摘要：現(xiàn)代事業(yè)單位檔案采用信息化管理的模式，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案信息管理來(lái)說(shuō)，雖然為檔案管理工作人員提供了很多的方便，但是在實(shí)際的管理應(yīng)用當(dāng)中還是存在著很多的問(wèn)題。隨著檔案信息數(shù)量的不斷增多，對(duì)事業(yè)單位的管理形式與管理模式提出了更高的要求。問(wèn)了更好的管理事業(yè)單位的檔案信息，提高檔案信息的利用率，本文就來(lái)討論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理建設(shè)；信息化管理；問(wèn)題；解決措施

事業(yè)單位的檔案管理是一件非常繁瑣的事情，而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了好的平臺(tái)，為了提高檔案信息管理的有序性，各事業(yè)單位都在利用信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)加強(qiáng)檔案信息的管理。從管理的形式上看，電子信息檔案的管理有利于檔案的分類、整理和調(diào)用，為事業(yè)單位提供了很多管理上的方便，還有效的預(yù)防了檔案的遺落和流失，成為當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的重要手段。萬(wàn)事的發(fā)展皆有兩面性，檔案管理信息化縱然有這么多的好處，但免不了仍然存在很多的問(wèn)題。

一、事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的重要性

檔案管理是事業(yè)單位用人管理的基礎(chǔ)保障，是事業(yè)單位公共服務(wù)的載體，同時(shí)也是保證事業(yè)單位人力資源合理管理的基礎(chǔ)資料。事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)為事業(yè)單位的人力資源服務(wù)，更主要的是為建設(shè)事業(yè)單位的繁榮發(fā)展法服務(wù)。檔案信息化管理不僅提高了信息管理的安全性，同時(shí)改善了檔案的利用效率，作為國(guó)家檔案信息管理的一部分，對(duì)于事業(yè)單位的工作和生產(chǎn)效率的提高有著重要的作用。此外。傳統(tǒng)的檔案管理由于管理工作繁雜，所需要的管理人員就比較多，而信息化檔案管理更加需要的是技術(shù)，這對(duì)于企業(yè)創(chuàng)新管理與節(jié)省管理成本有著重要的作用。

二、事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的問(wèn)題

（一）沒(méi)有合理開(kāi)發(fā)檔案信息資源

事業(yè)單位檔案的檔案包括很多有效信息，而檔案信息才是企業(yè)單位管理應(yīng)用的主力。檔案信息化建設(shè)為檔案管理利用提供了方便的渠道，能夠有效的避免檔案信息的重復(fù)性與遺漏性。但是在實(shí)際實(shí)際檔案管理信息化的建設(shè)中，由于資源管理水平的限制與檔案信管理平臺(tái)功能的限制，使得檔案信息化在建設(shè)過(guò)程中還是不可避免的出現(xiàn)了信息的重復(fù)，占據(jù)了大量的管理空間。截至目前為止，我國(guó)各級(jí)綜合性檔案資料館的檔案數(shù)量已經(jīng)超過(guò)8000萬(wàn)卷，并且之占檔案總數(shù)的30%左右，而真正能夠被事業(yè)單位利用到的檔案只占其中的一小部分。由此可見(jiàn)，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中還沒(méi)有充分的開(kāi)發(fā)利用檔案信息。

（二）缺乏必要的檔案信息內(nèi)容安全的措施

信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為檔案管理信息化建設(shè)提供了很好的平臺(tái)，有利于檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，但同時(shí)也存在著網(wǎng)絡(luò)管理的安全性。利用計(jì)算機(jī)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息資料有可能因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)被攻陷造成信息被盜，或者是因?yàn)橄到y(tǒng)的崩潰給信息管理和信息應(yīng)用造成很大的困難。

（三）檔案管理工作人員素質(zhì)低下

當(dāng)前社會(huì)普遍存在的一個(gè)問(wèn)題就是工作崗位與工作人員的專業(yè)不符的問(wèn)題。由于檔案管理工作屬于比較枯燥的一類，但這種工作相對(duì)來(lái)說(shuō)福利待遇還可以，工作任務(wù)也不是很重，因此成為很多大學(xué)生職業(yè)選擇的過(guò)渡性工作。從不同區(qū)域和不同級(jí)別的檔案信息管理工作人員的現(xiàn)狀來(lái)看，崗位與專業(yè)對(duì)口并且能夠長(zhǎng)期從事于該工作的工作人員相比檔案管理人員的總數(shù)量講少之又少。由于管理人員并沒(méi)有把該工作當(dāng)作終身服務(wù)的事業(yè)，因此欠缺良好的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。這種檔案管理人員的不穩(wěn)定性很大程度上降低了檔案管理的效率與質(zhì)量，成為阻礙檔案信息化建設(shè)的管理另一因素。

三、事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的途徑

（一）完善規(guī)范的檔案管理工作的制度

事業(yè)單位檔案信息化管理與建設(shè)是建立在新的電子科技的基礎(chǔ)之上的，因此管理與建設(shè)牽扯到很多檔案管理之外的問(wèn)題。為了加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)工作，檔案管理的制度應(yīng)該不斷完善與電子信息相關(guān)的問(wèn)題。比如網(wǎng)絡(luò)管理的法律及相關(guān)制度，這樣才能夠保證我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)有法可依、有章可循。此外，還有關(guān)于檔案管理工作人員的行為約束與應(yīng)該遵守的規(guī)章制度，有效的提高檔案信息管理工作人員的綜合素質(zhì)，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)人力資源的選擇與管理提供依據(jù)。

（二）合理規(guī)劃事業(yè)單位檔案管理的信息化

各事業(yè)單位的檔案信息管理與應(yīng)用的要求存在不同程度的差異，因此要解決當(dāng)前事業(yè)單位管理信息化建設(shè)的問(wèn)題，就要分析不同使用單位的檔案管理的需求，結(jié)合自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的目標(biāo)制定合理的檔案管理信息化庫(kù)。在檔案管理信息化建設(shè)之前，事業(yè)單位與該根據(jù)內(nèi)部的結(jié)構(gòu)合理規(guī)劃建設(shè)的戰(zhàn)略性目標(biāo)，分階段、分批次科學(xué)有序的推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

（三）建設(shè)實(shí)用的檔案管理信息化網(wǎng)站

電子檔案建設(shè)的目的是為了提高檔案的利用率，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)候應(yīng)該對(duì)電子檔案信息管理平臺(tái)進(jìn)行模塊化，分出不同的區(qū)域，建立起集編輯、管理與應(yīng)用等功能為一體的檔案管理信息化網(wǎng)站。檔案編輯有利于調(diào)整錯(cuò)誤的檔案信息，而不同的管理功能能夠提高檔案信息傳遞與分類管理的效率，為實(shí)際事業(yè)單位檔案信息的應(yīng)用提供更多安全的保障，使得事業(yè)單位檔案管理信息化網(wǎng)站成為具有強(qiáng)大功能的綜合性電子檔案管理信息庫(kù)。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，事業(yè)安慰檔案信息化建設(shè)的主要問(wèn)題是當(dāng)前管理制度與管理需要之間存在的矛盾，要提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的效率，就要分析問(wèn)題解決檔案管理與檔案管理需求之間的矛盾，才能按照實(shí)際需要與發(fā)展之間的差異調(diào)節(jié)管理現(xiàn)狀，提高檔案管理信息建設(shè)的效率，促進(jìn)事業(yè)單位更好的發(fā)展。（作者單位：公主嶺市急救中心）

作者簡(jiǎn)介：范爽，1983年生，男，?？?，初級(jí)職稱，研究方向：檔案管理。

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