摘要：國有企業(yè)作為促進現(xiàn)代社會發(fā)展的重要機構(gòu)，承擔著重要的責任，在現(xiàn)階段社會的發(fā)展過程中具有重要的作用。隨著現(xiàn)階段社會的發(fā)展，國有企業(yè)的規(guī)模不斷擴大，涉及環(huán)節(jié)越來越多，在工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案就越多，傳統(tǒng)的檔案管理手段在發(fā)展過程中難以適應(yīng)現(xiàn)階段國有企業(yè)的發(fā)展需要，就要求相關(guān)人員將信息化技術(shù)應(yīng)用在國企的檔案管理中，但是鑒于國企檔案管理的工作量較大，現(xiàn)階段的信息化技術(shù)在落實方面還存在一定的難題。本文就從信息技術(shù)入手，淺談其提升國企檔案效率和質(zhì)量的策略。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);固有企業(yè);檔案整理;對策

檔案作為企業(yè)信息記錄的重要環(huán)節(jié)，對企業(yè)的發(fā)展具有重要作用，但是在現(xiàn)階段社會的發(fā)展過程中，隨著國有企業(yè)的規(guī)模不斷擴大，其工作量也不斷提升，由此就產(chǎn)生了大量的檔案信息，給檔案工作人員造成了很大的壓力。所以現(xiàn)階段的檔案管理已經(jīng)難以滿足國有企業(yè)的發(fā)展需要，必須要對檔案歸檔技術(shù)進行升級，將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，這樣才能保證歸檔工作的順利開展。然而在現(xiàn)階段的國有企業(yè)管理中，部分檔案管理人員對信息技術(shù)的重要性認識不足，加上信息技術(shù)具有一定的難度，其在檔案歸檔環(huán)節(jié)的落實就還存在一些制約因素。所以要想促進現(xiàn)階段國有企業(yè)歸檔效率和質(zhì)量的提升，就需要相關(guān)人員在發(fā)展過程中加強對信息技術(shù)的研究，合理地將其作用在國企文書歸檔中。

1 信息技術(shù)和國企文書檔案歸檔概述

1.1 信息技術(shù)和檔案歸檔的概念

在現(xiàn)代社會的發(fā)展過程中，信息技術(shù)作為發(fā)展最重要的推動力，具有重要的作用，信息技術(shù)是指使用計算機來存儲、檢索、傳輸和操作數(shù)據(jù)或信息的一種信息傳遞技術(shù)，被認為是信息和通信技術(shù)（ICT）的一個子集。信息技術(shù)的出現(xiàn)，一方面使得信息的傳遞更加方便和快捷，極大程度上促進了現(xiàn)代社會的發(fā)展。一方面強化了計算機等設(shè)備的信息檢索效率，就在很大程度上提升了科技發(fā)展的速度，促成了現(xiàn)代社會科技的發(fā)展。而檔案歸檔則是指文書部門將辦理完畢且有保存價值的文件，經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔是國家規(guī)定的一項制度，又叫“歸檔制度”。檔案作為企業(yè)信息的記錄工具，對企業(yè)的發(fā)展具有重要作用，也是企業(yè)進行人事任命和決策的重要依據(jù)[1]。歸檔作為檔案信息的歸納保存，在國有企業(yè)快速發(fā)展、檔案信息不斷增長的背景下也越來越重要。

1.2 信息技術(shù)在檔案歸檔中的應(yīng)用

國有企業(yè)的主要目的是維護社會的穩(wěn)定，滿足社會的發(fā)展需要，在現(xiàn)階段城市化進程不斷加快的背景下，國有企業(yè)的工作量也不斷提升，由此產(chǎn)生的檔案量十分龐大。傳統(tǒng)時期的檔案管理一般是紙質(zhì)的檔案管理，有檔案工作人員收集相關(guān)信息之后將其記錄在紙質(zhì)材料上。然后進行存儲，不僅耗費時間，還很容易在記錄和存儲環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，已經(jīng)不適合現(xiàn)階段檔案管理的需要?，F(xiàn)階段的檔案管理一般是指借助計算機等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)進行檔案信息記錄和整理的技術(shù)，在這一環(huán)節(jié)就需要用到信息技術(shù)。國有企業(yè)由于工作性質(zhì)的特殊性，對于檔案歸檔的要求很高，相關(guān)人員在進行歸檔是必須要保證原件歸檔、應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整、文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系等。而且在發(fā)展的過程中，對于需要進行歸檔的材料，還需要按照一定的條件將其分別存儲，保證文件之間的歷史聯(lián)系。并在歸檔之后分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于再一次利用[2]。

2 國有企業(yè)檔案歸檔的功能

國有企業(yè)作為現(xiàn)代社會的重要組成，對其檔案歸檔進行管理就十分必要，一方面，通過對歸檔的管理，相關(guān)人員就可以掌握企業(yè)基本情況、發(fā)展歷程以及核心技術(shù)，從而對企業(yè)有著全面地了解，這樣一來，相關(guān)人員在進行決策的環(huán)節(jié)就能夠根據(jù)這些信息進行科學的計劃制定。另一方面，通過了解國企歸檔的功能，也能為信息化提供融合依據(jù)，在保證歸檔功能的同時提升歸檔的效率，促進信息技術(shù)在檔案管理環(huán)節(jié)的落實。

2.1 信息的反饋功能

國有企業(yè)的檔案涉及面十分廣泛，不僅包含各種人事調(diào)動信息，還記錄了各種企業(yè)經(jīng)營壯大的發(fā)展經(jīng)歷以及日常生產(chǎn)經(jīng)營管理的具體情況。在此背景下，檔案歸檔就顯得十分重要。通過對檔案信息進行歸檔，可以在一定程度上加快企業(yè)獲取資料的效率，從而通過生產(chǎn)類檔案資料的查詢迅速了解企業(yè)在各個時期的發(fā)展策略和利潤，并從中得出專業(yè)化的信息數(shù)據(jù)，為后續(xù)企業(yè)決策的制定提供真實有效的信息，從而促進企業(yè)的發(fā)展。所以現(xiàn)階段國企的檔案歸檔就具有信息反饋的功能。

2.2 自我提升的能力

現(xiàn)階段國有企業(yè)檔案歸檔一般承擔反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營情況、生產(chǎn)力水平以及管理策略的重要任務(wù)，能夠直觀地將企業(yè)各種信息進行收集和統(tǒng)計，方便相關(guān)人員進行整理和使用。這樣一來，歸檔就為國有企業(yè)的績效核對提供了真實可信的信息，就使得企業(yè)可以及時地發(fā)現(xiàn)運行中存在的失誤，在一定程度上規(guī)避各種風險。所以歸檔就能夠通過規(guī)避企業(yè)風險這一能力實現(xiàn)對企業(yè)效益的提升，促進企業(yè)的發(fā)展。

2.3 信息憑證以及服務(wù)決策的能力

檔案作為一種信息的記錄，能夠真實的記載企業(yè)在發(fā)展過程中的各種信息，就成為企業(yè)進行各種活動的有力憑證。隨著現(xiàn)代化社會的發(fā)展，國有企業(yè)的規(guī)模不斷發(fā)揮在那，就產(chǎn)生了各種科研成果，歸檔就可以保證專利等科研成果歸屬的真實性，起到一種證明的作用，避免出現(xiàn)各種糾紛。另一方面，國有企業(yè)的發(fā)展離不開相關(guān)人員的支撐，在現(xiàn)階段國有企業(yè)的發(fā)展過程中，歸檔作為國企生產(chǎn)、經(jīng)營、壯大的真實寫照，可作為企業(yè)生產(chǎn)擴大或調(diào)整的重要參考。在國有企業(yè)的發(fā)展過程中，其人才培養(yǎng)以及崗位調(diào)動甚至是企業(yè)決策，都需要在檔案中尋找可用信息。所以歸檔也能為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)決策。

3 信息化技術(shù)在國有企業(yè)文書檔案歸檔環(huán)節(jié)的重要性

隨著社會的發(fā)展，國有企業(yè)的規(guī)模逐漸擴大，需要進行歸類的檔案數(shù)量就不斷增長，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔已經(jīng)難以滿足日益增長的檔案管理需要，就要求相關(guān)人員在發(fā)展過程中采用新技術(shù)進行歸檔作業(yè)。信息化技術(shù)作為新興技術(shù)的一種，通過計算機等現(xiàn)代化設(shè)備實現(xiàn)對檔案的歸檔整理，具有獨到的優(yōu)勢。

3.1 儲存方便

相較于信息化技術(shù)的檔案歸檔來說，傳統(tǒng)的檔案管理一般采用紙質(zhì)材料進行信息的記錄，在這一過程中就需要大量的人力物力作為支撐。而在紙質(zhì)檔案的歸檔環(huán)節(jié)，一方面由于國有企業(yè)信息量龐大，檔案管理人員需要整理的紙質(zhì)材料就十分龐大，很容易在該環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，影響檔案管理的真實性。另一方面，紙質(zhì)檔案一般信息記載量較少，想要完全記錄國有企業(yè)發(fā)展過程中的各種信息，紙質(zhì)材料的數(shù)量就十分驚人。歸檔就需要設(shè)立專業(yè)的大型存儲場所，增加檔案管理的成本。而且紙質(zhì)化的檔案由于材料等方面的原因，很容易受到外界因素的影響造成破壞，影響檔案的正常使用。而信息化技術(shù)則摒棄了這些缺陷，該技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化的檔案歸檔轉(zhuǎn)化為信息化的管理，將國有企業(yè)發(fā)展過程中產(chǎn)生的各種信息上傳到計算機中，并經(jīng)由互聯(lián)網(wǎng)進行傳播和存儲。這樣就打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔環(huán)節(jié)數(shù)量龐大歸檔困難的難題，更好地滿足了國有企業(yè)對于檔案管理的需要。

3.2 提高檔案歸檔的效率

相較于傳統(tǒng)的檔案管理來說，信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案歸檔環(huán)節(jié)還能夠在很大程度上提升歸檔的效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔要想實現(xiàn)對檔案的管理，就需要將大量的紙質(zhì)檔案分門別類地別類地進行存儲，存儲困難，而且在歸檔環(huán)節(jié)還需要專門配備存儲空間，效率十分低下。信息化技術(shù)在發(fā)展過程中就構(gòu)建了以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為代表的檔案管理模式，使檔案管理和信息技術(shù)有效融合起來，相關(guān)人員就可以借助計算機進行檔案的歸檔，在該模式下，就可以借助計算機實現(xiàn)信息的共享、資料收集和整理，在很大程上提升了信息的流轉(zhuǎn)效率[3]。而且信息化技術(shù)在存儲環(huán)節(jié)也十分簡單，計算機可以實現(xiàn)海量信息的存儲，不需要設(shè)置專業(yè)的空間和人員進行檔案的管理。所以國有企業(yè)歸檔環(huán)節(jié)的信息化技術(shù)能夠顯著的提升歸檔效率，促進檔案管理水平的提升。

3.3 保證了歸檔的質(zhì)量

信息化技術(shù)借助計算機實現(xiàn)對國有企業(yè)檔案的管理，這種降低人力參與的方式還在很大程度上保證了檔案歸檔的質(zhì)量。首先，信息化技術(shù)應(yīng)用在歸檔環(huán)節(jié)，就避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在記載和存儲環(huán)節(jié)可能由于人為造成的失誤，就在很大程度上保障歸檔環(huán)節(jié)的質(zhì)量。而且傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理還很容易受到外界自然環(huán)境的影響造成檔案受損，嚴重影響歸檔質(zhì)量，也不利于企業(yè)對檔案的后續(xù)使用。信息技術(shù)下的檔案管理一方面借助計算機實現(xiàn)對檔案信息的存儲，避免了大量空間的占用，存儲方便，一方面信息化的保存方式也避免了外界環(huán)境的影響，在很大程度上保障了信息的完整形。

4 檔案歸檔管理信息化面臨的問題

4.1 檔案管理人員的意識不足

檔案歸檔能夠在很大程度上促進企業(yè)的發(fā)展，信息技術(shù)作為提升歸檔效率和質(zhì)量的重要一環(huán)，需要企業(yè)加大關(guān)注力度。但是在現(xiàn)階段國有企業(yè)的發(fā)展過程中，卻還存在意識方面的問題，一方面企業(yè)管理人員對于檔案歸檔信息化建設(shè)的重要性認識不足，缺乏規(guī)劃，就制約了信息技術(shù)在檔案管理環(huán)節(jié)的推進。另一方面檔案工作人員也缺乏升級檔案歸檔的意愿，沒有及時認識和了解信息化技術(shù)工具，信息技術(shù)管理意識比較薄弱。這些現(xiàn)象的存在，就直接影響了信息技術(shù)在國有企業(yè)檔案歸檔中的發(fā)展。

4.2 檔案歸檔的管理模式還不完善

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理來說，由于信息技術(shù)在檔案歸檔環(huán)節(jié)需要應(yīng)用到計算機等現(xiàn)代化設(shè)備，對其的管理策略就需要進行調(diào)整，到那時現(xiàn)階段國有企業(yè)的檔案歸檔管理卻依舊是采用傳統(tǒng)的檔案管理形式，這就和現(xiàn)階段的檔案發(fā)展不相適應(yīng)，在一定程度上制約了信息化技術(shù)的發(fā)展。而且信息技術(shù)具有很強的技術(shù)性，對于檔案歸檔人員的專業(yè)素養(yǎng)要求更高，現(xiàn)階段國有企業(yè)的檔案管理人員在技術(shù)上和經(jīng)驗上均有所不足，很多單位引進的設(shè)備也比較落后，相應(yīng)的信息安全工作落實的并不到位，安全管理力度不夠，也在很大程度上影響了信息技術(shù)在國有企業(yè)歸檔的落實。

5 利用信息技術(shù)提高國企文書檔案歸檔效率和質(zhì)量的具體對策

5.1 要提升相關(guān)人員的管理意識

在現(xiàn)階段國有企業(yè)的發(fā)展過程中，管理人員的意識問題是制約信息及時推進的重要原因，要想在國有企業(yè)中充分發(fā)揮功能，促進歸檔的效率和質(zhì)量，就需要改變管理人員的觀念。首先，相關(guān)管理人員應(yīng)該充分的認識到現(xiàn)代化技術(shù)對檔案歸檔帶來的重要性，在進行歸檔的環(huán)節(jié)加入現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而推動信息技術(shù)在歸檔環(huán)節(jié)的滲透。其次，管理人員還需要結(jié)合自身企業(yè)的類型以及發(fā)展實際進行歸檔的信息化，國有企業(yè)涉及面眾多，類型也多種多樣，不同國企的功能也各不相通。這就要求相關(guān)管理人員結(jié)合企業(yè)發(fā)展實際，在發(fā)展過程中合理地將信息技術(shù)引入到歸檔環(huán)節(jié)，從而充分發(fā)揮其功能。最后，管理人員要讓這項信息化管理工作成為企業(yè)總體發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的重要內(nèi)容，引導各部門職工樹立檔案管理工作意識，借助多樣化的宣傳方式提高管理人員的工作意識[4]。從而深化歸檔人員的意識，使其樹立起歸檔信息化的理念，這樣相關(guān)人員才能在崗位上充分發(fā)揮信息化的功能，促進歸檔的發(fā)展進步。

5.2 完善設(shè)備，實現(xiàn)歸檔的一體化管理

信息技術(shù)作為現(xiàn)代社會發(fā)展的重要技術(shù)，主要憑借計算機等設(shè)備發(fā)揮功能，所以要想充分發(fā)揮信息技術(shù)促進歸檔效率、提升歸檔質(zhì)量的目標，就需要完善相關(guān)設(shè)備。相關(guān)人員需要加強對信息化建設(shè)的重視程度，加強資金方面的支持。一方面對檔案庫房保存環(huán)境進行優(yōu)化，為檔案歸檔提供良好的環(huán)境，避免設(shè)備受到外界環(huán)境的干擾。另一方面，就是要緊跟時代發(fā)展潮流，在發(fā)展過程中積極的購買先進的信息設(shè)備，對原有的設(shè)備進行更新?lián)Q代，這樣才能保證信息技術(shù)功能的順利發(fā)揮。而且在設(shè)備完善之后，就需要實現(xiàn)技術(shù)和歸檔的一體化。首先是檔案管理一體化，相關(guān)部門可以通過計算機和互聯(lián)網(wǎng)等設(shè)備的運用，在計算機上完成文件資料的起草、審核、定稿、編排以及發(fā)送，并且在文件生成之后進行整理歸檔，這樣就實現(xiàn)了檔案管理的一體化;其次，還需要實現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)傳播，信息化技術(shù)和傳統(tǒng)歸檔最大的區(qū)別就是實現(xiàn)了信息的網(wǎng)絡(luò)化傳播，相關(guān)人員就需要借助計算機設(shè)備實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化傳輸，從而提升歸檔的效率;然后就是檔案信息的數(shù)字化存儲，傳統(tǒng)的歸檔一般由紙質(zhì)材料進行檔案的記錄，在進行歸檔的環(huán)節(jié)就需要耗費大量的人力物力，還很容易出現(xiàn)紕漏，影響歸檔的質(zhì)量。借助計算機將檔案信息進行數(shù)字化，就摒棄了紙質(zhì)材料的弱點，實現(xiàn)了信息的數(shù)字化傳遞和存儲，將企業(yè)檔案管理工作變得方便、快捷、高效[5]。

5.3 加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)信息共享

歸檔在國有企業(yè)中的主要目的是將企業(yè)信息進行整理存儲，以方便后續(xù)的信息使用，所以歸檔還需要兼顧后續(xù)檔案使用的便利性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在存儲環(huán)節(jié)需要占用大量的空間，而且紙質(zhì)檔案信息承載量較少，就需要龐大的紙張進行檔案記錄，就不利于后續(xù)對檔案的運用。信息技術(shù)就可以通過計算機設(shè)備，在網(wǎng)絡(luò)上建立企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，將企業(yè)發(fā)展過程中的各個檔案分類上傳，這樣就實現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫的建立。一方面，數(shù)據(jù)庫的存在滿足了歸檔的需要，將檔案信息安全合理地進行存儲，還簡化了存儲手續(xù)，提升了歸檔的效率[6]。另一方面，數(shù)據(jù)庫的建立還實現(xiàn)了信息的共享，數(shù)據(jù)庫作為依托于計算機平臺建立起第一種數(shù)據(jù)存儲，企業(yè)管理人員就可以通過內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)向企業(yè)和部門以及社會公開，將檔案工作從被動服務(wù)轉(zhuǎn)為積極服務(wù)，實現(xiàn)信息的共享。這樣一來，就方便了對歸檔檔案的使用，充分發(fā)揮了歸檔應(yīng)有的功能。

5.4 優(yōu)化人員隊伍

檔案管理的信息化雖然是借助現(xiàn)代化設(shè)備實現(xiàn)的歸檔手段，降低了人力的參與程度，到那時相關(guān)工作人員依舊對歸檔有著直接的影響。而且由于信息技術(shù)在發(fā)展過程中需要借助現(xiàn)代化設(shè)備，所以現(xiàn)階段的歸檔就對工作人員的技術(shù)有了更高的要求，要想發(fā)揮信息化技術(shù)在歸檔中的功能，就必須對檔案管理人員進行優(yōu)化。企業(yè)需要建立起專業(yè)的培訓場所并制定培訓計劃，加強對工作人員基礎(chǔ)技能培訓，提升其對信息技術(shù)的掌握水平。在培訓環(huán)節(jié)，還要兼顧對歸檔人員的意識教育，培養(yǎng)其積極的工作態(tài)度，從而激發(fā)起工作熱情，更好地發(fā)揮信息技術(shù)的功能。

6 結(jié)語

國有企業(yè)在城市化的發(fā)展過程中規(guī)模不斷擴大，產(chǎn)生的檔案信息就越多，傳統(tǒng)的歸檔手段已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代國有企業(yè)的發(fā)展需要，必須將信息技術(shù)帶入到檔案管理中，實現(xiàn)其效率和質(zhì)量的提升。但是由于信息技術(shù)的復雜性，在落實環(huán)節(jié)就還存在一定的隱患，需要相關(guān)人員通過提升管理意識、完善管理設(shè)備、實現(xiàn)信息共享以及優(yōu)化人員配置等手段，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，提升國企歸檔的效率和質(zhì)量。

參考文獻

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作者簡介：魯英，（1981-），女，漢族，湖北孝感人，本科，初級館員，主要從事檔案信息化建設(shè)方向研究。