杜云翔 陳學(xué)輝

摘 要：政府采購是一種以政府為主體的經(jīng)濟(jì)行為，對高校來說，財政性資金支持下的政府采購是一種非常重要的采購方式，高校中政府采購的合理合法性直接關(guān)乎財政資金的使用效率，并在一定程度上影響著高校教學(xué)科研工作的發(fā)展。文章以廣東工業(yè)大學(xué)近年來在政府采購信息化管理中的實踐為例，總結(jié)亮點，分析不足，并就完善高校政府采購信息化流程給出建議。

關(guān)鍵字：高校 政府采購 信息化管理

中圖分類號：F250

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2021）10-215-04

作為高校重要的采購方式之一，政府采購長期以來主要采用根據(jù)實際需要，由用戶自行聯(lián)系供應(yīng)商購買的方式進(jìn)行。這種傳統(tǒng)的采購方式有著溝通便利、直觀性強(qiáng)的優(yōu)點，但由于采購過程中人為干預(yù)度高，難免出現(xiàn)審批不嚴(yán)、監(jiān)管缺位的現(xiàn)象，后期無法驗收的情況時有發(fā)生，極易產(chǎn)生法律風(fēng)險和廉政風(fēng)險，也在一定程度上降低了財政資金的使用效率。近年來，在深化推進(jìn)“放管服”的改革過程中[1]，高校以政策支持為依托，在對過往政府采購過程進(jìn)行反思和總結(jié)的基礎(chǔ)上，積極引入“互聯(lián)網(wǎng)+政府采購”的融合創(chuàng)新模式，腳踏實地落實政策，對校內(nèi)現(xiàn)行的政府采購體系進(jìn)行優(yōu)化和流程再造，精簡審批流程，下放權(quán)限，優(yōu)化服務(wù)，提高政府采購效率和質(zhì)量，為高校教學(xué)科研工作的持續(xù)發(fā)展提供保障。

一、廣東省政府采購信息化管理的發(fā)展歷程

廣東省自2014年開始啟動批量集中采購試點，省財政廳又在2015年繼續(xù)推進(jìn)批量集中采購，針對辦公設(shè)備等品目，推出了網(wǎng)上競價、電商直購兩種模式，于當(dāng)年四季度上線，試水全流程電子化采購，為采購人提供更為快捷的采購服務(wù)[2]。2017年，隨著定點采購模式的推出，全省政府采購目錄中的通用類品目實現(xiàn)了電子化采購全覆蓋。所有通用類品目的采購活動，采購人可根據(jù)項目情況自由選擇傳統(tǒng)采購方式或電子化采購模式，靈活度大幅提高，形成了以批量集中采購、電商直購、網(wǎng)上競價和定點采購的“四位一體”、全省政府采購“一盤棋”的廣東模式，成為全國政府采購電子化的典范[3]。2018年底，為適應(yīng)新形勢，省財政廳根據(jù)實際情況，對電子化采購相關(guān)政策進(jìn)行了更新，進(jìn)一步突出“放管服”的特點，同時伴隨著省財政廳采購管理制度的不斷創(chuàng)新與完善，全省電子化采購業(yè)務(wù)得到了持續(xù)的升級、優(yōu)化與完善。2020年廣東財政廳出臺的《廣東省深化政府采購制度改革工作方案》，聚焦采購質(zhì)量和績效，強(qiáng)化采購人主體責(zé)任，選取部分省直單位以及廣州、深圳、東莞作為采購意向公開試點地區(qū)，自2021年起率先在全國范圍內(nèi)實現(xiàn)全省各級預(yù)算單位采購意向全公開。結(jié)合省財政廳“數(shù)字財政”建設(shè)工作，積極推進(jìn)智慧政采云平臺建設(shè)。充分運用“互聯(lián)網(wǎng)+政府采購”、大數(shù)據(jù)管理等技術(shù)手段，加快推進(jìn)綜合采購管理系統(tǒng)建設(shè)，推動實現(xiàn)政府采購活動的智能監(jiān)測和預(yù)警[4]。

二、高校政府采購信息化管理發(fā)展現(xiàn)狀

由于采購包含前期的市場調(diào)研、項目立項論證、招標(biāo)管理部門審批、標(biāo)書編制、開標(biāo)到后來的合同簽訂審批供貨驗收，最后付款等環(huán)節(jié)，工作程序復(fù)雜，涉及相關(guān)業(yè)務(wù)部門多，一定程度上存在采購效率低，采購周期較長等問題。很多高校意識到需要借助信息化手段來規(guī)范采購流程，提高采購效率，但信息化建設(shè)多集中于采購流程的前半段，對于合同簽訂，供貨驗收和付款則不太重視，沒有形成完善的規(guī)?；少徣鞒叹€上管理模式，有導(dǎo)致合同逾期，增加高校出現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險的可能。

三、廣東工業(yè)大學(xué)在實施政府采購信息化管理中的探索與實踐

2019年，教育部在“高校采購信息化與數(shù)字招標(biāo)研討會”上確定了政府采購工作重點是“提質(zhì)增效、防范風(fēng)險”，同時指出，實現(xiàn)高校采購提質(zhì)增效和風(fēng)險防范的最有效措施就是推進(jìn)信息化建設(shè)[5]。廣東工業(yè)大學(xué)設(shè)招投標(biāo)中心，專職負(fù)責(zé)校內(nèi)各項采購業(yè)務(wù);在落實國家“放管服”改革精神的同時，充分發(fā)揮政府采購的規(guī)模效應(yīng)，嚴(yán)把廉政關(guān)口，積極利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化手段，不斷優(yōu)化、簡化采購流程，實現(xiàn)對招標(biāo)采購全生命周期的管理，并在各項法律法規(guī)的框架內(nèi)，提高采購效率、提升服務(wù)水平，不斷探索完善校內(nèi)采購工作流程，提升用戶體驗，高效服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)科研工作。期間進(jìn)行的各項具體實踐如下：

（一）完善職能分工及制度體系建設(shè)

一個部門的規(guī)范運作離不開合理的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和健全規(guī)章制度。建立職責(zé)明晰的組織機(jī)構(gòu)和完善的制度體系，規(guī)范的工作內(nèi)容與職責(zé)，有利于強(qiáng)化內(nèi)控與風(fēng)險防控，提高采購效率。

廣東工業(yè)大學(xué)招投標(biāo)中心成立于2015年，分為計劃科與業(yè)務(wù)科，負(fù)責(zé)全校的招標(biāo)采購管理工作，提升招標(biāo)采購工作的合法性與規(guī)范性。中心以《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國政府采購法實施條例》及廣東省財政廳發(fā)布的相關(guān)省級采購法規(guī)為依據(jù)，對學(xué)校采購業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，在成立后迅速更新制定了《廣東工業(yè)大學(xué)采購管理辦法》《廣東工業(yè)大學(xué)對外經(jīng)濟(jì)合同管理辦法》《廣東工業(yè)大學(xué)用戶部門零散采購實施細(xì)則》《廣東工業(yè)大學(xué)集中采購評審專家?guī)旃芾磙k法》等規(guī)章制度，明確各部門崗位職責(zé)，實施歸口管理，規(guī)范校內(nèi)采購行為，充分發(fā)揮歸口部門的技術(shù)特性與管理職責(zé)，完善中心內(nèi)部管理規(guī)定和采購操作制度。同時，緊跟國家和省的采購政策變化，及時修訂相關(guān)政策，增強(qiáng)制度的針對性和可操作性，在校內(nèi)逐步建立起采管分離的采購氛圍，形成相互監(jiān)督、相互制約的內(nèi)控體系，保證校內(nèi)各項采購業(yè)務(wù)的順利開展。

（二）根據(jù)實際，及時更新采購標(biāo)準(zhǔn)

學(xué)校招投標(biāo)中心成立以來，秉承“抓大放小”的工作思路，根據(jù)學(xué)校的實際情況，逐步提高各類采購的標(biāo)準(zhǔn)。目前，全校貨物及服務(wù)類項目部門集中采購限額為50萬元，公開招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)按國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，學(xué)校不另設(shè)公開招標(biāo)限額;除必須通過集中采購的貨物、服務(wù)類項目和工程類項目以外，總額5萬元以下的項目用戶可自行采購，相應(yīng)地，采購合同的簽訂金額起點也提升至5萬元，為校內(nèi)用戶自行采購實現(xiàn)了一定程度上的“松綁”，使采購過程更加便捷。

（三）重視采購流程的梳理、固化與再造

隨著高校肩負(fù)的社會責(zé)任逐漸增加，高校采購工作也日益復(fù)雜，這種復(fù)雜性主要表現(xiàn)在采購對象范圍廣、采購金額跨度大、采購項目專業(yè)性強(qiáng)，且采購項目資金來源渠道多元化，采購政策變化快，使得高校采購工作的時效性、常規(guī)性、突發(fā)性并存[6]，因此，高校采購流程的梳理固化對于高校采購工作意義重大。

廣東工業(yè)大學(xué)招投標(biāo)中心在完善校內(nèi)采購制度建設(shè)的同時，秉持做好信息公開和內(nèi)外部監(jiān)督的工作要求，根據(jù)政府采購政策及相應(yīng)信息系統(tǒng)的不斷升級，結(jié)合校內(nèi)實際情況，及時開展對政府采購內(nèi)部制度規(guī)定、操作程序、與其他部門對接標(biāo)準(zhǔn)等工作流程的梳理，按照采購金額標(biāo)準(zhǔn)的不同劃分業(yè)務(wù)流程，同時明確權(quán)責(zé)劃分，將工作程序和辦理時間等內(nèi)容通過流程圖的形式予以展示和固化，使各類不同物資的采購流程一目了然。

采購項目以預(yù)算金額20萬元為分水嶺，對于預(yù)算在5萬元以上20萬元以下的貨物、服務(wù)可采用用戶部門零散采購。對于預(yù)算在20萬元以上至政府采購限額標(biāo)準(zhǔn)以下、政府集中采購目錄外的貨物、服務(wù)和工程類項目，則由招標(biāo)中心組織采購，可采用電子競價、自主詢價或自主招標(biāo)的方式進(jìn)行;如果使用財政性資金采購政府集中采購目錄以內(nèi)的采購限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、服務(wù)和工程的采購項目，則需要委托招標(biāo)公司依法進(jìn)行政府集中采購。

在明確采購形式的同時，標(biāo)明各步驟所需時間，例如，需要進(jìn)行政府集中采購的項目在招投標(biāo)中心網(wǎng)站申報后，招投標(biāo)中心需在3個工作日內(nèi)完成政策性審查;采用公開招標(biāo)等采購方式采購的項目，收到招標(biāo)文件初稿后需要在5個工作日內(nèi)完成招標(biāo)文件審核完畢返回用戶修改。

同時按照有利于項目實施的原則，實行項目分類及歸口管理，各業(yè)務(wù)歸口管理部門負(fù)責(zé)相應(yīng)項目的立項審批、委托采購和合同簽署實施等工作。例如，實驗室與設(shè)備管理處是學(xué)校實驗室建設(shè)、貨物、服務(wù)采購項目及實驗室裝修修繕工程的歸口管理部門;后勤管理處是學(xué)校綜合類貨物、服務(wù)、自營食堂、零星水電和土木維修工程材料采購項目的業(yè)務(wù)歸口管理部門;保衛(wèi)處是學(xué)校消防和安防類采購項目的業(yè)務(wù)歸口部門。同時為方便校內(nèi)采購人申報，對于預(yù)算金額在20萬元以上的項目，招投標(biāo)中心統(tǒng)一簡化流程，采購人只需準(zhǔn)備好立項材料，根據(jù)申報流程，在“項目及采購管理信息系統(tǒng)”中進(jìn)行網(wǎng)上進(jìn)行委托申報即可。

（四）有效利用信息化技術(shù)進(jìn)行線上審批

隨著廣東省電子化采購業(yè)務(wù)的逐步開展，廣東省財政廳也在不斷探索更加便利合理的采購方式從而更好地服務(wù)于省內(nèi)用戶，采購政策從初期的相對緊縮逐步放開，在現(xiàn)行法律框架下，隨著采購人的采購自由度大幅度提升，不可避免地會出現(xiàn)在較短時間內(nèi)政策出現(xiàn)相對較大變動的情況。

廣東工業(yè)大學(xué)招投標(biāo)中心在中心建立初期就建成了“廣東工業(yè)大學(xué)招投標(biāo)中心”門戶網(wǎng)站，根據(jù)采購類型設(shè)置項目委托窗口，及時公開各類采購政策信息，定期組織中心工作人員學(xué)習(xí)最新采購政策，并根據(jù)政策變化，及時出臺應(yīng)對措施，修改網(wǎng)站流程，為校內(nèi)師生解釋政策，解答因政策變化而新出現(xiàn)的各類采購問題。

在2019年，廣東省放寬了自行采購的限制，對于公開招標(biāo)限額以下的、通過政府集中采購的通用類品目商品，可采用批量集采、網(wǎng)上競價或定點競價的采購方式，若采購失敗或在電子化執(zhí)行平臺以外渠道同款同型號商品采購價低于電子化執(zhí)行平臺時，允許采購人自主采購。政策出臺后，中心立即調(diào)整網(wǎng)絡(luò)平臺系統(tǒng)設(shè)置，落實相關(guān)政策，同時更新采購流程圖，制作相應(yīng)的比價表模板，并相應(yīng)修改網(wǎng)上備案程序，用電子化手段固化采購流程。用戶只需要填寫比價表上傳中心網(wǎng)站，由工作人員審核通過后系統(tǒng)會自動生成備案回執(zhí)，商品到貨后憑發(fā)票和備案回執(zhí)即可去財務(wù)報賬，不但壓縮了用戶的采購時間，提高了采購效率還在一定程度上節(jié)約了財政資金，使有限的財政資金使用效率得以提高。

在2021年，按照深化政府采購制度改革要求，廣東省作為政府采購采購意向公開的試點地區(qū)，率先開展了采購意向公開工作，中心除按要求在廣東省政府采購智慧云平臺上按要求公開采購需求之外，已在2020年底提前更新主頁，設(shè)置專門的采供意向公開欄目，方便供應(yīng)商統(tǒng)一查看。

（五）探索使用網(wǎng)絡(luò)平臺與新媒體手段，全流程監(jiān)管政府采購行為

首先，為規(guī)范校內(nèi)政府采購全流程信息公開的政策要求，中心設(shè)專崗對政府采購項目進(jìn)行全流程跟蹤，按照《中華人民共和國政府采購法條例》和財政部的有關(guān)規(guī)定，在中心網(wǎng)站及時發(fā)布采購項目公告、預(yù)算金額、用戶需求、中標(biāo)結(jié)果等各類信息與公告，并進(jìn)一步拓展信息公開的范圍和內(nèi)容（涉及國家機(jī)密和商業(yè)機(jī)密的采購信息除外）。

其次，中心網(wǎng)站按照項目采購流程時間線精細(xì)設(shè)置項目采購時間節(jié)點，實時針對合同履約行為實施全流程的監(jiān)督，用戶可通過校內(nèi)統(tǒng)一認(rèn)證方式登錄后查看自己負(fù)責(zé)的項目進(jìn)度，這一舉措推進(jìn)了明確采購各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的責(zé)任和推進(jìn)限時辦結(jié)制度的有效落地實施。

再次，全程跟進(jìn)政府采購合同執(zhí)行情況，在中心網(wǎng)站公開包括采購合同、供貨時間、驗收情況和付款情況等信息，設(shè)立專門崗位對逾期未執(zhí)行的政府采購合同進(jìn)行督辦，通過發(fā)送工作聯(lián)系單、查詢函、督辦函督辦逾期項目進(jìn)展。同時中心網(wǎng)站開通的短信平臺的功能，項目經(jīng)辦人可根據(jù)合同執(zhí)行的實際情況，按要求回復(fù)短信，系統(tǒng)即可自動記錄相應(yīng)的到貨、驗收與付款日期與情況，期間無需人工干預(yù)，提高了工作效率。對于因非不可抗力原因造成的合同逾期，定期下發(fā)書面督辦通知，要求限期整改，對于整改不力又無實際證據(jù)證明合同無法執(zhí)行的項目，將報送學(xué)校紀(jì)委處理。短信平臺催辦功能增強(qiáng)政府采購信息公開的預(yù)見性、主動性和實效性，避免由于合同逾期產(chǎn)生的法律糾紛使學(xué)校蒙受損失。同時，中心還開設(shè)了“廣東工業(yè)大學(xué)招投標(biāo)中心”微信公眾號，及時向用戶發(fā)送學(xué)校政府采購招標(biāo)公告和成交信息，同時正在加緊升級微信的查詢功能，以期盡快實現(xiàn)校內(nèi)采購人通過微信即可查詢項目狀態(tài)，更新項目進(jìn)展的功能。

最后，為保證政府采購文件資料的真實完整，中心設(shè)置專人負(fù)責(zé)采購檔案的整理與歸檔，對各類檔案及時編號登記，保證檔案管理的規(guī)范化和制度化。在每個自然年結(jié)束后，會集中掃描當(dāng)年政府采購檔案，形成電子檔案后上報學(xué)校檔案館，做到信息完整可查;紙質(zhì)檔案也存放于專門的資料室，保證所有采購行為有據(jù)可查。

（六）重視采購信息公開與政策培訓(xùn)

為了使校內(nèi)教師盡快適應(yīng)采購政策的變化，從2016年起，學(xué)校招投標(biāo)中心會定期組織面向校內(nèi)采購人員的相關(guān)法規(guī)培訓(xùn)和制度的宣講活動，編制印刷了《采購手冊》供各單位和采購人取用學(xué)習(xí)，同時及時整理各類政策文件與校內(nèi)采購流程上傳中心網(wǎng)站。積極利用新媒體手段，申請了微信訂閱號，每天定時發(fā)布學(xué)校招投標(biāo)相關(guān)信息，方便用戶在移動端閱覽。在校內(nèi)組建“設(shè)備處項目與采購窗口”QQ群，目前群內(nèi)有校內(nèi)師生1700余人，采購過程中出現(xiàn)的問題可以隨時在群內(nèi)咨詢，中心工作人員會及時解答全校師生在采購方面出現(xiàn)的問題，同時收集相關(guān)意見、宣傳相關(guān)政策、上傳學(xué)習(xí)資料和采購文件。中心網(wǎng)站開通的短信平臺的功能，項目經(jīng)辦人可根據(jù)合同執(zhí)行的實際情況，按要求回復(fù)短信，系統(tǒng)即可自動記錄相應(yīng)的到貨、驗收與付款日期與情況，期間無需人工干預(yù)，提高了工作效率。對于非因不可抗力原因造成的合同逾期，定期下發(fā)書面督辦通知，要求限期整改，對于整改不力又無實際證據(jù)證明合同無法執(zhí)行的項目，將報送學(xué)校紀(jì)委處理。

四、政府采購信息化管理流程中改進(jìn)的建議

在信息化管理中，理順高校政府采購中的問題，實現(xiàn)采購各環(huán)節(jié)順暢有序的推進(jìn)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，并不是一項能夠一蹴而就的工作，雖然廣東工業(yè)大學(xué)招投標(biāo)中心在政府采購信息化管理過程中做出了很多有益的探索，也取得了一些成績，但不可否認(rèn)的是，隨著社會經(jīng)濟(jì)水平的進(jìn)步，政府采購過程也會不斷出現(xiàn)新的問題。針對高校如何在信息化的大背景下完善與改進(jìn)采購管理制度，進(jìn)一步提高財政資金的使用效益，提出以下建議。

（一）持續(xù)推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)信息平臺建設(shè)

廣東工業(yè)大學(xué)招投標(biāo)中心網(wǎng)站是用戶實行政府采購的最主要平臺。對于規(guī)定限額以下的部分政府通用類品目商品和服務(wù)，已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)用戶線上委托、中心工作人員線上審批的全電子化流程管理，微信客戶端和短信平臺也能夠及時發(fā)布相關(guān)采購信息和合同執(zhí)行情況。下一步將繼續(xù)開發(fā)微信公眾號功能，使用戶能夠直接登錄微信查看自己負(fù)責(zé)的采購項目情況，接收催辦信息并填報關(guān)鍵時間節(jié)點數(shù)據(jù)。同時，在綜合考慮各類品目特點的基礎(chǔ)上，結(jié)合采購方式，逐步使校內(nèi)政府采購相關(guān)文件模板標(biāo)準(zhǔn)化，盡量做到客觀全面，減少采購人的自由裁量權(quán)，強(qiáng)化政府采購的剛性。

（二）提高采購執(zhí)行力和采購人專業(yè)水平

高校中的采購管理部門應(yīng)及時了解政策，調(diào)整業(yè)務(wù)流程和管理要求，根據(jù)本單位的實際情況建立合適的政府采購內(nèi)部控制制度，注重政策的落實，避免僅滿足于“寫在紙上、貼在墻上”[7]。明確采購活動的執(zhí)行程序和各步驟的負(fù)責(zé)人，強(qiáng)化采購人主體責(zé)任，不斷地優(yōu)化明確內(nèi)部控制機(jī)制中不同崗位之間的分離制度，相互監(jiān)督相互制約，提升采購人的法律意識，加強(qiáng)監(jiān)管，不能為了“趕進(jìn)度花錢”而違規(guī)采購，更應(yīng)杜絕“先斬后奏”“化整為零”、用“時間緊迫、技術(shù)復(fù)雜”等片面條件規(guī)避政府采購的行為，提前防范政府采購過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險，促進(jìn)政府采購工作進(jìn)一步制度化、規(guī)范化。

（三）建立線上指標(biāo)評價體系，完善內(nèi)部審計制度

政府采購業(yè)務(wù)政策性強(qiáng)、工作量大、工作環(huán)節(jié)復(fù)雜，容易產(chǎn)生漏洞，每個環(huán)節(jié)都需要嚴(yán)格決策與監(jiān)督，使采購業(yè)務(wù)規(guī)范化。建立線上政府采購評價制度和評價體系，與現(xiàn)行采購系統(tǒng)對接后，及時從采購的可行性、必要性、采購金額的合理性等幾方面對政府采購做全面的效益評價，促進(jìn)政府采購的經(jīng)濟(jì)效益及在高校中產(chǎn)生的教學(xué)科研效益最大化[8]。高校還應(yīng)注重內(nèi)部審計，由審計部門獨立評價政府采購活動中相關(guān)政策、制度是否得到有效執(zhí)行，資金是否得到有效利用，采購目標(biāo)是否實現(xiàn)。內(nèi)部審計也可以看作是采購內(nèi)部控制的一個重要環(huán)節(jié)，高校應(yīng)重視審計中發(fā)現(xiàn)的問題，政府采購相關(guān)部門應(yīng)對問題加以分析，找出原因及應(yīng)對方法，降低未來政府采購中可能出現(xiàn)的風(fēng)險。

五、結(jié)語

廣東工業(yè)大學(xué)招投標(biāo)中心在政府采購過程中推行的信息化管理方式，適應(yīng)了“大數(shù)據(jù)”時代的發(fā)展需求，使政府采購工作更加透明、便利，使校內(nèi)財政性資金的使用效益更加凸顯，切實提高了校內(nèi)政府采購的信息化管理水平，是規(guī)范政府采購行為的有益探索。當(dāng)前政府采購信息化管理工作中仍存在一些不足，必將會在今后的工作和實踐中得到持續(xù)改進(jìn)，更好發(fā)揮政府采購信息化管理帶來的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而實現(xiàn)學(xué)校教學(xué)科研事業(yè)持續(xù)健康穩(wěn)步發(fā)展。

[項目來源：廣東省高等教育學(xué)會實驗室管理專業(yè)委員會2019年度基金項目（GDJ2019027）;廣東省教育部門集中采購現(xiàn)狀及對策研究子課題。]

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（作者單位：廣東工業(yè)大學(xué)招投標(biāo)中心 廣東廣州 510006）

[作者簡介：杜云翔，工學(xué)碩士，廣東工業(yè)大學(xué)招投標(biāo)中心科員，經(jīng)濟(jì)師，助理研究員，主要從事政府采購管理研究工作。]

（責(zé)編：賈偉）