林薇

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項工作的準確記錄，是傳承醫(yī)院文化的重要載體，同時可以作為醫(yī)院發(fā)展和管理過程中的重要依據，但是很多醫(yī)院在檔案管理過程中，出現了對于檔案管理工作認識不足，檔案管理人員專業(yè)性較差，檔案安全意識薄弱等情況，難以達到預期的效果，本文對于這些現象產生的原因做出深入的分析，并在此基礎上探究應對策略。

關鍵詞：新醫(yī)改;醫(yī)院;檔案管理;應對策略

一、現階段醫(yī)院檔案管理的重要性

1.醫(yī)院檔案體現了醫(yī)院文化的傳承

醫(yī)院的檔案是醫(yī)院全體工作人員在日常工作和社會實踐過程中的行為的記錄，記錄了各個歷史時期醫(yī)院內人員的變化、醫(yī)療、科研、設備、基建及日常管理方面的情況，檔案記錄了前人為醫(yī)院的建設及醫(yī)療的發(fā)展所做出的探索和貢獻。在對新入職的員工培訓中，可以通過回顧醫(yī)院的檔案，讓新員工清晰地了解醫(yī)院經營發(fā)展的歷程、價值觀及醫(yī)院的文化，增強認同感及凝聚力，最終使他們更好地融入醫(yī)院，傳承前人的辦院精神，同時也進一步深化了廣大干部職工的初心與使命，并在未來的工作過程中，通過個人的努力更好地建設醫(yī)院。

2.醫(yī)院檔案有助于醫(yī)院持續(xù)發(fā)展

隨著醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展、規(guī)模不斷壯大，醫(yī)院檔案種類和數量越來越多，傳統管理模式已經無法滿足新醫(yī)改環(huán)境下的檔案發(fā)展需求。醫(yī)院檔案管理通過建立科學的管理體系，加強對醫(yī)院發(fā)展過程中的檔案管理與利用，發(fā)揮檔案資源的價值，進一步提升醫(yī)院管理水平。此外，檔案信息化有利用資源整合，提高檔案的完整性、便捷性，工作效率大大提高，為醫(yī)院的社會效益和經濟效益服務，增強醫(yī)院核心競爭力，有效地提高檔案保障醫(yī)院健康持續(xù)發(fā)展。

3.醫(yī)院檔案有重大的醫(yī)學研究價值

醫(yī)院在發(fā)展過程的各種數據中，醫(yī)療檔案詳細記錄了患者的病情發(fā)展及診療手段對于患者病情的改善，這些都是寶貴的醫(yī)學資料，醫(yī)學技術的進步離不開醫(yī)學科研工作，而醫(yī)學科研都是根據真實案例來進行研究的，這些案例大都來源于醫(yī)院的醫(yī)療檔案記錄。一個罕見病例的成功治療檔案會給后來學者研究同類疾病的治療提供寶貴的經驗，同時也會給相關疾病的治療研究提供案例基礎，通過對成功病例檔案資料的總結提煉，有助于醫(yī)學專家探究新的治療方法，從而使更多罹患此疾病的患者得到準確快速的治療。

二、醫(yī)院檔案管理過程中存在的問題

1.醫(yī)院對檔案管理認識不足

部分醫(yī)院的管理層認為，檔案管理與醫(yī)院的工作重點不相關，檔案管理工作不屬于醫(yī)院運行的主體，無法為醫(yī)院帶來直接的經濟效益，醫(yī)院的工作重心應放在能給全院帶來經濟效益的醫(yī)療工作上，這種現象的出現，導致檔案管理工作弱化，忽略檔案的連續(xù)性和完整性對醫(yī)院發(fā)展的重要性，從而無法保障檔案的利用和提高檔案為醫(yī)院服務的效果。

2.檔案管理人員專業(yè)性不強

正是由于醫(yī)院領導對檔案工作的重視不足，所以導致了醫(yī)院只是重視對醫(yī)療人員技能的培訓，缺乏對于檔案管理人員的培訓，而檔案管理從業(yè)人員中，真正擁有檔案管理專業(yè)背景的很少，大多都是各行政部門人員兼職，對于醫(yī)院檔案管理技能掌握不夠，加之沒有進行專業(yè)的培訓，導致了人員的專業(yè)性不強，在對醫(yī)院檔案的收集、整理、存檔、調取等過程中，極容易出現遺失等現象。同時，兼職人員的綜合素質及管理水平有限，也制約醫(yī)院檔案的發(fā)展。

3.管理制度不夠完善

醫(yī)院想要完善檔案管理體系，首先必須要建立一套健全的檔案管理制度，很多醫(yī)院在檔案管理過程中，缺乏一個統一的管理體系，沒有清晰標準和要求，這導致了很多檔案管理人員的檔案管理意識薄弱，沒有做到及時將醫(yī)院檔案進行歸檔，檔案的收集率較低，存在檔案缺失的風險，有些借閱次數較多的檔案，管理人員為了節(jié)省時間，直接將其放置在辦公室內，供借閱人進行檔案的調閱，長此以往，難免會發(fā)生檔案的丟失和破損，醫(yī)院對于檔案沒有一個集中管理體系，也導致了檔案的存放地點多且混亂，不利于醫(yī)院檔案的傳遞溝通，間接影響管理效果。

4.檔案信息的安全意識薄弱

隨著信息技術的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案信息化的步伐也在逐步加快，醫(yī)院檔案的信息化使得院內人員可以輕松訪問醫(yī)院內部的檔案資料，大大加快了工作效率，但在信息化的過程中檔案的安全問題也逐步凸顯。醫(yī)療健康數據的真實性（其中包含患者姓名、年齡、居住地址、電話、病史、銀行賬戶等信息），蘊含著重要的財富價值，病人的醫(yī)療檔案屬于個人隱私，醫(yī)院需根據國家法律法規(guī)對醫(yī)療檔案進行保密。如果醫(yī)療檔案泄露，有可能被不法分子所利用，將會造成患者安全威脅、法律訴訟，同時也對醫(yī)院形象及聲譽造成不必要的損失。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進策略

1.加強對于檔案管理的認識

想要從根本上扭轉檔案管理的落后現狀，首先要加強醫(yī)院上下對于檔案管理的認識，建立正確的檔案管理觀念，摒棄傳統的檔案管理“閑差”的思想，將檔案管理納入醫(yī)院管理重點的框架之內，加大對于醫(yī)院檔案管理的資金及人員的投入，同時還需要加強對于檔案管理重要性的宣傳，使全院上下認識到檔案管理對于傳承醫(yī)院文化及醫(yī)院發(fā)展的重要性，從而使各部門積極配合檔案管理人員開展日常工作。同時，還要加強對檔案管理人員的培訓力度，使其對于檔案的管理流程更加熟練，并且檔案管理人員要結合自己的崗位工作情況，提高業(yè)務素質，特別是要注重信息技術的學習，成為綜合型檔案管理人才。

2.完善檔案管理制度

首先醫(yī)院要建立專門檔案管理機構，由專業(yè)人員對檔案進行管理;其次醫(yī)院建立完善的檔案管理制度，需要遵循獨立統一的原則，獨立原則是指對于不同性質的檔案要分別建立檔案管理制度，完善檔案管理制度體系，實現利益最大化使檔案管理更加規(guī)范化、標準化，提高檔案管理制度的高效性;最后對檔案管理進行業(yè)務監(jiān)督、指導與考核工作，實行各部門明確分工管理體制，對不同類型檔案從實際出發(fā)，開展現場輔導、業(yè)務講座及培訓等多種指導方式，通過對檔案管理工作進行年度抽查、專項業(yè)務檢查等手段進行監(jiān)督服務，建立檔案管理人員的獎懲制度，起到良好的激勵和鞭策作用，鼓勵創(chuàng)新，積極推動檔案管理工作的全面開展。

3.加強醫(yī)院檔案信息化建設

醫(yī)院領導應該對檔案信息化建設有一個清楚的認知，雖然檔案信息化建設需要投入很大資金，但是檔案信息化建設完成之后，可以大大減少紙質檔案室、檔案密集柜及檔案庫房設備等的投資，并且信息化檔案系統還可以降低檔案管理人員的工作強度，減少傳統檔案管理的人力資源開支，相較于這些投資，檔案信息化建設的成本是物超所值的。并且檔案信息化系統建設完成之后，各類檔案的流通性加強，對于檔案的利用率也會相應提高。醫(yī)院要明確檔案信息化建設的重要地位，將檔案信息化建設納入醫(yī)院基礎設施建設規(guī)劃中，同時還要加大檔案信息化建設的投入及信息化管理人才的培養(yǎng)，通過這些措施將檔案信息化的價值利用最大化。

4.完善檔案信息安全保密措施

傳統檔案的管理過程雖然步驟復雜煩瑣，但是由于接觸檔案的人員較少，所以檔案的保密工作一直比較穩(wěn)妥，在信息化時代，醫(yī)院要確保檔案信息的安全，要做到以下幾點：首先，醫(yī)院要加強對于檔案保密重要性的宣傳，并組織醫(yī)院內部人員積極的學習保密法和檔案法，使相關人員明確檔案泄密的危險性和嚴重性，扭轉相關人員對于檔案保密的舊觀念，樹立檔案保密的責任意識。其次，醫(yī)院要建立檔案信息安全防護體系，線上要建立訪問檔案信息的身份認證及在線審批，加強對信息系統、院內計算機的安全檢查，杜絕病毒木馬等對醫(yī)院信息系統的沖擊，嚴防涉密檔案在非涉密網絡上的訪問。線下要建立嚴格的檔案查閱管理制度，對于檔案查閱人員要做到保密條例告知義務，并對查閱過程中的違規(guī)行為進行及時的制止。通過建立線上線下的檔案信息防護體系，嚴防涉密檔案在傳輸和查閱過程中的泄密。同時，醫(yī)院要做到檔案的備份和云存儲等工作確保涉密檔案的萬無一失。最后，醫(yī)院要加強對檔案泄密者的懲治力度。

四、結語

總之，醫(yī)院檔案是對醫(yī)院歷史的清晰記錄，是醫(yī)院文化傳承的載體之一，同時醫(yī)院檔案還具有科學研究價值，對于醫(yī)學的進步起到很大的支撐作用。正是由于這些重要作用，所以醫(yī)院要加強對于檔案管理工作的認識，完善檔案管理制度，加大對于醫(yī)院檔案管理資金的投入，推動建立現代化的醫(yī)院檔案管理體系，使醫(yī)院檔案更好地為醫(yī)院事業(yè)的發(fā)展提供保障。

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