孫同英

摘 要：在檔案管理工作中開展信息化建設(shè)，其不僅使檔案內(nèi)容以信息化形式呈現(xiàn)于上，而且還有效與經(jīng)濟、文化、政治等信息進行融合，使檔案管理工作的成效在原有基礎(chǔ)之上做進一步提升，同時還能夠使檔案管理工作的運行效率得到有效提高。除此之外，在檔案信息化建設(shè)與檔案管理進行同步發(fā)展的過程中，工作人員還可以將檔案管理工作的作用發(fā)揮至最大化，為檔案管理事業(yè)的良好發(fā)展提供助力。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;建設(shè);檔案管理

1 檔案信息化建設(shè)的必要性

做好檔案管理信息化，對企業(yè)和社會發(fā)展是互利的事，但因過去檔案管理信息化存在很多漏洞導(dǎo)致人們不理解、不支持。正是因為過去工作上的失誤，在當(dāng)下檔案管理信息化過程中更有必要做好工作，改善檔案管理信息化工作人員在人民群眾中的形象。做好檔案管理信息化工作，有利于企業(yè)的長久發(fā)展和資料安全;有利于通過檔案信息化來實現(xiàn)更加自動化的檔案管理。

2 檔案管理信息化建設(shè)所存在的不足

針對當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)所存在的問題，主要呈現(xiàn)于三個層面：首先，制度問題。制度是社會上任何一項工作順利開展的基礎(chǔ)，同時也是其重要保障，而在當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)中，普遍存在管理制度不完善或網(wǎng)絡(luò)安全管理制度不健全的問題。該問題的出現(xiàn)，不僅使該工作在某些情況下，處于“無制可依，無度可循”的狀態(tài)，而且還不利于檔案管理事業(yè)的發(fā)展。其次，人員問題。工作不認真、不規(guī)范、專業(yè)能力不強等問題，皆屬于人員問題的范疇，而該問題也是影響檔案管理信息化建設(shè)的重要原因之一，其不僅使檔案管理工作的總體質(zhì)量與成效下降，同時還嚴重影響檔案管理事業(yè)的發(fā)展，所以管理者應(yīng)當(dāng)對該問題給予一定的重視。最后，技術(shù)問題。由于檔案管理信息化建設(shè)是一項較為新穎的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工作，所以該工作對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求也較高，而當(dāng)前大多數(shù)檔案信息化系統(tǒng)中普遍運用傳統(tǒng)防火墻防御技術(shù)，在無法保障其安全性能的同時，還為檔案信息造成一定的安全威脅，針對目前存在的網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客攻擊等情況，便恰恰凸顯出網(wǎng)絡(luò)安全問題和互聯(lián)網(wǎng)防御技術(shù)的重要性，因此管理者應(yīng)當(dāng)對該問題實施關(guān)注。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的有效方法

3.1 加強資源整合實現(xiàn)統(tǒng)一管理

在新形勢背景下，檔案資源整合成為檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)。當(dāng)前，構(gòu)建檔案管理機制，需要有機結(jié)合檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)，實現(xiàn)資源共享和統(tǒng)一管理的目標(biāo)。針對大型企業(yè)來講，檔案信息資源為主要資源，其整合程度與統(tǒng)一管理情況為對檔案信息化水平進行衡量的主要標(biāo)志。當(dāng)前，信息化整合方法為對檔案資源進行合理分組，讓分散的異構(gòu)信息資源構(gòu)成一個統(tǒng)一的整體，給檔案資料管理與應(yīng)用提供有利條件?；诖?，檔案管理人員需要結(jié)合當(dāng)前檔案資料管理與應(yīng)用現(xiàn)狀，對檔案資料進行整合與加工，將分散的檔案資料進行集中處理，把無序的資源轉(zhuǎn)變成有序的資源，實現(xiàn)檔案資料整合統(tǒng)一，提高檔案資料的應(yīng)用效率。另外，在整合信息資源時，要高度重視效率，結(jié)合實際要求，依托信息技術(shù)管理有應(yīng)用價值與查詢價值的檔案資料，比如，將新型檔案和牽涉多方利益的檔案歸整到一起，進一步提升檔案資料的應(yīng)用效率。

3.2 建立健全企業(yè)檔案信息化法律規(guī)章與標(biāo)準

企業(yè)檔案信息化管理是一個科學(xué)系統(tǒng)的過程，需要建立在相關(guān)的規(guī)章與標(biāo)準基礎(chǔ)上。一方面，企業(yè)應(yīng)該從信息化時代的要求出發(fā)，不斷按照現(xiàn)代檔案管理信息化的相關(guān)標(biāo)準，提高企業(yè)檔案管理的安全性、完整性、效果性;另一方面，企業(yè)應(yīng)該完善相關(guān)的檔案管理監(jiān)管制度，明確崗位負責(zé)制度，對于檔案管理中存在的問題第一時間進行解決，降低其在問題中造成的不良影響。例如，中石油集團在企業(yè)檔案信息化規(guī)章與標(biāo)準的制定方面取得了不錯的成績。該公司嚴格落實國家制定的相關(guān)檔案保密制度，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合公司自身的檔案管理需要，對檔案的登記制度、查閱制度等方面都進行了更加明確的制定，除此之外，還對電子檔案的相關(guān)系統(tǒng)進行升級與完善，最大限度地提升檔案管理的安全性，該公司在檔案信息化規(guī)章與標(biāo)準層面的有益經(jīng)驗值得推廣與借鑒。

3.3 做好信息共享

為了做好檔案管理信息工作，就應(yīng)該將現(xiàn)有的資源進行共享。為了做到這一點，應(yīng)該在內(nèi)部平臺拉近人與人的距離和做到各部門檔案信息協(xié)同管理。由于在檔案信息管理這一塊我國還不成熟，各個部門之間的職能比較分散，所以檔案的信息管理以及交流一直不暢通，使得檔案信息管理部門的工作效率比較低，鑒于此：1.可以建立一個統(tǒng)一化的檔案資源管理系統(tǒng)，實現(xiàn)綜合統(tǒng)籌辦公。2.為了促進資源共享，可以設(shè)立一個獨立在檔案管理系統(tǒng)之外的平臺，對檔案進行分類后共享，這樣既可以方便員工查找自己需要的檔案信息，也可以方便上傳資料檔案。3.檔案管理部門，還可以設(shè)立相應(yīng)的規(guī)章制度，鼓勵員工進行檔案信息的交流和共享，提高現(xiàn)有資源的利用率，創(chuàng)造更多的工作價值。同時，各個檔案資料管理部門在日常對資料的審核中，也應(yīng)當(dāng)對資料的名稱、來源等詳細的信息進行清晰的標(biāo)注，從而方便用戶和其他員工查詢。

3.4 完善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的硬件、軟件技術(shù)設(shè)施

硬件技術(shù)和設(shè)施的完善，需要企業(yè)根據(jù)自身功能需求，購置和安裝配套的計算機、掃描儀、路由器、大型高速交換機等信息處理設(shè)備。軟件技術(shù)和設(shè)施的完善，則需要企業(yè)立足現(xiàn)實管理狀況，圍繞原有的企業(yè)檔案網(wǎng)站，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，進一步開發(fā)和利用更多的功能，爭取使檔案管理信息化向智能化方向發(fā)展。企業(yè)檔案網(wǎng)站是現(xiàn)實中檔案管理部門的線上模式，在檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建過程中，要注重檔案工作的細化，根據(jù)需求查詢相關(guān)檔案信息以及關(guān)鍵功能服務(wù)的開發(fā)利用等。同時也要根據(jù)企業(yè)檔案信息的實際調(diào)整和改變，不斷更新網(wǎng)站上的檔案信息，以便企業(yè)用戶隨時查找和了解所需的檔案信息。

4 結(jié)論

現(xiàn)今，檔案信息化建設(shè)與檔案管理還存在許多問題，為了保證檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的有效性，詳細分析上述問題十分重要，只有找出具體的原因，才能制定出與之對應(yīng)的解決措施，保證上述問題被完全的優(yōu)化掉。立足于檔案管理難度不斷加大、檔案管理存在較強的無序性，相關(guān)部門可以通過加強資源整合，實現(xiàn)統(tǒng)一管理、加強管理人員的責(zé)任意識，提高工作效率、完善傳統(tǒng)的管理方法，跟緊時代的步伐，來提高檔案信息化建設(shè)與檔案管理水平，推動檔案事業(yè)跟緊時代發(fā)展的腳步，實現(xiàn)良性發(fā)展的目標(biāo)。

參考文獻

[1]李薇.探微新時期檔案信息化建設(shè)與檔案管理思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（01）：60-61.

[2]趙純.高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與對策思考[J].南方農(nóng)機，2019，50（24）：114-115.