（石家莊市食品藥品檢驗(yàn)中心，河北 石家莊 050000）

前言

檔案管理工作在事業(yè)單位工作開展與決策制定中起到參考依據(jù)的作用，同時(shí)檔案本身具有保密性、重要性的特點(diǎn)，所以相應(yīng)的管理工作也更加復(fù)雜，不僅要對檔案材料進(jìn)行收集、整合、分類，還要通過服務(wù)將檔案的價(jià)值最大化地發(fā)揮出來[1]。而隨著管理理念、管理手段等方面的更新進(jìn)步，目前事業(yè)單位的檔案管理工作也暴露出了一定問題，唯有積極轉(zhuǎn)變觀念與提升技術(shù)水平，才能夠化挑戰(zhàn)為機(jī)遇，從而提高檔案管理工作質(zhì)量。

一、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1.管理制度不完善

大部分事業(yè)單位將工作重心放在自身所擔(dān)負(fù)的社會職能方面，所以對檔案管理制度建設(shè)方面并不重視，而缺少完善管理制度的指導(dǎo)或是未能嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，會嚴(yán)重影響檔案管理工作效率，從而出現(xiàn)檔案資料收集不全、人員權(quán)責(zé)不明等問題，導(dǎo)致檔案資料傳遞速度慢，并且丟失、篡改的風(fēng)險(xiǎn)更大。

2.技術(shù)水平較低

以往事業(yè)單位的檔案管理工作重點(diǎn)是對紙質(zhì)檔案材料的管理，而紙質(zhì)檔案無論是保管還是查閱，都具有一定難度，并且隨著檔案材料的增多，占用空間也越來越大。當(dāng)然，隨著信息化技術(shù)的普及，絕大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作也朝著信息化、數(shù)字化方向邁進(jìn)，計(jì)算機(jī)也成了檔案管理工作的“標(biāo)配”，大大提高了工作效率。然而相較于其他行業(yè)領(lǐng)域而言，事業(yè)單位檔案管理工作的信息化程度并不算高，尤其是在高新技術(shù)應(yīng)用方面探索非常少，所以整體技術(shù)水平依舊偏低。

3.人員綜合素質(zhì)偏低

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作主要是對檔案材料進(jìn)行收集、整理與保管，相對來講內(nèi)容與工作方法都很簡單，所以對工作人員的綜合素養(yǎng)要求不算高。但隨著檔案管理工作需要用到的專業(yè)理論與技術(shù)手段不斷更新，部分非專職的檔案管理人員如果不及時(shí)更新知識技能儲備，則難以跟上檔案管理工作的改革進(jìn)程，所以也就出現(xiàn)部分人員綜合素質(zhì)偏低的情況。

4.安全性不高

如今的事業(yè)單位檔案管理工作對計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)更加依賴，在提高工作質(zhì)量與效率的同時(shí)，我們也要看到其中暗藏的安全風(fēng)險(xiǎn)，由于黑客攻擊、病毒入侵、電腦故障導(dǎo)致檔案信息丟失的情況并不少見。而紙質(zhì)檔案資源受外部環(huán)境影響較為明顯，往往隨著時(shí)間推移而自身發(fā)生物理變化，所以無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，均需注意安全防范。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在問題的解決措施

1.完善制度建設(shè)

對于檔案管理工作而言，制度建設(shè)是保證工作順利開展的基礎(chǔ)，意味著為該項(xiàng)工作提出了行為準(zhǔn)則與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。通常來講，檔案管理工作制度的完善建設(shè)對各項(xiàng)工作秩序制定規(guī)范要求，找準(zhǔn)當(dāng)前檔案管理工作中存在的漏洞予以填補(bǔ)，并且要多研究事業(yè)單位其他部門的管理制度，保證彼此的適應(yīng)性[2]。當(dāng)然，檔案管理工作的制度建設(shè)有典型的復(fù)雜性、持久性特點(diǎn)，基于此這一特點(diǎn)很多事業(yè)單位實(shí)行雙軌制管理，也就是說檔案材料收集與傳遞中應(yīng)當(dāng)保證數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案的共存，因?yàn)閮烧呔懈髯缘膬?yōu)勢，通過優(yōu)勢互補(bǔ)能夠達(dá)到更好的管理效果。而雙軌制管理制度在人力與資源方面要投入更多，而隨著技術(shù)手段的逐步完善，事業(yè)單位可嘗試向單軌制管理轉(zhuǎn)變，不過這一做法要結(jié)合事業(yè)單位具體情況而定。

2.提高技術(shù)水平

現(xiàn)代社會的科學(xué)技術(shù)更新速度非?？欤胩岣呤聵I(yè)單位檔案管理工作的技術(shù)水平，一定要把握好最新的技術(shù)理念與方法，其中云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等高新技術(shù)在檔案管理當(dāng)中早已證明其實(shí)用性，所以事業(yè)單位可引入這類技術(shù)去保證檔案管理工作更高效地開展。其中，大數(shù)據(jù)技術(shù)指的是對海量、復(fù)雜的數(shù)據(jù)集合展開高效處理的技術(shù)，改變過去利用軟件與程序難以一次性對復(fù)雜數(shù)據(jù)集合進(jìn)行計(jì)算的局面。

3.提升人員素質(zhì)

隨著檔案管理工作理念與技術(shù)手段的更新，事業(yè)單位也需要對檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出更高要求，不僅要求檔案管理人員對制定的相關(guān)管理制度嚴(yán)格執(zhí)行，更要督促檔案管理人員加強(qiáng)對管理、計(jì)算機(jī)、信息分析等方面知識的學(xué)習(xí)[3]。因此，對于事業(yè)單位而言，要想提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，一方面，要提高入職門檻，廣招更多專業(yè)出身的人才，確保其擁有豐富扎實(shí)的理論知識；另一方面，事業(yè)單位還要對在職檔案管理人員展開培訓(xùn)工作，內(nèi)容以檔案管理技術(shù)方法、法規(guī)制度等為主，同時(shí)要重視培訓(xùn)考核工作的開展，將考核成績與獎懲制度掛鉤。

4.加強(qiáng)安全防范

在如今的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息安全也逐漸被社會公眾廣泛重視，檔案信息安全作為檔案管理工作的關(guān)鍵，自然要加強(qiáng)防范。一方面，要通過加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)教育去提高其安全防范意識，確保工作開展嚴(yán)格遵循管理制度與保密條例，防止出現(xiàn)過失泄密情況。另一方面，紙質(zhì)檔案材料的安全方法要落實(shí)“三鐵”（鐵門、鐵床、鐵柜）原則，布設(shè)無死角監(jiān)控?cái)z像頭，定期檢查紙質(zhì)檔案保管情況；數(shù)字檔案則要重視網(wǎng)絡(luò)防火墻的建設(shè)以及對病毒庫的更新，做好網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管工作，提高信息安全防范能力。

結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案完整記錄著事業(yè)單位人員、財(cái)務(wù)、事務(wù)等方面的信息內(nèi)容，在工作考核、決策制定中發(fā)揮重要作用，雖然無法直接帶來經(jīng)濟(jì)效益，但是在推動事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展方面作業(yè)重大。通過本文對目前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，希望相關(guān)工作者能夠?qū)ψ陨砉ぷ饔姓_認(rèn)知，除了要采取合理解決措施積極推行以外，更要擺正自己的工作態(tài)度，提高工作積極性，為事業(yè)單位發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。