馮玉婷

摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)各項(xiàng)技術(shù)水平的快速發(fā)展進(jìn)步，我國(guó)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)當(dāng)中取得了十分廣泛的應(yīng)用，在高校的檔案管理中也是如此，已經(jīng)逐步脫離了傳統(tǒng)的管理模式，并逐漸步入了電子管理的時(shí)代。在高校的檔案管理工作中采取電子檔案管理的方式，可以有效的提升檔案管理工作的開(kāi)展效率和質(zhì)量，但就目前情況來(lái)看，在高校的電子檔案管理中仍然存在著一系列有待解決的問(wèn)題。本文就針對(duì)高校電子檔案管理的優(yōu)化策略進(jìn)行了簡(jiǎn)要的探討分析，希望可以為高校電子檔案工作的開(kāi)展提供一份有力的基礎(chǔ)依據(jù)。

關(guān)鍵詞：高校；電子檔案管理；優(yōu)化策略

一、引言

電子檔案是檔案管理工作發(fā)展至一定階段的必然產(chǎn)物，電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理工作有著極為明顯的差異。在新時(shí)期各項(xiàng)技術(shù)飛速發(fā)展的大背景下，想要做好高校的檔案管理工作，就應(yīng)當(dāng)將電子檔案作為檔案管理中的重點(diǎn)。目前，我國(guó)各大高校的電子檔案管理工作已經(jīng)獲得了較為顯著的成效，但仍然需要進(jìn)行更為深入的研究和完善。

二、當(dāng)前高校電子檔案管理工作中存在的常見(jiàn)性問(wèn)題

（一）各大高校之間的溝通交流較為匱乏

就當(dāng)前情況來(lái)看，在我國(guó)的許多高校當(dāng)中，由于在開(kāi)展電子檔案管理工作時(shí)在溝通交流方面較為匱乏，導(dǎo)致這項(xiàng)工作的開(kāi)展始終處于表層，未能進(jìn)行更為深入的探討研究，且缺乏更為系統(tǒng)的統(tǒng)籌規(guī)劃，各部分的工作較為松散，難以形成一個(gè)整體。高校的電子檔案管理籌備工作的開(kāi)展，不僅難以充分實(shí)現(xiàn)資金共享和技術(shù)共享，在各大高校中的電子檔案管理水平也存在著顯著的差異。

（二）管理模式的規(guī)范性較差

在不同的高校當(dāng)中，所采取的電子檔案管理軟件存在著明顯的差異，為此，在進(jìn)行檔案的管理和分類(lèi)時(shí)也應(yīng)當(dāng)有所區(qū)別。長(zhǎng)期下去，如果始終沿用這樣的管理模式，就會(huì)導(dǎo)致各大高校的檔案管理難以實(shí)現(xiàn)合理的銜接，檔案管理工作開(kāi)展的壓力不增反減。

（三） 電子檔案管理安全性能較低

當(dāng)前，在許多高校當(dāng)中，電子檔案管理處在不同的階段時(shí)都面臨著安全防護(hù)軟件不配套的問(wèn)題，如果在較短的時(shí)間內(nèi)較為頻繁的進(jìn)行安全密鑰的更換，安全防護(hù)軟件的更新、升級(jí)功能就會(huì)難以得到保障。這就導(dǎo)致在高校當(dāng)中電子檔案管理工作開(kāi)展的每一個(gè)流程都難以得到合理的銜接，在進(jìn)行信息交接的過(guò)程中容易出現(xiàn)安全隱患問(wèn)題，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)?dǎo)致高校檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行故障的出現(xiàn)。

（四）高校缺乏完備的電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系

高校電子檔案管理工作的開(kāi)展，應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的安全軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)安全性的防護(hù)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建起較為完備的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)甚至提前預(yù)知在高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題或可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，盡可能的避免安全隱患問(wèn)題的出現(xiàn)，并有針對(duì)性的采取科學(xué)合理的解決措施和應(yīng)對(duì)方法。但就當(dāng)前的發(fā)展情況來(lái)看，高校電子檔案管理工作的開(kāi)展需要以風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體制作為支撐，這就在無(wú)形當(dāng)中擴(kuò)大了檔案管理過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)。

（五）管理人員的管理意識(shí)和技術(shù)水平不到位

盡管目前高校的電子檔案管理工作已經(jīng)具備著明顯的現(xiàn)代化和自動(dòng)化特點(diǎn)，但仍然會(huì)受到檔案管理人員能力素質(zhì)水平的影響。在具體開(kāi)展電子檔案管理工作的過(guò)程中，我們可以發(fā)現(xiàn)，在許多高校當(dāng)中都存在著電子檔案管理人員的技術(shù)水平難以滿足當(dāng)前階段工作開(kāi)展的要求，加之相關(guān)工作人員缺乏明確的管理意識(shí)，學(xué)校又沒(méi)能夠?yàn)楣ぷ魅藛T提供溝通下特意的平臺(tái)，這一系列的問(wèn)題都導(dǎo)致管理人員的能力水平難以獲得提升。

三、高校電子檔案管理的優(yōu)化策略

（一）不斷提升相關(guān)管理人員的能力素質(zhì)水平

管理人員的個(gè)人能力素質(zhì)水平對(duì)于高校電子檔案管理工作的開(kāi)展有著十分直觀的影響，而想要提升相關(guān)管理人員的能力素質(zhì)水平，就應(yīng)當(dāng)從強(qiáng)化工作人員的思想政治建設(shè)、職業(yè)道德建設(shè)來(lái)入手。具體來(lái)說(shuō)，首先，高校應(yīng)當(dāng)對(duì)于檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的思想政治教育，并樹(shù)立起愛(ài)崗敬業(yè)的模范，積極相關(guān)工作人員主動(dòng)投入到實(shí)際的工作當(dāng)中，確保每個(gè)工作人員都能夠各司其職。其次，還應(yīng)當(dāng)定期對(duì)于相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化工作人員的職業(yè)技術(shù)水平，確保每一位工作人員都能夠充分掌握相關(guān)檔案管理工作的軟件及平臺(tái)的使用方法和運(yùn)用方法，確保高校電子檔案管理的開(kāi)展能夠充分滿足實(shí)際的工作需求。

（二）不斷強(qiáng)化電子管理軟件的技術(shù)研究和共享

對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，構(gòu)建起一個(gè)電子管理軟件研究開(kāi)發(fā)中心是十分重要，也是十分必要的。高校應(yīng)當(dāng)給予檔案管理工作足夠的資金支持，構(gòu)建起適合本校發(fā)展需求的電子檔案管理軟件。同時(shí)，高校的領(lǐng)導(dǎo)人也應(yīng)當(dāng)打破傳統(tǒng)檔案管理工作的束縛，在提供資金支持的同時(shí)，定期分享學(xué)校的基礎(chǔ)成果以及優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)，從而不斷提升高校電子檔案管理的整體水平。

（三）給予基礎(chǔ)檔案管理工作足夠的重視

對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，想要確保電子檔案管理工作能夠有效的開(kāi)展，就應(yīng)當(dāng)從做好高校電子檔案管理的基礎(chǔ)工作來(lái)入手。因此，高校應(yīng)當(dāng)不斷強(qiáng)化檔案管理的基礎(chǔ)工作，給予基礎(chǔ)工作的開(kāi)展足夠的重視，從而不斷提升電子檔案管理的安全性和可靠性，做好數(shù)據(jù)和文件的備份處理，避免數(shù)據(jù)丟失問(wèn)題的出現(xiàn)。

（四）加強(qiáng)電子檔案管理的相關(guān)設(shè)備管理

首先，高校應(yīng)當(dāng)不斷的創(chuàng)新電子檔案的存檔途徑，為每個(gè)部門(mén)配備較為齊全的電子管理設(shè)備，為高校電子檔案管理工作的開(kāi)展提供足夠的設(shè)備技術(shù)支持。盡可能的采取統(tǒng)一、規(guī)范的格式來(lái)實(shí)行各項(xiàng)信息的整理和儲(chǔ)存，確保每一階段的電子檔案管理工作的開(kāi)展都能夠得以順利接洽。定期更新系統(tǒng)軟件，在條件允許的情況下，購(gòu)入具備自動(dòng)升級(jí)功能的安全防護(hù)軟件，并配備相應(yīng)的管理軟件，從根本上避免電子檔案的后期整理工作問(wèn)題的出現(xiàn)。

（五）加強(qiáng)安全密鑰的分屬管理

安全密鑰確保電子檔案安全性能的一項(xiàng)有力保障，是破解安全防護(hù)軟件的重要工具。為此，高校應(yīng)當(dāng)不斷強(qiáng)化對(duì)于安全密鑰的分屬管理，在交減少檔案提取流程的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻將信息安全問(wèn)題擺在首位。具體來(lái)說(shuō)，高校可以采取指紋認(rèn)證方式，采取指紋認(rèn)證后能夠確保提取人身份和證件統(tǒng)一，然后實(shí)行一人分管多個(gè)安全密鑰的方式，增加獲取安全密鑰的認(rèn)證信息就可以了。

四、總結(jié)

綜上所述，在當(dāng)前階段的高校檔案管理工作中，電子檔案管理已經(jīng)逐漸成為了一項(xiàng)必不可少的內(nèi)容。但是，電子檔案管理在帶來(lái)積極影響的同時(shí)，其中存在的諸多問(wèn)題也逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，我們應(yīng)當(dāng)不斷提升檔案管理軟件的技術(shù)水平，在充分確保檔案管理工作的安全性和可靠性的同時(shí)，盡可能的降低軟件操作的難度，確保每一位檔案管理工作人員都能夠熟練的使用管理軟件，不斷提升電子檔案管理的工作效率和整體質(zhì)量。

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