文/河北省隆化縣醫(yī)院 張春霞

淺談檔案信息管理平臺(tái)的深化應(yīng)用

文/河北省隆化縣醫(yī)院 張春霞

作為人類文明的重要記錄載體，檔案在社會(huì)及人類文明發(fā)展中發(fā)揮了重大的作用。加強(qiáng)檔案管理對(duì)于促進(jìn)企事業(yè)單位的正常運(yùn)行及健康發(fā)展十分關(guān)鍵，不僅有助于個(gè)人發(fā)展，還有助于領(lǐng)導(dǎo)正確作出決策。隨著信息化進(jìn)程的逐步加快，檔案管理信息平臺(tái)在各企事業(yè)單位檔案工作中的應(yīng)用越來越深入，但仍存在諸多問題，如技術(shù)不完善、制度不健全等，因此，必須針對(duì)如何進(jìn)一步深化檔案管理信息平臺(tái)的應(yīng)用展開研究，以提高檔案管理信息平臺(tái)的處理效率。

檔案管理；信息平臺(tái)；應(yīng)用

在數(shù)字化大發(fā)展時(shí)代，傳統(tǒng)檔案記錄方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展速度。在時(shí)代的沖擊之下，傳統(tǒng)檔案正在發(fā)生深刻的變革，一步步從紙質(zhì)記錄變成數(shù)字化信息記錄，與時(shí)俱進(jìn)，才能為檔案記錄發(fā)展創(chuàng)造出更大的機(jī)遇。

一、文件管理連續(xù)模式

完善應(yīng)用中的文件銜接工作，使之成為一個(gè)整體，有利于文檔的管理，也有利于工作人員更快適應(yīng)工作流程，減少工作心理帶來的工作效率降低的問題。為達(dá)到這種效果，我們可以從以下四個(gè)方面作出努力：首先，所接受的業(yè)務(wù)要以方案需求為前提，有需求才有市場(chǎng)，才有動(dòng)力。其次，建立平臺(tái)，將檔案與所開設(shè)的業(yè)務(wù)連接起來，形成一條龍服務(wù)，方便快捷。再者，部門與部門之間要分工明確，權(quán)利與義務(wù)清晰，強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制。最后，檔案建設(shè)要與其他建設(shè)共同發(fā)展，不偏不倚，保持步調(diào)一致，協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、數(shù)字化管理機(jī)制

當(dāng)今時(shí)代是數(shù)字化大爆炸的時(shí)代，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，在傳統(tǒng)檔案管理被時(shí)代的潮水吞噬的時(shí)候，新的數(shù)字化檔案管理機(jī)制為我們帶來了不少便捷。將檔案廣泛運(yùn)用，擴(kuò)大檔案資源的影響力，加之高水平的管理，將檔案推向更高的層次。因此，信息化平臺(tái)要不斷完善以下功能：第一，資源共享要覆蓋人們的需求范圍，擴(kuò)大資源的市場(chǎng)，達(dá)到知識(shí)的整合，減少知識(shí)漏洞。第二，利用現(xiàn)代化技術(shù)分析市場(chǎng)資源需求，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整自我的策劃方案。在網(wǎng)絡(luò)日益發(fā)達(dá)的今天，根據(jù)現(xiàn)有技術(shù)的發(fā)展水平，進(jìn)行信息推送或者用戶訂閱，根據(jù)點(diǎn)擊量或者是閱讀進(jìn)度分析市場(chǎng)資源需求，及時(shí)調(diào)整資源信息比重。資源訂閱是較好的方法，將信息定時(shí)或者不定時(shí)發(fā)送到用戶手中，完成資源的共享。還有一種技術(shù)是嵌入到不同的系統(tǒng)中，滿足市場(chǎng)的資源需求。最后，大數(shù)據(jù)分析智能化整合，在數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)研究的基礎(chǔ)上，研究完善相對(duì)應(yīng)的搜索引擎應(yīng)用軟件。

三、創(chuàng)新管理技術(shù)

在二維碼普遍運(yùn)用于我們生活方方面面的今天，圖像、音頻、影頻以及文字的整合錄用日益顯得方便，節(jié)省了不少人工成本，方便了資源整合上傳中的監(jiān)督和糾正偏差工作的開展。當(dāng)然，在現(xiàn)代資源管理技術(shù)不斷向前發(fā)展的今天，不能完全否定傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)，發(fā)揚(yáng)傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)的優(yōu)勢(shì)結(jié)合當(dāng)下流行的數(shù)字化管理模式，承認(rèn)數(shù)字化管理中存在的不足，并且及時(shí)找出解決辦法。兩者實(shí)現(xiàn)結(jié)合，有利于資源傳輸?shù)男畔⒒?、管理的自?dòng)化和利用的在線化，有利于群眾，更有利于管理水平的進(jìn)一步提高，推動(dòng)管理模式的轉(zhuǎn)化。當(dāng)然，要加強(qiáng)宣傳力度，提高檔案管理信息平臺(tái)的知名度，完善檔案管理信息平臺(tái)，讓它走進(jìn)企事業(yè)內(nèi)部進(jìn)一步發(fā)展。

四、把握檔案資源管理平臺(tái)的發(fā)展趨勢(shì)

從檔案資源平臺(tái)發(fā)展的現(xiàn)有程度以及未來的發(fā)展?jié)摿ι蟻砜?，制定分工明確而又相互協(xié)調(diào)的連帶管理機(jī)制，大數(shù)字化的管理模式，清晰分析市場(chǎng)中自身發(fā)展的空間和不足之處，分級(jí)和分力度的控制模式，做好檔案日志的跟蹤工作，從科學(xué)和實(shí)際的角度上得出結(jié)論，把握資源管理器平臺(tái)進(jìn)一步的發(fā)展趨勢(shì)。深化資源管理平臺(tái)的生活運(yùn)用，以檔案為資源，管理技術(shù)為核心，建設(shè)內(nèi)容為中心的模式彌補(bǔ)現(xiàn)今管理平臺(tái)的不足。在管理水平不斷提升的同時(shí)，我們應(yīng)該注意到未來的工作將實(shí)現(xiàn)一條龍的控制模式，統(tǒng)一化的管理機(jī)制，統(tǒng)一化的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)更大容量更大范圍的資源共享，推動(dòng)檔案管理平臺(tái)成為資源共享的專業(yè)平臺(tái)，推動(dòng)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

總之，在現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的沖擊下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不再那么適用現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。加強(qiáng)檔案管理的連貫性，使檔案管理成為一個(gè)整體，部門之間的分工明確、權(quán)責(zé)清晰，有利于檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。借用現(xiàn)代科技，推廣檔案管理平臺(tái)使之融入大眾生活，了解大眾口味，有利于對(duì)口推送價(jià)值高的資源，達(dá)到真正意義上的資源共享。而且，當(dāng)今檔案管理依然存在著較大的不足之處，要求企事業(yè)和政府通過大數(shù)字化進(jìn)行科學(xué)反復(fù)的分析，以得出真正靠近市場(chǎng)情況的結(jié)果。當(dāng)然，科學(xué)管理水平的提升只是一個(gè)方面，我們需要提高管理人員的綜合素質(zhì)、強(qiáng)化管理人員的管理意識(shí)、激活管理人員的管理主動(dòng)性和積極性，發(fā)揮檔案管理的積極作用，為現(xiàn)代化建設(shè)添磚加瓦。

[1]彭云.新歷史條件下高校檔案管理的信息化與法制化[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào),2010(12):98-101.

[2]姚秋媛.信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用[J].科技信息,2011(11):45-48.