金永兵

摘? ?要：在行政事業(yè)單位工作體系當(dāng)中，辦公室是一個(gè)基礎(chǔ)性的關(guān)鍵部門，對(duì)事業(yè)單位的正常運(yùn)行發(fā)揮重要的作用，不僅能使信息在事業(yè)單位中得到有效的傳遞，還能在各部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)和組織。但是在實(shí)際的辦公室行政事務(wù)工作中，卻存在較大的優(yōu)化空間。這就需要相關(guān)部門的管理者對(duì)辦公室的職能以及行政事務(wù)工作的目標(biāo)和工作特點(diǎn)形成清楚的認(rèn)知，并采用具體的工作方法。本文就行政事業(yè)單位辦公室行政事務(wù)工作優(yōu)化方法展開了一系列的淺談。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位? 辦公室行政事務(wù)工作? 優(yōu)化方法

中圖分類號(hào)：D630? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2020）02（a）-0163-02

一般情況下，從辦公室在行政事業(yè)單位中的職能來看，主要是維系單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，在各個(gè)部門之間搭建聯(lián)系。在辦公室中，行政事務(wù)工作兼具復(fù)雜性和多樣性的雙重特點(diǎn)。辦公室行政事務(wù)工作的質(zhì)量能在很大的程度上反映事業(yè)單位的綜合工作效率，這就凸顯出提高辦公室行政事務(wù)工作質(zhì)量的重要性。因此，相關(guān)部門應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)辦公室工作的價(jià)值，采用具有針對(duì)性的方法優(yōu)化行政事業(yè)單位辦公室行政事務(wù)的工作效果。

1? 行政事業(yè)單位辦公室管理工作的目標(biāo)

明確行政事務(wù)的工作目標(biāo)是做好辦公室管理工作的基礎(chǔ)。目標(biāo)能為工作人員提供清楚的方向，更加深入認(rèn)識(shí)到自身工作的意義。這樣才能保證行政事務(wù)工作得到有效開展。

首先，提高行政管理人員的素質(zhì)水平。行政事務(wù)工作需要工作人員具備高素質(zhì)，不僅應(yīng)該強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)更加先進(jìn)的服務(wù)手段。使工作人員能從思想和情感方面熱愛自己的工作。其次，提高工作體系的完善程度。保證事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門之間的有效協(xié)作是辦公室行政管理工作體系中的一項(xiàng)基本組成部分。每一項(xiàng)工作都應(yīng)該對(duì)應(yīng)相應(yīng)的規(guī)范，為工作人員提供工作目標(biāo)，也將各個(gè)人員的權(quán)利和責(zé)任規(guī)劃清楚。針對(duì)辦公室行政管理工作細(xì)節(jié)較多的特點(diǎn)，完善的工作體系能為其提供保障作用。最后，提高事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。相比于其他部門，辦公室行政事務(wù)并不會(huì)直接參與經(jīng)營以及管理工作，更多的是發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，為其他部門做表率。要想達(dá)到事業(yè)單位核心競(jìng)爭(zhēng)力的目標(biāo)，就需要設(shè)定合理的辦公室行政事務(wù)工作目標(biāo)。

2? 行政事業(yè)單位辦公室管理工作的現(xiàn)狀

首先，行政管理制度亟待完善。辦公室的行政事務(wù)較為零散，具有冗雜性。為了與新時(shí)代的發(fā)展步伐相一致，滿足事業(yè)單位的發(fā)展要求，在政府部門的督促下實(shí)行事業(yè)單位辦公室工作改革，達(dá)到了較為理想的成果。但是，在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平不斷提高的背景下，辦公室行政管理制度改革仍然存在滯后性，管理模式中的一些不足之處也凸顯出來。這樣的情況在很大的程度上對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展形成了一定的阻力。

其次，作風(fēng)建設(shè)有待整頓。長久以來，辦公室作風(fēng)建設(shè)一直是行政事業(yè)單位的一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)，在實(shí)踐中達(dá)到了基本的目標(biāo)。但是，在行政事業(yè)單位的辦公室當(dāng)中，仍然存在一些帶著負(fù)面情緒參與工作的人員，這是工作作風(fēng)問題的一種表現(xiàn)。一些工作人員堅(jiān)持比較保守的思想，沒有形成自我意識(shí);一些工作人員缺乏務(wù)實(shí)精神，在工作中不夠沉穩(wěn);一些工作人員在生活作風(fēng)方面不夠嚴(yán)謹(jǐn)，自律能力較弱等。這些問題成為了作風(fēng)建設(shè)和整頓的重點(diǎn)對(duì)象。

3? 行政事業(yè)單位辦公室行政管理工作特點(diǎn)

首先，辦公室行政管理工作在事業(yè)單位內(nèi)部發(fā)揮著重要的信息傳達(dá)作用，也就是上傳下達(dá)。信息在傳達(dá)的過程中不僅要保證其高效性，還應(yīng)該重視保密性。這就對(duì)辦公室人員的素質(zhì)提出了較高的要求。信息傳達(dá)應(yīng)該落實(shí)到相關(guān)的人，應(yīng)該了解信息的人應(yīng)該及時(shí)得到通知。負(fù)責(zé)傳達(dá)的人員不能根據(jù)自己的主觀想法而擅自刪減或者增加所傳遞的信息。

其次，辦公室行政事務(wù)具有組織服務(wù)的核心性。其工作范圍涉及的內(nèi)容較多，不僅包括單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作，還包括一些與其他單位之間的交流工作。從這個(gè)角度來看，辦公室負(fù)責(zé)重要的溝通和交流工作，應(yīng)該保證每項(xiàng)工作得到細(xì)致完成。

最后，辦公室行政事務(wù)工作應(yīng)該體現(xiàn)創(chuàng)新性。無論是管理者，還是部門工作人員都應(yīng)該具備創(chuàng)新意識(shí)[1]。事業(yè)單位的辦公室行政事務(wù)工作具有多元化和動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)，這就需要在實(shí)際的經(jīng)營中能通過創(chuàng)新有效應(yīng)對(duì)各項(xiàng)工作的變化。辦公室人員在完成自己工作的同時(shí)，應(yīng)該積極思考和觀察，針對(duì)提高辦公室服務(wù)和管理水平提出新建議，使各個(gè)部門和崗位能得到有效的協(xié)調(diào)。十九大針對(duì)機(jī)構(gòu)改革所提出的新要求，使得事業(yè)單位應(yīng)該保持改革思想和創(chuàng)新的步伐。

4? 行政事業(yè)單位辦公室行政事務(wù)工作優(yōu)化方法

4.1 提高行政事務(wù)管理人員的工作能力

要想達(dá)到理想的事業(yè)單位辦公室行政事務(wù)工作效果，就應(yīng)該重視提高行政事務(wù)管理人員的工作能力，這是一項(xiàng)必要的工作舉措。首先，在辦公室人員的選拔方面，應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格控制，重點(diǎn)考察工作人員的工作態(tài)度和個(gè)人素質(zhì)。其次，對(duì)于選拔進(jìn)入辦公室的人員，應(yīng)該對(duì)其提供教育培訓(xùn)，幫助其在復(fù)雜的工作環(huán)境當(dāng)中建立清晰正確的工作思路，強(qiáng)化其工作能力，從而逐漸達(dá)到每個(gè)工作人員都能獨(dú)立完成辦公室行政管理工作的目的。最后，重視辦公室人員的思政教育。在實(shí)際的工作中，辦公室人員應(yīng)該形成服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，能從思想層面將自身的工作與社會(huì)發(fā)展相結(jié)合，將自己的工作價(jià)值充分發(fā)揮出來。

4.2 設(shè)定清晰明確的行政事務(wù)職務(wù)定位

通過設(shè)定清晰的行政事務(wù)職務(wù)定位，使每個(gè)辦公室人員都能清楚自己的職責(zé)是一項(xiàng)非常重要的工作。應(yīng)該改一改長期以來形成的隨意安排辦公室崗位的工作方式，從深入化的角度對(duì)行政事務(wù)工作情況進(jìn)行調(diào)查，主要是查找是否在辦公室中存在無人管理的事項(xiàng)，或者是交叉管理的業(yè)務(wù)等。一旦發(fā)現(xiàn)這樣的情況，應(yīng)該及時(shí)改正和重新安排，使每個(gè)辦公室人員都能在自己的崗位上發(fā)揮自己的價(jià)值，以負(fù)責(zé)的態(tài)度投入到自己的工作當(dāng)中。在進(jìn)一步明確辦公室行政事務(wù)的條件下，能在很大的程度上降低辦公室中的人力和物力投入，節(jié)約管理成本[2]。另外，應(yīng)該適當(dāng)提高辦公室行政事務(wù)的針對(duì)性，使其能更好的服務(wù)于事業(yè)單位的正常運(yùn)行。

4.3 融入創(chuàng)新理念優(yōu)化行政管理工作模式

辦公室在整個(gè)事業(yè)單位中發(fā)揮著橋梁和紐帶的作用，如果工作質(zhì)量出現(xiàn)問題，就會(huì)使得事業(yè)單位的整體工作效率下降。從管理學(xué)理論的角度來看，事業(yè)單位的組織結(jié)構(gòu)比較緊密，呈金字塔形，上級(jí)能完全控制下級(jí)。這樣的組織結(jié)構(gòu)方式很難使部門之間發(fā)生有效的溝通和互動(dòng)，無法發(fā)揮其自主性[3]。因此，應(yīng)該對(duì)行政管理工作模式實(shí)施創(chuàng)新。要想實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理模式創(chuàng)新的目標(biāo)，就應(yīng)該將管理模式改革作為著手點(diǎn)，一改傳統(tǒng)的多層次、幅度小的科層式管理模式，而應(yīng)用于現(xiàn)代化時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)的扁平式行政管理模式。這種組織結(jié)構(gòu)不僅具有較少的管理層次，其管理的幅度也較大，有利于信息在各個(gè)部門之間的有效傳遞，也能更加便捷為決策測(cè)層提供依據(jù)。另外，這樣的管理模式也具有較強(qiáng)的靈活性，能使得事業(yè)單位的整體工作效率得到提高。

4.4 強(qiáng)化工作人員的思想作風(fēng)建設(shè)

綜合管理處于辦公室行政事務(wù)管理工作的核心地位。辦公室人員的職業(yè)能力以及思想觀念都能影響其工作質(zhì)量，不僅應(yīng)該具備處理公共關(guān)系的能力和技巧，還應(yīng)該掌握扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，能在實(shí)際的工作中表現(xiàn)出良好的工作作風(fēng)和政治素養(yǎng)。所以，在實(shí)際的工作中，強(qiáng)化辦公室工作人員的思想作風(fēng)建設(shè)具有非常關(guān)鍵的意義。首先，加強(qiáng)開展辦公室人員的政治理論學(xué)習(xí)，提高其政治思想水平。在辦公室這個(gè)工作環(huán)境中，無論是撰寫工作報(bào)告，還是處理一些日常的事務(wù)，都需要工作人員表現(xiàn)出較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力。并且，辦公室人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守事業(yè)單位所制定的相關(guān)管理制度，形成正確的思想觀念，能在實(shí)際的工作中踐行社會(huì)主義核心價(jià)值觀。其次，應(yīng)該組織辦公室人員深入到基層當(dāng)中，能切實(shí)體會(huì)實(shí)事求是的工作意義。辦公室人員的工作范圍不應(yīng)該僅僅局限于辦公區(qū)域，而是應(yīng)該走出辦公室，獲取更多資料，并將其如實(shí)匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，能嚴(yán)格按照事業(yè)單位的政策和制度解決問題。在處理內(nèi)務(wù)和外訪工作中，辦公室人員都應(yīng)該保持謙虛的態(tài)度。

4.5 培養(yǎng)辦公室行政管理人員的團(tuán)隊(duì)精神

在事業(yè)單位中，每一項(xiàng)工作都有明確的分工，辦公室人員應(yīng)該清楚認(rèn)知自己的職責(zé)。一些行政事務(wù)可以由辦公室單獨(dú)完成，但是有些事務(wù)需要互相配合和合作。從這個(gè)角度來看，培養(yǎng)辦公室人員的團(tuán)隊(duì)精神具有非常重要的意義。所以，事業(yè)單位的辦公室行政事務(wù)工作應(yīng)該重視團(tuán)隊(duì)協(xié)作，使工作人員能從深入的角度在思想層面形成合作意識(shí)。以團(tuán)隊(duì)精神建設(shè)為基礎(chǔ)，應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)崗位的管理，將每個(gè)人員的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來，形成內(nèi)部合力。首先，應(yīng)該將崗位分配作為基礎(chǔ)，對(duì)辦公室人員實(shí)施合理化配置，使工作效用達(dá)到最大化。這樣的方式有利于充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。其次，將每個(gè)辦公室人員的性格和興趣作為主要的依據(jù)，制定具有針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃，提高其專業(yè)技能和個(gè)人綜合素養(yǎng)。當(dāng)前，越來越多的新理念和新知識(shí)不斷得到應(yīng)用，這就使得事業(yè)單位的辦公室人員應(yīng)該時(shí)刻更新自身的知識(shí)和思想體系，從而更好的滿足崗位的需求。最后，建立工作人員之間的有效溝通平臺(tái)，鼓勵(lì)其互相學(xué)習(xí)，互相交流，積累更多優(yōu)秀的辦公室行政事務(wù)處理經(jīng)驗(yàn)。

5? 結(jié)語

綜上所述，做好辦公室行政事務(wù)對(duì)事業(yè)單位的正常運(yùn)行和發(fā)展具有重要的作用。因此，在行政事業(yè)單位的日常工作中，相關(guān)部門的管理者應(yīng)該明確辦公室行政事務(wù)的工作目標(biāo)和特點(diǎn)，分析辦公室管理工作的現(xiàn)狀，并通過提高行政事務(wù)管理人員的工作能力;設(shè)定清晰明確的行政事物職務(wù)定位;融入創(chuàng)新理念優(yōu)化行政管理工作模式;強(qiáng)化工作人員的思想作風(fēng)建設(shè);培養(yǎng)辦公室行政管理人員的團(tuán)隊(duì)精神的方式優(yōu)化辦公室行政事務(wù)工作效果。通過本文對(duì)行政事業(yè)單位辦公室行政事務(wù)工作優(yōu)化方法展開的一系列淺談，希望能為提高行政事業(yè)單位的工作效率提供一些參考。

參考文獻(xiàn)

[1] 李仁鵬.關(guān)于事業(yè)單位辦公室行政管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（20）：10，18.

[2] 趙雁冰.事業(yè)單位辦公室行政管理工作思考[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018，26（13）：172-173.

[3] 劉暢.關(guān)于事業(yè)單位辦公室行政管理工作的思考[J].中國市場(chǎng)，2017（25）：180-181.