原妍婷

摘要：灰色文獻(xiàn)資源的開(kāi)發(fā)利用在國(guó)外早己引起圖書(shū)館等知識(shí)服務(wù)機(jī)構(gòu)重視，工作開(kāi)展較早，成效也比較明顯。國(guó)內(nèi)對(duì)于灰色文獻(xiàn)的開(kāi)發(fā)利用與國(guó)外相比還存在著一些問(wèn)題，需要在實(shí)踐過(guò)程中逐步加以解決，這樣才能滿足我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科學(xué)研究對(duì)于灰色文獻(xiàn)資源的需求，公共圖書(shū)館等知識(shí)服務(wù)機(jī)構(gòu)才能在這個(gè)領(lǐng)域做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館；灰色文獻(xiàn)；開(kāi)發(fā)利用；問(wèn)題

據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，世界上95%以上的產(chǎn)品技術(shù)情報(bào)來(lái)源于灰色文獻(xiàn)?；疑墨I(xiàn)作為一種特殊類(lèi)型的信息資源，內(nèi)容幾乎覆蓋了自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)的所有領(lǐng)域，并以其獨(dú)特的存在形式、價(jià)值與功能，在政府工作的開(kāi)展和社會(huì)企事業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著舉足輕重的作用。

一、公共圖書(shū)館灰色文獻(xiàn)開(kāi)發(fā)與利用策略

開(kāi)發(fā)利用灰色文獻(xiàn)不僅是地方政府決策工作的需要，也是公共圖書(shū)館建設(shè)不可缺少的組成部分。目前，圖書(shū)期刊價(jià)格不斷上漲，而圖書(shū)館經(jīng)費(fèi)增長(zhǎng)有限，有效利用灰色文獻(xiàn)可以在一定程度上緩解公共圖書(shū)館的供求矛盾。

（一）制定灰色文獻(xiàn)資源建設(shè)規(guī)劃戰(zhàn)略

灰色文獻(xiàn)資源建設(shè)規(guī)劃戰(zhàn)略主要包括制定收集戰(zhàn)略、篩選戰(zhàn)略、管理戰(zhàn)略、控制戰(zhàn)略等。在收集戰(zhàn)略方面，可通過(guò)政府制定規(guī)章制度來(lái)獲取政府工作報(bào)告、會(huì)議資料及會(huì)議文獻(xiàn)匯編等，確定灰色文獻(xiàn)的收集范圍、類(lèi)別、采集方法等指導(dǎo)性問(wèn)題，通過(guò)政府政策支持建立完善的地方文獻(xiàn)呈繳制度，使得各文獻(xiàn)編撰機(jī)關(guān)、行政及企事業(yè)單位通過(guò)復(fù)制、協(xié)調(diào)傳遞等手段定時(shí)定量地對(duì)已有數(shù)據(jù)進(jìn)行更新上傳，保持灰色文獻(xiàn)的時(shí)效性、新穎性。在對(duì)灰色文獻(xiàn)進(jìn)行篩選的過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真做好灰色文獻(xiàn)的篩選、管理工作，對(duì)灰色文獻(xiàn)的內(nèi)容及其學(xué)科范圍作出判斷，檢查與本機(jī)構(gòu)的目標(biāo)用戶需求是否一致，是否具有收藏價(jià)值。此外還必須對(duì)灰色文獻(xiàn)的保存形式進(jìn)行一定的篩選，易于統(tǒng)一保存、便于檢索的文獻(xiàn)形式應(yīng)該被更多地進(jìn)行收集。在對(duì)灰色文獻(xiàn)的管理方面，應(yīng)建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的灰色文獻(xiàn)管理機(jī)構(gòu)，指派專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館員為灰色文獻(xiàn)的整理建立一個(gè)完整的編目系統(tǒng)，使收集到的灰色文獻(xiàn)能夠得到完善、科學(xué)的編排和利用。此外，在日常的管理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)指定專(zhuān)人為用戶提供灰色文獻(xiàn)的查詢、檢索、復(fù)制以及咨詢工作，以方便用戶更好地獲取、利用灰色文獻(xiàn)。公共圖書(shū)館工作人員應(yīng)做出以下努力：（1）積極參加各地組織召開(kāi)的各種會(huì)議或展覽會(huì)，搜集最新動(dòng)態(tài)；（2）與專(zhuān)家、學(xué)者、同行間聯(lián)系、交流獲取最新消息；（3）與國(guó)內(nèi)外的兄弟單位建立聯(lián)系，定期交換資料做到互相交流、互通有無(wú)；（4）指定專(zhuān)人承擔(dān)此項(xiàng)工作，注意收集與本單位有關(guān)的內(nèi)部資料、地方政策報(bào)告、商業(yè)小冊(cè)子等。控制戰(zhàn)略與篩選戰(zhàn)略類(lèi)似，都是對(duì)收集的灰色文獻(xiàn)進(jìn)行選擇，根據(jù)館藏特色、目的與標(biāo)準(zhǔn)來(lái)挑選具有科學(xué)研究?jī)r(jià)值、實(shí)用性強(qiáng)的文獻(xiàn)，以更好地滿足圖書(shū)館用戶的需求。此外，控制戰(zhàn)略還要關(guān)注灰色文獻(xiàn)的完整性、連續(xù)性以及新穎性，及時(shí)地對(duì)利用率較高、實(shí)用價(jià)值強(qiáng)的灰色文獻(xiàn)進(jìn)行收集整理、更新館藏，這樣才能保證灰色文獻(xiàn)最大限度地發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

（二）重視對(duì)灰色文獻(xiàn)的宣傳

為了提高灰色文獻(xiàn)的利用效率，一個(gè)重要渠道就是加強(qiáng)對(duì)灰色文獻(xiàn)的宣傳與報(bào)道，通過(guò)展報(bào)、宣傳手冊(cè)、圖書(shū)館網(wǎng)頁(yè)等方式，對(duì)灰色文獻(xiàn)的來(lái)源、特性、類(lèi)型、情報(bào)價(jià)值和檢索工具的使用方法等進(jìn)行介紹，讓用戶對(duì)其有所了解，讓灰色文獻(xiàn)找到其價(jià)值所在；增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，及時(shí)通報(bào)灰色文獻(xiàn)最新信息，對(duì)用戶愛(ài)好、研究方向有所了解，這樣可以有目的性地向潛在讀者推送一些相關(guān)的灰色文獻(xiàn)，幫助讀者了解灰色文獻(xiàn)的價(jià)值，使讀者了解并掌握利用“灰色文獻(xiàn)”的一般規(guī)律。

（三）全面收集開(kāi)發(fā)灰色文獻(xiàn)資源

首先，應(yīng)開(kāi)拓更為廣泛的灰色文獻(xiàn)來(lái)源渠道，例如主動(dòng)地從各類(lèi)非正式出版物目錄列表中獲取需要的灰色文獻(xiàn)信息并進(jìn)行收集整理；此外還需加強(qiáng)館際交流，定時(shí)定期地與兄弟單位、合作機(jī)構(gòu)進(jìn)行館藏交流，促進(jìn)本館灰色文獻(xiàn)開(kāi)發(fā)利用水平，實(shí)現(xiàn)資源共享；與當(dāng)?shù)馗咝D書(shū)館、科研單位進(jìn)行合作，派人定期對(duì)高校學(xué)位論文、科研報(bào)告以及科研單位的科研立項(xiàng)報(bào)告等灰色文獻(xiàn)進(jìn)行收集，掌握其最新動(dòng)態(tài)，保證灰色文獻(xiàn)館藏內(nèi)容的新穎性。其次，在搜集到灰色文獻(xiàn)之后，應(yīng)根據(jù)各地方圖書(shū)館的性質(zhì)、任務(wù)和不同讀者的要求，對(duì)灰色文獻(xiàn)進(jìn)行系統(tǒng)地整理。按照其來(lái)源進(jìn)行分類(lèi)排架，并編制館藏灰色文獻(xiàn)目錄。還可建立專(zhuān)門(mén)的灰色文獻(xiàn)閱覽室，方便相關(guān)人員查找使用。最后，對(duì)灰色文獻(xiàn)進(jìn)行深加工，積極編制二次、三次文獻(xiàn)。例如，對(duì)灰色文獻(xiàn)的重點(diǎn)篇章進(jìn)行索引、文摘、簡(jiǎn)訊等加工成內(nèi)容提要、綜述等，以電子版或網(wǎng)絡(luò)版的形式提供給讀者，讓灰色文獻(xiàn)中的新思想、新方法、新技術(shù)得到及時(shí)通報(bào)。在此基礎(chǔ)上可以將這些已經(jīng)加工好的文獻(xiàn)按部門(mén)和行業(yè)向政府工作人員和企事業(yè)進(jìn)行推送，這樣的主動(dòng)服務(wù)可使灰色文獻(xiàn)得到更快更充分的利用。

（四）建立灰色文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)

開(kāi)發(fā)利用灰色文獻(xiàn)的重要方式之一便是對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，建立起具有地方特色的灰色文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，并為用戶提供統(tǒng)一的檢索平臺(tái)，以方便用戶從多種渠道、隨時(shí)隨地獲取灰色文獻(xiàn)。在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過(guò)程中，首先應(yīng)當(dāng)對(duì)館藏灰色文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)字化處理，應(yīng)用掃描的形式將紙質(zhì)灰色文獻(xiàn)的數(shù)字版保存下來(lái)，然后標(biāo)引元數(shù)據(jù)上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)中；對(duì)于視頻資料、音像資料等多媒體資源，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，并賦予內(nèi)容關(guān)鍵詞、作者等標(biāo)簽，方便用戶進(jìn)行檢索。在方便用戶獲取方面，應(yīng)該構(gòu)建多途徑的檢索平臺(tái)，提供包括題名、作者、關(guān)鍵詞等多方位的檢索途徑。

二、結(jié)束語(yǔ)

灰色文獻(xiàn)由于其獨(dú)特性、新穎性，是寶貴的信息資源，是政府決策支持、科研活動(dòng)不可或缺的信息來(lái)源，可為地方政策制定、了解學(xué)科前沿動(dòng)態(tài)提供更新穎更準(zhǔn)確的智力支持。雖然我國(guó)對(duì)于灰色文獻(xiàn)的開(kāi)發(fā)利用起步較晚，但我們應(yīng)該對(duì)這種極具開(kāi)發(fā)潛力與價(jià)值的文獻(xiàn)加以足夠的重視，主動(dòng)挖掘灰色文獻(xiàn)中所蘊(yùn)含的情報(bào)價(jià)值，充分開(kāi)發(fā)利用灰色文獻(xiàn)并提供服務(wù)，及時(shí)地將灰色文獻(xiàn)中所蘊(yùn)含的信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

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