趙 容

（重慶旅游職業(yè)學(xué)院 重慶 409000）

1 引言

在信息數(shù)字化時(shí)代，企事業(yè)人事檔案記錄著員工在職時(shí)工作、學(xué)習(xí)以及生活的整個(gè)過程，其與企事業(yè)職工的個(gè)人經(jīng)歷、綜合素質(zhì)、績(jī)效考核以及人事任免等多項(xiàng)工作有著密切聯(lián)系。因此，基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠有效革新傳統(tǒng)人事檔案的管理模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及服務(wù)便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]。

基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要是通過采集所需數(shù)據(jù)，并對(duì)其進(jìn)行清洗、過濾，以及歸并后放入數(shù)據(jù)庫，方便未來工作時(shí)的信息數(shù)據(jù)提取以及深度分析，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值效應(yīng)化[2]。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對(duì)企事業(yè)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規(guī)范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數(shù)據(jù)，充分提高利用率。

在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，查詢?nèi)耸聶n案需要企事業(yè)單位各級(jí)職能部門相互協(xié)調(diào)，在增加人力成本以及時(shí)間成本的同時(shí)，還影響了后續(xù)工作的時(shí)效性[3]?；诖髷?shù)據(jù)的人事檔案管理，主要是將企事業(yè)員工的各類信息進(jìn)行技術(shù)處理，實(shí)現(xiàn)人事檔案相關(guān)信息的數(shù)字化。與此同時(shí)，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人事檔案會(huì)存入特定的數(shù)據(jù)庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性。

基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理模式，通過對(duì)人數(shù)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選、挖掘以及預(yù)配置，來簡(jiǎn)化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費(fèi)；也能夠通過利用數(shù)字化技術(shù)手段，提升人事檔案存儲(chǔ)安全等級(jí)。此外，為了保障基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量，需要配備適宜的軟硬件設(shè)施。

2 當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

2.1 人事檔案利用率低

由于部分企事業(yè)單位的人事檔案管理人員責(zé)任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關(guān)崗位的員工對(duì)其工作職責(zé)的認(rèn)知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實(shí)際的人事檔案管理相關(guān)工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質(zhì)上并沒有為人事檔案的使用服務(wù)提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續(xù)工作的時(shí)效性；還由于逐級(jí)上報(bào)、審批的過程，花費(fèi)了更多的人力、物力。

當(dāng)前，人事檔案的相關(guān)管理、使用工作只服務(wù)于特定對(duì)象，并沒有在企事業(yè)單位內(nèi)部形成公共服務(wù)的意識(shí)，直接導(dǎo)致人事檔案的數(shù)據(jù)資源利用率不足。傳統(tǒng)的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質(zhì)歸檔的方式為主，僅靠個(gè)人經(jīng)驗(yàn)甄別的人事檔案資料，很難保證其真實(shí)性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，無法對(duì)輸入數(shù)據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數(shù)字化管理平臺(tái)遭受網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊后，導(dǎo)致人事檔案的失真，都會(huì)對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息的利用率產(chǎn)生直接影響。

2.2 管理模式陳舊

人事檔案相關(guān)管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對(duì)人事檔案錄入與打印的過程中，傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式并沒有提高人事檔案相關(guān)管理工作的效率。

由于當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的相應(yīng)設(shè)置并不完善，在進(jìn)行人事檔案變更管理權(quán)限時(shí)，只能夠通過手動(dòng)輸入的方式完成更新。企事業(yè)單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式時(shí)，僅能通過招聘更多相關(guān)管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業(yè)單位的人工成本。

在傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對(duì)人事檔案中的信息進(jìn)行分析以及預(yù)測(cè)評(píng)估。此外，紙質(zhì)歸檔與數(shù)字檔案結(jié)合的傳統(tǒng)人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實(shí)性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)肉眼識(shí)別。一定程度上，既無法保證在數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換過程中的數(shù)據(jù)一致性，也無法保證每一個(gè)管理環(huán)節(jié)的真實(shí)性。

2.3 數(shù)字化建設(shè)重視程度不足

部分企事業(yè)單位對(duì)人事檔案數(shù)字化管理缺乏充分認(rèn)知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導(dǎo)致人事檔案不能體現(xiàn)其真正的服務(wù)價(jià)值[7]。人事檔案數(shù)字化管理模式受傳統(tǒng)管理觀念的影響，各類人事檔案數(shù)字化的整理、修改以及存儲(chǔ)都得不到制度的支持，導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化管理困難重重。由于企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)量非常多，不僅需要數(shù)字化管理平臺(tái)的存儲(chǔ)容量大，還需要大量人力、物力。當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理已有制作數(shù)字檔案的規(guī)定，但由于管理平臺(tái)的軟硬件配置達(dá)不到要求，還不具備對(duì)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行查驗(yàn)的條件。

在一定程度上，傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式限制了其信息化的發(fā)展，甚至引發(fā)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息的保密問題。當(dāng)前，人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，只支持人事檔案部門內(nèi)部單機(jī)使用。因此，在開放部分人事檔案數(shù)據(jù)權(quán)限共享的過程中，各層級(jí)部門未能實(shí)現(xiàn)信息共享，無法進(jìn)一步提高溝通效率。根據(jù)當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，可以通過引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，在保證人事檔案相關(guān)信息可靠性的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享[8]。

3 基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化管理，不僅包括數(shù)字、符號(hào)等結(jié)構(gòu)式人事檔案數(shù)據(jù)，還可以包括人事檔案的半結(jié)構(gòu)式數(shù)據(jù)。創(chuàng)建基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，不僅能夠彌補(bǔ)人為管理人事檔案的不足，還能夠?yàn)槿耸聶n案數(shù)字化管理提供分析以及評(píng)估，構(gòu)建管理系統(tǒng)框架見圖1。

圖1 人事檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)

3.1 系統(tǒng)硬件設(shè)計(jì)

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)選用Mysql數(shù)據(jù)庫，具有較高的便捷性，并運(yùn)用Linux操作系統(tǒng)環(huán)境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows 10瀏覽器，CPU應(yīng)I5以上，硬盤500 G，內(nèi)存8 G，可實(shí)現(xiàn)5臺(tái)PC服務(wù)器同時(shí)運(yùn)作，每臺(tái)服務(wù)器包含兩個(gè)CPU，虛擬服務(wù)器4核。

3.2 系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)

3.2.1 管理權(quán)限模塊

基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理，為了規(guī)范人事檔案數(shù)據(jù)共享的權(quán)利及義務(wù)，需要明確數(shù)字化人事檔案的共享權(quán)限及范圍，進(jìn)而確定數(shù)字化人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享層級(jí)。通過分析企事業(yè)內(nèi)部不同的數(shù)字化人事檔案涉密級(jí)別，以及不同的人事檔案操作權(quán)限，從而確定檔案可查閱等級(jí)。

通常情況下，在不可越級(jí)查閱數(shù)字化人事檔案的前提下，只有經(jīng)過相關(guān)管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務(wù)。這不僅有效防止企事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關(guān)信息。在大數(shù)據(jù)技術(shù)環(huán)境下，形成局域網(wǎng)連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數(shù)據(jù)的可靠性，權(quán)限設(shè)置頁面見圖2。

圖2 權(quán)限設(shè)置頁面

此外，企事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案具有保密性，不能將企事業(yè)單位的內(nèi)部信息直接放在公共網(wǎng)絡(luò)。因此，在數(shù)字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計(jì)算模式，進(jìn)而保證該管理模式的私密性以及可控性。

3.2.2 檔案分類模塊

在基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理過程中，通過大數(shù)據(jù)的先進(jìn)手段，完善人事檔案的查閱方式，對(duì)檔案進(jìn)行精準(zhǔn)分類。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創(chuàng)新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責(zé)具體包括：定期更新管理平臺(tái)相關(guān)軟件、協(xié)助數(shù)字化查閱保密協(xié)議的簽訂、保證人事檔案數(shù)字化存儲(chǔ)的安全性。

4 結(jié)語

基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數(shù)據(jù)、信息互聯(lián)網(wǎng)以及云計(jì)算等相關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理框架化、數(shù)字化，縮短人事檔案查閱時(shí)間以及提高后續(xù)相關(guān)工作效率，是人事檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵。此外，由于企事業(yè)人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發(fā)生，需要在人事檔案相關(guān)電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴(yán)謹(jǐn)性、保密性。