田海軍

摘要：隨著中國科學(xué)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)也與社會辦公室歸檔管理相融合。它不僅改變了傳統(tǒng)的歸檔管理模式，還促進(jìn)了歸檔管理在信息化方向上的發(fā)展。但是，街道的檔案管理信息構(gòu)建過程中還有很多問題。在此基礎(chǔ)上，本文分析了檔案管理信息化構(gòu)建中存在的問題，并論述了部下管理的信息化構(gòu)建的工作理念。

關(guān)鍵詞：街道辦事處;檔案管理信息化建設(shè);工作思路

在這個背景下，信息技術(shù)被廣泛用于街道地區(qū)事務(wù)所的管理，并起著非常重要的作用。但是也有一些棘手的問題，導(dǎo)致辦公室的檔案管理不能完全滿足社會發(fā)展的需要。所以在要通過將信息技術(shù)整合到歸檔管理，這樣可以使歸檔管理更加科學(xué)、準(zhǔn)確。然而，為了將檔案管理業(yè)務(wù)從傳統(tǒng)發(fā)展到現(xiàn)代信息化，還需要一段過程，這期間也出現(xiàn)了很多問題。為了解決這些問題，必須采用科學(xué)有效的方法。他們可以有效提高檔案管理的信息化水平。[1]

1街道檔案管理信息構(gòu)筑過程中課題的分析

1.1沒有統(tǒng)一管理的組織

目前，街道辦公室歸檔信息管理處于開發(fā)的初期階段。在管理過程中，沒有合理劃分電子檔案管理的責(zé)任。歸檔工作通常由多個工作人員管理，并且歸檔管理部門的領(lǐng)導(dǎo)對下屬要求不嚴(yán)格，這也對歸檔管理的信息結(jié)構(gòu)有很大影響。另外，在進(jìn)行歸檔信息化的過程中，部門內(nèi)的歸檔管理應(yīng)遵循歸檔管理規(guī)程，與領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)相同責(zé)任。但是，在工作人員實際工作期間，街道地區(qū)辦事處的管理人員只會將派遣一個或兩個工作人員工作，并沒有有效管理街道地區(qū)辦公室的檔案信息。

1.2管理基準(zhǔn)不夠

為了確保檔案信息管理的有效發(fā)展，它必須借助標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)范來構(gòu)建。但是，在歸檔信息管理的實際過程中，管理部門沒有制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理規(guī)范，尤其是關(guān)于計算機(jī)軟件的開發(fā)，不關(guān)注歸檔管理的實際需求。在檔案管理中，只有業(yè)務(wù)優(yōu)秀的信息處理可以實現(xiàn)街區(qū)地區(qū)信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。但是，計算機(jī)技術(shù)被用于歸檔的管理，其機(jī)器本身也存在很多缺點(diǎn)，部下信息的統(tǒng)一管理不足。同時，所有的單元都不可能在歸檔管理中使用同一臺計算機(jī)。這些情況限制歸檔的信息結(jié)構(gòu)。[2]

1.3和傳統(tǒng)的經(jīng)營方法大不相同

歸檔信息化管理與傳統(tǒng)歸檔管理不同。信息管理需要向工作人員輸入大量數(shù)據(jù)。在這個過程中，一旦工作人員怠慢，就會影響檔案管理。因此，在數(shù)據(jù)記錄中工作人員會非常急躁。因為街道地區(qū)事務(wù)所1天內(nèi)進(jìn)行的工作很多，所以歸檔管理有大量的信息。如果員工持有否定態(tài)度，不僅會打亂他們的工作思路，還會影響他們的日常工作。

1.4專業(yè)信息管理人員不足

在歸檔管理信息構(gòu)建過程中，街道地區(qū)辦公室應(yīng)向工作人員提出高要求。街道地區(qū)辦事處有三個信息管理人員的要求。首先，他們必須適合歸檔管理，深入了解歸檔管理內(nèi)容。第二，他們必須能夠靈活地使用信息技術(shù)，計算機(jī)應(yīng)用程序使用熟練。但是，在實際工作中，歸檔管理的負(fù)責(zé)人雖然有專業(yè)的歸檔管理知識，但對計算機(jī)技術(shù)和相關(guān)知識沒有綜合把握。特別是信息文件導(dǎo)航、程序管理和維護(hù)方面，專家不足，導(dǎo)致街道地區(qū)辦公室的文件信息管理無法有效執(zhí)行的專業(yè)支持。第三，必須不斷改善自己的品質(zhì)。但是，現(xiàn)在的工作人員沒有這三個要求。有些工作人員可以理解歸檔的基本內(nèi)容，并在電腦上進(jìn)行非常簡單的操作。綜合人才還不夠，從而妨礙街道事務(wù)的管理。

2關(guān)于歸檔管理的信息構(gòu)筑的考察

2.1對工作進(jìn)行統(tǒng)一組織

為了構(gòu)建檔案管理信息，由于組織復(fù)雜，經(jīng)營部門的領(lǐng)導(dǎo)必須嚴(yán)密管理，明確各項業(yè)務(wù)的責(zé)任。這就需要要建立一個專業(yè)的有高文化質(zhì)量團(tuán)隊，必須任命一個小組領(lǐng)導(dǎo)，這是街道辦公室中最重要的領(lǐng)導(dǎo)。這樣的話，就能盡快實現(xiàn)信息管理。為了盡快達(dá)成這個目標(biāo)，小組需要挑戰(zhàn)、革新，必須計劃各個部門的檔案信息。另外，關(guān)于區(qū)域信息化的構(gòu)建，作為部下的指導(dǎo)者，為了合理制定信息化施工的責(zé)任制度，需要設(shè)置統(tǒng)括管理部下領(lǐng)導(dǎo)的隊伍。同時，這樣也可以促進(jìn)歸檔管理信息構(gòu)筑的發(fā)展。

2.2強(qiáng)化管理訓(xùn)練

不管是什么類型的工作，為了提高工作質(zhì)量，特別是為了員工的管理，員工必須有良好的心理和想法。在日常業(yè)務(wù)的過程中，為了構(gòu)建檔案管理的信息，宣傳擔(dān)當(dāng)部長可以改變傳統(tǒng)檔案管理者想法的宣傳，并引導(dǎo)建立信息構(gòu)建的概念。街道部對公布?xì)w檔信息化的管理內(nèi)容有積極的效果。比如，工作人員接受新的東西，開始改變他們的想法。員工可以獨(dú)立學(xué)習(xí)新的經(jīng)營技術(shù)，不需要嚴(yán)格的規(guī)章制度，改進(jìn)教育理念，創(chuàng)造新的教育內(nèi)容。只有不斷加強(qiáng)工作建設(shè)，才能提高工作效率，促進(jìn)工作人員，確保我們在街道辦公室歸檔管理工作的順利進(jìn)展。這樣也可以有效地促進(jìn)他們學(xué)習(xí)檔案信息管理技術(shù)。[3]

2.3對規(guī)范進(jìn)行合理制定

檔案信息化管理人員的信息構(gòu)建尚處于開發(fā)階段，管理部門應(yīng)建立科學(xué)合理的管理系統(tǒng)。實現(xiàn)當(dāng)下檔案信息管理的最重要步驟是形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。管理部門的信息時，職員必須有明確統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，收集、排序、配置、檢查、溫度管理、昆蟲的防止、信息的保管必須滿足檔案構(gòu)筑的統(tǒng)一基準(zhǔn)。同時，為了更加規(guī)范電子檔案，中國還制定了一些相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。這樣，歸檔信息管理就可以受到限制和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.4明確工作流程

數(shù)據(jù)對于歸檔信息管理非常重要。在開發(fā)和轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)紙張存檔管理信息時，需要輸入大量數(shù)據(jù)。因此，為了輸入數(shù)據(jù)，管理部門必須明確進(jìn)程并標(biāo)準(zhǔn)化。首先，歸檔管理部門必須將檔案與它的重要性和價值一起分為ABC的三個類別。通過這種方法，管理部門也可以科學(xué)地對檔案進(jìn)行排序和分類。第二，文件數(shù)據(jù)也是通過將文件分割成文件等級（例如，未檢索的文件）不同級別，有層次輸入的文件等級，即存在復(fù)雜問題的文件。這種形式還有助于歸檔信息管理。

2.5吸引人才，強(qiáng)化培訓(xùn)

為了使街道地區(qū)辦公室工作順利，人才選擇應(yīng)滿足三個要求：一是高專業(yè)水平，二是深厚文化底蘊(yùn);第三，這個人要有一定的潛能。同時，所選擇的人才必須在時間內(nèi)進(jìn)行培訓(xùn)，必須提高他們的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并給予他們非常好的工作環(huán)境以使工作更加便利。因此，街道地區(qū)辦公室要尋找符合自己需求的綜合性人才。

3總結(jié)

如果街道辦事處想有效改善檔案管理工作水平，那就必須隨著時代的發(fā)展，合理應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)。在此期間，經(jīng)營部門不僅要統(tǒng)一整理歸檔管理工作，還應(yīng)合理制定管理系統(tǒng)。另外，綜合訓(xùn)練員工的素質(zhì)和技能也能確保檔案管理的信息化建設(shè)有規(guī)律的發(fā)展。通過有效提高檔案管理的質(zhì)量和效率，可以期待在街道信息管理效率得到提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫同英. 街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作思路解讀[J]. 科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2020，28（13）：232.

[2]吳振寧. 試論街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作思路[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2019（01）：31.

[3]高紅. 街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作思路探析[J]. 才智，2019（20）：207.