魏 婧 張艷路

（天津市計量監(jiān)督檢測科學(xué)研究院，天津 300192）

在大數(shù)據(jù)的覆蓋下，競爭開始透明且公平，信息也越來越快捷，這是一個機遇同時也是史無前例的挑戰(zhàn)。作為一個檔案工作者，任重道遠，緊迫感、使命感和能洞察先機的敏銳的嗅覺都必須具備。加強理論學(xué)習的同時在本職工作中，加強政治站位，拓展業(yè)務(wù)能力，提升創(chuàng)新意識，充分借助互聯(lián)網(wǎng)工具提升自己，提高對互聯(lián)網(wǎng)的整合力，完成信息化檔案建設(shè)和服務(wù)工作，做一名合格信息化時代工作者！

1 檔案管理的概念和數(shù)字媒體技術(shù)的概述

1）檔案管理的概念。這個時代時屬于大數(shù)據(jù)的時代，隨著社會的進步，人類開啟了一個全新的紀元。這個時代是屬于信息技術(shù)的時代，充斥著網(wǎng)絡(luò)化鏈接，無時無刻無聲無息，數(shù)字媒體覆蓋滲透到生活得細微末節(jié)。對檔案進行收集、保存、整合、鑒定及利用就是檔案管理的主要工作，這份工作屬于服務(wù)性工作也屬于管理性工作，是信息化時代社會管理當中的重要一環(huán)，數(shù)字化的意義就是不改變原有檔案的內(nèi)容，變換檔案存在的形式，這樣才能有效提高檔案的利用率，使檔案收益最大化。而檔案本身就是屬于信息匯集而成，所以在轉(zhuǎn)變檔案時，應(yīng)先了解檔案被信息的具體內(nèi)容，并針對信息具體的分類進行科學(xué)的處理，將社會信息和檔案信息融匯在一起，才能更好的使檔案信息化。所以想要做好檔案管理首先要對檔案進行深刻的解讀，以便于更好的發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用。

2）數(shù)字傳媒技術(shù)的概述。數(shù)字傳媒相關(guān)的各類平臺渠道和各種介質(zhì)是數(shù)字媒體技術(shù)的主要研究對象，包括了信息內(nèi)容的處理與存儲、獲取與輸出、安全管理和傳播等技術(shù)方法和系統(tǒng)。縱觀信息技術(shù)大環(huán)境，作為信息資源的檔案的重要性顯而易見。檔案正面臨多種因素的巨大沖擊，例如，數(shù)字媒體技術(shù)、多媒體網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等等。作為生活中信息經(jīng)濟發(fā)展的助力器，更便捷、高效的利用檔案不容忽視。為了實現(xiàn)各個部門的信息資源共享，建立數(shù)字化檔案館，開展信息化建設(shè)數(shù)據(jù)安全管理都尤為重要。

2 檔案管理工作中數(shù)字化檔案起到的作用

1）使檔案管理工作更標準更規(guī)范。為了使檔案管理工作更規(guī)范更標準將數(shù)字化檔案應(yīng)用到管理工作中起到了很關(guān)鍵的作用。為了實現(xiàn)數(shù)字化檔案的管理，初始的紙質(zhì)文件要經(jīng)過內(nèi)容優(yōu)化和過濾存儲到電腦當中，當所有的檔案都錄入到電腦當中后對檔案進行電子管理構(gòu)建數(shù)字化檔案，隨著檔案部門的技術(shù)水平不斷提高，進行數(shù)字化電子檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，提高檔案的利用率和便捷性，同時能夠保證檔案的準確性和完整性。同時檔案管理方面針對檔案數(shù)字化建立相關(guān)的管理條例和管理標準，從而到數(shù)字化檔案的管理的規(guī)范性。

2）檔案管理的效率和質(zhì)量的提升。當今世界，計算機電腦手機的普及，讓生活變得極度的簡單便捷，舉個簡單的例子，我們生活中需要什么資料想要了解什么都可以會直接在電腦手機上查找，不需要跑去圖書館翻閱各種書籍去查找，大大節(jié)約了我們的時間和辦事效率。而數(shù)字化檔案在檔案管理中的地位相比于圖書館的圖書管理員有過之而無不及，無論是準確性還是信息處理的效率都事倍功半，大量的數(shù)字化檔案通過計算機存儲，既節(jié)約了很多空間，同時不需要再對檔案進行建檔編碼分類，減少了人工管理的失誤，由此可見十字花檔案對檔案管理工作的幫助毋庸置疑。

3）降低成本環(huán)保節(jié)約。除了上述的對檔案管理工作的標準性和效率質(zhì)量的提升外，數(shù)字化檔案在環(huán)保和節(jié)約方面所體現(xiàn)的能力才是最符合當代社會需求的，低成本、綠色環(huán)保、可持續(xù)發(fā)展。數(shù)字化檔案能降低成本節(jié)約資源，是存儲于計算機硬盤中的“綠色森林”，不需要占用紙質(zhì)的文本資源，更不需要很大的空間去存儲，不僅節(jié)約了資源，也減少了空間利用率。舉個例子，我們到圖書館琳瑯滿目的圖書需要大量的紙質(zhì)資源，同時需要巨大的場館和龐大的人力資源去管理，但是數(shù)字化檔案一座圖書館只需要一個小小的硬盤，大大減少了紙質(zhì)資源的浪費。除此之外對于紙質(zhì)資源檔案的保存和維護也是極為棘手，比如紙質(zhì)檔案的蟲咬、潮濕、部分信息丟失都會導(dǎo)致信息在資源的不完整，這方面需要檔案管理員的特別照顧，同時對于檔案的分類也需要定期歸位，不然會造成資源信息混亂。但是數(shù)字化檔案在這方面就節(jié)約了大量的資源，只需要保存好硬盤定期維護網(wǎng)絡(luò)就可以，節(jié)約了時間空間和人力消耗，大大降低了運營所需要的成本。

3 達成數(shù)字化檔案需要的措施

紙質(zhì)檔案到數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變是質(zhì)的飛躍，說起來容易，但做起來不是那么簡單，要采取以下措施才能實現(xiàn)數(shù)字化檔案：

1）掃描檔案。紙質(zhì)檔案的載體是書籍，而數(shù)字化檔案載體是互聯(lián)網(wǎng)和電腦硬盤，要想完成相互轉(zhuǎn)變，首先需要將紙質(zhì)檔案中的信息掃描收錄到電腦當中，所以想要實現(xiàn)數(shù)字化檔案，掃描檔案是一個必不可少的過程。這項任務(wù)極為艱巨，任務(wù)量大且任務(wù)規(guī)模較為繁雜，所以可以通過外包的方式進行檔案掃描。檔案很多都有保密性質(zhì)，所以需要尋找的是一些技術(shù)在該領(lǐng)域?qū)儆诼N楚，口碑信譽都良好的外包公司。這樣才能保證檔案的安全性和有效減少企業(yè)工作量，提高收錄速度和質(zhì)量。

2）構(gòu)建管理小組，搭建檔案管理平臺。檔案管理哪些方面最重要？自然是安全性、保密性、完整性和準確性。為了保證這些檔案至關(guān)重要的特性，應(yīng)該構(gòu)建質(zhì)量管理組，提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，明確該小組負責人并對小組中成員進行分工和信息錄入方便日后進行審核抽查，保證檔案都是合格準確完整地，有利于提升檔案的利用率。徹底貫徹數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點，通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強，支持計算機聯(lián)網(wǎng)查詢和便于瀏覽等特點，從而達到真正意義上的資源共享。

3）實現(xiàn)相關(guān)知識領(lǐng)域華、交叉、多元化。是時代在信息化造就了這個信息化時代，在這個時代中，一切現(xiàn)代化信息手段都讓世界越來越小，全球化進程已經(jīng)到達了融合階段。大到空間宇宙小到財迷油鹽，無處不彰顯著這一個全新的時代。在信息化時代，一切人類活動和自然活動，文化、技術(shù)、知識、地域、歷史傳承都在信息技術(shù)的鏈接下相互接壤。人的能力首次被無限放大，不論是電子商務(wù)還是物流微商，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)開始作為核心技術(shù)消除了人與人之間的距離和空間。怎樣才能最大限度的開發(fā)利用數(shù)字化檔案管理，成為有關(guān)人員關(guān)注的重點。在數(shù)字媒體技術(shù)加持下，為了最大限度提升利用率和管理效率，應(yīng)加強在相關(guān)領(lǐng)域的交叉應(yīng)用和多元化應(yīng)用。讓政治、文化、經(jīng)濟、歷史、檔案管理等知識充分結(jié)合，才有利于豐富檔案知識，提升檔案管理的專業(yè)性、權(quán)威性、科學(xué)性。

4 結(jié)論

總覽全文數(shù)字化檔案不僅能有效提高管理水平和效率，還能提高利用率準確性和規(guī)范性，在安全、準確、權(quán)威、科學(xué)的前提下實現(xiàn)環(huán)保、節(jié)約、低成本、可持續(xù)發(fā)展的政策，讓檔案管理工作越發(fā)智能無誤，從真正意義上達到多元化資源共享。無論哪方面來看數(shù)字化文檔都在這個時代起到無可替代的作用，對社會起到助力作用，讓獲取信息、知識途徑渠道更便捷。因此我國在數(shù)字化檔案方面應(yīng)該保持探索提升，不斷提高技術(shù)水平，將其引進到管理、生活、工作當中，推動社會、企業(yè)、高速可持續(xù)性發(fā)展。