葉瓊花

摘 要：檔案管理和事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展是息息相關(guān)的，因?yàn)闄n案管理無法體現(xiàn)出事業(yè)單位的直接性收益，所以很多事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重要性存在認(rèn)知層面上的不足，未認(rèn)知到其重要性，事業(yè)單位對(duì)檔案管理方面的落實(shí)力度更是嚴(yán)重不足，導(dǎo)致檔案信息方面產(chǎn)生很多漏洞，對(duì)事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展產(chǎn)生極為不良的影響。文中針對(duì)現(xiàn)代事業(yè)單位在開展管理檔案時(shí)，對(duì)其存在的問題加以探究，分析對(duì)工作的優(yōu)化處理，旨為有關(guān)工作現(xiàn)代化發(fā)展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;存在問題;有效措施

對(duì)于中國來講，報(bào)考事業(yè)單位的人數(shù)正在連年上升，其比企業(yè)工作的報(bào)考人數(shù)要多很多，在高校畢業(yè)生的擇業(yè)有限選擇過程中，事業(yè)單位遠(yuǎn)遠(yuǎn)高出了企業(yè)單位。針對(duì)這樣的現(xiàn)實(shí)情況，很多事業(yè)單位的工作者人數(shù)也持續(xù)增長，檔案需要保存的數(shù)量越來越多，且由于相關(guān)工作者出現(xiàn)的個(gè)人問題、專業(yè)能力嚴(yán)重不足等問題，極易導(dǎo)致在檔案管理時(shí)，易出現(xiàn)各式問題，而這些問題也成為了管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的障礙，亟待進(jìn)行合理有效的解決。

一、當(dāng)前事業(yè)單位落實(shí)檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)的問題

1.檔案管理工作者的主觀認(rèn)知方面

事業(yè)單位基于所有工作者的共同努力而實(shí)現(xiàn)不斷發(fā)展，如果工作人員態(tài)度不足、責(zé)任心弱，人才選擇自然受阻，極大制約著相關(guān)人才的進(jìn)步與發(fā)展。如果相關(guān)工作者自身的能力已經(jīng)滿足崗位等級(jí)提升的相關(guān)要求，同時(shí)已經(jīng)具備了對(duì)應(yīng)的業(yè)績(jī)，可是卻由于檔案管理相關(guān)工作人員工作方面存在的不當(dāng)，致使自身檔案管理工作未獲得領(lǐng)導(dǎo)工作者的發(fā)現(xiàn)和肯性，就會(huì)對(duì)相關(guān)工作者的工作積極性產(chǎn)生不良影響，更會(huì)使事業(yè)單位中的工作者態(tài)度不一，無法凝聚相關(guān)工作者的所有力量。針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作來講，管理工作者自身對(duì)檔案內(nèi)容重要性存在錯(cuò)誤認(rèn)知，在對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行保管的時(shí)候主觀態(tài)度較為懈怠，欠缺對(duì)應(yīng)的責(zé)任心。針對(duì)自身的本職工作存在應(yīng)付了事或者拖延的主觀態(tài)度，比如檔案室的清潔工作，檔案相關(guān)內(nèi)容的及時(shí)更新等。還有的檔案管理工作者，在檔案內(nèi)容管理工作中就算是發(fā)現(xiàn)其中存在問題，也未及時(shí)進(jìn)行合理有效的基恩，通常會(huì)進(jìn)行應(yīng)付、拖延、敷衍等，這些都給檔案管理工作的有序發(fā)展造成嚴(yán)重影響。

2.從業(yè)者專業(yè)技能薄弱

當(dāng)前，在眾多從業(yè)者中，有很大一部分人員并不是專修這一專業(yè)的，也就是說他們并未系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過相關(guān)管理知識(shí)。其從事檔案管理工作是因?yàn)楣ぷ鲘徫徽{(diào)劑，或者是因?yàn)槟撤N其他因素才從事檔案管理工作的，其在內(nèi)心當(dāng)中并不喜歡這份工作，在專業(yè)知識(shí)、技能方面存在嚴(yán)重欠缺的狀況。所以，這些檔案管理工作者在實(shí)際工作中難以對(duì)檔案內(nèi)容實(shí)施科學(xué)、專業(yè)而有效的管理，更會(huì)因?yàn)檫@種情況的影響，出現(xiàn)檔案內(nèi)容的丟失以及污損問題，這在根本上對(duì)事業(yè)單位檔案相關(guān)內(nèi)容的完整性產(chǎn)生不良影響。并且，其更會(huì)對(duì)相關(guān)工作者的工作積極性產(chǎn)生不良影響，這樣的情況對(duì)于事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展來講，會(huì)產(chǎn)生極為嚴(yán)重的影響。

3.檔案管理工作者離職之后出現(xiàn)的問題

現(xiàn)代人更愿意追求自己向往的自由，向往著個(gè)性自由和天性釋放。因此，現(xiàn)代人很難從一而終地去做同一份工作，一直做一份工作的概率并不高。同時(shí)，因?yàn)楝F(xiàn)代社會(huì)中的突發(fā)狀況非常多，相關(guān)工作者會(huì)因?yàn)楦鞣N個(gè)人原因的影響，比如自己身患疾病、待產(chǎn)、直系親屬去世等等，增加了離開既有工作崗位的可能性?？墒呛芏喙ぷ髡咴陔x開工作崗位之后，針對(duì)檔案管理工作的交接過程中存在很多問題，新職員不了解老職員檔案內(nèi)容管理、存儲(chǔ)的方式，難以將檔案內(nèi)容的作用發(fā)揮出來，這會(huì)對(duì)事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展產(chǎn)生巨大影響。

4.檔案管理工作中的存儲(chǔ)方式比較落后

事業(yè)單位中對(duì)檔案內(nèi)容的存儲(chǔ)方式方面存在很多問題，檔案管理工作中的存儲(chǔ)方式較為落后，檔案內(nèi)容管理需要工作者具備良好的耐心，因?yàn)檫@項(xiàng)工作非常耗費(fèi)時(shí)間和精力，只依靠人工來進(jìn)行檔案內(nèi)容管理會(huì)出現(xiàn)各種不同的失誤。在現(xiàn)實(shí)工作當(dāng)中，事業(yè)單位通常會(huì)忽視檔案內(nèi)容的封存處理，針對(duì)檔案內(nèi)容一般就是基礎(chǔ)形式的應(yīng)用，未將檔案內(nèi)容的作用發(fā)揮出來。通常來講，事業(yè)單位在把檔案內(nèi)容記錄完成之后，就會(huì)把其存儲(chǔ)起來，并未針對(duì)檔案內(nèi)容中的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)等進(jìn)行學(xué)習(xí)，也未能將檔案內(nèi)容的作用發(fā)揮出來。當(dāng)今社會(huì)屬于信息技術(shù)時(shí)代，電子數(shù)據(jù)檔案逐漸變成單位檔案工作的關(guān)鍵點(diǎn)，但目前很多單位仍采用傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)。

事業(yè)單位中的職能部門數(shù)量比較多，所有部門需要使用的檔案內(nèi)容也非常多。并且，檔案內(nèi)容的類別較為繁雜，這些都會(huì)讓檔案逐漸變成檔案管理工作的落實(shí)造成影響。如果仍運(yùn)用原有的檔案管理法。在對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行管理的時(shí)候，就會(huì)由于檔案管理工作者主觀情緒方面的影響，而致使檔案文檔出現(xiàn)凌亂無序的狀況，檔案內(nèi)容隨意擺放等。也就是說，即便是檔案內(nèi)容未出現(xiàn)丟失的問題，可是在需要檔案相關(guān)內(nèi)容的時(shí)候，尋找對(duì)應(yīng)的內(nèi)容也是非常困難的，會(huì)對(duì)工作成效產(chǎn)生極為不良的影響。現(xiàn)代是信息技術(shù)時(shí)代，信息數(shù)據(jù)的更新變化非?？?，檔案內(nèi)容的更迭發(fā)展也在變化。如果在對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行管理過程中所使用的方式不正確，就會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位中的檔案管理工作成效低下，無法對(duì)更多檔案信息進(jìn)行及時(shí)掌握與更新，這不僅會(huì)導(dǎo)致檔案信息內(nèi)容無法得到及時(shí)有效的更新，更會(huì)讓檔案信息失去利用價(jià)值，荒廢檔案信息數(shù)據(jù)的實(shí)際存儲(chǔ)。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的有效方法

1.加大工作者專業(yè)技能

現(xiàn)代事業(yè)單位中的檔案內(nèi)容，對(duì)于事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展是較為關(guān)鍵的，故意工作需小心謹(jǐn)慎。要求相關(guān)工作者自身專業(yè)技能必須符合標(biāo)準(zhǔn)，并且要求檔案管理工作者具備良好的工作熱情以及嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作態(tài)度。事業(yè)單位在對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行選擇的時(shí)候，不但要求其具備良好的工作能力，更要對(duì)其性格進(jìn)行甄別與選擇。此外，事業(yè)單位一定要強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作者的培訓(xùn)教育工歐諾工作。在培訓(xùn)教育工作者中增強(qiáng)檔案管理工作者自身的專業(yè)素養(yǎng)與技術(shù)能力。

2.制定合理、科學(xué)的檔案管理工作規(guī)范制度

檔案管理工作不能只依靠領(lǐng)導(dǎo)工作者的一再強(qiáng)調(diào)和職工個(gè)人認(rèn)知，更為關(guān)鍵的是要有完善合理的規(guī)章制度實(shí)施約束，只有將規(guī)章制度科學(xué)、合理安排，明確目標(biāo)，當(dāng)出現(xiàn)錯(cuò)誤的時(shí)候，進(jìn)行有理有據(jù)的懲處處理。并且，在對(duì)規(guī)范內(nèi)容進(jìn)行制定的時(shí)候，一定要著重強(qiáng)調(diào)檔案管理工作者崗位調(diào)離或者離職之后可能會(huì)產(chǎn)生的一系列問題，留下檔案管理工作者的聯(lián)系方式，以便后續(xù)諸多問題的有效處理。同時(shí)，一定要強(qiáng)化檔案管理工作者自身的檔案內(nèi)容保護(hù)意識(shí)對(duì)檔案內(nèi)容的完整性進(jìn)行定期檢查，對(duì)其中出現(xiàn)的缺損、毀壞等問題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并且針對(duì)那些已經(jīng)龜背損壞了的檔案內(nèi)容，檔案管理工作者要有針對(duì)性地進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)救處理。針對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，要求檔案管理工作者遵照相關(guān)制度實(shí)施耐心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶幚怼?/p>

3.提升事業(yè)單位檔案內(nèi)容的使用效率

符合檔案文件存儲(chǔ)要求的內(nèi)容，一般都記載著事業(yè)單位發(fā)展過程中的重大事件，其是事業(yè)代為實(shí)際發(fā)展當(dāng)中的里程碑。以史為鑒可知興衰，事業(yè)單位一定要將既有檔案內(nèi)容進(jìn)行充分合理的利用，這樣才能夠基于既有發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，吸取前人工作中得來的教訓(xùn)，切實(shí)提升工作質(zhì)量，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。針對(duì)事業(yè)單位中存在的個(gè)人檔案而言，必須要進(jìn)行有針對(duì)性的了解與利用，這樣才能夠在人才選拔過程中更有針對(duì)性，基于檔案內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行初步評(píng)價(jià)。

4.使用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行管理和更新

伴隨信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，電子檔案以及計(jì)算機(jī)處理等在檔案管理工作中被廣泛應(yīng)用與推廣?；诖?，要求事業(yè)單位一定要緊隨時(shí)代發(fā)展的腳步，使用現(xiàn)代化的膽子檔案、大數(shù)據(jù)等方式進(jìn)行檔案內(nèi)容管理，降低人力、物力等層面產(chǎn)生的損失。因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)具有良好的交互性，檔案內(nèi)容的更新存儲(chǔ)等也變得更為簡(jiǎn)便，信息內(nèi)容的實(shí)際獲取也變得更加簡(jiǎn)單、容易。社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，讓事業(yè)單位中各種信息數(shù)據(jù)的改變與更新更加快速了，檔案管理工作者一定要對(duì)新的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)掌握，將信息數(shù)據(jù)更新工作落實(shí)好，確保檔案信息數(shù)據(jù)的利用價(jià)值。

三、結(jié)束語

事業(yè)單位中的檔案管理工作，針對(duì)事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展來說，有較關(guān)鍵的作用。在開展工作時(shí)，一定要制定系統(tǒng)有效的管理工作體系。在對(duì)工作者進(jìn)行選拔的時(shí)候，一定要選擇具備專業(yè)技術(shù)能力的工作者，同時(shí)要對(duì)這樣的工作者實(shí)施定時(shí)有效的培訓(xùn)教育工作，及時(shí)增強(qiáng)管理工作者自身的專業(yè)素養(yǎng)。并且要使用先進(jìn)有效的方式實(shí)施檔案管理，確保檔案信息使用成效的提升，可充分發(fā)揮檔案管理的作用，為事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化打好基礎(chǔ)。

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（作者單位：福建省三明市明溪縣工信局）