【摘要】隨著電子商務(wù)在市場經(jīng)濟(jì)交易活動中的廣泛應(yīng)用，電子招投標(biāo)已成為未來市場交易的發(fā)展趨勢，應(yīng)運(yùn)而生的商務(wù)軟件也是琳瑯滿目。龍鋼公司ERP系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)進(jìn)銷存模塊的基本功能之后，也引進(jìn)了相應(yīng)的電子比價采購系統(tǒng)---協(xié)同商務(wù)系統(tǒng)。本文通過對協(xié)同商務(wù)的功能介紹，對電子比價采購系統(tǒng)實(shí)施的現(xiàn)實(shí)意義做淺顯的分析。

【關(guān)鍵詞】電子商務(wù)；招投標(biāo)；比價采購；協(xié)同商務(wù)

1、實(shí)施背景

傳統(tǒng)的采購詢價方式使人們耗費(fèi)了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重復(fù)的工作，手工處理的延時和差錯，正是現(xiàn)代化管理中應(yīng)該去除的弊端。隨著軟件技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的成熟，協(xié)同商務(wù)系統(tǒng)對傳統(tǒng)比價方式的變革，適應(yīng)了人們的普遍需求，也順應(yīng)了技術(shù)發(fā)展的潮流。

2、實(shí)施前現(xiàn)狀分析

詢價前，采購部門相關(guān)業(yè)務(wù)員按照采購計劃進(jìn)行合同詢價，凡在龍鋼公司招投標(biāo)管理制度范圍以外、標(biāo)準(zhǔn)以下的采購計劃，按雙線詢價、比價采購形式進(jìn)行。滿足雙線詢價、比價采購條件的采購計劃，合同簽訂單位必須保證對三家以上的供方進(jìn)行詢價，并填寫<合同詢價表>，不足三家根據(jù)實(shí)際情況由相關(guān)業(yè)務(wù)員提出書面報告，部長審核。然后，采購部門/相關(guān)部門根據(jù)需要提出技術(shù)協(xié)議簽訂申請，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交專業(yè)（技術(shù)）管理部門，專業(yè)（技術(shù)）管理部門負(fù)責(zé)相關(guān)技術(shù)協(xié)議的前期技術(shù)咨詢和調(diào)研，組織相關(guān)單位（使用單位等）與供方技術(shù)人員的技術(shù)交流和商談，并由專業(yè)技術(shù)人員起草技術(shù)協(xié)議，經(jīng)專業(yè)（技術(shù)）管理部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，業(yè)務(wù)主管組織簽訂技術(shù)協(xié)議并加蓋部門印章。技術(shù)協(xié)議準(zhǔn)備好之后，內(nèi)控部相關(guān)業(yè)務(wù)員依據(jù)<合同詢價表>進(jìn)行復(fù)核（雙線詢價），合同簽訂單位依據(jù)復(fù)核意見，組織相關(guān)部門進(jìn)行合同談判，在滿足公司需求，保障公司利益得到最佳體現(xiàn)的前提下，擬定供方單位。供方確定之后，采購員在ERP系統(tǒng)維護(hù)采購合同，完成采購流程。

3、需求分析

3.1供應(yīng)商首次詢價。向與公司未發(fā)生過往來業(yè)務(wù)的供應(yīng)商詢價，可由供方下載系統(tǒng)客戶端并注冊組織，經(jīng)企業(yè)審批授權(quán)后在系統(tǒng)報價；或者由公司相關(guān)人員申請增加臨時供方，由業(yè)務(wù)員代替供方在系統(tǒng)中進(jìn)行報價。若中標(biāo)成為公司供方，則由企業(yè)相關(guān)人員維護(hù)供應(yīng)商信息。

3.2內(nèi)控部詢價。由內(nèi)控部相關(guān)人員進(jìn)行物資詢價并維護(hù)報價信息。對于未與公司發(fā)生過往來業(yè)務(wù)的供方，填報報價信息時可直接維護(hù)供應(yīng)商名稱，若中標(biāo)，需由公司相關(guān)人員在ERP系統(tǒng)和協(xié)同商務(wù)系統(tǒng)中維護(hù)供應(yīng)商信息。

3.3系統(tǒng)試用權(quán)限控制。系統(tǒng)提供新增供應(yīng)商試用功能，可設(shè)置試用次數(shù)，如：可設(shè)置免費(fèi)試用3次報價，超過3次需付費(fèi)后再繼續(xù)使用。

3.4往來業(yè)務(wù)查詢。采購訂單查詢、到貨驗(yàn)收信息、發(fā)票信息查詢、采購合同查詢、供應(yīng)商代儲庫存查詢，需根據(jù)公司提供的格式定制開發(fā)。

4、業(yè)務(wù)流程圖

通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)從采購計劃—詢價申請—詢價審批—供方報價—核價開標(biāo)—采購訂單的全過程全流程閉環(huán)跟蹤管理。

5、功能介紹

協(xié)同商務(wù)系統(tǒng)包括系統(tǒng)設(shè)置、詢價采購、供應(yīng)商查詢及訂單管理四大模塊。系統(tǒng)設(shè)置模塊的主要功能是管理供應(yīng)商信息，設(shè)置人員權(quán)限及審批流程。詢價采購模塊是主要操作窗口，包括詢價申請、詢價審核、供方報價及核價開標(biāo)。采購員在詢價申請窗口選擇需要詢價的采購訂單及定向供應(yīng)商，并設(shè)置報價的開始、結(jié)束日期及供貨要求，確認(rèn)后詢價申請進(jìn)入審核階段。內(nèi)控部審核過程中可以將認(rèn)為符合報價的供應(yīng)商維護(hù)進(jìn)去，審核完成之后，系統(tǒng)會給選中的供應(yīng)商發(fā)提示消息，供應(yīng)商即可在報價的日期范圍內(nèi)進(jìn)入供方報價窗口開始報價。報價日期結(jié)束后，采購部門開始組織相關(guān)部門核價開標(biāo)。開標(biāo)后，采購員需要將中標(biāo)結(jié)果同步到ERP系統(tǒng)中，完成詢價、比價工作。供應(yīng)商查詢模塊為供應(yīng)商提供了未結(jié)算查詢、采購合同查詢、發(fā)票信息查詢、供應(yīng)商代儲物資查詢。

業(yè)務(wù)流程圖

6、協(xié)同商務(wù)的優(yōu)勢

6.1降低成本、提高工作效率。協(xié)同商務(wù)系統(tǒng)與傳統(tǒng)的詢價、比價方式相比，業(yè)務(wù)流程都是利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在系統(tǒng)中完成，既不需要與供應(yīng)商傳遞紙質(zhì)相關(guān)文件也不需要供應(yīng)商親自過來報價，這樣不僅為公司節(jié)省了印刷及招待費(fèi)用、也為供應(yīng)商節(jié)省了差旅費(fèi)用，更重要的是提高了雙方的工作效率，只要在電腦上操作幾個窗口就可以完成報價工作。

6.2體現(xiàn)了公平、公正和公開的原則。協(xié)同商務(wù)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)雙線詢價，采購部門、內(nèi)控部都可以添加符合條件的供應(yīng)商參與比價，擴(kuò)大了詢價的范圍，增加了供應(yīng)商參與競爭的機(jī)會。報價過程中，只有供應(yīng)商能看到自己的報價信息，有效防止信息泄露。開標(biāo)之前，任何人都看不到報價信息，而且開標(biāo)時間未到不允許提前開標(biāo)，可以有效杜絕暗箱操作的事件發(fā)生。在一定意義上體現(xiàn)了公平、公正和公開的原則。

6.3防止供應(yīng)商串標(biāo)。之前比價的時候，參與的供應(yīng)商與工作人員在一起參加會議，面對面交流，難免會出現(xiàn)供應(yīng)商之間或供應(yīng)商與工作人員之間的串標(biāo)情況。通過協(xié)同商務(wù)系統(tǒng)，詢價申請單審批后，供應(yīng)商各自在客戶端獨(dú)立完成報價過程，避免了供應(yīng)商之間的面對面交流，使意圖串標(biāo)者無法掌握其他供應(yīng)商的信息；另外，供應(yīng)商報價之后，除了供應(yīng)商本人可以看到和修改價格外，其他人都只能在開標(biāo)后才能看到報價，在很大程度上降低了供應(yīng)商與工作人員之間串標(biāo)的風(fēng)險。

6.4促使價格趨于真實(shí)價。通過協(xié)同商務(wù)報價的時候，供應(yīng)商之間信息都保密，為了能在競標(biāo)中勝算大一些，供應(yīng)商不會漫天加價，促使價格會越來越趨于真實(shí)價。

7、結(jié)束語

龍鋼協(xié)同商務(wù)系統(tǒng)已正式運(yùn)行1年多，整體看，采購員的工作效率提高了、供應(yīng)商報價也有下降的趨勢，后面會繼續(xù)完善協(xié)同商務(wù)系統(tǒng)的功能，逐漸擴(kuò)大使用協(xié)同商務(wù)的采購訂單范圍。隨著電子商務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展和廣泛應(yīng)用，會給企業(yè)帶來更大的收益。