王大鵬

礦冶科技集團(tuán)有限公司 北京 100160

引言

EPC總承包項(xiàng)目的采購(gòu)工作包含較多的環(huán)節(jié)，在采買環(huán)節(jié)中，需要注意物資的成本、質(zhì)量和供應(yīng)商的資質(zhì)、技術(shù)水平；在檢驗(yàn)環(huán)節(jié)中，對(duì)設(shè)備的性能和材料的質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)；在交貨環(huán)節(jié)中，需要按照時(shí)間的規(guī)定進(jìn)行催交；在保管環(huán)節(jié)中，注意設(shè)備的養(yǎng)護(hù)和材料存儲(chǔ)的要求，做好數(shù)量和型號(hào)方面的管理；在運(yùn)輸環(huán)節(jié)中，注意運(yùn)輸方式和運(yùn)輸路線，掌握物資的運(yùn)輸情況，特別要注意重要的物資。

1 項(xiàng)目采購(gòu)合同管理現(xiàn)狀

一方面，工程項(xiàng)目存在采購(gòu)合同進(jìn)度滯后的問(wèn)題。當(dāng)設(shè)計(jì)單位沒(méi)有按規(guī)定時(shí)間提交資料時(shí)，采購(gòu)人員不了解設(shè)備參數(shù)和材料型號(hào)，無(wú)法進(jìn)行選貨和訂貨。還有一部分供應(yīng)商會(huì)因?yàn)樽陨淼脑蛲七t交貨的時(shí)間，影響項(xiàng)目的開(kāi)展和推進(jìn)。另一方面，工程項(xiàng)目經(jīng)常會(huì)遇到采購(gòu)合同變更的情況，合同是在項(xiàng)目開(kāi)始之前編制的，有很多無(wú)法預(yù)料的事情，在項(xiàng)目實(shí)施期間，有可能會(huì)臨時(shí)出現(xiàn)各種問(wèn)題和突發(fā)狀況，使項(xiàng)目的材料、技術(shù)和成本發(fā)生較大的變化，采購(gòu)合同管理人員需要收集相關(guān)的資料，還要對(duì)補(bǔ)簽的合同內(nèi)容進(jìn)行管理，這些事情都會(huì)對(duì)后期采購(gòu)合同管理工作產(chǎn)生影響。

2 EPC總承包模式中項(xiàng)目采購(gòu)合同管理的對(duì)策

2.1 采購(gòu)進(jìn)度管理

根據(jù)項(xiàng)目采購(gòu)合同的規(guī)定，制定詳細(xì)的進(jìn)度計(jì)劃，按照進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行管理，控制好交貨時(shí)間，避免逾期交貨產(chǎn)生額外的成本。如果沒(méi)有按時(shí)交貨，將會(huì)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度產(chǎn)生影響，合理安排采購(gòu)時(shí)間，能夠增加自身的競(jìng)爭(zhēng)能力，滿足合同進(jìn)度的要求。采購(gòu)組應(yīng)當(dāng)安排專門的人員，由該人員管理設(shè)備和材料，和供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確定設(shè)備材料的驗(yàn)收時(shí)間，掌握具體的發(fā)貨時(shí)間，每周都要將設(shè)備材料的具體情況總結(jié)成報(bào)告，上交給采購(gòu)經(jīng)理，綜合考慮物資情況和現(xiàn)場(chǎng)情況，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)對(duì)設(shè)備材料的需求，確定其他材料的發(fā)貨時(shí)間和運(yùn)輸方式，避免中途停工。采購(gòu)合同管理最重要的就是采購(gòu)進(jìn)度，采購(gòu)人員要仔細(xì)檢查供貨匹配文件，掌握項(xiàng)目的工期，以此來(lái)確定采購(gòu)進(jìn)度，制定好進(jìn)度計(jì)劃后，要按照計(jì)劃進(jìn)行管理和控制。在采購(gòu)合同管理中，應(yīng)建立完善的采購(gòu)進(jìn)度匯報(bào)機(jī)制，落實(shí)采購(gòu)進(jìn)度管理制度，讓采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)順利銜接，明確各崗位人員的職責(zé)，在采購(gòu)進(jìn)度匯報(bào)機(jī)制的基礎(chǔ)上建立周報(bào)機(jī)制和月報(bào)機(jī)制。

首先，對(duì)采購(gòu)的預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行管理。按照周報(bào)和月報(bào)的要求進(jìn)行檢查和匯報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的問(wèn)題，制定有效的解決方案，以免延誤工期和增加成本，確保預(yù)期目標(biāo)能夠按時(shí)完成。其次，加強(qiáng)設(shè)計(jì)單位和供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)。EPC總承包項(xiàng)目的設(shè)計(jì)階段涉及較多的內(nèi)容，設(shè)計(jì)單位需要定期將當(dāng)前的設(shè)計(jì)資料提交給承包商，承包商要加強(qiáng)審核與管理，做好協(xié)調(diào)工作，供應(yīng)商需要根據(jù)設(shè)計(jì)資料安排供貨的進(jìn)度，只有兩者及時(shí)掌握對(duì)方的工作進(jìn)展，掌握具體的資料和信息，才能更合理地安排接下來(lái)的工作。最后，建立匯報(bào)機(jī)制。供應(yīng)商需要在每月的固定時(shí)間匯報(bào)物資的準(zhǔn)備情況，為了更及時(shí)和全面地掌握物資采購(gòu)情況，承包商需要每周、每月和每個(gè)季度進(jìn)行開(kāi)會(huì)討論，各部門匯報(bào)當(dāng)前的工作進(jìn)展，如果個(gè)別部門遇到了問(wèn)題，需要在會(huì)議中提出相關(guān)問(wèn)題，在討論的過(guò)程中解決各部門的問(wèn)題，如果日常工作中突然出現(xiàn)了非常嚴(yán)重的問(wèn)題，要第一時(shí)間進(jìn)行上報(bào)，確定解決方案后，安排專門的人員追蹤后續(xù)進(jìn)展，確保問(wèn)題能夠被有效解決[1]。

2.2 全員參與采購(gòu)合同管理

全員參與管理的方式能夠充分滿足EPC總承包項(xiàng)目采購(gòu)合同管理的新要求，要想對(duì)材料和設(shè)備采購(gòu)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行精細(xì)化管理，需要得到各方人員的支持，根據(jù)項(xiàng)目采購(gòu)合同的規(guī)定詳細(xì)劃分各方人員的職責(zé)，參建單位和相關(guān)部門應(yīng)重視采購(gòu)合同，積極配合采購(gòu)合同管理工作，保證采購(gòu)管理的效果。EPC總承包項(xiàng)目采購(gòu)管理工作包含較多的工作內(nèi)容、較高的工作要求和較大的工作量，僅僅依靠單獨(dú)一個(gè)部門，是無(wú)法對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行全面管理和有效管理的，必須要聯(lián)合各方人員，采用全員參與管理的方法，發(fā)揮全員參與的作用。簽訂采購(gòu)合同時(shí)，要有各個(gè)參建單位的支持，在采購(gòu)合同中明確規(guī)定各個(gè)單位在采購(gòu)管理工作中的職責(zé)，簽訂之前需要進(jìn)行討論，各參建單位可以在會(huì)議中提出與自身權(quán)責(zé)和風(fēng)險(xiǎn)利益相關(guān)的問(wèn)題，進(jìn)一步完善采購(gòu)合同的內(nèi)容，避免后期發(fā)生就糾紛問(wèn)題。每一個(gè)參建單位都要在合同管理小組中安排自己的人員，管理隊(duì)伍中各個(gè)單位的人員起到了溝通與協(xié)調(diào)的作用，如果其他單位在工作中出現(xiàn)了某些問(wèn)題，可以由委派的人員進(jìn)行溝通，合同管理小組共同探討問(wèn)題的解決方法，采用內(nèi)部處理的方式，避免出現(xiàn)信息滯后的情況，保證采購(gòu)合同管理的效果[2]。

2.3 采購(gòu)合同的全過(guò)程管理

EPC總承包項(xiàng)目存在較多的環(huán)節(jié)，需要較長(zhǎng)的建設(shè)時(shí)間，采購(gòu)合同管理的時(shí)間周期也相對(duì)較長(zhǎng)，為了從整體上進(jìn)行管理，提高采購(gòu)合同管理的質(zhì)量，可以采用全過(guò)程管理的方式，對(duì)不同的環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，確保各項(xiàng)工作有效銜接。首先，在勘查和設(shè)計(jì)的環(huán)節(jié)，要收集和保管好各項(xiàng)工作的數(shù)據(jù)、圖紙、資料文件，當(dāng)后續(xù)工作遇到問(wèn)題時(shí)，可以及時(shí)查找到前期對(duì)應(yīng)的資料。其次，加強(qiáng)采購(gòu)合同的策劃。策劃過(guò)程中，注意總承包項(xiàng)目采購(gòu)合同的規(guī)定，全面分析合同中的條款和要求，根據(jù)采購(gòu)合同制定采購(gòu)方案。再次，對(duì)物資供應(yīng)商進(jìn)行管理。在選擇供應(yīng)商的環(huán)節(jié)中，做好資質(zhì)審核和綜合評(píng)估工作，與供應(yīng)商合作的過(guò)程中，有可能會(huì)遇到臨時(shí)變更的情況，可以在這個(gè)時(shí)候觀察供應(yīng)商的應(yīng)變反應(yīng)能力。最后，在履行合同的過(guò)程中，按照合同的規(guī)定進(jìn)行監(jiān)管，確保采購(gòu)工作與設(shè)計(jì)工作相互銜接，滿足采購(gòu)進(jìn)度、采購(gòu)成本和采購(gòu)質(zhì)量的要求。

2.4 采購(gòu)合同的常見(jiàn)問(wèn)題和管理要點(diǎn)

EPC總承包模式與常規(guī)的工程建設(shè)有很大的區(qū)別，EPC總承包工程更加復(fù)雜，各項(xiàng)工作的控制和管理具有較高的難度，采購(gòu)合同和采購(gòu)工作也經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。以設(shè)備的采購(gòu)和管理為例，工程中設(shè)備的采購(gòu)工作和檢查管理工作非常重要，如果采購(gòu)合同中沒(méi)有明確說(shuō)明設(shè)備的質(zhì)量要求，在采購(gòu)管理中沒(méi)有注意設(shè)備的質(zhì)量性能，將劣質(zhì)的設(shè)備進(jìn)入到施工現(xiàn)場(chǎng)，將會(huì)對(duì)工程建設(shè)的質(zhì)量帶來(lái)較大影響，一旦因?yàn)樵O(shè)備的原因出現(xiàn)問(wèn)題，而且采購(gòu)合同中沒(méi)有詳細(xì)說(shuō)明此類問(wèn)題，相關(guān)單位往往會(huì)相互推卸責(zé)任，影響后續(xù)的施工，增加建設(shè)的成本。采購(gòu)合同應(yīng)詳細(xì)規(guī)定設(shè)備采購(gòu)和管理的要求，必須要有質(zhì)量證明文件，還要對(duì)采購(gòu)的設(shè)備進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，在實(shí)際的設(shè)備采購(gòu)和管理中，通常會(huì)先接收設(shè)備，后期才得到質(zhì)量證明文件，為了杜絕此類問(wèn)題，需要做到規(guī)范采購(gòu)和規(guī)范管理，嚴(yán)格按照采購(gòu)合同和采購(gòu)管理要求展開(kāi)工作。

要想讓采購(gòu)合同管理更加有效，需要對(duì)采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，尤其要重視采購(gòu)初期的管理和控制。對(duì)材料設(shè)備的供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和選擇時(shí)，要考慮各個(gè)供應(yīng)商的實(shí)力，根據(jù)市場(chǎng)占有率進(jìn)行比較和分析，將市場(chǎng)占有率當(dāng)成重要的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，盡量挑選排名靠前的供應(yīng)商。技術(shù)評(píng)審是采購(gòu)的重要環(huán)節(jié)，必須要進(jìn)行全方位的評(píng)價(jià)和審查，根據(jù)工程建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)和評(píng)審，為材料設(shè)備的質(zhì)量和工程建設(shè)的質(zhì)量提供保障。供應(yīng)商在生產(chǎn)的過(guò)程中，要安排專門的人員進(jìn)行監(jiān)管，監(jiān)管人員應(yīng)具有較高的技術(shù)水平，監(jiān)管人員還要有豐富的經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)中的問(wèn)題，嚴(yán)格把控材料設(shè)備的質(zhì)量，在驗(yàn)收的時(shí)候也要安排專門的人員檢測(cè)質(zhì)量，對(duì)規(guī)格型號(hào)和數(shù)量進(jìn)行記錄，通過(guò)檢測(cè)且核對(duì)無(wú)誤后，就可以統(tǒng)一對(duì)材料設(shè)備進(jìn)行運(yùn)輸和管理。采購(gòu)合同存在著合同附件，采購(gòu)合同附件的內(nèi)容非常詳細(xì)，要對(duì)采購(gòu)合同和附件的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)分析。采購(gòu)合同管理工作還要對(duì)第三方資信進(jìn)行審核，對(duì)全部的供應(yīng)商展開(kāi)審查，將不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商剔除出去，根據(jù)質(zhì)量評(píng)價(jià)結(jié)果分析供應(yīng)商的資質(zhì)和材料設(shè)備的質(zhì)量，引入資信審核制度，由專門的人員進(jìn)行審核。

2.5 加強(qiáng)信息溝通

EPC總承包項(xiàng)目的采購(gòu)工作涉及不同的參與方，如果項(xiàng)目臨時(shí)出現(xiàn)變更情況，需要改變?cè)镜牟少?gòu)計(jì)劃，采購(gòu)合同也要做相應(yīng)的調(diào)整，根據(jù)變更的內(nèi)容重新制定采購(gòu)計(jì)劃，重新采買，及時(shí)催交，做好質(zhì)量檢測(cè)工作和物資運(yùn)輸工作。信息溝通主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，采購(gòu)方和供應(yīng)商之間的溝通，采購(gòu)方要確定供應(yīng)商的名單和聯(lián)系方式，針對(duì)前期的招投標(biāo)與合同簽訂等情況進(jìn)行溝通，在簽訂合同之后，采購(gòu)方還要進(jìn)行監(jiān)造和催交，這些工作都需要良好的交流和溝通。第二，采購(gòu)部門要及時(shí)和設(shè)計(jì)單位進(jìn)行溝通，采購(gòu)工作要以設(shè)計(jì)的內(nèi)容為基礎(chǔ)，設(shè)計(jì)單位要確定采購(gòu)清單，將其交給采購(gòu)人員，為了保證設(shè)計(jì)和施工快速銜接，采購(gòu)工作要貫穿到整個(gè)建設(shè)過(guò)程中，要想不耽誤施工工作，就要在設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)加強(qiáng)溝通，及時(shí)獲得采購(gòu)清單，供應(yīng)商的選擇、材料設(shè)備的生產(chǎn)、質(zhì)量檢測(cè)和運(yùn)輸都需要一定的時(shí)間，只有良好的溝通才能保證各項(xiàng)工作有序完成。第三，采購(gòu)部門要及時(shí)和施工單位進(jìn)行溝通，材料和設(shè)備是施工的基礎(chǔ)，只有確定好物資進(jìn)場(chǎng)的時(shí)間，才能確定開(kāi)始施工的時(shí)間，無(wú)論是對(duì)施工進(jìn)度進(jìn)行安排，還是對(duì)采購(gòu)進(jìn)度進(jìn)行安排，都要考慮對(duì)方的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，尤其要注重采購(gòu)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，采購(gòu)人員要和供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系，確定材料設(shè)備的交付時(shí)間，并將信息告知施工單位。

2.6 嚴(yán)格控制采購(gòu)成本

采購(gòu)成本是采購(gòu)合同管理的要點(diǎn)，在采購(gòu)成本管理工作中，要嚴(yán)格按照合同規(guī)定的數(shù)額進(jìn)行管理。采購(gòu)部門應(yīng)建立規(guī)范的采購(gòu)制度，確定采購(gòu)的流程和采購(gòu)的要求，在招投標(biāo)環(huán)節(jié)秉持公平和透明的原則，對(duì)各個(gè)供應(yīng)商提供的價(jià)格進(jìn)行評(píng)價(jià)，關(guān)注市場(chǎng)中材料設(shè)備的變化情況，做好統(tǒng)籌安排，尋找更多的貨源，從質(zhì)量、價(jià)格、資質(zhì)等角度進(jìn)行評(píng)價(jià)，在保證質(zhì)量的基礎(chǔ)上盡可能降低采購(gòu)成本，使最終的采購(gòu)成本低于合同規(guī)定的數(shù)額。設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)是成本控制的最佳時(shí)期，設(shè)計(jì)的內(nèi)容決定了材料設(shè)備的數(shù)量和成本，必須要對(duì)設(shè)計(jì)進(jìn)行追蹤和管理，加強(qiáng)采購(gòu)成本的管理與記錄，采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)成本管理的重要性，不斷完善采購(gòu)管理制度，對(duì)采購(gòu)合同的成本和后續(xù)支出進(jìn)行合理安排，避免出現(xiàn)重復(fù)采購(gòu)的問(wèn)題，在材料設(shè)備的使用中加強(qiáng)管理，減少浪費(fèi)的情況。編制采購(gòu)合同和確定采購(gòu)成本時(shí)，應(yīng)參考業(yè)主的意見(jiàn)，不同的業(yè)主會(huì)提出不同的要求，有的業(yè)主更注重經(jīng)濟(jì)性，想要以較低的成本獲得物資，有的業(yè)主更注重品質(zhì)和整體的效果，采購(gòu)人員可以挑選一些經(jīng)濟(jì)和美觀的材料，由業(yè)主來(lái)確定使用哪種材料，根據(jù)業(yè)主的需求制定采購(gòu)合同。采購(gòu)部門應(yīng)整合供應(yīng)商的資料，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)供應(yīng)商的信息進(jìn)行挑選，對(duì)各個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，將挑選出來(lái)的供應(yīng)商記錄到數(shù)據(jù)庫(kù)中，及時(shí)更新各個(gè)供應(yīng)商的價(jià)格。在實(shí)際的采購(gòu)中，盡量采用集中采購(gòu)的方法，較大的采購(gòu)量能夠獲得更多的折扣，降低整體的采購(gòu)成本，滿足采購(gòu)合同對(duì)成本的要求。采購(gòu)人員還要對(duì)價(jià)格進(jìn)行分析，判斷價(jià)格是否合理，以正當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行洽談，盡量降低采購(gòu)成本[3]。

3 結(jié)束語(yǔ)

EPC總承包模式中的項(xiàng)目往往會(huì)花費(fèi)較多的資金、耗費(fèi)較多的資金，需要較多的材料和設(shè)備，項(xiàng)目采購(gòu)合同的管理工作關(guān)系到整個(gè)項(xiàng)目的成本和效益，材料和設(shè)備的質(zhì)量還會(huì)影響整個(gè)項(xiàng)目的質(zhì)量，交貨的時(shí)間會(huì)對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度產(chǎn)生影響，必須要重視采購(gòu)合同的管理，采用全員管理和全過(guò)程管理的方法，全方位掌控采購(gòu)的質(zhì)量。