董鮮艷

【摘 要】在ERP具體運行和實施過程中，如何提高中小企業(yè)內(nèi)部控制效果，值得進一步思考和探討。本文主要從ERP環(huán)境下中小企業(yè)內(nèi)部控制的重要性出發(fā)，分析中小企業(yè)內(nèi)部控制存在問題，提出相應建議，使中小企業(yè)內(nèi)部控制設計運行得到有效實施，促進中小企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

【關鍵詞】ERP系統(tǒng)；中小企業(yè)；內(nèi)部控制

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，ERP系統(tǒng)被越來越多的中小企業(yè)采用是大勢所趨。中小企業(yè)由于受自身條件所限，運用ERP系統(tǒng)過程中將面臨各種各樣的新問題，如果沒有相應的內(nèi)部控制制度，ERP系統(tǒng)的作用將大打折扣，不能發(fā)揮應有的作用。在ERP環(huán)境下，探討中小企業(yè)內(nèi)部控制問題，對促進中小企業(yè)的發(fā)展壯大意義深遠。

一、ERP環(huán)境下中小企業(yè)內(nèi)部控制的重要性

1.ERP系統(tǒng)簡述

ERP系統(tǒng)主要是運用計算機技術、網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)庫技術，把企業(yè)的銷售、生產(chǎn)、財務等各個部門通過數(shù)據(jù)有效的聯(lián)系，最大程度地進行資源優(yōu)化配置，達到效益的最大化。ERP系統(tǒng)是一套管理系統(tǒng)，具體用起來就是各個部門都應用ERP系統(tǒng)來進行操作，通過一個系統(tǒng)來運作一個公司的業(yè)務，把各個部門間相互連接起來。

2.實施ERP系統(tǒng)對中小企業(yè)的影響

中小企業(yè)由于受管理基礎和管理水平的影響，本身在內(nèi)部控制建設方面比較薄弱。ERP系統(tǒng)給企業(yè)帶來了全新的理念，提高企業(yè)內(nèi)部控制管理效率，但ERP的實施也給企業(yè)帶來了新的內(nèi)控風險。在ERP環(huán)境下，實施過程中會出現(xiàn)各種各樣的新問題，內(nèi)部控制環(huán)境、運用控制的方式、業(yè)務運作流程等都將發(fā)生重大變化，ERP系統(tǒng)的開放性、信息的分散性、數(shù)據(jù)的共享性、網(wǎng)絡工具的應用都將帶來新的內(nèi)部控制風險點和控制盲區(qū)。

3.中小企業(yè)內(nèi)部控制建設的重要性

由于中小企業(yè)在人力、財力、物力方面可能投入不足，如果沒有一套行之有效的內(nèi)部控制制度，ERP系統(tǒng)將會成為一種擺設，未能為企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標服務，反而會沖擊原有的內(nèi)部控制制度，產(chǎn)生新的管理風險。在ERP環(huán)境下，加強內(nèi)控制度建設，行之有效的內(nèi)控制度，會使企業(yè)各部門之間溝通合作順暢、各種信息的傳遞及時，將提升企業(yè)內(nèi)部運轉(zhuǎn)的效率，極大降低企業(yè)的風險系數(shù)。因此，建立和規(guī)范內(nèi)部控制制度，對ERP系統(tǒng)的有效實施，提高企業(yè)經(jīng)營效率和效果，促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略目標具有重要意義。

二、ERP環(huán)境下，中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

1.數(shù)據(jù)安全問題未能有效防范

中小企業(yè)由于人力、財力、物力等方面原因，ERP系統(tǒng)一般采取外購形式，較少自行開發(fā)。一旦ERP系統(tǒng)運行不正常，依靠企業(yè)自身力量，往往不能解決，只能求助供應商，系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)維護人員都能接觸或改動，企業(yè)對此方面缺少內(nèi)部控制制度，或雖然有內(nèi)部控制制度，但對維護人員的約束力不強，如果維護人員進行不當操作，給企業(yè)帶來的損害是無法估計的；對內(nèi)部人員方面，由于運用ERP系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部如采購、銷售、倉庫、車間、物料、財務等部門都要接觸ERP系統(tǒng)，如果有部分環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)輸入錯誤，都要會導致最終結(jié)果偏離實際，如果權限任意開放，有的會造成企業(yè)運轉(zhuǎn)的短期癱瘓，有的可能會泄露企業(yè)機密信息，削弱企業(yè)的核心竟爭力。

2.內(nèi)部控制體系未能及時更新，過分依賴ERP系統(tǒng)

ERP環(huán)境下，運用計算機技術極大提高了各方面能力，信息質(zhì)量得到了改善，ERP系統(tǒng)由各個部門共同操作，對原有的管理模式提出挑戰(zhàn)，原有內(nèi)控措施已不能滿足ERP環(huán)境下的新的管理方式。中小企業(yè)運用ERP系統(tǒng)前，未有充分的準備，未進行充分的調(diào)研，沒有較好的內(nèi)控措施對數(shù)據(jù)進行監(jiān)控和核對，過分依賴ERP系統(tǒng)。不可否認，運用ERP借助計算機系統(tǒng)，計算機系統(tǒng)在處理數(shù)據(jù)及傳輸方面比手工操作簡便和及時，但企業(yè)對其的監(jiān)督控制及其ERP本身的穩(wěn)定性卻較薄弱，非法入侵和簡單的惡意程序，就會導致系統(tǒng)數(shù)據(jù)被盜或正確度改變，如果認為計算機輸出的結(jié)果都是正確的，不認真核對，不能及時發(fā)現(xiàn)進行修改，就會使決策層得到錯誤的信息，影響決策結(jié)果。

3.系統(tǒng)后續(xù)升級更新問題

在采購、庫存、生產(chǎn)、銷售、財務環(huán)節(jié)運用ERP的企業(yè)，由于外部環(huán)境的動態(tài)變化，企業(yè)的供應商和客戶也不斷變化，供應模式和銷售模式也千差萬別，信息技術的發(fā)展也日新月異，在運用ERP的過程中，系統(tǒng)會面臨應用程序的維護和修理。中小企業(yè)如果沒有合理安排，受成本等方面的制約，可能會對后續(xù)投入不足，企業(yè)內(nèi)部控制、應對措施不到位，ERP系統(tǒng)的使用效果就會大打折扣，不能發(fā)揮應有的作用。

4.對ERP認知不夠，管理層風險意識薄弱

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)間競爭也不斷加強，中小企業(yè)的管理水平也越來越強。但由于中小企業(yè)本身的局限性，治理結(jié)構(gòu)、組織結(jié)構(gòu)等并不健全，流于形式，很多制度都是簡單參照《公司法》，沒有從企業(yè)實際出發(fā)，對企業(yè)運營指導意義不強，企業(yè)的實際風險未能得到較好的識別和防范，運用ERP系統(tǒng)，使企業(yè)由人對信息的流轉(zhuǎn)控制轉(zhuǎn)向計算機對信息的流轉(zhuǎn)和控制。由于管理層或員工對ERP認知不夠，自身管理素質(zhì)未得到提升，對內(nèi)控措施不及時調(diào)整，管理層仍沿用傳統(tǒng)的管理模式，會使管理混亂，員工無所適從，影響企業(yè)的發(fā)展。

三、ERP環(huán)境下中小企業(yè)內(nèi)部控制的建議

1.加強對員工的培訓

業(yè)務技能方面：ERP 是科學管理流程的數(shù)字化表達。但許多員工對系統(tǒng)的認知還停留在簡單輸入、輸出數(shù)據(jù)上面，系統(tǒng)中很多統(tǒng)計分析功能及監(jiān)控機制，并未被充分發(fā)掘運用。因此，當企業(yè)在推行 ERP 系統(tǒng)上線前，應注重對有關員工的培訓工作，并且應建立員工培訓長效機制，促進員工的知識、技能持續(xù)更新，不斷提高員工的服務效能，發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用。

職業(yè)道德方面：中小企業(yè)應加強人力資源方面管理，加強全體員工的職業(yè)道德培訓，招聘員工應遵循德才兼?zhèn)?、以德為先原則。在運用ERP過程中，對于企業(yè)涉及關鍵技術、知識產(chǎn)權、商業(yè)秘密的崗位，應當與該崗位員工簽訂有關保密協(xié)議，明確保密義務。

2.加強系統(tǒng)安全管理

（1）中小企業(yè)應當加強ERP系統(tǒng)維護流程的管理，嚴格按照維護工作外包制度、工作流程和相關要求，組織開展業(yè)務外包，并與承包方簽訂外包合同，確保承包方嚴格履行業(yè)務外包合同，注重保密協(xié)議的簽訂，明確保密的內(nèi)容和范圍及義務，最大限度減少機密信息泄露的風險。

（2）中小企業(yè)應當根據(jù)業(yè)務性質(zhì)、重要性程度、保密要求等情況確定信息系統(tǒng)的安全等級，對不同等級信息的授權使用制定制度，嚴格按授權等級進行操作，重視對重要業(yè)務系統(tǒng)的訪問權限管理，建立安全保密和泄密責任的追究制度。

（3）中小企業(yè)應當建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)定期備份制度，明確備份內(nèi)容、備份時點、備份責任人，定期檢查備份情況；建立關鍵信息設備的管理，指定專門部門管理信息設備存放地點的環(huán)境，指定專人檢查，責任落實到人。

3.加強對內(nèi)部控制系統(tǒng)更新，提升ERP系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的融合

ERP系統(tǒng)不是獨立的系統(tǒng)，中小企業(yè)應當加強對現(xiàn)有內(nèi)部控制系統(tǒng)的更新，與時俱進，把ERP系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)融合，逐步將內(nèi)控系統(tǒng)嵌入ERP系統(tǒng)。內(nèi)部控制管理從財務控制入手，確保業(yè)務執(zhí)行各環(huán)節(jié)在ERP系統(tǒng)中得到反應，提升內(nèi)部控制的時效性，拓展預警功能，對業(yè)務流程各環(huán)節(jié)可能存在的風險提出預警，對提出的預警確定專門人員核查匯報，制定匯報時限和越級匯報制度，使管理層能夠有充分的時間做好風險應對措施。改變中小企業(yè)傳統(tǒng)的事后控制模式，加強事中控制，提升事前分析和預測，減少企業(yè)運營風險。

4.加強ERP系統(tǒng)的更新

ERP 環(huán)境下的內(nèi)部控制工作是一項長期工程，要建立長遠有效的制度，以使內(nèi)部控制制度能合理保證企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。ERP 系統(tǒng) 的開發(fā)和變更、業(yè)務處理流程的變化及新業(yè)務的增加等都會改變企業(yè)風險問題，只有不斷對控制流程和控制措施進行修正，才能完善內(nèi)控制度的規(guī)范，保證制度規(guī)范的健全性。企業(yè)應建立ERP系統(tǒng)定期更新制度，加強對ERP系統(tǒng)的維護，建立健全長效機制，常抓不懈，避免出現(xiàn)前清后亂、工作重復的情況。

5.加強管理層風險意識

管理層的風險理念影響企業(yè)對風險的控制程度及采取的措施。管理層應通過學習加強對ERP系統(tǒng)的認識，增強對ERP系統(tǒng)的了解，提高風險敏感度，充分認識ERP風險的特性。只有全面識別風險事項，樹立風險意識，合理評估風險，才能制定恰當?shù)膬?nèi)部控制措施，使風險降到中小企業(yè)可承受范圍之內(nèi)。

運用信息技術、網(wǎng)絡技術進行企業(yè)管理已成為主流，ERP系統(tǒng)在中小企業(yè)里運用更是比比皆是，討論ERP環(huán)境下中小企業(yè)內(nèi)部控制的問題及應對措施，是順應時事的。運用ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制將產(chǎn)生新的問題，但更應看到給企業(yè)帶來的好處。在市場競爭日趨激烈的今天，內(nèi)部控制更是中小企業(yè)發(fā)展壯大、實現(xiàn)戰(zhàn)略目標的合理保證，中小企業(yè)應順應時代潮流，努力尋找適合本企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部控制體系，走在時代的前面，發(fā)展壯大企業(yè)。

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