葛珊源

【摘要】隨著信息化時(shí)代的到來，數(shù)字化操作的普及，各單位獨(dú)立檔案的管理進(jìn)程中產(chǎn)生了大量的電子文檔，而電子文檔的儲(chǔ)存于管理方法在一定層面上區(qū)別于紙質(zhì)版檔案的管理。因此，檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)時(shí)代的進(jìn)步及時(shí)更新管理思路，建立符合數(shù)字化發(fā)展趨勢，順應(yīng)單位發(fā)展規(guī)劃推進(jìn)檔案管理模式。

【關(guān)鍵詞】信息化 時(shí)代化 數(shù)字化 檔案 管理

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）34-0008-01

檔案管理是每個(gè)單位組織管理的方式，健全的檔案管理模式不僅可以發(fā)揮檔案工作的效率，促進(jìn)事業(yè)的發(fā)展，更可以實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。馬克思主義理論指出了認(rèn)識的絕對性和相對性，指導(dǎo)我們應(yīng)根據(jù)不斷變化和發(fā)展的實(shí)踐推進(jìn)我們認(rèn)識的發(fā)展。因此，我們應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求，提高檔案管理質(zhì)量，創(chuàng)新檔案管理模式，確保數(shù)字化背景下，最大化檔案信息的價(jià)值。

一、傳統(tǒng)檔案管理模式研究

傳統(tǒng)檔案管理模式主要有三種類型：

第一種是對各類檔案統(tǒng)一的集中管理模式，偏向獨(dú)立的檔案管理部門，直屬單位管理。特點(diǎn)是單位規(guī)模較大，歷史悠久，參與單位管理程度較高，會(huì)有專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)和適用的檔案管理辦法。優(yōu)勢是效率高成本較低，方便專職人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，利于資源的開發(fā)利用。局限性是集中管理模式對硬件要求較高，檔案的提取程序較為繁瑣。

第二種是單位根據(jù)各部門需要進(jìn)行分別保存的分散管理模式，多見隸屬型單位，優(yōu)勢是利于各部門的工作的獨(dú)立性運(yùn)轉(zhuǎn)，提高了辦公效率，降低移交過程的出錯(cuò)概率等。局限性是部門間的管理辦法可能會(huì)出現(xiàn)不一致的情況，為以后的資料統(tǒng)計(jì)利用帶來不便，不利于單位對歷史檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一鑒定或者銷毀工作。

第三種是前兩種模式的結(jié)合體，指單位對檔案管理工作進(jìn)行整體調(diào)控，但是實(shí)際的管理過程賦予各個(gè)部門以獨(dú)立權(quán)限。各檔案的形成部門分別負(fù)責(zé)進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，然后統(tǒng)一將檔案目錄交于單位檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行備份的集中分散結(jié)合式。這一模式促進(jìn)了各部門檔案的利用效率同時(shí)保證了單位的整體把控。優(yōu)勢是管理靈活，利于綜合監(jiān)督和領(lǐng)導(dǎo)，也增強(qiáng)了檔案資源的利用效率。局限性是對單位的綜合管理實(shí)力尤其是宏觀管理能力有著較高要求。不利于檔案的完整性和安全性。

二、傳統(tǒng)檔案管理模式與數(shù)字化背景下檔案管理模式比較分析

傳統(tǒng)檔案管理模式的客體大多是紙質(zhì)版檔案，而隨著時(shí)代進(jìn)步，社會(huì)的快速發(fā)展，電子文檔的數(shù)量急劇增加，傳統(tǒng)管理模式需要根據(jù)新的情況及時(shí)的調(diào)整，以滿足數(shù)字化信息化管理模式建設(shè)，要求我們重新審視傳統(tǒng)檔案管理模式，創(chuàng)新思維方式，取傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)勢，結(jié)合新時(shí)代的檔案特點(diǎn)，讓檔案工作適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，秉持“科學(xué)”“開放”理念，更好的促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

雖然時(shí)代在變遷，檔案資源的載體形勢開始有所變更，但檔案的管理內(nèi)容在本質(zhì)上是一樣的，業(yè)務(wù)流程依然是收集，鑒定，歸檔，保管，統(tǒng)計(jì)和利用的六大環(huán)節(jié)，管理思想或分散或集中，在新時(shí)代背景下依然遵循。

根據(jù)文檔客體載體形式的變化，緊跟實(shí)踐變化的是相對應(yīng)的文檔的生命周期理論，在概念，產(chǎn)生，維護(hù)階段都開始區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理模式。管理方式也隨之開始由單一的人工管理逐漸加入技術(shù)手段管理。服務(wù)方式也呈現(xiàn)多樣化的趨勢。

三、數(shù)字化背景下檔案管理模式的構(gòu)建建議

檔案存在的意義在最初是對歷史的記錄，而各單位存在的檔案管理在最初形成的目的性是為了給單位的各項(xiàng)工作的開展提供歷史考據(jù)，保障各項(xiàng)工作的順利開展。因此，檔案管理需要如實(shí)反映出歷史工作的細(xì)節(jié)，那就要求我們做好檔案整理工作，不僅需要設(shè)立檔案的相關(guān)管理機(jī)構(gòu)和人員，制定相關(guān)的規(guī)章制度，最重要的是選擇適應(yīng)時(shí)代發(fā)展利于檔案部門檔案管理模式的協(xié)同創(chuàng)新。逐漸改變單一的紙質(zhì)版檔案管理，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，取歷史紙質(zhì)版管理模式的精華，探索紙質(zhì)版與電子檔管理模式協(xié)同發(fā)展的新模式。

作為檔案管理的主體我們要及時(shí)進(jìn)行知識更新，參與相關(guān)理論培訓(xùn)，提高從業(yè)人員的基本素質(zhì)。單位應(yīng)予以硬件條件的支持，不僅要完善相關(guān)的規(guī)章制度確保安全保密性，更需要高新技術(shù)裝備的配備以更好的工作運(yùn)轉(zhuǎn)。保障檔案內(nèi)容的有效性，真實(shí)性和完整性。加強(qiáng)檔案管理工作重要性的管理理念建設(shè)，構(gòu)建檔案管理的安全體系。只有制度，人員，設(shè)備等因素協(xié)同發(fā)展，才可以更好的推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

隨著信息化時(shí)代的到來，數(shù)字信息化的普及，尤其是面對急劇增加的電子文檔，檔案管理模式應(yīng)發(fā)展創(chuàng)新檔案管理工作的思路和模式，完善數(shù)字化背景下的檔案管理模式。

檔案管理模式的探索和建立涉及到各方面的工作，是一項(xiàng)負(fù)責(zé)的工程，還需要科學(xué)技術(shù)方面的知識進(jìn)行拓展知識面，掌握更全面的研究方法輔助研究，本文的研究有一定的局限性，在今后的研究中可以進(jìn)一步完善和深化。

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