張慧

摘 要：在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案利用效率非常低下，檔案難以發(fā)揮應(yīng)有效果，抑制了企業(yè)單位發(fā)展。數(shù)字化背景下，檔案逐漸由紙質(zhì)檔案向電子化檔案轉(zhuǎn)變，檔案管理靈活性增強(qiáng)，管理效率增長，檔案利用效率提高，真正發(fā)揮了檔案信息資源的價值。然而，社會在飛速發(fā)展，檔案利用方式仍存在一定不足。對此，文章探討了數(shù)字化背景下檔案利用方式特點(diǎn)，并根據(jù)實(shí)際情況提出新的檔案利用方式。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化背景；檔案利用方式；特點(diǎn)；創(chuàng)新

前言

社會經(jīng)濟(jì)與文化的發(fā)展，檔案事業(yè)作為黨與國家事業(yè)的重要組成，不斷滿足人們美好生活對檔案利用的需求，成為數(shù)字化背景下檔案工作的重要任務(wù)。當(dāng)前，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式已經(jīng)無法滿足社會需求，數(shù)字化檔案資源建設(shè)，為檔案服務(wù)工作、檔案利用方式的改革創(chuàng)新提供了契機(jī)，為檔案部門創(chuàng)新服務(wù)奠定了基礎(chǔ)[1]?；诖?，如何有效利用網(wǎng)絡(luò)資源、素質(zhì)資源，拓展檔案服務(wù)方式，充分發(fā)揮檔案作用，推動企業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展，成為檔案工作者面臨的主要問題。

1.檔案利用的簡單概述

檔案利用，主要是指檔案工作者通過檔案利用工作系統(tǒng)，完成檔案信息查找、檔案信息利用的過程。檔案利用是檔案信息資源利用價值實(shí)現(xiàn)的過程。在整個方案工作中，檔案利用工作是其的最終環(huán)節(jié)[2]。須知，國家政府、檔案工作者為檔案作的所有努力，對檔案的安全保護(hù)，其最終目標(biāo)都是利用檔案，服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)，可見，檔案利用的重要性。

2.數(shù)字化背景下檔案利用方式的特點(diǎn)

2.1檔案檢索方式便捷

在傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案利用中，檔案檢索方式多是目錄檢索，人們需要在庫房與檢索目錄之間不斷尋找，才能查找到所需的檔案信息，通常，一份檔案信息需要幾個人相互配合才能夠找到，耗時較長。并且，檔案的長時間存放，檔案破損、丟失現(xiàn)象常見，影響了檔案的完整性。而信息時代的到來，數(shù)字化檔案代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在檔案檢索中，可直接在檔案管理系統(tǒng)檢索模塊輸入關(guān)鍵詞，即可快速查找所需的檔案資料，提高了檔案檢索的便捷性，為檔案的有效利用奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[3]。

2.2檔案利用效率提高

實(shí)際上，影響檔案利用效率的因素有很多，尤其是在紙質(zhì)檔案盛行時，檔案利用效率較低。數(shù)字化背景下，檔案查準(zhǔn)率提高，檢索速度快速，檔案利用效率增高，但是，仍存在諸多因素，影響了檔案利用率。如：檔案館館藏豐富度，文檔整理是否規(guī)范，檔案服務(wù)人員是否專業(yè)等。對此，在數(shù)字化背景下，檔案館應(yīng)根據(jù)社會需求，不斷豐富檔案館藏，并規(guī)范文檔整理，培養(yǎng)專業(yè)型檔案服務(wù)人員，充分發(fā)揮檔案的高利用效率。

2.3檔案登記更便利

檔案登記，主要包含有檔案移交登記、檔案利用登記。檔案登記的便利，是數(shù)字化背景下檔案利用方式的又一特點(diǎn)。傳統(tǒng)檔案利用，需要?dú)w檔人通過手工填寫檔案移交登記表，移交單位、移交時間、移交內(nèi)容等；而檔案的利用也需要手工填寫紙質(zhì)版的檔案查閱表、檔案借閱表等，還需要管理員簽字，才能真正利用檔案。然而，數(shù)字化時代，檔案利用人可直接通過檔案管理系統(tǒng)中的利用模塊，通過電子登記形式，完成一些列等級問題，極大提高了檔案利用效率。

2.4服務(wù)手段靈活，凸顯人性

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用，需要利用者進(jìn)入檔案館，才能夠真正查詢到自己所需內(nèi)容，該種形式很難滿足廣大群眾對檔案利用的需求。檔案數(shù)字化之后，檔案館可直接通過計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程查詢并利用檔案。當(dāng)前，諸多檔案館引進(jìn)微信公眾號，利用者可直接通過關(guān)注公眾號，查詢所需檔案?？梢哉f，檔案數(shù)字化之后，檔案利用方式多樣化，檔案館服務(wù)手段靈活，真正凸顯出以人為本的原則，滿足了各個檔案利用者的需求。

3.數(shù)字化背景下檔案利用方式的創(chuàng)新

3.1建立檔案微信公眾號，提高檔案利用效率

當(dāng)前，微信已經(jīng)成為我國一大交流溝通工具，據(jù)統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)入2018年時，我國微信用戶高達(dá)10億。對此，數(shù)字化檔案利用的創(chuàng)新，可直接利用微信平臺。微信公眾號已經(jīng)成為眾多檔案館的選擇。雖然，在檔案微信公眾號應(yīng)用中，常出現(xiàn)空殼公眾號、公眾號內(nèi)容更新頻率較低等現(xiàn)象，影響了檔案的利用。對此，檔案館應(yīng)重視微信公眾號的作用，積極宣傳檔案館的微信公眾號，實(shí)現(xiàn)用戶的精確定位，完善檔案服務(wù)途徑，充分發(fā)揮公眾號的服務(wù)功能，提高數(shù)字化檔案利用。

3.2創(chuàng)新檔案推送方式，擴(kuò)大社會覆蓋面與影響力

為提高檔案利用效率，檔案館可創(chuàng)新多種檔案推送方式，充分發(fā)揮檔案作用，推動社會發(fā)展。其一，為提高檔案利用效率，應(yīng)注重界內(nèi)聯(lián)動。無論是檔案展覽，還是開展宣傳活動，應(yīng)注重省市縣檔案部門的聯(lián)合，通過上下聯(lián)動，資源共享，發(fā)出共同聲音，形成共振效應(yīng)，提高檔案覆蓋面積與影響力，增強(qiáng)檔案利用效率。其二，重視跨界合作。在檔案推送中，只要能夠?yàn)槠涮峁┦鼙娰Y源、內(nèi)容資源等的社會力量，都是能夠合作的對象，通過跨界合作形式，擴(kuò)大檔案覆蓋面積，增強(qiáng)檔案利用率。其三，積極整合媒體資源，除了電視、廣播等傳統(tǒng)媒體，還應(yīng)充分利用短信平臺、公眾號、手機(jī)報等新媒體，推動檔案資源，提高群眾對新型檔案推送方式的信任，提高檔案利用[4]。

3.3優(yōu)化檔案數(shù)字資源檢索系統(tǒng)，實(shí)行自主查詢功能

檔案資源的數(shù)字化，檔案管理軟件的應(yīng)用，極大提升了檔案檢索速度，在檔案利用過程中，利用者能夠短時間內(nèi)查詢到所需檔案內(nèi)容，滿足了檔案的利用需求。在檔案工作中，檔案的數(shù)字化，檔案資源實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一化管理，突破了傳統(tǒng)檔案利用的局限性。須知，傳統(tǒng)檔案查詢工作，利用者與工作者間需要積極互動，極大程度上，利用者被動等待服務(wù)。數(shù)字化時代，利用者可直接通過系統(tǒng)登記完成全部手續(xù)，在工作人員指導(dǎo)下，自發(fā)利用計(jì)算機(jī)尋找所需內(nèi)容，極大縮短了檔案查詢時間，提高了檔案利用率?？梢哉f，數(shù)字化背景下，優(yōu)化檔案數(shù)字資源檢索系統(tǒng)，利用者可自主查詢檔案，拉近了檔案、利用者間的距離，提高了檔案服務(wù)水平，增強(qiáng)了檔案利用的主動性

3.4推進(jìn)局域網(wǎng)內(nèi)素質(zhì)檔案信息資源的在線利用

在檔案數(shù)字化過程中，檔案館館藏資源是數(shù)字化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，其的建設(shè)，應(yīng)始終以檔案信息資源共享為目標(biāo)，促進(jìn)了新的檔案利用方式出現(xiàn)并應(yīng)用，為廣大利用者服務(wù)。在局域網(wǎng)范圍之內(nèi)，各部門都能夠利用檔案管理系統(tǒng)，準(zhǔn)確搜索所需要的信息，實(shí)現(xiàn)了電子檔案資源的共享。當(dāng)然，為保障檔案資源的安全性，資源共享存在限制性。并且，在檔案工作中，數(shù)字化背景下，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，省時環(huán)保，足不出戶即可利用檔案。與傳統(tǒng)檔案利用方式相比，數(shù)字化背景下檔案利用方式是一大進(jìn)步，提高了檔案利用效率，推動了社會發(fā)展。

4.總結(jié)

綜上所述，增強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)，開創(chuàng)新的利用服務(wù)模式，提高信息獲取速度與效率，充分發(fā)揮檔案最大效果。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化背景下檔案利用方式具有檢索方式便捷、利用效率高、檔案登記便利、服務(wù)手段靈活等特點(diǎn)，對此，在數(shù)字化背景下，建立檔案微信公眾號，創(chuàng)新檔案推送方式，優(yōu)化檔案數(shù)字資源檢索系統(tǒng)，推動檔案信息資源的在線利用，創(chuàng)新檔案利用方式，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案效果，為社會創(chuàng)造更高經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]盧清富. 數(shù)字化時代檔案利用方式的特征與創(chuàng)新[J]. 檔案時空， 2016（10）：27-29.

[2]寧承修. 信息及數(shù)字化背景下檔案管理工作的創(chuàng)新思路[J]. 卷宗， 2016（9）：102-102.

[3]張冬霞. 濟(jì)源創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式的探索[J]. 檔案管理， 2015（5）：48-49.

[4]胡振榮. 讓檔案親近大眾——湖南省檔案利用方式創(chuàng)新的實(shí)踐與思考[J]. 檔案時空， 2017（12）：6-9.