，采取有效措施實現(xiàn)其進一步的創(chuàng)新和完善。

一、企業(yè)辦公室管理工作的重要性分析

1.實現(xiàn)對企業(yè)各個部門之間的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)

企業(yè)的辦公室管理工作是從企業(yè)的整體管理角度出發(fā)的，對于某些重要問題可以進行生層次的研究和分析。辦公室作為企業(yè)內(nèi)部的重要部門，可以在把握企業(yè)不同發(fā)展動態(tài)的基礎(chǔ)上，為決策層的決策制定提供重要的參考作用，從而確保決策者可以進行全方位、多角度的分析，使各項決策更為合理。企業(yè)在制定某一階段的規(guī)劃目標(biāo)時，辦公室管理可以從全局角度出發(fā)，在滿足企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層管理要求和不同部門的職能基礎(chǔ)上來科學(xué)安排各項工作，保證企業(yè)各個部門之間在工作開展上可以相互合作，有機協(xié)調(diào)[1]。

2.明確分工，細化崗位責(zé)任

企業(yè)作為市場主體，在實際運行管理過程中會涉及到諸多方面，需要各個崗位之間有密切的配合，是需要多個崗位進行合作完成的，基于此，對于辦公室管理工作來說，在進行實際工作的開展過程中就要嚴格細化各個崗位的職位分工，強化崗位責(zé)任制。此外，辦公室管理工作還可以對不同崗位工作的權(quán)責(zé)進行合理的劃分，確保不同的職位以及工作人員都可以做到盡守盡職，做好本分工作，進而使企業(yè)的生產(chǎn)效率提高，提高經(jīng)濟效益。

3.提高企業(yè)管理的信息化水平

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展為企業(yè)的各項管理工作注入了新的動力，尤其是計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的普及，使得企業(yè)辦公室管理工作效率得到了大大提升。在信息化管理模式下，企業(yè)的辦公室管理工作可以實現(xiàn)資源共享，促進辦公效率的提升，進而為企業(yè)建立一個高效率、高質(zhì)量以及高智能的辦公體系，這樣的話就可以更好的為決策層決策提供參考作用，同時也可以簡化工作人員的工作量，實現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部管理工作的進一步完善，這對于企業(yè)的市場競爭力提高也是十分有利的。

二、企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化措施

1.提高企業(yè)辦公室管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平

上述提到企業(yè)的辦公室管理工作對于企業(yè)的總體經(jīng)營發(fā)展來說是具有重要作用的，那么要做好辦公室管理工作，就需要重視對辦公室人員的教育和培訓(xùn)工作，因為辦公室管理工作的主體是辦公人員。對于企業(yè)來說，要盡可能的采用企業(yè)的有利條件來開展多樣化的培訓(xùn)活動，鼓勵辦公人員積極參與其中，不斷完善自身素質(zhì)，例如上崗前的培訓(xùn)工作、各種技術(shù)等級的考證等等，促使辦公人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到提高，可以對辦公工作所涉及到各個方面有正確的處理，并且對企業(yè)可能面臨的風(fēng)險有正確分析。

2.進一步優(yōu)化人力資源配置

在當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)辦公室管理工作中，由于受到傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟機制的影響，導(dǎo)致工作開展在市場競爭中面臨著被動的地位，實際所發(fā)揮的作用并不明顯，基于此，就需要企業(yè)管理者改變企業(yè)管理的理念，樹立新形勢下的求真務(wù)實管理風(fēng)尚，對辦公室工作人員進行合理的安排和管理，實現(xiàn)辦公室管理工作與企業(yè)實際生產(chǎn)活動相協(xié)調(diào)，達到精益求精的效果，同時還要對辦公室員工的結(jié)構(gòu)構(gòu)成進行優(yōu)化和改進，使之更貼近于現(xiàn)實的管理實際，而辦公室管理工作人員也要進一步提高檔案開發(fā)的意識，對于現(xiàn)行產(chǎn)業(yè)政策和決策動向有認真的把握和分析，使之具備實時的動態(tài)信息分析能力[2]。

3.對辦公室內(nèi)部機構(gòu)進行合理分工

辦公室管理工作對于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層來說，可以說是充當(dāng)著一個輔助決策的作用，同時還可以起到連接上下級之間的作用，因此，從這方面來講它就必須要具備有咨詢、信息、服務(wù)等的多樣化職能。那么要促進辦公室管理工作的科學(xué)性，就需要對其內(nèi)部結(jié)構(gòu)進行合理的配置優(yōu)化，把具體的責(zé)任落實到個人，細化工作分工，這樣就可以大大降低管理工作中各種問題的發(fā)生機率，此外，在進行工作崗位的具體分配以及工作人員職責(zé)安排時，需要按照企業(yè)發(fā)展的實際狀況，堅持最大程度的利用現(xiàn)有資源，實現(xiàn)對資源的高效率利用。

4.正確處理各個部門間的關(guān)系

如果從企業(yè)運營的整體角度來講，辦公室管理工作所充當(dāng)?shù)淖饔镁褪窍喈?dāng)于工作樞紐，在它的作用下可以對各個部門之間的關(guān)系進行正確的協(xié)調(diào)，使部門間更好的進行配合合作，減少工作問題的遺漏點。在進行部門間的工作協(xié)調(diào)時，對于辦公室管理工作人員來說，就要自覺主動的完成各項工作任務(wù)，擁有堅持不懈的精神[3]，同時還要把企業(yè)管理層會議中的各項內(nèi)容和決策在第一時間傳遞到各個部門，能夠?qū)鶎訂T工的工作情況進行客觀的反映。

綜上所述，在當(dāng)前社會經(jīng)濟的快速發(fā)展推動下，作為市場主體的企業(yè)所起到的作用越來越重要。在企業(yè)經(jīng)營管理工作中，辦公室管理工作是重要的組成部分，它是企業(yè)內(nèi)部各個部門間實現(xiàn)協(xié)調(diào)配合的重要保障，使企業(yè)各項經(jīng)營管理決策更為科學(xué)合理，在新形勢下對于企業(yè)來說，就要結(jié)合時代發(fā)展特點，采取有效措施提高辦公室管理工作的質(zhì)量和效率，減少不必要的管理問題產(chǎn)生，進而推動企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻：

[1]聶海榮.辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策研究[J].財經(jīng)界.2014，（09）：285.

[2]董南北.優(yōu)化企業(yè)辦公室管理的途徑探索[J].科研，2015，（18）：149.

[3]朱焱.優(yōu)化企業(yè)辦公室管理的途徑探索[J].中小企業(yè)管理與科技.2015，（13）：82.