摘要：在水利水電單位工作當(dāng)中，檔案管理屬于基礎(chǔ)管理工作內(nèi)容之一，也是水利水電單位信息資源存儲的主要方式。在當(dāng)前數(shù)字化背景下，在檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)了越來越多更具先進(jìn)性與實(shí)效性的技術(shù)及設(shè)備，水利水電單位要想進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量和效果，就必須要積極引入和應(yīng)用這些技術(shù)設(shè)備，充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)設(shè)備在檔案管理中的重要價(jià)值和作用。文章將立足于數(shù)字化背景環(huán)境，就水利水電單位檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行深入分析和探究。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化背景" 水利水電單位" 檔案管理工作

我國水利水電單位的檔案資料可以劃分為內(nèi)外兩種類型，目前大多數(shù)水利水電單位都對內(nèi)部檔案管理工作給予著高度重視，對于外部檔案管理工作反而有所忽視。這也是我國水利水電單位檔案管理中存在的一個(gè)普遍性問題。檔案對于水利水電單位的重要性不言而喻，但還是會(huì)有極少數(shù)水利水電單位對檔案管理工作并未表示出該有的關(guān)注，還在沿用著傳統(tǒng)的管理方式，在具體管理工作中也隨之暴露出諸多問題。伴隨著數(shù)字化技術(shù)的推廣與應(yīng)用，水利水電單位必須要緊跟社會(huì)發(fā)展形勢，將數(shù)字化技術(shù)引入到檔案管理工作當(dāng)中來，借助數(shù)字化技術(shù)來全面提升檔案管理的水平，進(jìn)而保證檔案管理工作效果的理想性。

一、數(shù)字化技術(shù)的特點(diǎn)闡述

（一）依賴虛擬化載體

數(shù)字化技術(shù)是借助各種信號來加工、傳輸及儲存數(shù)據(jù)信息，經(jīng)過處理之后的數(shù)據(jù)信息會(huì)對計(jì)算機(jī)內(nèi)存量提出非常高的要求，或者需要依賴各種服務(wù)器、磁盤等。鑒于數(shù)字化技術(shù)對以計(jì)算機(jī)設(shè)備為代表的各種載體的依賴性，可以將數(shù)字化技術(shù)視為虛擬化技術(shù)。

（二）信息處理速度快

信息處理速度非常之快，這是數(shù)字化技術(shù)的主要特點(diǎn)之一。數(shù)字化技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用中處理和傳遞信息效率很高，而且能夠在很短時(shí)間內(nèi)完成數(shù)據(jù)信息的傳輸共享，數(shù)字化技術(shù)在信息數(shù)據(jù)處理效率方面展現(xiàn)出了非常顯著的優(yōu)勢，這也是促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重要保障因素。

二、水利水電單位應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)創(chuàng)新檔案管理工作的必要性和重要性分析

（一）水利水電單位應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)創(chuàng)新檔案管理工作的必要性

首先，水利水電單位屬于特殊性質(zhì)的單位，其承擔(dān)著國家水利水電基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與發(fā)展的重要使命與責(zé)任，水利水電單位的檔案資料至關(guān)重要，其不僅僅可以為相關(guān)單位組織開展水利水電項(xiàng)目建設(shè)、科研單位調(diào)查研究水文環(huán)境并制定保護(hù)措施提供參考依據(jù)，也能夠在某種程度上代表著水利工作的成果，進(jìn)而為相關(guān)工作的創(chuàng)新、優(yōu)化及完善提供依據(jù)。因此，水利水電單位必須要積極致力于創(chuàng)新檔案管理工作的具體理念及方式，要切實(shí)保證檔案管理的質(zhì)量。

其次，在數(shù)字化的社會(huì)環(huán)境中，各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域都在積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，意在提升工作效率，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展新需求，為實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。水利水電單位的檔案管理工作也亟須得到進(jìn)一步發(fā)展，其需要從技術(shù)和管理兩個(gè)角度開展檔案管理的數(shù)字化創(chuàng)新工作。

（二）水利水電單位應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)開展檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新工作的意義

首先，水利水電單位開展檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新是水利水電單位改進(jìn)工作方式、提高工作效率的重要途徑。水利水電單位的檔案管理工作本身就極具復(fù)雜性，管理對象也相對比較多元，在各種各樣的數(shù)據(jù)資料及相關(guān)信息面前，傳統(tǒng)陳舊的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足實(shí)際需求，其必須要充分借助先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)來對檔案管理的工作方式進(jìn)行全面改進(jìn)，要全面推動(dòng)檔案基礎(chǔ)工作的自動(dòng)化處理。

其次，水利水電單位開展檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新是完善管理機(jī)制、提升檔案資料價(jià)值的必經(jīng)之路。水利水電單位需要充分認(rèn)識到一點(diǎn)，即當(dāng)數(shù)字化達(dá)到一定的程度之后，構(gòu)建水利事業(yè)大數(shù)據(jù)體系便會(huì)成為必然要求，而在構(gòu)建過程中，檔案資料數(shù)據(jù)價(jià)值的挖掘工作自然會(huì)受到高度關(guān)注和重視，其對于檔案管理工作而言將會(huì)是非常強(qiáng)勁的推動(dòng)力量。

還有，水利水電單位開展檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新有助于構(gòu)建起更具健全和持續(xù)性的水利事業(yè)工作機(jī)制。水利水電單位性質(zhì)特殊，該單位的檔案儲存和保管的不僅僅是水利水電方面的數(shù)據(jù)資料，更是社會(huì)不同發(fā)展階段水利水電行業(yè)發(fā)展的重要見證。之前水利水電單位針對檔案管理工作使用的是實(shí)物化儲存管理機(jī)制，現(xiàn)在要從數(shù)字化層面進(jìn)行創(chuàng)新與改革，這不僅僅是水利水電單位檔案工作機(jī)制本身的重大突破，其對于整個(gè)水利水電單位的可持續(xù)發(fā)展而言也有著重要意義。

三、數(shù)字化技術(shù)在水利水電單位檔案管理工作中的具體應(yīng)用

（一）電子檔案管理數(shù)據(jù)資源庫

之前水利水電單位的檔案資料多是紙質(zhì)材料，檔案管理人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去完成檔案內(nèi)容的錄入和掃描，之后才可將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化電子檔案。在數(shù)字化技術(shù)的引入和應(yīng)用過程中，水利水電單位開始逐步認(rèn)識到構(gòu)建電子檔案管理數(shù)據(jù)資源庫的必要性，有了電子檔案管理數(shù)據(jù)資源庫，檔案資料遺漏的問題以及一些人為錯(cuò)誤的發(fā)生概率便受到了有效控制。在有新的檔案資料需要入庫時(shí)，檔案管理人員只需要用掃描儀將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為電子檔案并及時(shí)完成檢查、修改及補(bǔ)充即可。在完成電子形式轉(zhuǎn)化之后，檔案管理人員還是需要原始紙質(zhì)檔案完好無損地保存起來，以備后續(xù)使用。電子數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)流程如圖1所示。

（二）區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用于電子檔案生命周期真實(shí)性管理

在目前水利水電單位開展電子檔案管理工作當(dāng)中，電子檔案生命周期真實(shí)性管理屬于難點(diǎn)問題。在了解過程中發(fā)現(xiàn)當(dāng)前大部分水利水電單位的檔案管理工作多依賴中心化認(rèn)證系統(tǒng)的數(shù)字簽名、時(shí)間戳等技術(shù)手段，以保證電子檔案的真實(shí)性。但從長遠(yuǎn)來看，水利水電單位不可能一直使用同一套中心化認(rèn)證系統(tǒng)，其會(huì)隨著科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新以及檔案管理的需求來更新和完善或者直接替換掉。在電子檔案的生命周期中，中心化認(rèn)證系統(tǒng)很難保證持續(xù)驗(yàn)證能力，所以就會(huì)面臨著一個(gè)電子檔案生命周期真實(shí)性管理的問題。如果電子檔案保存時(shí)間過長，或者在若干年后再使用這些電子檔案資料，那么現(xiàn)在保存這些電子檔案資料的技術(shù)手段很有可能出發(fā)生失效的問題。

在此需求下，水利水電單位在檔案管理工作中便引入和應(yīng)用了區(qū)塊鏈技術(shù)，借助區(qū)塊鏈技術(shù)來保證電子檔案生命周期真實(shí)性管理的效果。通過構(gòu)建基于區(qū)塊鏈的電子檔案生命周期真實(shí)性管理平臺，意在為水利水電單位形成和管理電子檔案的業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及保存管理電子檔案的電子檔案管理系統(tǒng)提供電子檔案全生命周期真實(shí)性保障支持。圖2所示為建立在區(qū)塊鏈技術(shù)基礎(chǔ)之上的電子檔案生命周期真實(shí)性管理平臺。

從建立在區(qū)塊鏈技術(shù)基礎(chǔ)之上的電子檔案生命周期真實(shí)性管理平臺當(dāng)中可以看出，該平臺的整體架構(gòu)主要涉及用戶、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)和區(qū)塊鏈支撐平臺等，而且每一層都有著清晰明確的功能與權(quán)限，其中用戶層的功能權(quán)限集中體現(xiàn)在形成、修改、審核和歸檔文件的業(yè)務(wù)部門和接收、管理檔案的檔案部門以及檔案利用者等。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)以及區(qū)塊鏈支撐平臺中間都建立起有效接口，其一方面可以助力工作人員及時(shí)修改、審核以及提高相應(yīng)的電子檔案，及時(shí)構(gòu)建起電子文件真實(shí)性保障信息上鏈。另一方面也可以順利構(gòu)建起接收、檢測、應(yīng)用及銷毀等一系列業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的真實(shí)性保障信息上鏈。此外，關(guān)于區(qū)塊鏈支撐平臺，其主要以提供平臺支撐服務(wù)為主，有了該平臺的支撐服務(wù)，水利水電單位檔案身份管理、檔案保護(hù)及驗(yàn)證等功能便得到了更充分的保障。

（三）智能檔案管理系統(tǒng)

之前很長一段時(shí)間里，水利水電單位檔案管理工作中應(yīng)用的都是傳統(tǒng)檔案檢索方式，即檔案人員從一本本目錄中，找出檔案所在位置，然后根據(jù)這個(gè)位置到檔案室里找出相應(yīng)檔案。整個(gè)過程相當(dāng)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，且這些紙質(zhì)的實(shí)體檔案沒有結(jié)構(gòu)化、體系化進(jìn)行連接，不能形成信息網(wǎng)絡(luò)，如果沒有明確的查找目標(biāo)，想要查閱相關(guān)檔案幾乎是不可能的。這對于檔案管理以及應(yīng)用帶來了很多不便之處，而且影響著水利水電單位的整體運(yùn)行效率。當(dāng)前，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的指導(dǎo)和推動(dòng)下，水利水電單位積極開展構(gòu)建針對檔案資源管理的智能檔案管理系統(tǒng)，在深度挖掘檔案價(jià)值的同時(shí)，提高檔案檢索、保管及利用的質(zhì)量。圖3所示為檔案智能化管理系統(tǒng)。

（四）智能安全管理

水利水電單位的檔案資料有著獨(dú)特的功能與價(jià)值，其重要性不容小覷。因此，在水利水電單位檔案管理工作中，保障檔案的安全性尤為重要。當(dāng)前先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于檔案安全管理工作當(dāng)中，并且發(fā)揮著不可替代的重要作用。就現(xiàn)階段水利水電單位檔案管理現(xiàn)狀來看，應(yīng)用到的智能識別技術(shù)種類也在不斷拓展，其中指紋、虹膜、人臉等等逐步在檔案管理工作中得到了應(yīng)用。在水利水電單位檔案庫房門禁系統(tǒng)當(dāng)中應(yīng)用到的智能識別系統(tǒng)為其管理工作提供了非常便利的條件，有了智能識別系統(tǒng)的助力，工作人員進(jìn)入庫房流程變得更加簡便，而且也成功阻止了無權(quán)限人員的進(jìn)入。與傳統(tǒng)的視頻監(jiān)控技術(shù)相比，智能監(jiān)控的升級表現(xiàn)主要體現(xiàn)在其通過背景建模、目標(biāo)識別跟蹤等一系列操作可以對監(jiān)控目標(biāo)的行為進(jìn)行精準(zhǔn)掌控。除此之外，智能監(jiān)控還擁有一項(xiàng)非常強(qiáng)大的功能，即自動(dòng)報(bào)警，當(dāng)智能監(jiān)控系統(tǒng)根據(jù)所監(jiān)控對象的行為預(yù)判可能會(huì)發(fā)生危險(xiǎn)時(shí)，其會(huì)在第一時(shí)間發(fā)出預(yù)警提示，工作人員在接收到提示之后便可進(jìn)行有效防范，這對于水利水電單位檔案管理工作而言是一個(gè)非常大的進(jìn)步。

根據(jù)調(diào)查和了解得到的信息顯示，目前我國水利水電單位在保護(hù)檔案信息安全方面已經(jīng)在逐步提高對人工智能產(chǎn)品的應(yīng)用力度，諸如智能防火墻、智能入侵檢測系統(tǒng)等得到了越來越廣泛的應(yīng)用。以智能防火墻為例進(jìn)行說明，智能防火墻建立在多種人工智能技術(shù)綜合應(yīng)用的基礎(chǔ)之上，其是通過人工智能技術(shù)來識別、控制來訪的用戶，同時(shí)能夠自動(dòng)攔截和有效阻止各類病毒以及網(wǎng)絡(luò)攻擊行為。除此之外，智能防火墻在認(rèn)證身份以及管理審計(jì)方面也發(fā)揮著不可替代的作用。再例如：智能入侵檢測系統(tǒng)，現(xiàn)階段水利水電單位正在全力升級智能入侵檢測系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對入侵對象的精準(zhǔn)有效識別，同時(shí)來增設(shè)了自動(dòng)追擊攻擊者的功能，可收集到更加豐富的數(shù)據(jù)信息。從這一方面來看，水利水電單位檔案保護(hù)信息安全工作水平得到進(jìn)一步的提升。

四、結(jié)束語

綜上所述，數(shù)字化背景下水利水電單位檔案管理工作面臨著越來越嚴(yán)峻的改革形勢，對于水利水電單位數(shù)字管理工作而言，數(shù)字化背景以及數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。水利水電單位必須要緊抓這一歷史機(jī)遇，充分應(yīng)用起各種先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)設(shè)備，全力開展檔案管理創(chuàng)新工作，與此同時(shí)也要正視當(dāng)前檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問題，借助數(shù)字化技術(shù)力量來予以解決和處理，為檔案管理的持續(xù)性進(jìn)步奠定基礎(chǔ)。

作者單位：林瑩 福建省水利水電工程質(zhì)量技術(shù)站

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林瑩（1988.11.16-），女，漢族，福建寧德，本科，館員，研究方向：檔案管理。