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濰坊醫(yī)學院附屬醫(yī)院

社會化信息的發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)的普及，信息化技術(shù)被廣泛應用在各行各業(yè)，現(xiàn)代信息化技術(shù)也為我們的生活提供了平臺與便利的服務，隨著信息化進程的加快，為數(shù)字化管理提供了保障，根據(jù)目前醫(yī)院綜合檔案的管理工作來說，認識到數(shù)字化進程的必要性，并使之成為順應時代的發(fā)展趨勢，才能不被社會所淘汰。在這一背景下，針對醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化相關(guān)情況進行分析是十分必要的，這有助于強化醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化意識，完善相關(guān)管理制度，進而推動醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化在全國范圍內(nèi)的普及。

一、醫(yī)院綜合檔案管理的內(nèi)容及數(shù)字化意義

(一)醫(yī)院綜合檔案管理的內(nèi)容

醫(yī)院綜合檔案是指圍繞在醫(yī)院的醫(yī)療活動與日常管理兩方面下進行的相關(guān)資料整理、資料分類、資料留存。醫(yī)院檔案覆蓋范圍較廣，包括醫(yī)院的日?；顒?，治療過程，行政人事等多方面。由于醫(yī)院行業(yè)的特殊性，其日常活動較多，人流量多，需要對相關(guān)的資料進行記錄、留存。在信息化技術(shù)還為普及時，醫(yī)院通常采用紙質(zhì)的方式進行記錄，采用這種方式的缺點是不易保存，而且需要大量的區(qū)域進行保存，紙張容易受到陰暗潮濕的影響，導致發(fā)霉變潮，所以醫(yī)院就必須采用數(shù)字化記錄。

(二)醫(yī)院綜合檔案管理的數(shù)字化意義

檔案數(shù)字化是將計算機與信息化合二為一，將其二者有機結(jié)合，建立完善的信息庫，待后期查詢只需搜索關(guān)鍵字就可進行查詢。數(shù)字化管理較傳統(tǒng)方式有很大的不同，需要對軟件等設備進行升級維修，醫(yī)院需要對各部門進行合理規(guī)劃和調(diào)控，對文件進行統(tǒng)一標準的分類管理。醫(yī)院檔案數(shù)字化就意味著醫(yī)院可以對檔案進行資源整合，利用電腦的高效性，提高查閱檔案的效率，減少不必要的時間浪費，從而準確的查到所需資料。滿足了當代醫(yī)院對準確查到檔案信息的需求。也降低了對紙質(zhì)檔案造成破壞的風險。因此，數(shù)字化已經(jīng)成為醫(yī)院綜合檔案管理工作未來的發(fā)展趨勢，也是醫(yī)院綜合檔案管理工作效率提升的重要途徑。

二、醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化現(xiàn)存問題

(一)設施和技術(shù)基礎(chǔ)薄弱

當前醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設工作中尚且存在一些問題，其中設施與技術(shù)基礎(chǔ)薄弱，缺少技術(shù)保障是最為主要的問題之一。醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)依托于軟件、硬件技術(shù)的雙重進步，然而在實踐過程中卻往往面臨著技術(shù)手段不成熟，硬件設備落后的現(xiàn)狀。例如，攝像機、計算機等綜合檔案數(shù)字化管理專用設備配備不足，數(shù)量較少，無法支撐起醫(yī)院大量的綜合檔案管理工作需求；又如綜合檔案數(shù)字化管理相關(guān)技術(shù)手段落后，數(shù)據(jù)庫建設與管理技術(shù)、數(shù)字化軟件技術(shù)等水平落后。在這樣的情況下，醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化工作難以推進。

(二)數(shù)字化管理意識淡薄

數(shù)字化管理意識淡薄是醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設過程中所面臨的重要問題。數(shù)字化是一種較為先進的技術(shù)手段，盡管已經(jīng)在各個行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)得到廣泛應用，但是仍然有部分群體對于數(shù)字化的認知程度不足，沒有充分認識到數(shù)字化綜合檔案管理對于醫(yī)院日常管理工作開展所起到的關(guān)鍵作用，不認同醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設的價值與意義。在這樣的情況下，醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設在實踐推廣過程中遭受一定的阻礙，因此必須要盡快轉(zhuǎn)變以往的思想價值觀念，將數(shù)字化融入到醫(yī)院綜合檔案管理工作的各個步驟之中。

(三)數(shù)字化管理標準缺失

醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設的問題體現(xiàn)在相關(guān)標準缺失，缺乏統(tǒng)一質(zhì)量標準方面。在醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)中，并沒有制定規(guī)范化的標準，相關(guān)工作的開展缺少統(tǒng)一、規(guī)范、標準的要求，甚至具有一定隨意性，從而導致數(shù)字化醫(yī)院綜合檔案管理工作的實施效果較差，無法達到預期的標準。同時，關(guān)于醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設工作并沒有制定管理制度，缺少制度保障，從而影響到數(shù)字化建設的質(zhì)量與安全。

(四)數(shù)字化管理人員能力不足

數(shù)字化管理工作人員的能力不足是醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設中的重要問題。相較于傳統(tǒng)的醫(yī)院綜合檔案管理工作，數(shù)字化技術(shù)的應用對相關(guān)工作崗位的員工素質(zhì)提出了更加嚴格的要求與標準，不僅要具備扎實的檔案管理相關(guān)專業(yè)的理論知識，同時還需要具備運用計算機技術(shù)完成醫(yī)院綜合檔案管理的技術(shù)。但是在實踐過程中，工作人員的能力不足以承擔起醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設的相關(guān)工作要求，尤其是對于數(shù)字化操作的相關(guān)知識了解不足，數(shù)字化工作能力無法達到標準，從而阻礙了醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設進程。

三、推動醫(yī)院綜合檔案管理的數(shù)字化進程的措施

(一)完善設施和技術(shù)，加強數(shù)字化保障

要高度重視醫(yī)院綜合檔案的數(shù)字化工作，將其放到與醫(yī)院正常的教學活動，治療活動、科研活動等其他活動當中去，加強對檔案數(shù)字化進程的使用力度，添置一些專業(yè)化強的設備，例如專業(yè)的計算機、攝像機。建立專門的檔案管理室，有電子區(qū)域與紙質(zhì)區(qū)域共同保留。醫(yī)院也要采用高效的管理軟件，數(shù)字化軟件等。也要專門建立醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理基金，完善醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化的管理制度，這些都給檔案管理數(shù)字化提供了有力的保障。

(二)強化管理和意識，加強數(shù)字化控制

從鑒定范圍、質(zhì)量保障、安全措施等做好醫(yī)院檔案數(shù)字化全程的管理控制，其中，鑒定范圍要秉持有價值、具有實用性，做好醫(yī)院檔案范圍的擇優(yōu)性。質(zhì)量保障，做好紙質(zhì)檔案的保存完善，防止缺頁少頁、漏印、頁碼不清晰等問題。對檔案管理人員、醫(yī)院工作人員進行專業(yè)培訓，按照相關(guān)要求進行歸檔，留存。檔案管理人員必須對電子設備具備一定的使用能力，避免產(chǎn)生失誤，電子設備與普通紙質(zhì)有根本區(qū)別，需要定期對電子設備進行維護升級，使之發(fā)揮最大效益。

(三)確定標準和質(zhì)量要求，提高安全性

相比傳統(tǒng)的綜合檔案管理，數(shù)字化管理是一種更為新穎更為便利的管理模式。但是由于對傳統(tǒng)歸檔的方式，檔案管理工作人員的意識與標準還存在著諸多問題，因此，在檔案數(shù)字化的進程中，應該對標準進行統(tǒng)一的控制，采取資源整合的方式展開歸檔工作，對檔案歸類的質(zhì)量進行嚴格把關(guān)，在傳統(tǒng)模式中，檔案歸類是一項龐大的工作，需要付出極大的人力物力，因而在數(shù)字化歸類中也要嚴謹，加大安全性能的防護，利用相關(guān)的信息技術(shù)進行有效的安全防護，同時對所有在編檔案進行備份，通過種種措施保護檔案的安全性與可控性，規(guī)避存在的安全隱患，保護檔案以及電子設備的安全。

(四)加強人員的培養(yǎng)，編研數(shù)字化檔案

檔案綜合管理需要在電子設備上操作，其中涉及到的醫(yī)院活動的資料多為機密性，而且又有極大的保存利用價值，這就要求操作人員具有高度的職業(yè)素養(yǎng)，而且要對計算機具有一定的專業(yè)技術(shù)和知識，才不會導致醫(yī)院資料發(fā)生泄露，普通的工作人員不具備這兩種技能，所以應當加強操作人員的專業(yè)技能，定期對其進行專業(yè)的培訓與教育，做好檔案數(shù)字化的管理工作，利用醫(yī)院檔案管理分析數(shù)據(jù)，實現(xiàn)對檔案搜索的快捷化、準確化。適應時代發(fā)展要求，促進醫(yī)院檔案綜合管理數(shù)字化的健康發(fā)展。

四、結(jié)語

由于檔案管理的數(shù)字化與傳統(tǒng)的檔案管理存在著較大差異，相對應的管理觀念就存在著巨大差異，檔案數(shù)字化管理能夠有效的提升檔案管理的質(zhì)量和標準，從而減少不必要的浪費，是醫(yī)院這種大型醫(yī)療服務機構(gòu)需要的最為有效的手段，通過對設施和技術(shù)的完善，進而加強數(shù)字化保障，強化管理和意識，加強數(shù)字化控制，提高檔案和電子設備的安全性，加強對相關(guān)人員的培養(yǎng)，提升了工作效率，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展做出了良好保障，提升數(shù)字化的檔案管理工作，更能有助于保證檔案的真實有效性，為醫(yī)院提供最精確的資料，以便做出正確的決策。