安徽財貿(mào)職業(yè)學院 朱仁道

目前，我國正大力推進高校高質(zhì)量發(fā)展，高校迎來了全新的發(fā)展契機。隨著教職工和學生的持續(xù)增長，高校職能部門業(yè)務量逐步加大，部門與部門之間的高效協(xié)作工作變得尤為重要。協(xié)同辦公系統(tǒng)結(jié)合高校自身業(yè)務特點，引入工作流系統(tǒng)引擎，可以使高校各部門之間協(xié)作更加便捷和快速，有效提升包括公文流轉(zhuǎn)、會議管理、用車管理、人事管理等行政管理效率，從而實現(xiàn)無紙化、流程化、規(guī)范化和信息化的管理模式。

在當前的大數(shù)據(jù)時代，更加有利于打通信息孤島，有效數(shù)據(jù)挖掘，為高校數(shù)據(jù)分析和科學決策提供依據(jù)。

一、協(xié)同辦公工作流系統(tǒng)模型分析

工作流程是根據(jù)事先確定的一系列規(guī)則和流程，使數(shù)據(jù)和任務等信息能夠在不同的角色之間進行傳遞與執(zhí)行，自動處理事務，實現(xiàn)業(yè)務管理。工作流管理系統(tǒng)主要作用于定義、管理和監(jiān)控工作流事務的執(zhí)行。

引入工作流引擎，對協(xié)同辦公系統(tǒng)業(yè)務流程進行模型分析和構(gòu)建，根據(jù)學校實際需求定制業(yè)務流程和內(nèi)容，使任務按照流程定義的規(guī)則自動執(zhí)行和流轉(zhuǎn)。本文采用基于BPMN2.0規(guī)范標準的Activiti流程引擎為核心，利用Activiti可視化圖形建模特點，搭建協(xié)同辦公系統(tǒng)流程應用模型，在實現(xiàn)業(yè)務過程自動化執(zhí)行的同時，可以實現(xiàn)業(yè)務過程跟蹤和監(jiān)督管理，實時監(jiān)控業(yè)務過程，為科學管理提供決策依據(jù)。

二、協(xié)同辦公工作流系統(tǒng)框架設計

系統(tǒng)采用B/S體系結(jié)構(gòu)，以Activiti作為工作流引擎，結(jié)合協(xié)同辦公系統(tǒng)業(yè)務模式，分為表示層、業(yè)務層和數(shù)據(jù)層，系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)如圖1所示：

圖1 協(xié)同辦公系統(tǒng)框架圖

（一）表示層

系統(tǒng)使用HTML5+Thymeleaf模板引擎，提供直觀、友好的系統(tǒng)界面，便于用戶交互和實現(xiàn)效果。

（二）業(yè)務層

系統(tǒng)采用SpringMVC+工作流模式，接收表示層的數(shù)據(jù)請求，實現(xiàn)控制業(yè)務邏輯和業(yè)務操作的模塊化，減少代碼重復性，便于和數(shù)據(jù)層進行交互。

（三）數(shù)據(jù)層

系統(tǒng)采用MYSQL數(shù)據(jù)庫，接收業(yè)務層的數(shù)據(jù)請求，提供數(shù)據(jù)信息的管理服務。

三、協(xié)同辦公工作流系統(tǒng)模型實現(xiàn)

（一）功能模塊

根據(jù)高校業(yè)務需求，協(xié)同辦公系統(tǒng)功能模塊主要分為系統(tǒng)管理、公文管理、會務管理、車輛管理、綜合辦公、督查督辦等模塊。高校管理工作中，各部門根據(jù)邏輯任務進行分工、流轉(zhuǎn)和處理來執(zhí)行業(yè)務。協(xié)同辦公系統(tǒng)功能模塊圖如圖2。

圖2 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能模塊圖

（二）工作流引擎實現(xiàn)

在協(xié)同辦公系統(tǒng)引入工作流引擎，任務會按照流程定義的規(guī)則自動執(zhí)行到下一個任務節(jié)點，可以提升業(yè)務流程標準化。利用可圖形化的建模、配置、測試等優(yōu)點，無需編寫代碼和手動修改數(shù)據(jù)庫表即可進行業(yè)務調(diào)整和更改，從而更加有效建立工作信息模型和設計業(yè)務控制模型。

根據(jù)高校發(fā)文管理業(yè)務流程，設計工作流程如圖3。

圖3 發(fā)文管理流程圖

由文件起草者發(fā)起發(fā)文流程，按照規(guī)定要求編輯正文和填寫具體信息，發(fā)送表單流程至部門領(lǐng)導，部門領(lǐng)導在登錄系統(tǒng)后會自動接收到此發(fā)文流程，根據(jù)具體情況可以選擇進行修改、退回或者發(fā)送到相應流程。如果同意發(fā)文則直接發(fā)送流程至辦公室，不同意可以直接進行修改或者退回發(fā)起。后面流程同樣按照這樣的原理執(zhí)行。

如果發(fā)文流程需要修改，比如分管領(lǐng)導需要其他主要領(lǐng)導會簽審核，采用工作流引擎模式則非常容易實現(xiàn)。只需在工作流設計器圖形界面中加入一個用戶任務，配置好相應參數(shù)再進行部署即可,修改過的流程圖如圖4。

圖4 修改過的流程圖

四、結(jié)語

綜上所述，在協(xié)同辦公系統(tǒng)中引入Activiti工作流引擎，可以按照既定規(guī)則自動執(zhí)行工作任務，每個用戶都能明確自身需要辦理的所有工作任務，了解辦理者前面各個節(jié)點的審批意見和時間節(jié)點，實時跟蹤監(jiān)控流程運行情況，便于督辦流程執(zhí)行，實現(xiàn)了系統(tǒng)全程監(jiān)控下的工作分配、業(yè)務流轉(zhuǎn)、過程監(jiān)督等，進一步規(guī)范了業(yè)務流程，簡化了模式更改，提高了管理效率。