縱梅

摘要：本文將結合辦公自動化的特點和要求，對當前常用計算機辦公自動化軟件的功能、特點、作用以及操作方法進行一個簡單的探討，為學生將來的就業(yè)實習奠定基礎。

關鍵詞：計算機軟件;辦公自動化管理;應用

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）30-0289-02

在互聯(lián)網全球化發(fā)展趨勢下，計算機作為重要的現(xiàn)代化設備，目前早以成為各行各業(yè)必備的辦公工具，大多數(shù)大中專院校目前早已將計算機辦公自動化列為必修科目之一，目的是讓學生掌握基本的計算機辦公能力，適應當前互聯(lián)網快速普及的發(fā)展形勢。鑒于此，本文將結合辦公自動化的特點和要求，對當前常用計算機辦公自動化軟件的功能、特點、作用以及操作方法進行一個簡單的探討，為學生將來的就業(yè)實習奠定基礎。

1計算機辦公軟件概述

辦公自動化是面向組織的日常運作和管理，學生和老師使用頻率最高的系統(tǒng)應用，自1985年國內召開第一次辦公自動化規(guī)劃會議以來，辦公和教學自動化系統(tǒng)在應用內容上的深度與廣度、IT技術運用等方面都有了新的變化和發(fā)展，并成為不可缺的核心應用系統(tǒng)。主要推行一種無紙化辦公模式。

目前，對辦公室計算機辦公軟件還沒有明確的界定，但從微觀角度來看，辦公室計算機辦公軟件指的是對文檔等文字資料的編輯以及對文檔內容信息化管理;而從宏觀角度來看，辦公室計算機辦公軟件指的是以計算機信息技術為基礎的辦公室信息系統(tǒng)，日常的辦公中應用這一系統(tǒng)能夠實現(xiàn)辦公流程的自動化、信息化以及智能化，不僅能夠提高辦公效率，還可以實現(xiàn)信息的交流與共享。

2計算機軟件在辦公自動化管理中應用的必要性

2.1改善辦公環(huán)境

計算機軟件在辦公自動化管理中的應用改變了過去落后、單一的辦公環(huán)境，實現(xiàn)了自動化辦公，對辦公效率的提高發(fā)揮著積極作用。另外，對辦公設施也有了一定的改進，比如過去辦公室設備大多是桌椅和文件，處理工作只是靠人工手動，但現(xiàn)在辦公室內設有計算機設備等已是最基本的要求，辦公人員可以借助計算機軟件將所需資料和文件全部錄人計算機設備中，可以方便日后查閱和利用，對實現(xiàn)辦公自動化管理有重要的推動作用。

2.2降低辦公自動化管理成本

在辦公單位辦公過程當中少不了紙張的使用，并且在處理重大辦公事項時對辦公用品的需求量會增大，同樣企業(yè)各個部門為實現(xiàn)有效交流需要大量的紙張來傳送信息，這就給企業(yè)辦公帶來了一筆不小的開銷，而在辦公中應用計算機軟件并建立辦公自動化體系后，減少了辦公用品的成本，不僅辦公自動化管理得以實現(xiàn)，也利于增長企業(yè)經濟效益。

3計算機軟件在辦公自動化管理上的應用

計算機辦公自動化軟件在企業(yè)中一般分為三個應用層：一是以文字處理、日程管理、教學管理以及郵件收發(fā)等事務為主的基礎辦公軟件。二是支持各種教學處理活動的教學系統(tǒng)與支持管理控制活動的管理信息系統(tǒng)相結合的教學辦公軟件。三是以教育型和管理型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎。同時又以它本身自有的決策模型為支持的協(xié)同管理軟件。

3.1基本辦公自動化軟件

目前，企業(yè)在辦公過程中使用的文字處理軟件有wps辦公軟件、基于windows操作系統(tǒng)的辦公軟件：辦公系列和基于網絡的文字處理軟件。值得注意的是，這種文字處理軟件有其優(yōu)點，例如wps辦公軟件在文字處理功能上較強，同時也提供了一個免費的過程應用版本，占用的電腦設備內存較小，所以它被人們廣泛使用;網絡文本處理軟件需要瀏覽器的支持來操作文本，不需要計算機系統(tǒng)提供其他軟件的支持，但由于其編輯任務復雜，無法勝任，辦公系列辦公軟件的開發(fā)與兼容，為辦公單元的辦公自動化管理提供了方便，也得到了人們的廣泛應用。在辦公過程中應用文字處理軟件不僅可以提高辦公效率和質量，而且可以實現(xiàn)無紙辦公的目標。

3.2管理辦公自動化軟件

管理辦公自動化軟件的主要功能包括：新聞發(fā)布、管理系統(tǒng)、企業(yè)郵箱、實時通信、企業(yè)云盤、工作流程、企業(yè)資源、出勤登記、定位跟蹤、調度、工作日志、消息提醒和人力資源管理等等……其中常見的辦公通訊軟件有企業(yè)qq、企業(yè)微信、電子鏈接即時通訊軟件、Bigant等。這些軟件采用先進的互聯(lián)網技術、工作流技術、計算機技術、信息通信技術和一系列現(xiàn)代辦公應用設備，突破了傳統(tǒng)辦公時間和空間。限制并實現(xiàn)了一些辦公業(yè)務活動在各類現(xiàn)代辦公設備以外的人，實現(xiàn)了人機交互，廣泛、全面、快速的信息集成、整理、處理、存儲和共享，實現(xiàn)了企業(yè)辦公管理的整合，及時溝通，信息發(fā)布、公文處理、知識管理、流程管理、項目管理、輔助辦公室、人力資源管理等。實現(xiàn)了高效的信息共享、及時的通信、自動化和協(xié)同辦公管理，提高了企業(yè)辦公和管理的及時性和效率。人工智能系統(tǒng)實現(xiàn)了工作的智能化，是一種新的工作模式。

3.3協(xié)同管理軟件

協(xié)同管理軟件是基于B/S結構的，似乎可以看作就是一種互聯(lián)網化的軟件，而且由于協(xié)同管理軟件是以人為中心，以流程制度的執(zhí)行為主軸的面向全體人員的，解決人與人之間協(xié)作的管理軟件。致遠互聯(lián)在協(xié)同管理軟件誕生的第一天起就認為，協(xié)同管理軟件消除信息孤島、實現(xiàn)信息整合的應用類的系統(tǒng)級管理軟件。目前常用的協(xié)同管理軟件有金蝶云之家、致遠a8v5、華天動力以及小團隊協(xié)同工具teambition Teambition等。這些軟件在處理事務時各有側重點，我們只需要根據(jù)辦公需要選擇具有相應功能的軟件即可出色地完成辦公任務。

4《辦公自動化》信息化教學模式的探討

信息化教學模式是目前很多高校中的熱門研究課題。在信息教學實踐中，教師要演示操作，準確的溝通，合理的布置作業(yè)任務，使學生能夠全面吸收，或通過合作學習來探索解決方案。通過合作學習、探索性學習和教師指導，學生不僅可以培養(yǎng)團隊精神，而且可以獲得成功感。

4.1分層教學，提供豐富的學習資源

基于學生的計算機水平參差不齊，在開學之初，可以對學生進行分班測試，并根據(jù)學生的計算機水平劃分班級，方便學生進行分層教學。通過分層教學，可以將不同層次的學生分開，使計算機水平較高的學生可以直接進入更高層次的學習，從而使他們能夠接觸到新知識、新技能，并不要流人現(xiàn)有知識和能力的反復實踐。對計算機基礎薄弱的學生，要穩(wěn)步進行計算機硬件設備、軟件知識等基礎教學，確保教學內容與學生實際接受程度一致。

對一些不符合課堂教學要求的學生，教師應為學生提供非常豐富的學習資源和學習機會，使學生能夠自覺地主動學習，通過自己的學習提高辦公自動化技能;例如：學校應為學生提供一些必要的辦公自動化硬件設施，如一些打印機、投影機、掃描儀和一些局域網平臺等硬件設施;為提供良好的網絡環(huán)境，學生將尋找一些外部資源，瀏覽學習網站和觀看在線學習視頻等，這對學生的學習也很重要。

5結束語

綜上所述，為提高市場競爭中優(yōu)勢地位，各個行業(yè)在辦公自動化管理過程中應用計算機軟件，既提高了辦公效率也改善了辦公質量。同時，在高等?？圃盒Ｖ邪l(fā)揮計算機軟件對辦公自動化管理的積極作用具有重要的意義。另外，計算機辦公軟件作為推動辦公自動化管理不可缺少的科學技術，需要加強對其的創(chuàng)新力度，使之適應滿足飛速發(fā)展的時代要求。