摘 要：隨著信息時代的到來，檔案管理工作也迎來了新一輪挑戰(zhàn)和機遇。傳統(tǒng)的紙質(zhì)、封閉式的管理方式已經(jīng)被打破。新型電子技術(shù)帶來全新變化，并衍生出無痕檔案館、自助檔案館等概念。在此背景下，產(chǎn)生一個新的問題，即網(wǎng)絡(luò)遠程服務(wù)與大數(shù)據(jù)環(huán)境下云存儲空間利用之間的矛盾以及云存儲空間安全性面臨著嚴峻挑戰(zhàn)。如何解決這一難題是檔案工作者急需思考和面對的重要課題之一。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時代：檔案管理；信息安全

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著科技的不斷進步，檔案工作也發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)新時期發(fā)展要求。數(shù)字時代的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)處理能力得到了很大提高。同時，電子文件存儲系統(tǒng)及傳輸系統(tǒng)等功能也越來越完善，為信息安全提供了重要保障作用。另外，計算機應(yīng)用軟件程序、硬件設(shè)備設(shè)施的不斷更新與維護以及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的升級和擴展使得檔案管理工作面臨著巨大挑戰(zhàn)，如何更好地適應(yīng)新時代檔案管理要求，成為擺在檔案工作者面前的重要課題。

隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理技術(shù)也在逐漸成熟，但仍然存在著很多問題，如計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展、電子信息量巨大化和數(shù)據(jù)處理速度快速提升等，都對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理模式造成了很大的沖擊。數(shù)字時代，電子文檔、網(wǎng)絡(luò)文件逐漸替代了傳統(tǒng)管理模式。為了使檔案管理與信息安全工作更加順利開展，應(yīng)對現(xiàn)有技術(shù)和觀念深入了解。還需要注意的是，隨著社會不斷發(fā)展進步以及人們對于新事物接受程度越來越高，檔案管理與信息安全新情況會層出不窮且復(fù)雜化，應(yīng)針對出現(xiàn)的各種問題采取相應(yīng)的解決措施。

一、數(shù)字時代的檔案管理

1.數(shù)字時代的檔案管理原則

（1）保密性。網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)能夠確保重要數(shù)據(jù)不被泄露與盜取，有效保密檔案信息的安全，避免其在傳輸過程中出現(xiàn)被泄露或丟失等情況。同時，還可以保證計算機系統(tǒng)不會受到破壞或者黑客攻擊，防止病毒入侵等問題造成不必要的損失。

安全性。在數(shù)字時代的背景下，檔案管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的安全意識，對計算機網(wǎng)絡(luò)、硬件設(shè)備設(shè)施以及存儲系統(tǒng)等嚴格的檢查，確保其能夠正常運行。同時，還要保證文件信息不會被他人隨意修改或泄露。對于重要數(shù)據(jù)要及時備份并妥善保管，以免造成不可挽回的損失。當遇到突發(fā)事件或者緊急情況時可以迅速做出反應(yīng)并采取應(yīng)急措施來應(yīng)對處理問題。

合規(guī)性。檔案管理人員應(yīng)具有保護信息安全、防止泄露機密文件的意識，確保檔案信息不會被非法拷貝，嚴格按照檔案管理標準要求，保證數(shù)據(jù)資料的合規(guī)性。

2.數(shù)字時代的檔案管理模式

在數(shù)字時代，檔案管理模式也發(fā)生了變化，從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)型到電子檔案管理。一是檔案分類與存檔。通過計算機將檔案信息數(shù)據(jù)存儲于磁性材料上。隨著科技進步發(fā)展及數(shù)字儲存方式日益普及以及應(yīng)用領(lǐng)域不斷擴大等特點，在保存過程中遇到困難時也可以采用多種形式來存放檔案。電子檔案存儲的主要特點是檔案信息存儲量較大，且不易丟失，易于查找。另外，紙質(zhì)檔案管理模式在數(shù)字時代也是一種重要的管理方式，被廣泛使用和認可。但隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展成熟以及應(yīng)用領(lǐng)域逐步擴大，檔案管理具有更多新型功能，如遠程抄寫記錄、檢索查詢等都可以實現(xiàn)智能化處理。同時，還能夠方便快捷地開展檔案信息管理工作，為數(shù)字時代背景下的電子檔案帶來了新的管理模式。

3.數(shù)字時代的檔案管理流程

（1）收集、整理、加工檔案信息。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展和進步，電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)也越來越完善，應(yīng)用也更加廣泛，不再適用傳統(tǒng)的管理模式來保存檔案資料。數(shù)字化時代，開始利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)展開信息儲存與傳播，可以將其存儲到計算機中，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來獲取檔案資料。

（2）管理部門和服務(wù)機構(gòu)相互協(xié)作、配合與制約。在傳統(tǒng)管理模式下是由專門負責檔案管理的工作人員展開檔案的收集、整理、分類和歸檔。但是，隨著科技發(fā)展以及應(yīng)用范圍不斷擴大，在保存信息時需要大量處理及相關(guān)操作流程，要求檔案管理部門和服務(wù)機構(gòu)相互協(xié)作、配合與制約，并相應(yīng)地升級技術(shù)。

4.數(shù)字時代的檔案管理方法

在數(shù)字時代，檔案管理方式方法也發(fā)生了變化，傳統(tǒng)紙質(zhì)化、人工檢查等方法已經(jīng)不能滿足信息化管理的工作需求。因此，需要改革和創(chuàng)新原有的工作流程和方法。一方面，應(yīng)建立健全檔案資料管理系統(tǒng)，利用計算機技術(shù)提高檔案檢索速度和工作效率。通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以將文檔數(shù)據(jù)資源在第一時間傳遞到用戶手中，從而實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的目的；另一方面，應(yīng)建立健全檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。利用云服務(wù)的方法，將所有文件分類、統(tǒng)計和分析，成為一個檔案信息共享數(shù)據(jù)庫。

二、數(shù)字時代的檔案信息安全

1.數(shù)字時代對檔案信息安全提出的挑戰(zhàn)

隨著計算機技術(shù)的不斷的發(fā)展，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為信息管理和檔案工作未來發(fā)展趨勢，給人們在日常生活工作中帶來了很大影響。當前是一個信息化時代，信息的重要性不言而喻。在當下，誰掌握了信息，誰就掌握了一定的資源。因此，在數(shù)字化時代，檔案管理也面臨著諸多挑戰(zhàn)。（1）信息安全隱患。電子檔案數(shù)據(jù)具有繁多復(fù)雜等特點，加上網(wǎng)絡(luò)黑客或病毒的入侵，加大了系統(tǒng)癱瘓或者被破壞的風險，危及計算機信息系統(tǒng)安全和信息管理秩序，可能會給個人、企業(yè)財產(chǎn)造成巨大損害與威脅，甚至給國家和社會帶來難以彌補的后果。（2）信息安全挑戰(zhàn)。在網(wǎng)絡(luò)時代，由于計算機、信息技術(shù)的發(fā)展，使得人們能夠?qū)Υ罅繑?shù)據(jù)及時處理。但同時，也因為計算機、信息技術(shù)自身所具有的開放性和共享特性，使一些不法分子為了牟取利益，惡意攻擊檔案管理信息系統(tǒng)，利用系統(tǒng)漏洞竊取他人隱私信息、企業(yè)商業(yè)機密等。（3）數(shù)字時代對電子數(shù)據(jù)安全提出了更高層次的要求。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，由于網(wǎng)絡(luò)的開放性和共享程度高，黑客可以通過遠程侵入計算機系統(tǒng)竊取用戶信息、篡改文件數(shù)據(jù)甚至破壞機密資料。因此，數(shù)字時代對電子檔案管理與信息技術(shù)提出了更高層次的要求。

2.數(shù)字時代檔案信息安全面臨的威脅

數(shù)字時代的到來，給檔案管理與信息安全工作帶來了新挑戰(zhàn)。一方面，由于計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展速度之快以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)存在漏洞等原因，導(dǎo)致檔案在存儲和檢索過程中出現(xiàn)錯誤或不規(guī)范操作，可能會造成巨大損失，當前，計算機和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，也為不法分子和相關(guān)黑客提供了攻破數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的技術(shù)手段，加上數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身會存在一定的漏洞。因此，在檔案存儲和檢索的過程中，很容易出現(xiàn)檔案被泄露的問題，這在很大程度上影響了相關(guān)人員的利益；另一方面，也是最直接的影響因素之一，就是數(shù)據(jù)丟失或是被惡意篡改而帶來嚴重后果，甚至?xí){到檔案管理者處理業(yè)務(wù)活動，導(dǎo)致工作效率及質(zhì)量下降。另外，還有檔案數(shù)據(jù)被泄密的風險。在數(shù)字時代背景下，許多文件都會被存儲于電子郵箱之中，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸或者其他方式實行傳播和共享利用，如果檔案管理人員或用戶對計算機系統(tǒng)操作不當，就存在一定程度的泄密風險，可能造成不必要的損失。

3.數(shù)字時代檔案信息安全的應(yīng)對措施

在數(shù)字時代背景下，檔案信息安全是一項系統(tǒng)工程，必須從多個角度采取應(yīng)對措施。首先，要建立完善的網(wǎng)絡(luò)管理制度。計算機信息系統(tǒng)作為一個完整、結(jié)構(gòu)龐大且復(fù)雜的工作系統(tǒng)，其運行涉及不同方面和部門間利益關(guān)系等問題。其次，應(yīng)加強對工作人員操作技能培訓(xùn)、職業(yè)道德教育以及相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。最后，數(shù)字時代，要想進一步提高檔案信息安全，除了從檔案信息系統(tǒng)方面修補相關(guān)漏洞和改革之外，最重要的還是要建設(shè)相關(guān)的人才隊伍，加強相關(guān)人員的操作技術(shù)和能力，并且重視其相關(guān)職業(yè)道德水平的培訓(xùn)和考核，讓相關(guān)檔案管理人員認識到數(shù)字化時代檔案保密的重要性。在數(shù)字時代背景下，檔案信息安全面臨著更多新情況與新挑戰(zhàn)。因此，必須從多個角度采取應(yīng)對措施，以避免風險發(fā)生或降低損失。隨著信息時代的發(fā)展，檔案管理部門必須在數(shù)字化環(huán)境下不斷完善各項管理制度機制，才能更好地發(fā)揮檔案管理的作用。

4.數(shù)字時代檔案信息安全的發(fā)展趨勢

隨著科技的發(fā)展，數(shù)字時代檔案管理與信息安全問題也隨之出現(xiàn)，為了更好地保障用戶的利益和隱私安全，需要規(guī)范檔案信息化管理工作。首先，加強網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。由于互聯(lián)網(wǎng)具有開放性、共享度高的特點，為黑客提供了可乘之機，給數(shù)字時代檔案管理與信息安全帶來巨大挑戰(zhàn)。為了避免在傳輸過程中丟失或被惡意破壞，需要采取一定的技術(shù)手段來對其實施保護；其次，是加強數(shù)據(jù)加密與解密。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對檔案管理及信息安全意識不斷提高，對于檔案數(shù)據(jù)的保密性和安全性越來越重視，必須防止檔案信息在使用過程中被泄露或者篡改與竊取，而造成巨大損失；最后，建立健全法律法規(guī)，使檔案管理工作有法可依。只有在頂層設(shè)計上不斷完善，相關(guān)制度才能使得數(shù)字時代檔案信息糾紛有法可依，保障相關(guān)利益人的自身利益。

三、數(shù)字時代檔案管理與信息安全的應(yīng)對策略

1.完善檔案管理體制

建立完善的檔案管理體制是實現(xiàn)數(shù)字化檔案館建設(shè)和信息資源安全利用的前提之一，對于提升檔案服務(wù)質(zhì)量維護社會公共利益促進經(jīng)濟發(fā)展具有重要意義。首先，要明確責任主體。明確相關(guān)管理人員的職責和權(quán)限，避免出現(xiàn)問題后互相推諉。其次，制定科學(xué)、合理的工作機制，保障其制度能夠?qū)嵤┑轿?。最后，加大相關(guān)法律法規(guī)宣傳教育力度。建立完善的檔案管理制度規(guī)范體系、標準和操作指南等，可以確保檔案管理工作有序開展，為信息安全有效利用提供堅實基礎(chǔ)，建立健全內(nèi)部控制措施，明確責任和權(quán)利，確保檔案管理行為規(guī)范化與制度化。建立完善的檔案管理體制，一方面可以幫助當前檔案管理隊伍根據(jù)相應(yīng)的文件推動檔案信息化的發(fā)展另一方面也可以使得在數(shù)字化時代，數(shù)字化檔案的管理更加具有條理性，進一步推動檔案管理的工作規(guī)范化、制度化，維護當前數(shù)字時代檔案管理與信息安全。

2.加強檔案管理隊伍建設(shè)

檔案管理涉及的內(nèi)容非常多，要想使檔案信息安全得到有效的保障，就必須加強檔案管理隊伍建設(shè)。首先，應(yīng)建立完善的數(shù)字化檔案管理工作機制，確保在開展檔案信息化管理時，工作人員有一個良好且穩(wěn)定的工作環(huán)境，使檔案管理工作高效、規(guī)范有序、操作性強；其次，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)，提高其準專業(yè)管理能力水平以及對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的掌握程度，從而使其能夠更好地為用戶服務(wù)，為檔案信息安全提供保障作用；最后，應(yīng)加強數(shù)字化檔案管理工作隊伍建設(shè)，在實際工作中，可以通過引進專業(yè)人才，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。此外，除了從外部引入相關(guān)的檔案人才，加強檔案管理隊伍的建設(shè)，還可以二次培養(yǎng)原有檔案管理隊伍的人才。對于現(xiàn)有的檔案管理隊伍的人員開展信息化知識的教學(xué)，幫助他們在當前檔案信息化的發(fā)展潮流下，能夠適應(yīng)當前數(shù)字化檔案管理工作機制來提高檔案管理工作的效率。

3.提高檔案管理水平

檔案管理工作是一項復(fù)雜的工作，它不僅需要有專業(yè)知識，還必須掌握一定的計算機等技術(shù)。因此，檔案管理部門應(yīng)該積極引進先進人才，提高檔案管理水平。第一，加強培訓(xùn)相關(guān)人員。通過各種途徑來提高他們對于數(shù)字化辦公軟件的操作能力以及網(wǎng)絡(luò)安全防護的意識；第二，應(yīng)及時更新單位內(nèi)部系統(tǒng)漏洞和不足之處，并及時解決這些問題；第三，應(yīng)該定期組織檔案管理人員總結(jié)工作中遇到的新情況與新問題，幫助檔案管理人員有一個更好的認識，提高自身的管理能力；第四，定期舉辦一些學(xué)習(xí)活動，通過多種方式來提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，滿足電子檔案管理及網(wǎng)絡(luò)安全防范工作的要求，更好地應(yīng)對數(shù)字信息時代的各種挑戰(zhàn)。

4.加強檔案信息安全保護

檔案管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及范圍廣、技術(shù)性強。因此，需要有一支專業(yè)化程度高且經(jīng)驗豐富的管理隊伍。檔案管理部門應(yīng)該加強對資深檔案管理系統(tǒng)的常態(tài)化檢查，加強對檔案信息的安全和保護。同時，嚴格審核檔案的存儲權(quán)限，以確保檔案信息不被泄露在有心人之手，除此之外，對于檔案信息的更改和替換，應(yīng)該采用區(qū)塊鏈技術(shù)追蹤和儲存相應(yīng)改動的行為，提高檔案信息管理的安全性和保密性。首先，在數(shù)字時代背景下加強數(shù)字網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)信息共享。其次，利用電子云存儲技術(shù)，并防止病毒入侵等問題。最后，還要建立針對檔案管理人員以及用戶的專門保護措施，在檔案管理過程中要全面保障用戶的信息安全，避免出現(xiàn)不必要的損失。在數(shù)字化時代，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)等已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到人們的生活和工作中，帶來巨大的影響和改變。高效性和便捷性特點讓人們更加愿意使用信息技術(shù)開展檔案管理與服務(wù)等。因此，在信息資源共享過程必須解決用戶隱私權(quán)保護的問題，保證其擁有一個良好的安全環(huán)境。

四、結(jié)論

檔案管理與信息安全是密不可分的，要想做好數(shù)字化時代檔案管理工作，必須提高對數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等方面知識和技能。目前，有些單位沒有建立健全檔案管理制度，是造成檔案管理與信息安全存在漏洞的重要原因。此外，由于對數(shù)字化技術(shù)等方面人才培養(yǎng)力度不夠，在實際工作中缺乏對相關(guān)人員的培訓(xùn)，無法滿足當前電子檔案管理的工作需求。同時，檔案信息化管理帶來的病毒入侵等問題，急需提高檔案的信息安全管理力度。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，為了適應(yīng)數(shù)字化時代的檔案管理及信息安全要求，需要從多個方面實行改善。

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作者簡介：林軍（1975—），女，漢族，山東聊城人，本科，中級，研究方向：檔案管理。