摘 要：本文從對大數(shù)據(jù)思維及檔案管理信息化相關(guān)概念的內(nèi)涵分析入手，在對國內(nèi)外研究情況進(jìn)行概述的基礎(chǔ)上，對檔案管理信息化進(jìn)行理論思考，基于新發(fā)展的“共享”理念，思考檔案管理信息化的理論支撐，從網(wǎng)絡(luò)時代新興的關(guān)于商業(yè)模式和經(jīng)濟(jì)模式的“長尾理論”視角對檔案管理信息化進(jìn)行理論探索。在分析目前檔案管理工作中的發(fā)展現(xiàn)狀和存在問題角度，提出了加強(qiáng)檔案工作人員的思想政治教育，強(qiáng)化檔案事業(yè)認(rèn)知;加強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)教育，形成信息化管控流程;加強(qiáng)檔案數(shù)字化及信息化建設(shè)，建立大數(shù)據(jù)檔案平臺;強(qiáng)化檔案管理工作制度建設(shè)這四方面對策建議，以期為檔案管理信息化建設(shè)提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)思維;檔案管理信息化;對策;建議

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國已經(jīng)逐漸進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代，對于海量信息的優(yōu)化與整理成為先進(jìn)科技最明顯的時代標(biāo)簽。大數(shù)據(jù)隨即成為創(chuàng)新思維的外在表現(xiàn)形式，可稱其為大數(shù)據(jù)思維。檔案管理信息化意味著檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、和提供利用活動實(shí)現(xiàn)信息化管理。國家檔案局第13號令，于2019年1月1日起施行《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》中指出要促進(jìn)檔案資源體系的內(nèi)涵建設(shè)，適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代和電子信息技術(shù)、電子政務(wù)、電子商務(wù)時代的發(fā)展，對電子檔案及電子數(shù)據(jù)方面作出了更加詳細(xì)與更加明確的規(guī)定。并提出檔案利用與開發(fā)要積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘的方法，以此來使檔案管理工作適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展。

一、檔案管理的現(xiàn)狀和存在問題

1.思想認(rèn)識上不夠重視。目前，部分檔案工作者缺乏對本職工作的職業(yè)認(rèn)知及認(rèn)同感，工作熱情、服務(wù)意識、奉獻(xiàn)精神缺失，缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，對檔案管理信息化建設(shè)的專業(yè)知識儲備不夠，對于工作創(chuàng)新存在抵觸意識，難以勝任大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的要求。

2.業(yè)務(wù)素質(zhì)較低。檔案管理工作的信息化要求檔案管理者具備相應(yīng)的專業(yè)知識及業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，要掌握相應(yīng)的檔案管理知識、檔案法、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)知識，要熟知信息化檔案管理的工作流程。要堅(jiān)持職業(yè)操守，嚴(yán)格遵守《檔案法》，遵守工作紀(jì)律及相關(guān)管理制度。然而部分檔案管理人員在檔案材料的數(shù)字化處理、分類、保持、傳輸、使用過程中缺乏網(wǎng)絡(luò)安全意識，阻礙檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.工作制度有待進(jìn)一步完善。部分單位沒有能夠跟上國家關(guān)于檔案法律的制度修訂，沒有做到貫徹落實(shí)，缺乏檔案管理意識和信息化建設(shè)意識，難以形成對工作人員積極性與主動性的激勵機(jī)制，使得檔案管理對單位發(fā)展的促進(jìn)作用沒有得到有效的發(fā)揮。

4.檔案信息化建設(shè)步伐緩慢。檔案信息化建設(shè)需要技術(shù)支撐，相關(guān)平臺建設(shè)要進(jìn)行人力、物力及財(cái)力的支撐。部分單位檔案信息化建設(shè)意識滯后，沒有及時按照信息化建設(shè)要求配備設(shè)施及加大技術(shù)投入，檔案信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢。

二、“長尾理論”視野下檔案管理信息化的理論思考

大數(shù)據(jù)時代，檔案信息資源開發(fā)利用成為檔案工作中活躍且豐富的組成部分。充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，從理論支撐角度探索檔案管理信息化，以實(shí)現(xiàn)對檔案管理多樣化需求。

1.長尾理論的內(nèi)涵淺析。長尾理論是基于網(wǎng)絡(luò)時代而興起的新理論，其主要應(yīng)用于商業(yè)和經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，同時也與傳統(tǒng)的商業(yè)模式有所不同，如在電子商務(wù)領(lǐng)域就較多的應(yīng)用長尾理論。長尾理論中有兩個關(guān)鍵因素，即效率和成本，如用二八定律進(jìn)行區(qū)分的話，傳統(tǒng)觀念更注重20%的頭部品種、產(chǎn)品或者用戶能創(chuàng)造80%的銷量，長尾理論則認(rèn)為非頭部的用戶或者產(chǎn)品也有一定的價值。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，任何非主流和分散的需求匯集起來總與主流的需求對抗。這一定程度上也是由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展推動的，當(dāng)前服務(wù)的成本逐漸下降，個性化的需求開始不斷增多，這也要求了我們必須重視起分散的個性化需求，提供定制化的服務(wù)。

2.長尾理論對檔案管理信息化的影響。就檔案管理信息化而言，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)存在放棄80%非主流用戶全體份額的現(xiàn)象，究其原因一方面是用戶對檔案機(jī)構(gòu)不夠了解，另一方面則是檔案機(jī)構(gòu)缺乏對潛在用戶的引導(dǎo)研究。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)關(guān)注所有用戶需要，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中提供不受時間、空間限制的檔案信息服務(wù)。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)時代，大量檔案館的館藏檔案信息資源被閑置，利用率較低。長尾理論認(rèn)為所有的館藏檔案資源都有可能被利用，在信息技術(shù)的支持下，檔案收集、歸檔和管理工作的效率大大高于從前。同時，隨著人們檔案意識的提高和檔案需求的多元化，檔案信息服務(wù)呈現(xiàn)出長尾的特點(diǎn)。在傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)過程中，信息不對稱造成了有效溝通不足，用戶需求不能得到足夠的滿足。檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)存在的長尾現(xiàn)象，就目前而言，檔案機(jī)構(gòu)館藏資源聚合度不夠，因此，最有效的措施是將各館分散的館藏檔案資源集中整合，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.長尾理論對檔案管理信息化的指導(dǎo)意義。信息化時代，以用戶為中心，解決用戶需求成為互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)模式及商業(yè)模式的關(guān)注點(diǎn)。長尾理論強(qiáng)調(diào)的是挖掘80%的“非主流用戶”，就檔案機(jī)構(gòu)而言，長尾理論具有以下指導(dǎo)意義：

一是促進(jìn)檔案管理部門進(jìn)一步挖掘有潛在需求的用戶，從而將分散的需求聚合起來，以實(shí)現(xiàn)擁有檔案信息資源的內(nèi)在價值。針對分散的受眾需求制定有差別的個性化服務(wù)，這也要求用戶要對檔案管理部門所提供的服務(wù)和技術(shù)手段等有著充分的了解。對此，檔案管理部門要轉(zhuǎn)變被動的傳統(tǒng)工作模式，主動的去挖掘用戶的潛在需求，同時積極的推廣本單位的檔案信息服務(wù)內(nèi)容，讓用戶對此有著足夠的了解，激發(fā)起參與度和興趣。

二是促使檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)不斷促進(jìn)技術(shù)進(jìn)步，開展個性化的信息服務(wù)，以滿足長尾用戶的需求，提供優(yōu)質(zhì)、特色的服務(wù)。如，檔案信息定制、推送、及時反饋等。因此強(qiáng)化運(yùn)用新媒體手段，利用微信、微博、移動客戶端等互動工具，開展虛擬現(xiàn)實(shí)等體驗(yàn)技術(shù)手段，滿足各個層次用戶的需求。

三是做強(qiáng)、做特館藏內(nèi)容，網(wǎng)絡(luò)信息時代下，只有充分利用現(xiàn)有技術(shù)及人力資源條件，圍繞館藏檔案資源，在深度挖掘的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)其數(shù)字化，增強(qiáng)長尾用戶對于檔案信息資源的利用欲望。

四是保持開放心態(tài)，注重理念更新，創(chuàng)建檔案信息資源共享，互利互惠。在新發(fā)展理念框架下，共享是不可逆轉(zhuǎn)的社會潮流，在實(shí)現(xiàn)自由檔案資源最大程度上的聚合情況下，將不同的館藏目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行整合，建立起統(tǒng)一的檢索平臺，使用戶可以檢索到自身所需要的所有資源，滿足長尾用戶的檔案信息利用要求。

三、基于大數(shù)據(jù)思維的檔案管理信息化對策與建議

1.加強(qiáng)檔案工作人員的思想政治教育，強(qiáng)化檔案事業(yè)認(rèn)知。檔案工作人員的思想政治素質(zhì)是做好檔案管理工作的先決條件。因此，在信息化形勢背景下做好檔案管理工作，要著力提高檔案工作人員的思想政治素質(zhì)，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)新時代中國特色社會主義思想，深化《檔案法》的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)知，貫徹落實(shí)為民服務(wù)意識，為檔案的數(shù)字信息化建設(shè)建言獻(xiàn)策。要自上而下加強(qiáng)全員的重視程度，管理者要從自身做起，率先垂范，尤其是要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)干部、黨員的模范帶頭作用，帶頭提升自身對檔案管理工作的認(rèn)識深度，拓展檔案理論學(xué)習(xí)的廣度，明確檔案管理工作的重要性，形成重視檔案管理、研究檔案管理、推進(jìn)檔案管理信息化水平的良好工作氛圍。

2.加強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)教育，形成信息化管控流程。業(yè)務(wù)素質(zhì)教育是做好檔案管理工作的戰(zhàn)略基礎(chǔ)。檔案業(yè)務(wù)知識，尤其是信息時代檔案數(shù)字化管理時代對檔案管理的新要求，使得檔案管理人員正在走向“一專多能”化?！耙粚！敝傅氖菣n案學(xué)、情報(bào)學(xué)等檔案管理專業(yè)知識，“多能”則指的是具有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)相關(guān)知識、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及檔案信息管理系統(tǒng)操作技能。因此，加大對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，熟練掌握檔案管理的理論及管理業(yè)務(wù)技能，對于檔案收集、分類、保管、調(diào)閱、鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷毀等檔案管理流程要進(jìn)性規(guī)范性的學(xué)習(xí)。要加強(qiáng)對檔案管理人員遵紀(jì)守法教育，開展法律知識教育，依法依規(guī)辦事，遵守檔案管理規(guī)章制度，遵守安全保密規(guī)定。

檔案信息化建設(shè)過程中，紙質(zhì)、卡片、照片等轉(zhuǎn)化為電子文件、圖片、檔案的條目信息這些載體需要十分謹(jǐn)慎，注重信息化建設(shè)中的保密安全管控。因此管控流程十分必要，為順利推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，要強(qiáng)化對用戶需求的解決，形成設(shè)計(jì)方案。因此要對檔案管理從計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等方面進(jìn)行流程設(shè)計(jì)，并進(jìn)行合理評估。信息化管控流程培訓(xùn)應(yīng)成為檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)的重要內(nèi)容。

3.加強(qiáng)檔案數(shù)字化及信息化建設(shè)，建立大數(shù)據(jù)檔案平臺。檔案事業(yè)在信息時代背景下，基于大數(shù)據(jù)的挖掘與分析使得檔案事業(yè)發(fā)生了質(zhì)的改變，從傳統(tǒng)手工方式及實(shí)物的管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化管理的工作模式，滿足人民群眾對檔案信息利用個性化、深層次需求。因此，促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化成為大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的戰(zhàn)略抉擇，加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，滿足檔案管理對收集、鑒定、分類、存放、檢索、利用、保密等信息化建設(shè)的深層次需求。

4.強(qiáng)化檔案管理工作制度建設(shè)。為保證檔案事業(yè)的長效性發(fā)展，要貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》和國家有關(guān)部門發(fā)布的關(guān)于檔案工作的方針、政策。要根據(jù)各單位的特點(diǎn)制定、完善檔案管理工作制度，確保嚴(yán)格執(zhí)行，要建立起崗位責(zé)任制度，強(qiáng)化信息化的管控流程，依法依規(guī)做好檔案工作。

檔案信息化是一項(xiàng)長期性、持續(xù)性的項(xiàng)目，管理控制至關(guān)重要，推進(jìn)檔案管理工作的信息化，要加強(qiáng)管理控制。因此需要將檔案信息的工作進(jìn)行有序推進(jìn)，制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，并在檔案信息化工作者中清晰的傳達(dá)，保證檔案信息化的推進(jìn)力。

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作者簡介：黃曉云（1977-），女，廣西南寧人，在職研究生，館員，廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室，主要研究方向?yàn)闄n案管理。