文/吳約成 楊皓翔 謝沁宜 喻文菡 楊文博 王學(xué)東

四川大學(xué)華西第二醫(yī)院基于HRP 系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)合同全生命周期管理，為醫(yī)院開展經(jīng)濟(jì)合同管理體系建設(shè)以及經(jīng)濟(jì)合同的全程管理工作提供了參考模板。

醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的管理，特別是履行環(huán)節(jié)的管理是影響醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)與可持續(xù)發(fā)展的重要因素。目前很多醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)合同仍采用手工管理模式，也就是在線下進(jìn)行合同的審批、簽訂、編號(hào)和歸檔。而隨著醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不斷增多，經(jīng)濟(jì)合同的數(shù)量逐年上漲，手工管理模式已無法滿足醫(yī)院精細(xì)化管理要求。

信息技術(shù)的發(fā)展，逐漸促使醫(yī)院引入企業(yè)資源規(guī)劃（ERP,Enterprise Resource Planning）的成功管理理念和技術(shù)，集成醫(yī)院人力、財(cái)務(wù)、物資、預(yù)算、成本、績效等管理的醫(yī)院資源規(guī)劃（HRP,Hospital Resource Planning）系統(tǒng)能夠提高醫(yī)院信息化管理水平，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理目的，被越來越多的醫(yī)院所采用，而其中的經(jīng)濟(jì)合同管理模塊為醫(yī)院合同管理問題提供了一個(gè)信息化的解決渠道。然而目前國內(nèi)大多數(shù)醫(yī)院對(duì)于HRP系統(tǒng)的應(yīng)用尚處于起步和探索階段，經(jīng)濟(jì)合同的線上管理框架和流程仍不完善，對(duì)可能存在的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)知不充分，通過信息化手段實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同的全生命周期管理仍需進(jìn)一步探索和研究。

四川大學(xué)華西第二醫(yī)院（以下簡稱“華西二院”）高度重視內(nèi)部控制建設(shè)工作，完善內(nèi)部控制體系，從單位層面出發(fā)，梳理內(nèi)控架構(gòu)，構(gòu)建了華西二院內(nèi)部控制建設(shè)框架。

HRP 管理體系總體設(shè)計(jì)

自2018年起，華西二院開始建設(shè)基于內(nèi)部控制的HRP系統(tǒng)，自2019年起開始HRP系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)合同管理模塊建設(shè)工作。

根據(jù)國家衛(wèi)生健康委、國家中醫(yī)藥管理局于2020年印發(fā)的《公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理辦法》（國衛(wèi)財(cái)務(wù)發(fā)〔2020〕31號(hào)）對(duì)醫(yī)院合同業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制提出的要求，醫(yī)院按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)”的管理原則，完善了經(jīng)濟(jì)合同管理制度，建立工作機(jī)制、審核機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制、糾紛協(xié)調(diào)機(jī)制，建立合同管理審核、變更或終止等流程，明確經(jīng)濟(jì)合同管理各環(huán)節(jié)各管理部門的職責(zé)，并確保合同簽訂與合同審批、合同簽訂與付款審批、合同執(zhí)行與付款審批、合同簽訂與合同用章保管等不相容崗位相互分離，從制度上把控內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。

經(jīng)過1年多的系統(tǒng)建設(shè)、流程優(yōu)化以及人員培訓(xùn)等準(zhǔn)備工作，2021年，全院經(jīng)濟(jì)合同正式通過HRP系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)合同管理模塊進(jìn)行線上管理。

在經(jīng)濟(jì)合同管理工作中，最重要的是依據(jù)經(jīng)濟(jì)合同類別，確定歸口管理部門。目前，醫(yī)院共劃分了9類合同，由不同職能部門進(jìn)行歸口管理（表1）。

表1 經(jīng)濟(jì)合同歸口管理部門

在經(jīng)濟(jì)合同管理制度中，規(guī)定了經(jīng)濟(jì)合同審核以會(huì)簽形式進(jìn)行，合同會(huì)簽結(jié)束后，方可簽署合同。原則上會(huì)簽順序依次為：承辦部門/科室、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、分管院領(lǐng)導(dǎo)、審計(jì)辦公室、法定代表人。會(huì)簽流程可根據(jù)實(shí)際工作情況，經(jīng)各審核部門及分管領(lǐng)導(dǎo)同意后進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，但不可減少以上關(guān)鍵會(huì)簽部門。法務(wù)部在審核過程中，必要時(shí)可咨詢專業(yè)法律顧問意見。

對(duì)于合同變更，醫(yī)院建立了由法務(wù)、采購、審計(jì)、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、院辦、紀(jì)委、法律顧問等部門組成的合同變更管理小組，以及合同的變更審核流程。發(fā)生經(jīng)濟(jì)合同糾紛時(shí)，由法務(wù)部負(fù)責(zé)聯(lián)合合同歸口管理部門/科室及涉事部門開展合同糾紛的處理工作。相關(guān)職能部門/科室的主任作為糾紛處理的第一責(zé)任人，完成證據(jù)的收集、事件的調(diào)查等，協(xié)助法務(wù)部開展合同糾紛的處理工作。

經(jīng)濟(jì)合同管理模塊架設(shè)在醫(yī)院HRP系統(tǒng)的整體框架之中。在HRP系統(tǒng)搭建之前，醫(yī)院的財(cái)務(wù)、人事、資產(chǎn)管理等系統(tǒng)分別獨(dú)立運(yùn)行，形成了信息孤島，HRP系統(tǒng)能有機(jī)整合上述系統(tǒng)，使其中分散的數(shù)據(jù)有效聯(lián)通和聯(lián)動(dòng)。

經(jīng)濟(jì)合同管理模塊以合同的審核流程為主線進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā)，并且在HRP系統(tǒng)架構(gòu)下，與財(cái)務(wù)、人事、設(shè)備資產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，具備經(jīng)濟(jì)合同的建檔、自動(dòng)編號(hào)、審核、進(jìn)度查詢、預(yù)警等多項(xiàng)功能，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同從建檔、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的全生命周期閉環(huán)管理（圖1）。

圖1 HRP 系統(tǒng)中經(jīng)濟(jì)合同管理模塊框架及功能設(shè)計(jì)

經(jīng)濟(jì)合同業(yè)務(wù)涵蓋醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的各個(gè)方面，涉及部門多，需要全院各管理部門及科室從上到下統(tǒng)一思想，高度重視，積極配合。為了使HRP系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)合同管理模塊順利上線，醫(yī)院組織了數(shù)次合同管理部門人員的集中培訓(xùn)，以及多次系統(tǒng)操作人員的單獨(dú)培訓(xùn)。同時(shí)，在培訓(xùn)的過程中積極收集意見建議，以更好地對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)和完善。

HRP 應(yīng)用效果及建設(shè)成效

首先，全面實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同的全生命周期管理功能，建立經(jīng)濟(jì)合同線上檔案。通過合同錄入功能將合同關(guān)鍵信息錄入系統(tǒng)并上傳合同電子版及相關(guān)材料掃描件，以便審核人和管理部門隨時(shí)調(diào)取查看。

經(jīng)濟(jì)合同的審核。合同建檔后進(jìn)入審核環(huán)節(jié)，各審核部門按照審核流程，從多維度對(duì)合同進(jìn)行審核。

經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行監(jiān)管?；贖RP系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)合同管理模塊與財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、人事管理等系統(tǒng)有效對(duì)接，通過整合各類數(shù)據(jù)，使合同的執(zhí)行監(jiān)督成為可能，真正實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同的全生命周期閉環(huán)管理。系統(tǒng)可為歸口管理部門展示所有其歸口管理的經(jīng)濟(jì)合同，以便歸口管理部門隨時(shí)查看審核進(jìn)度、收付款執(zhí)行進(jìn)度、有效期等信息。系統(tǒng)可通過提醒功能輔助歸口管理部門對(duì)合同進(jìn)行執(zhí)行監(jiān)管：有經(jīng)濟(jì)合同審批任務(wù)的處理人，登錄系統(tǒng)時(shí)即可從消息中心看到任務(wù)提醒，同時(shí)也會(huì)收到短信提醒；歸口管理部門人員還可以收到合同到期等預(yù)警信息。

其次，顯著提高經(jīng)濟(jì)合同管理效率。醫(yī)院在經(jīng)濟(jì)合同管理模塊上線前，審核周期平均約為15個(gè)工作日。2021年，醫(yī)院在經(jīng)濟(jì)合同管理模塊上管理合同共735份。通過加強(qiáng)管理人員系統(tǒng)操作培訓(xùn)、系統(tǒng)功能不斷完善和改進(jìn)等措施，在線上審核合同數(shù)量不斷增長的情況下，審核周期呈明顯下降趨勢（圖2），到2021年年底，線上審核相比線下審核節(jié)約1/3的時(shí)間，顯著提高了合同審核效率。

圖2 2021年度醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同線上審核情況分析

經(jīng)濟(jì)合同實(shí)現(xiàn)線上管理后，各管理部門減少了合同紙質(zhì)材料的需求，也在一定程度上節(jié)約了材料成本。

再次，有效降低合同業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)，提升管理水平。基于內(nèi)部控制管理要求，通過制度和系統(tǒng)建設(shè)，確保合同業(yè)務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)管控全覆蓋，避免系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)；各管理部門在參與流程設(shè)計(jì)和管理的過程中出謀劃策，持續(xù)改進(jìn)，增強(qiáng)了內(nèi)控意識(shí)，提高了管理能力，進(jìn)而提升了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的整體水平。

此外，還為合同管理的多維度統(tǒng)計(jì)分析提供便捷。經(jīng)濟(jì)合同的信息化管理為合同管理的多維度統(tǒng)計(jì)分析提供便捷，有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同管理的問題，持續(xù)改進(jìn)；同時(shí)，系統(tǒng)還可為歸口管理部門提供合同管理的整體統(tǒng)計(jì)和分析功能，為醫(yī)院在開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程中的決策提供有力的數(shù)據(jù)支撐。

HRP 實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與思考

一是領(lǐng)導(dǎo)重視，全院配合。醫(yī)院內(nèi)部控制涉及醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的方方面面，需要全院從上至下重視和配合。醫(yī)院在開展HRP系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)之初，就成立了項(xiàng)目工作小組，由院長直接領(lǐng)導(dǎo)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目工作的落實(shí)。定期（每月）召開工作例會(huì)，不定期召開專題會(huì)，以確保HRP系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)得到有效推進(jìn)。在該機(jī)制作用下，醫(yī)院HRP系統(tǒng)，包括經(jīng)濟(jì)合同管理模塊的建設(shè)工作得以順利進(jìn)行。

二是信息建設(shè)，制度先行。HRP系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)合同管理模塊建立的基礎(chǔ)是明確的部門責(zé)任分工和清晰的工作流程，這些應(yīng)體現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)合同管理的制度當(dāng)中。因此，管理制度建設(shè)應(yīng)先行于信息系統(tǒng)建設(shè)。醫(yī)院自2020年起即對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理制度進(jìn)行了全面梳理，在充分調(diào)研和與經(jīng)濟(jì)合同管理相關(guān)職能部門多次溝通后，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理制度進(jìn)行了先后兩次修訂，確保各部門各司其職、協(xié)作有序，形成工作合力。

三是人員培訓(xùn)，保障運(yùn)行。為了確保HRP系統(tǒng)上線后流暢使用，醫(yī)院應(yīng)組織全院各管理部門進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)。醫(yī)院舉行了多次集中培訓(xùn)和單獨(dú)培訓(xùn)；同時(shí)，軟件工程師常駐醫(yī)院，隨時(shí)解決系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，不斷優(yōu)化和改進(jìn)系統(tǒng)。

為確保信息安全，基于HRP系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)合同管理模塊原則上也應(yīng)在內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下運(yùn)行。但因醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同會(huì)簽涉及的部門和人員較多，如果按部門或人員配置內(nèi)網(wǎng)電腦，將增加較多資源和時(shí)間上的管理成本。為此，華西二院采用內(nèi)網(wǎng)與醫(yī)院局域網(wǎng)結(jié)合的方式使用HRP系統(tǒng)，即醫(yī)院可連接外網(wǎng)的電腦可通過局域網(wǎng)訪問HRP系統(tǒng)，但這對(duì)醫(yī)院信息安全防護(hù)提出了更高的要求。數(shù)據(jù)的泄露主要來自外部攻擊和內(nèi)部人員泄露。外部攻擊可通過互聯(lián)網(wǎng)隔離、局域網(wǎng)訪問限制以及數(shù)據(jù)加密傳輸?shù)韧緩椒婪?；來自?nèi)部泄露主要通過人員培訓(xùn)、合同管理崗位輪崗，以及在系統(tǒng)界面和下載文件中添加個(gè)人水印等方法來規(guī)避。

華西二院采用的駁回流程為：一旦發(fā)起駁回，會(huì)簽流程均回退至初始節(jié)點(diǎn)，制單人整改后重新會(huì)簽。起初，該院駁回功能設(shè)計(jì)思路為：經(jīng)濟(jì)合同提交后，會(huì)簽的任一節(jié)點(diǎn)處理人有異議時(shí)可發(fā)起駁回，可選擇兩種情況：①經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容有修改，②經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容不需修改，僅需補(bǔ)充相關(guān)支撐材料。第一種情況駁回至制單人后需按會(huì)簽流程重新審核；第二種情況駁回至制單人，制單人整改后，經(jīng)本部門會(huì)簽后，跳轉(zhuǎn)回發(fā)起駁回的處理人（圖3）。

圖3 各審核節(jié)點(diǎn)發(fā)起駁回后的返回流程圖

以上的駁回后返回流程雖然可以通過跳過部分會(huì)簽部門來提高效率，但只適用于需補(bǔ)充的支撐材料與被跳過的會(huì)簽部門無關(guān)的情況。而實(shí)際情況下，發(fā)起駁回的原因可能有很多種，除了修改合同內(nèi)容，也可能有補(bǔ)充支撐材料、修改合同基本信息參數(shù)等，這些補(bǔ)充或修改，不可能保證與前面的會(huì)簽部門無關(guān)，這樣會(huì)對(duì)會(huì)簽處理人在選擇重新會(huì)簽還是跳轉(zhuǎn)返回時(shí)造成較大困擾，且無法保證會(huì)簽的質(zhì)量。因此，最終他們選擇犧牲效率，采取發(fā)起駁回一律重新依次會(huì)簽的方法。當(dāng)然，以上的跳轉(zhuǎn)返回流程可作為流程設(shè)計(jì)時(shí)的一種思路參考。

目前，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理模塊已具備自動(dòng)編號(hào)、線上會(huì)簽、收付款信息查詢、工作任務(wù)提醒、合同到期預(yù)警、搜索查詢等多種功能，已基本實(shí)現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)合同的全生命周期管理。但在實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)預(yù)算、報(bào)賬系統(tǒng)的進(jìn)一步對(duì)接與聯(lián)動(dòng)、合同管理效率智能統(tǒng)計(jì)分析等功能方面，以及與醫(yī)院現(xiàn)有檔案系統(tǒng)對(duì)接等方面還有待開發(fā)和完善。下一步，醫(yī)院即將開展HRP系統(tǒng)建設(shè)二期項(xiàng)目，以上功能將在二期項(xiàng)目建設(shè)中逐步實(shí)現(xiàn)。

基于HRP系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)合同管理模塊能極大地提升管理效率，有效降低內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，是當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展，以及國家對(duì)現(xiàn)代化醫(yī)院管理工作要求的背景下，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的趨勢。

經(jīng)濟(jì)合同管理模塊的建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜繁瑣的系統(tǒng)工程?？傮w思路是以內(nèi)部控制為指導(dǎo)，從制度和職責(zé)出發(fā)，建立流程，到流程在系統(tǒng)中的實(shí)現(xiàn)。這期間需要全院各相關(guān)管理部門通力協(xié)作，經(jīng)歷反復(fù)溝通和不斷磨合。系統(tǒng)上線運(yùn)行后，也需要各管理部門在使用過程中隨時(shí)反饋問題和提出需求，以促進(jìn)系統(tǒng)功能不斷完善和優(yōu)化。