胡永賀

摘要：本文首先論述了企業(yè)歷史遺留問(wèn)題檔案當(dāng)前的現(xiàn)狀，通過(guò)現(xiàn)狀透視問(wèn)題產(chǎn)生的原因，據(jù)此總結(jié)開(kāi)展企業(yè)歷史遺留問(wèn)題檔案清理工作需要堅(jiān)持區(qū)分價(jià)值原則、尊重歷史原則以及適度清理原則，并提出在檔案清理過(guò)程中的工作要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 歷史遺留問(wèn)題 檔案 清理

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。企業(yè)檔案產(chǎn)生于企業(yè)創(chuàng)立、發(fā)展、改革、兼并、破產(chǎn)等各個(gè)階段，是企業(yè)全生命周期的最真實(shí)、最完整的見(jiàn)證。由于各種原因，許多企業(yè)存在早期檔案不完整、不系統(tǒng)、不規(guī)范等歷史遺留問(wèn)題，導(dǎo)致無(wú)法有效滿足企業(yè)當(dāng)前發(fā)展需要，不利于檔案整體工作水平的提升。

一、企業(yè)歷史遺留問(wèn)題檔案當(dāng)前現(xiàn)狀

（一）企業(yè)歷史遺留問(wèn)題檔案普遍存在

在創(chuàng)立初期，企業(yè)的重心一般在發(fā)展核心業(yè)務(wù)上，很少能夠把“精力”和“財(cái)力”投入到檔案工作中，往往對(duì)檔案工作不夠重視，很長(zhǎng)一段時(shí)期沒(méi)有建立健全的檔案工作制度，導(dǎo)致檔案疏于管理。而檔案的產(chǎn)生是伴隨企業(yè)創(chuàng)立的那一刻開(kāi)始的，例如企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、章程、財(cái)務(wù)資料、技術(shù)及業(yè)務(wù)資料、合同協(xié)議等，因此企業(yè)發(fā)展早期階段產(chǎn)生的一系列資料很有可能存在歸檔不完整的問(wèn)題。

據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，我國(guó)超過(guò)150年歷史的企業(yè)有同仁堂、張小泉、王老吉等諸多“老字號(hào)”，中華人民共和國(guó)成立以來(lái)開(kāi)設(shè)的國(guó)有企業(yè)更是不勝枚舉，很多“老字號(hào)”企業(yè)的早期歷史檔案普遍存在數(shù)量偏少、內(nèi)容零散等問(wèn)題，少數(shù)保存完好、整理規(guī)范且收集完整的檔案被視為“國(guó)寶”，艱難地拼湊起企業(yè)歷史記憶。改革開(kāi)放以來(lái)，民營(yíng)企業(yè)如雨后春筍般出現(xiàn)，海爾、聯(lián)想、華為等企業(yè)創(chuàng)立歷史均已超過(guò)30年。通常來(lái)說(shuō)，民營(yíng)企業(yè)相較國(guó)有企業(yè)而言，經(jīng)營(yíng)和生存壓力更大，初期對(duì)檔案工作的投入程度更為不足。因此，絕大多數(shù)民營(yíng)企業(yè)的早期檔案存在著或多或少的歷史遺留問(wèn)題，成為后繼檔案工作者難以回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

（二）一些歷史檔案仍然存在著重要的保存價(jià)值

一般常見(jiàn)的歷史遺留問(wèn)題檔案涉及會(huì)計(jì)檔案、文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、工程檔案等，其中文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案的保管期限屬于長(zhǎng)期或永久保管，具有較為重要的保存價(jià)值。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，某擁有70年歷史的國(guó)有企業(yè)在清理歷史遺留問(wèn)題檔案時(shí)，從庫(kù)房中堆放的大量檔案中，清理出許多有價(jià)值的文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、海外機(jī)構(gòu)檔案等，為全面還原企業(yè)歷史面貌提供了客觀依據(jù)，在企業(yè)70周年慶典中發(fā)揮了重要的歷史文化見(jiàn)證、傳播的作用。其中，海外機(jī)構(gòu)檔案是在海外機(jī)構(gòu)關(guān)閉時(shí)被運(yùn)輸回國(guó)并長(zhǎng)期堆放未加以整理的檔案，通過(guò)及時(shí)清理為后續(xù)清算核資提供了重要依據(jù)。

此外，國(guó)家檔案局聯(lián)合財(cái)政部于2015年12月共同修訂出臺(tái)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，將會(huì)計(jì)檔案的保管期限由過(guò)去的中短期保管改為中長(zhǎng)期保管。事實(shí)證明，企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中出現(xiàn)的一些法律訴訟所需要的會(huì)計(jì)檔案，可能要追溯到20年以前甚至更久，歷史檔案的長(zhǎng)期完整保管就顯得十分重要。

（三）歷史檔案清理任務(wù)較為繁重

歷史檔案的清理面臨著諸多現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，難度較大。一是一些企業(yè)建司時(shí)間較長(zhǎng)，歷史遺留問(wèn)題檔案的數(shù)量巨大，動(dòng)輒數(shù)萬(wàn)卷，需要進(jìn)行鑒選、分類(lèi)、整理、著錄、掃描、上傳檔案系統(tǒng)等。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，某國(guó)有企業(yè)在2019年開(kāi)展歷史遺留問(wèn)題檔案清理時(shí)，涉及檔案超過(guò)7千卷、8萬(wàn)余件、100余萬(wàn)頁(yè)，組建由8人組成的項(xiàng)目組耗時(shí)7個(gè)月方才順利結(jié)項(xiàng)，平均每人每天能夠全流程清理5卷歷史遺留問(wèn)題檔案。二是檔案整理狀況普遍不佳，絕大多數(shù)檔案缺少準(zhǔn)確、完整的檔案清單，需重新整理、錄入，還存在一些繁體字、毛筆字，難以辨認(rèn)；另外，一些歷史檔案紙張強(qiáng)度較差，出現(xiàn)泛黃、碎末化等情況，對(duì)檔案整理、辨認(rèn)造成極大困難。三是因時(shí)間久遠(yuǎn)，在分辨檔案內(nèi)容時(shí)，當(dāng)時(shí)的經(jīng)辦人往往早已離職、退休甚至過(guò)世，歷史問(wèn)題無(wú)法求證。

二、企業(yè)歷史遺留問(wèn)題檔案清理原則

（一）區(qū)分價(jià)值原則

檔案的不同價(jià)值屬性，具體反映在檔案的不同保管期限上。通常來(lái)說(shuō)，檔案價(jià)值屬性較高的，保管期限較長(zhǎng)，反之則較短。歷史遺留檔案一般分為文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案等大類(lèi)，每大類(lèi)下具體又會(huì)劃分為各項(xiàng)小類(lèi)，如公文類(lèi)檔案、審計(jì)類(lèi)檔案等，分別具有不同的保管期限。在對(duì)歷史遺留問(wèn)題檔案進(jìn)行清理前，首先要根據(jù)其保管期限判斷當(dāng)前有關(guān)檔案是否已經(jīng)超過(guò)保管期限，對(duì)于已超過(guò)保管期限的檔案應(yīng)梳理形成清單實(shí)施銷(xiāo)毀，無(wú)須開(kāi)展額外的整理工作。

（二）尊重歷史原則

不同的歷史階段，與檔案工作有關(guān)的國(guó)家政策、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)要求會(huì)打上時(shí)代的烙印，特定歷史時(shí)期具有相應(yīng)的工作要求和標(biāo)準(zhǔn)，在不影響當(dāng)前檔案基本管理要求的前提下，應(yīng)本著保持原有歷史面貌的原則，盡量避免對(duì)歷史管理狀況進(jìn)行過(guò)度調(diào)整。

（三）適度清理原則

筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，一些歷史悠久的企業(yè)歷史遺留問(wèn)題檔案數(shù)以萬(wàn)計(jì)，檔案清理工作量巨大，需要投入大量人力、物力、財(cái)力開(kāi)展工作，才能達(dá)到檔案規(guī)范管理的標(biāo)準(zhǔn)與要求?？紤]到檔案投入產(chǎn)出比，對(duì)于重要的、利用頻繁的檔案，可以采取充分清理的方式；對(duì)于價(jià)值一般、利用率低的檔案，可以采取基本清理的方式，即通過(guò)清理滿足檔案的基本調(diào)閱與保管，無(wú)須進(jìn)行諸如更換檔案盒、補(bǔ)充檔號(hào)章、數(shù)字化加工掃描等，通過(guò)適度清理達(dá)到成本與收益的平衡。

三、企業(yè)歷史遺留問(wèn)題檔案清理工作要點(diǎn)

（一）工作方案要周全

歷史遺留問(wèn)題檔案清理工作是一項(xiàng)量大、繁雜、細(xì)致的系統(tǒng)性工程，因此在正式開(kāi)展清理工作之前，制訂周全、翔實(shí)的工作方案顯得十分重要。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，因?yàn)榍捌诠ぷ鞣桨覆煌晟?、不?xì)致，導(dǎo)致清理工作開(kāi)展一段時(shí)期或者在進(jìn)行項(xiàng)目最終驗(yàn)收時(shí)，發(fā)現(xiàn)大量問(wèn)題而需要推倒重來(lái)的情況并不少見(jiàn)，如此將極大地影響項(xiàng)目進(jìn)度，并對(duì)項(xiàng)目參與者造成重大的時(shí)間損耗、經(jīng)濟(jì)損失。對(duì)此，項(xiàng)目參與者要充分結(jié)合實(shí)際，因地制宜，編制一套翔實(shí)、適用的工作方案用于指導(dǎo)日常工作。同時(shí)，要面向全體參與者進(jìn)行項(xiàng)目培訓(xùn)，包括負(fù)責(zé)人及普通員工，以確保清理行動(dòng)整齊劃一。在項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中遇到新的問(wèn)題時(shí)，不回避、不隱瞞、不想當(dāng)然進(jìn)行處理，要及時(shí)研究并制定新的解決辦法，并在工作方案中予以完善和體現(xiàn)，使工作方案始終是唯一權(quán)威的工作指南。

（二）人員安排要合理

通常來(lái)看，囿于企業(yè)檔案部門(mén)人手有限，對(duì)于歷史遺留問(wèn)題檔案數(shù)量較多的企業(yè)，較多采取外包服務(wù)的方式組織推進(jìn)項(xiàng)目。在甲乙雙方的合作中，甲方主要負(fù)責(zé)編制工作規(guī)范、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)以及給予項(xiàng)目資源支持，乙方主要負(fù)責(zé)做好工作任務(wù)的執(zhí)行和項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)的落地。同時(shí)，乙方內(nèi)部應(yīng)按照清理工作流程和內(nèi)容進(jìn)行合理化分工，包括檔案的清點(diǎn)、整理、錄入、質(zhì)檢等，優(yōu)化工作流程，確保工作質(zhì)量。注重確立項(xiàng)目考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，在項(xiàng)目合同中明確甲乙雙方責(zé)任，重點(diǎn)是乙方的違約責(zé)任和處罰措施。同樣，在乙方內(nèi)部，要重視制定與工作量、工作質(zhì)量相掛鉤的考核機(jī)制。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，乙方項(xiàng)目人員大多數(shù)年齡較小、工作經(jīng)驗(yàn)較少，如缺少嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲措施進(jìn)行約束，工作的細(xì)致程度和積極性將大打折扣，工作質(zhì)量難以保障。

（三）解決問(wèn)題要及時(shí)

甲方要實(shí)時(shí)監(jiān)督項(xiàng)目的進(jìn)展，不能當(dāng)“甩手掌柜”，甲方不宜在項(xiàng)目的最后階段才開(kāi)展驗(yàn)收，應(yīng)進(jìn)行階段性檢查和驗(yàn)收。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，多數(shù)在最后驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)大量問(wèn)題的企業(yè)，一方面是因?yàn)榉桨覆粔蛳鑼?shí)或乙方執(zhí)行不力，另一方面是甲方未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出整改意見(jiàn)，導(dǎo)致項(xiàng)目的方向性錯(cuò)誤未能及時(shí)得到糾正。因此，甲方要加強(qiáng)實(shí)時(shí)監(jiān)督，及時(shí)解決過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，針對(duì)錯(cuò)誤的情況要靈活做出調(diào)整。將驗(yàn)收工作分解在平時(shí)，一方面有利于問(wèn)題得到及時(shí)解決，另一方面有利于對(duì)問(wèn)題進(jìn)行深入檢查，避免集中在最后階段進(jìn)行驗(yàn)收，工作量巨大而導(dǎo)致工作不細(xì)致。同時(shí)，要將問(wèn)題情況與項(xiàng)目結(jié)算掛鉤，以合同協(xié)議為約束，將處罰措施作為項(xiàng)目保駕護(hù)航的重要手段。

企業(yè)歷史遺留問(wèn)題檔案清理工作關(guān)乎企業(yè)檔案工作總體質(zhì)量和水平，關(guān)乎企業(yè)權(quán)益的長(zhǎng)久保護(hù)，因此妥善把握清理工作的原則，采取有效的清理措施，對(duì)于及時(shí)、全面、集約地完成歷史檔案清理工作至關(guān)重要。

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作者單位：中化商業(yè)保理有限公司