張貞吉 萊陽市古柳街道辦事處

我國現(xiàn)如今在各方面都在飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足大眾對(duì)于檔案利用以及管理的要求，怎樣將傳統(tǒng)的檔案管理模式向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)型如今已經(jīng)是人們未來對(duì)于檔案管理主要的研究方向。數(shù)字化檔案管理將會(huì)有效提升工作效率，為大眾帶來便捷。

一、現(xiàn)階段基層單位對(duì)于數(shù)字化檔案管理不足

基層單位在數(shù)字化檔案管理建設(shè)過程中，不光需要在一定的基礎(chǔ)之上進(jìn)行建立，同時(shí)還需要充足的資金以及時(shí)間來支持。就目前基層單位檔案管理工作來說，需要用大量的紙張對(duì)檔案進(jìn)行記錄與收集并且運(yùn)用人工對(duì)檔案進(jìn)行分類，最后進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)與輸入，傳統(tǒng)的檔案管理給該項(xiàng)工作帶來海量的工作量。并且以上工作需要依靠大量的人力物力進(jìn)行，還需要依靠先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行工作，特別是對(duì)于數(shù)字化檔案管理的建設(shè)不僅需要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，還需要經(jīng)常對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，這同樣需要大量的資金支持。

基層單位對(duì)于數(shù)字化檔案管理沒有起到足夠的重視程度，并且沒有對(duì)數(shù)字化檔案管理明確最終的目標(biāo)，任何工作只有明確了目標(biāo)才能有未來工作的方向。一切工作的內(nèi)容都需要緊緊圍繞著最終設(shè)定的目標(biāo)來進(jìn)行，否則將會(huì)事倍功半。所以，基層單位需要足夠重視數(shù)字化檔案管理這項(xiàng)工作，對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)所需要的軟件設(shè)施以及硬件設(shè)施進(jìn)行更新與引進(jìn)，這樣才可以有效促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的建設(shè)工作，才可以讓檔案管理人員的工作效率提升，更好的為人民大眾進(jìn)行更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、基層單位檔案管理利用數(shù)字化技術(shù)研究

（一）加強(qiáng)電子檔案資源建設(shè)以及管理

各基層單位檔案管理部門需要依據(jù)社會(huì)未來發(fā)展的大體需求，對(duì)電子檔案信息資源未來建設(shè)與發(fā)展進(jìn)行不斷加強(qiáng)，并且需要將電子檔案的作用與價(jià)值進(jìn)行充分發(fā)揮。首先需要我國國家級(jí)別的檔案建設(shè)具備整體觀念以及全局意識(shí)，需要著眼于我國社會(huì)或者國家在各個(gè)方面對(duì)于電子檔案信息系統(tǒng)的優(yōu)化以及合理配置。在這樣的基礎(chǔ)之上，需要建立大量具有自身特色的數(shù)據(jù)庫，進(jìn)一步將檔案信息資源以及服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行提升。同時(shí)還需要將檔案管理工作逐漸歸納進(jìn)社會(huì)信息的管理系統(tǒng)當(dāng)中，和其他類型的信息服務(wù)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)上的合作，逐漸創(chuàng)設(shè)一個(gè)較為完整的社會(huì)信息管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮其巨大優(yōu)勢(shì)，從而充分滿足目前時(shí)代人民群眾對(duì)于信息利用的各項(xiàng)要求[1]。

對(duì)于加強(qiáng)電子檔案管理可以創(chuàng)建與每一個(gè)工作步驟相對(duì)的辦法、程序、規(guī)范以及措施等來提升電子檔案的管理，并且在日常工作中要嚴(yán)格遵循、有效監(jiān)督，在檔案管理過程當(dāng)中，需要對(duì)檔案查看權(quán)限的審核進(jìn)行進(jìn)一步的加強(qiáng)，對(duì)檔案在回收或者運(yùn)用過程中的安全措施進(jìn)行加強(qiáng)，爭(zhēng)取做到第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問題所在，可以及時(shí)對(duì)問題所在部分進(jìn)行改進(jìn)與改善，這樣不僅可以讓檔案資源具有安全以及可靠的性質(zhì)，還可以起到檔案保護(hù)的作用。

（二）讓檔案數(shù)字化建設(shè)形成管理體系

各單位如若想提升檔案管理工作效率便需要將檔案管理工作進(jìn)行數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)。各單位基層檔案管理部門的工作便是給人民群眾提供便捷、質(zhì)量較高的檔案查詢服務(wù)，想做好檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)便是便捷性、全面性以及精準(zhǔn)性。在檔案管理日常工作中，需要把所有檔案的各項(xiàng)信息做好分類準(zhǔn)確、內(nèi)容詳細(xì)、描述清晰以及全面細(xì)致等特征，對(duì)于所有檔案信息采集以及管理等方面同樣需要做到科學(xué)合理且精確。面對(duì)檔案保管也需要做到高質(zhì)量、安全以及信息完整。因此各單位基層檔案管理部門需要依據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用數(shù)字化的系統(tǒng)以及設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行分類以及整理，可以讓檔案中的信息時(shí)刻具備準(zhǔn)確性以及完整性，這種形式便可以有效促進(jìn)檔案的價(jià)值提高。單位基層檔案管理數(shù)字化建設(shè)可以有效把海量的檔案信息進(jìn)行快速處理以及存儲(chǔ)，讓檔案歸類條理清晰并且具備極高的針對(duì)性以及指向性，對(duì)于檔案信息的采集以及輸出做到對(duì)稱平衡。并且讓檔案可以更加科學(xué)合理的運(yùn)用與設(shè)置。例如將檔案信息逐漸數(shù)字化，便可以對(duì)海量的檔案進(jìn)行精準(zhǔn)的分類處理，各單位基層人員還可以運(yùn)用關(guān)鍵詞找到相關(guān)的檔案進(jìn)行工作，通過簡(jiǎn)單的詞匯便可以精準(zhǔn)找到所需要用到的檔案信息，這樣將會(huì)對(duì)檔案管理工作的效率大幅度提升。另外，各單位基層檔案管理人員還可以對(duì)檔案進(jìn)行加密處理，將部分極為重要的檔案與相關(guān)文件進(jìn)行權(quán)限訪問的設(shè)置，這樣便可以極大程度提升檔案的保密性以及安全性。

（三）加強(qiáng)人員培訓(xùn)與資金投入

檔案工作人員不光是檔案保存管理人員，尤其是檔案數(shù)字化工作的特殊需求還要讓檔案工作人員具有檔案方面的專業(yè)知識(shí)還需要具備較為熟練的計(jì)算機(jī)使用技能，單位基層可以定期組織與鼓勵(lì)檔案工作人員進(jìn)行崗位職業(yè)教育或者在職培訓(xùn)學(xué)習(xí)等，檔案工作人員同樣需要積極學(xué)習(xí)我國相關(guān)的法律法規(guī)以及專業(yè)知識(shí)，不斷將自身的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行提升，對(duì)保密意識(shí)進(jìn)行加強(qiáng)，爭(zhēng)取做到干一行愛一行，在檔案工作過程當(dāng)中發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，進(jìn)而將檔案工作人員的整體素質(zhì)進(jìn)行提升[2]。

加大對(duì)于數(shù)字化檔案管理的資金投入，完善硬件以及軟件設(shè)施的建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)需要逐漸將檔案工作進(jìn)行重視，將檔案進(jìn)行完整的保存確實(shí)很重要，但是對(duì)于檔案的管理才是整個(gè)工作的核心，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的資金投入，對(duì)于檔案管理缺少的硬件以及軟件設(shè)施及時(shí)補(bǔ)齊，對(duì)即將淘汰以及已經(jīng)淘汰的設(shè)施進(jìn)行更新，為未來檔案管理的有效性以及安全性奠定基礎(chǔ)。

三、結(jié)論

綜上所述，數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)繁雜且周期較長的工作。怎樣將數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來，是每一位檔案管理工作人員需要思考以及解決的重要問題之一。在檔案管理過程當(dāng)中，需要從國家法律法規(guī)、人員素質(zhì)、檔案安全以及基礎(chǔ)設(shè)施等方面進(jìn)行考慮，才可以保障數(shù)字化檔案管理給社會(huì)帶來更好的幫助。