文/李曉艷

所謂企業(yè)檔案信息化建設(shè)，就是企業(yè)檔案部門應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對已有紙質(zhì)、照片及聲像檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，并采集、歸檔、存儲，使之轉(zhuǎn)化為二次文獻(xiàn)信息，為企業(yè)提供檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。企業(yè)檔案是企業(yè)重要信息資源，對于企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展和經(jīng)營管理具有不可或缺的支撐作用。隨著“數(shù)字化社會”“數(shù)字化城市”時代的來臨，企業(yè)檔案建設(shè)工作也須“開眼看世界”，快步踏上信息化軌道，從而實現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能的轉(zhuǎn)型升級。

事實上，不少企業(yè)已經(jīng)開始實施數(shù)字檔案館（室）項目，分別投入大量人力、物力，購置網(wǎng)絡(luò)硬件，引進(jìn)專業(yè)軟件，建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。不過，目前不少企業(yè)檔案信息化建設(shè)往往存在硬件較“硬”、軟件較“軟”的尷尬局面，系統(tǒng)整體功能未能充分發(fā)揮。

比如，一些企業(yè)對于檔案管理重視程度不足，一直沒有建立檔案工作體系，沒有明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，沒有設(shè)置專（兼）職檔案管理人員，沒有制定檔案管控制度，導(dǎo)致檔案資料收集不齊全，整理不規(guī)范，歸檔率和利用率大打折扣。一些企業(yè)對于計算機(jī)云計算技術(shù)、虛擬化技術(shù)、智能化技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用能力不足，檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫籌而不建，檔案信息整合和交流平臺缺乏，知識共享水平較低，檔案管理工作依然停留在近似于“刀筆吏”的階段而裹足不前。一些企業(yè)的檔案管理人員缺乏檔案管理基本知識和技能，對檔案專業(yè)是“外行”，對檔案數(shù)字化管理工作更是無所適從，對檔案信息化建設(shè)的要求和規(guī)范難以落實和執(zhí)行到位，無法為企業(yè)提供良好的檔案服務(wù)。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一項龐大的系統(tǒng)工程，推進(jìn)這項工程，既會遇到諸多困難和挑戰(zhàn)，也會面對諸多創(chuàng)新和超越，只有從管理理念、機(jī)構(gòu)、制度、技術(shù)、方法等各個環(huán)節(jié)統(tǒng)籌考慮齊頭并進(jìn)，檔案信息化建設(shè)工作才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高綜合效能。

一、改進(jìn)檔案管理理念

思想是行動的先導(dǎo)。在各行各業(yè)信息化發(fā)展如火如荼的當(dāng)下，企業(yè)應(yīng)把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，納入日常工作管理日程，納入崗位職責(zé)，納入年度考核。通過戰(zhàn)略思維調(diào)整，將檔案工作的定位由紙質(zhì)檔案手工整理向計算機(jī)自動化管理的模式過渡，進(jìn)而加大人力、物力的投入，積極探索建立先進(jìn)、適用、高效的檔案處理、保管和利用軟件系統(tǒng)，把檔案資源的信息和價值充分加以開發(fā)和利用，助力企業(yè)長久發(fā)展。

二、健全檔案運(yùn)行體系

企業(yè)檔案工作作為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要基礎(chǔ)條件，應(yīng)當(dāng)明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管，設(shè)置至少一名專職人員具體管理，應(yīng)在各個部門科室配備兼職人員輔助管理。檔案資料必須由單位檔案部門統(tǒng)一管理，不應(yīng)長期存放、積壓于相關(guān)業(yè)務(wù)部門和沒有設(shè)置檔案室的基層單位。當(dāng)然，這些部門和單位的檔案管理兼職人員也應(yīng)形成一種職業(yè)素養(yǎng)和自覺，即只要接手各種檔案資料，并且所涉事務(wù)已經(jīng)辦結(jié)，就應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)檔案歸檔相關(guān)規(guī)定，按時向檔案部門移交所管檔案資料，切實做好檔案資料的收集、保管、整理工作。企業(yè)還應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，建立健全電子檔案資料的收集、鑒定、歸檔、流轉(zhuǎn)、處置制度，以及利用和保密制度，保存和銷毀制度，安全管理與責(zé)任追究制度，實現(xiàn)電子檔案的全程規(guī)范管理。

三、加強(qiáng)檔案人才建設(shè)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，能夠“知其然，也知其所以然”。所以，檔案部門的人員準(zhǔn)入門檻應(yīng)當(dāng)提高，檔案管理人員的招聘、調(diào)配，應(yīng)當(dāng)人崗相適，量才而用。企業(yè)決策層面也要從滿足檔案工作長遠(yuǎn)發(fā)展和規(guī)范管理的整體要求考慮，著力改善檔案管理人員結(jié)構(gòu)。企業(yè)應(yīng)將檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)納入議事日程，有針對性地開展專業(yè)培訓(xùn)，尤其做好各種檔案新載體的物理性能，網(wǎng)絡(luò)安全策略和知識，檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng)、檔案管理政策法規(guī)和規(guī)章制度等內(nèi)容的學(xué)習(xí)教育，大力培養(yǎng)真正能夠融檔案、網(wǎng)絡(luò)、信息、安全等知識于一體的檔案管理高端人才。條件成熟的企業(yè)，可以試行激勵機(jī)制，鼓勵檔案部門在保證完成檔案信息化建設(shè)的前提下，開展社會有償服務(wù)。

四、推進(jìn)檔案技術(shù)應(yīng)用

推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，硬件是基礎(chǔ)，軟件是支撐。硬件設(shè)施的裝備可以有效提高企業(yè)檔案室計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，進(jìn)而提高檔案信息化水平。軟件技術(shù)的應(yīng)用，及其局域網(wǎng)技術(shù)的開發(fā)，可以實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、檢索，以及內(nèi)容介紹、檔案統(tǒng)計、庫房管理的網(wǎng)絡(luò)化、便捷化、高效化，促進(jìn)資源共享。在網(wǎng)絡(luò)互通、信息交流的同時，安全問題尤為突出。所以，應(yīng)當(dāng)完善信息安全管理制度，引進(jìn)信息安全系統(tǒng)，嚴(yán)格采用一系列的檔案安全信息技術(shù)，包括建立數(shù)字化文檔管理制度和人員安全管理制度，設(shè)置嚴(yán)格的訪問身份驗證、防病毒體系，對易于修改的數(shù)字檔案進(jìn)行加密操作，采用能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)改寫的特殊存儲介質(zhì)來保存機(jī)密檔案，采取物理隔離的方式消除網(wǎng)絡(luò)危險，等等。

五、突出檔案資源利用

檔案信息化建設(shè)，歸根結(jié)底在于滿足人們對信息資源的需求和利用。檔案工作過程中對信息資源的收集、管理、傳播，最終都是指向開發(fā)利用。所以，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入，這是利用檔案信息資源的基礎(chǔ)工作。有的企業(yè)注重引進(jìn)檔案管理應(yīng)用軟件，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的積累、保管、利用，以此保證檔案信息資源的齊全、完整、清晰和高效。有的企業(yè)根據(jù)內(nèi)部成員的不同職能和級別設(shè)置檔案查詢權(quán)限，有的企業(yè)對于不涉密的檔案資料直接在網(wǎng)絡(luò)平臺設(shè)置下載或者在線閱讀功能。這些舉措，都使檔案信息資源分享和利用更加便利。

總之，博觀而約取，厚積而薄發(fā)。檔案信息化建設(shè)是一項綜合性的工程，它既憑借于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展成果，也依賴于企業(yè)自身孜孜以求的堅定決心。如果能在硬件和軟件兩方面齊頭并進(jìn)，那么檔案信息化建設(shè)必將碩果累累。