田 蕊

（遼寧省鐵嶺市鐵嶺縣財政金融事務服務中心，遼寧 鐵嶺 112000）

在事業(yè)單位的相關工作過程中，做好人事檔案管理工作是保證單位內(nèi)部各項活動開展的重要基礎，同時為事業(yè)單位的管理工作人員提供了科學有效的工作依據(jù)。但是由于我國很多事業(yè)單位內(nèi)部針對干部檔案管理工作沒有加以充分重視，造成了該項工作在開展過程中受到了諸多阻礙和影響，直接關系到了整個事業(yè)單位的長遠穩(wěn)定發(fā)展。

1 人事檔案管理的含義與特點

1）人事檔案管理的含義。人事檔案管理就是人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。人事檔案是記錄個人相關信息的文字材料匯總，并且按照相關的規(guī)定整理后裝訂形成的。

2）人事檔案管理的特點。一是人事檔案管理具有真實性。人事檔案管理的基本特點就是真實性。在建立人事檔案時必須保證檔案材料的整體內(nèi)容真實可靠，并且材料內(nèi)容要齊全，任何信息都可查。二是人事檔案管理具有完整性。人事檔案管理是將個人的信息在數(shù)據(jù)庫中進行存儲，是要反映一個人的方方面面的情況，所以記錄的內(nèi)容一定要完整。三是人事檔案管理具有及時性。人事檔案管理中的信息包括個人的簡介、經(jīng)歷、各方的評價、入黨或入團的情況、賞罰情況、工資狀況等，蘊涵的內(nèi)容十分廣泛，所以需要不斷的更新，這就要求人事檔案管理具有及時性。

2 事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的問題

1）管理制度，管理機制不完善。相對于其他國家而言，干部人事檔案管理工作是我國人力資源管理的特色，但有些事業(yè)單位在進行干部人事檔案管理工作的過程中，只是單純地把干部信息材料進行收集整理和歸檔處理，使得干部人事檔案管理工作的價值得不到有效地發(fā)揮。隨著科學技術的不斷發(fā)展，很多事業(yè)單位開始把信息技術應用于干部人事檔案管理工作中，并且開始實施電子化管理，然而部分事業(yè)單位在信息技術的應用上不夠熟練，致使其沒能夠在工作過程中發(fā)揮出應有的價值。或者單位對于電子化管理的使用頻率并不高，多數(shù)工作依舊采用的是傳統(tǒng)的管理方式，在紙質(zhì)檔案的管理過程中，可能會存在由于庫房溫度控制不合理等因素，致使干部人事檔案出現(xiàn)發(fā)霉、損毀的情況，從而引發(fā)不必要的麻煩。

2）檔案管理人員自身素質(zhì)有待提升。首先，目前我國檔案管理部門的工作人員沒有認識到檔案對每個人的重要性，工作態(tài)度不認真。在日常的檔案管理工作中，經(jīng)常把檔案管理工作當成簡單材料的裝訂和整理，工作中只要保管好材料，避免材料丟失泄露就算完成工作要求了。這會致使檔案工作經(jīng)常處于應付的一種狀態(tài)。其次，一般事業(yè)單位工作人員日常工作比較忙，導致對于自身的檔案管理方面不重視，歸檔不及時。例如對于平時的職稱評定之后的一些材料沒有及時移交檔案管理部門；或者有的干部提供的個人資料不全面，使得檔案管理部門無法全面掌握干部的真實情況。還有些干部對于自己的前途沒有規(guī)劃，認為檔案對自己沒有多大用處，另外一些干部不明白哪些資料會歸入檔案，在填寫自己情況的時候比較隨意，導致出現(xiàn)填寫錯誤的現(xiàn)象。

3）檔案管理信息化水平不高。干部人事檔案工作應當運用大數(shù)據(jù)等信息技術，建立健全科學利用機制，為干部資源配置、隊伍宏觀管理、組織人事工作規(guī)律研究等提供精準高效服務。目前，多數(shù)事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平不高，采取的是傳統(tǒng)的借助紙質(zhì)載體保管人事檔案管理方式，由于存放時間久，紙質(zhì)材料容易受損甚至丟失，而且日常工作中也需要投入過多的人力進行檔案的保管。同時，紙質(zhì)載體也不利于檔案的借閱，一方面經(jīng)常借閱翻看會容易進一步導致材料上的字跡模糊，紙質(zhì)發(fā)黃，使得重要信息丟失及不必要的損毀；另一方面紙質(zhì)檔案利用效能也比電子載體要低，方便性不足。

3 事業(yè)單位干部人事檔案管理及服務效率提升策略

1）完善人事檔案管理制度。干部人事檔案管理政策性、專業(yè)性和操作性很強，若單位的檔案管理制度不健全規(guī)范，監(jiān)管機制不完善，將無法保證干部人事檔案工作的順利開展。鑒定審核工作不到位，易導致虛假材料、不規(guī)范材料流入檔案，使干部人事檔案案卷質(zhì)量受到影響，為檔案鑒定工作增加難度，嚴重時甚至會干擾到組織人事工作。因此，要完善人事檔案管理制度，建立鑒別審核歸檔制度，加強責任監(jiān)管機制。作為檔案管理者，要認真把好材料關，按照人事檔案管理要求制定嚴格的審核標準，規(guī)范歸檔流程，明確干部檔案十大類內(nèi)容的鑒別要點，使鑒別歸檔工作更加嚴謹、科學。在鑒別歸檔過程中真正做到分清主次、掌握重點、去冗存精、去偽存真。如在鑒定審核干部檔案中的學歷、經(jīng)歷、職稱職務晉升、培訓考核材料時，要注重材料的連貫性、完整性和一致性。鑒定過程遇到干部檔案內(nèi)容缺失時，及時查缺補漏。遇到不屬于歸檔范圍的材料清理出來妥善處理，把填寫有誤、手續(xù)不全的材料退回補充完善、修改更正信息再放入檔案，以保障干部人事檔案的權威性、準確性和真實性。

2）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。新形勢下對檔案管理工作人員的要求較高，因此，人事檔案管理工作人員一定要有較高的思想政治素養(yǎng)，守得住清苦、吃得了苦頭，具有堅韌不拔的毅力。在日常工作中要不斷對事業(yè)單位人事檔案管理人員進行專業(yè)素養(yǎng)、思想政治、職業(yè)道德等方面的培訓，提高工作人員的綜合素養(yǎng)。建立一支專業(yè)素質(zhì)扎實，思想覺悟高，業(yè)務能力強的干部人事檔案工作隊伍，為檔案管理工作的有序進行奠定基礎

3）推動干部人事檔案信息化管理。推動干部人事檔案信息化管理是順應時代發(fā)展的要求，是拓展干部人事檔案利用的現(xiàn)代化手段，也是干部檔案管理走向科學化、制度化、規(guī)范化的有效途徑。探索建立檔案信息資源開發(fā)與利用的現(xiàn)代化治理方式，可以采用電子化手段構建信息管理平臺，將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變成文字或圖片格式，并保存在相應的檔案管理信息系統(tǒng)中。利用信息化系統(tǒng)，將人事檔案的借閱以及日常管理電子化，有效改善并促進干部人事檔案歸檔流程更加規(guī)范、材料收集更加齊全完整、借閱更加省時便利，從而進一步提升干部人事檔案的利用效能和管理效率。

4 結(jié)語

新形勢下做好檔案管理工作存在一系列的問題需要解決，一定要把握住管理核心，建立完善的檔案管理制度，培養(yǎng)一支綜合素養(yǎng)強的管理人才，使用高效的管理方法，借助于信息技術，提升檔案管理信息化力度，從軟件和硬件設施一起入手，才能真正革新檔案管理工作模式，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。