許琳
摘要:隨著信息化技術(shù)的發(fā)展,會計(jì)檔案也開始向著電子化的方向發(fā)展。但值得注意的是,電子會計(jì)檔案與紙質(zhì)會計(jì)檔案有較大的差異,還要結(jié)合實(shí)際需求進(jìn)行會計(jì)資料歸檔管理。基于這種認(rèn)識,本文從格式、存儲、提取、保護(hù)和管理成本幾個方面對電子會計(jì)檔案與紙質(zhì)會計(jì)檔案進(jìn)行了比較,從而為關(guān)注這一話題的人們提供參考。
關(guān)鍵詞:電子會計(jì)檔案;紙質(zhì)會計(jì)檔案;比較
能否較好的進(jìn)行會計(jì)檔案管理,關(guān)系到財(cái)會人員能否保持較高的工作效率。而就目前來看,財(cái)會人員在工作中將接觸到兩種會計(jì)檔案,即紙質(zhì)會計(jì)檔案和電子會計(jì)檔案。為更好的進(jìn)行不同檔案的利用,還要加強(qiáng)對電子會計(jì)檔案與紙質(zhì)會計(jì)檔案的比較分析,進(jìn)而更好的開展有關(guān)工作。
一、電子會計(jì)檔案與紙質(zhì)會計(jì)檔案的格式比較
比較兩種檔案的格式可以發(fā)現(xiàn),二者檔案格式依托紙張和磁盤等不同的載體,所以擁有不同的格式。相較于電子檔案,紙質(zhì)檔案格式單一,只能以文字和圖表形式對會計(jì)信息進(jìn)行固化。比如,需要采用一致的會計(jì)憑證編號。而這樣的檔案格式較為完整,能夠傳遞完整的信息。不同于紙質(zhì)檔案,人們無法直接從光盤等載體上獲得信息。但是,電子檔案的格式多樣,包含.txt、.jpg、.dbf、等多種。借助計(jì)算機(jī)工具,會計(jì)人員能夠完成多種格式的讀取。按照國家檔案局要求,不同種類的會計(jì)檔案應(yīng)該按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)進(jìn)行歸檔。比如,財(cái)務(wù)檔案需要采用XBRL-FR標(biāo)準(zhǔn),賬簿檔案需要采用XBRL-GL標(biāo)準(zhǔn)。就目前來看,國內(nèi)使用的大型會計(jì)信息系統(tǒng)將利用大型數(shù)據(jù)庫完成會計(jì)資料信息的存儲,這意味著其電子會計(jì)檔案擁有復(fù)雜的文件格式,甚至出現(xiàn)多種格式“復(fù)合”的情況。對于會計(jì)人員來講,則會給數(shù)據(jù)的處理帶來一定的麻煩。因此,在電子會計(jì)檔案管理上,還應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行會計(jì)檔案電子格式的選擇,以便為電子會計(jì)檔案的利用和管理提供便利。
二、電子會計(jì)檔案與紙質(zhì)會計(jì)檔案的存儲比較
在檔案存儲方面,由于紙質(zhì)檔案的紙張存儲有一定要求,所以還要嚴(yán)格按照這些要求進(jìn)行檔案管理。具體來講,就是要在14-20℃和50%-60%濕度條件下進(jìn)行檔案存儲,并采取措施對檔案進(jìn)行防潮、防水、防塵、防火等處理。不同于紙質(zhì)檔案,電子會計(jì)檔案的存儲提出了更多要求。但在環(huán)境溫濕度等方面,電子會計(jì)檔案和紙質(zhì)檔案同樣提出了一定的要求。以環(huán)境濕度為例,如果環(huán)境濕度過高,將導(dǎo)致紙張因氧化而強(qiáng)度變低,出現(xiàn)字跡模糊、擴(kuò)散等問題,并導(dǎo)致紙張壽命縮短。對于電子會計(jì)檔案來講,則會出現(xiàn)電子載體變形的情況,進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法順利讀寫。除了光盤等載體的存儲有防水、防光和防火等要求外,電子檔案存儲對環(huán)境溫濕度、防靜電、防磁性等方面也有一定要求。以磁場為例,對于紙質(zhì)會計(jì)檔案來講,磁場不會對其產(chǎn)生任何影響。但對于電子會計(jì)檔案來講,磁場的存在將導(dǎo)致文檔消磁,進(jìn)而導(dǎo)致檔案存儲的會計(jì)信息丟失或無法識別。除此以外,電子會計(jì)檔案還要預(yù)防人為破壞和侵入,需完成獨(dú)立存儲設(shè)備的配置,并確保檔案的安全性和獨(dú)立性。如果企業(yè)需要利用遠(yuǎn)程方式進(jìn)行檔案訪問,還要確保會計(jì)軟件供應(yīng)商能夠確保檔案的使用安全。此外,企業(yè)需完成電子會計(jì)檔案的備份。從存儲空間上來看,電子會計(jì)檔案占用的空間明顯較小,而紙質(zhì)會計(jì)檔案需要大量的空間存儲保管,需要管理者耗費(fèi)較多的時間和精力進(jìn)行檔案保存。
三、電子會計(jì)檔案與紙質(zhì)會計(jì)檔案的提取比較
在檔案提取方面,電子和紙質(zhì)會計(jì)檔案也存在一定的差別。如果需要進(jìn)行紙質(zhì)檔案的移交,還要完成對應(yīng)清單手冊的編制,并按照手續(xù)進(jìn)行簽字移交。在移交的過程中,應(yīng)確保原卷封裝狀態(tài)得到保持,并按照清單完成文件數(shù)量清點(diǎn),以確保資料的完整性。在進(jìn)行電子會計(jì)檔案提取時,接收人要對檔案電子數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行確定,并確認(rèn)數(shù)據(jù)是否安全、可用[1]。為達(dá)成這一目的,還要按照校驗(yàn)規(guī)則進(jìn)行檔案驗(yàn)證。具體來講,就是利用軟件完成檔案可用性的驗(yàn)證,確認(rèn)檔案能否順利打開。在操作正確的情況下,檔案應(yīng)當(dāng)被順利打開,才能確定檔案具有可用性。在電子會計(jì)檔案的安全性檢查上,需要反復(fù)利用病毒掃描軟件檢查,以確認(rèn)檔案中是否存在危害文件。針對財(cái)務(wù)報告和會計(jì)憑證等檔案,還要確認(rèn)憑證號碼是否連續(xù)、報表與賬簿關(guān)系是否對應(yīng)等內(nèi)容。在實(shí)際檢查時,還要借助軟件完成文件檢測,以確認(rèn)檔案是否存在危害。最后,還要對電子簽名的是否合法進(jìn)行確認(rèn)。
四、電子會計(jì)檔案與紙質(zhì)會計(jì)檔案的保護(hù)比較
在檔案保護(hù)方面,紙質(zhì)會計(jì)檔案無需刻意采取有關(guān)技術(shù)進(jìn)行保護(hù)。但是,檔案在收集、利用和存儲等環(huán)節(jié)中都存在遺失或損壞的風(fēng)險。從檔案入庫開始,還要重點(diǎn)進(jìn)行檔案保管。不同于紙質(zhì)檔案,電子會計(jì)檔案的保護(hù)工作將始終開展。從電子會計(jì)資料獲取開始,就要采取措施對資料的形成和傳輸進(jìn)行保護(hù),以免資料的真實(shí)性受到影響。從檔案存在以來,就要對檔案數(shù)據(jù)的存取性、完整性等方面進(jìn)行保護(hù),以免檔案數(shù)據(jù)被破壞或篡改。因?yàn)檫@些問題的出現(xiàn),并不僅僅將導(dǎo)致某部分會計(jì)資料無法讀取,很可能導(dǎo)致所有會計(jì)數(shù)據(jù)信息無法讀取。比如病毒的存在,就有可能通過篡改其它程序嵌入自身拷貝,并感染其它程序,繼而使電子會計(jì)檔案無法使用。就目前來看,如何增強(qiáng)電子會計(jì)檔案的抗病毒能力也是加強(qiáng)電子會計(jì)檔案保護(hù)的重要問題。針對這一問題,有專家提出了“雙套制”,即同時建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。由于會計(jì)檔案不屬于擁有永久保存價值的資料,所以可以利用該制度提供保護(hù)。此外,在電子會計(jì)檔案保護(hù)方面,還要使記賬憑證、會計(jì)報告和賬簿等內(nèi)容間的邏輯關(guān)系得到保持,以確保會計(jì)人員能夠輕松進(jìn)行各種資料的調(diào)用。
五、電子會計(jì)檔案與紙質(zhì)會計(jì)檔案的管理成本比較
從管理成本上來看,電子和紙質(zhì)會計(jì)檔案的管理顯然將產(chǎn)生不同的成本。在紙質(zhì)檔案管理上,從會計(jì)資料歸檔后,就要在庫房管理方面支付相應(yīng)的人工費(fèi)用和管理費(fèi)用,消耗的資金較少,并且相對固定。而在電子會計(jì)檔案管理上,需要在環(huán)境建設(shè)、磁盤管理、設(shè)備維護(hù)、人員管理等多個方面進(jìn)行費(fèi)用的支付,費(fèi)用結(jié)構(gòu)相對復(fù)雜。而由于具有一定的復(fù)雜性,所以檔案管理成本擁有較大的變化浮動范圍。此外,由于會計(jì)資料將得到不斷積累,因此系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)和升級也將產(chǎn)生較高的費(fèi)用,進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理成本不斷提升[2]。針對這種情況,企業(yè)還應(yīng)引入云存儲技術(shù),以便使電子會計(jì)檔案管理成本得到適當(dāng)降低。采用該技術(shù),可以利用專業(yè)云計(jì)算服務(wù)供應(yīng)商提供的軟硬件完成電子會計(jì)檔案存儲,無需進(jìn)行檔案的運(yùn)維管理,所以能夠加強(qiáng)檔案成本管理。但對于大中企業(yè)來講,還應(yīng)實(shí)現(xiàn)電子會計(jì)檔案的統(tǒng)籌管理,以便在降低檔案管理成本的同時,滿足有關(guān)規(guī)定的檔案建設(shè)要求。
六、結(jié)論
通過分析可以發(fā)現(xiàn),在格式、存儲、提取、保護(hù)和管理成本方面,電子會計(jì)檔案和紙質(zhì)會計(jì)檔案都存在較大的差異。而為確保會計(jì)檔案資料能夠得到更好的保存,還應(yīng)采取“雙套制”,即同時進(jìn)行紙質(zhì)會計(jì)檔案和電子會計(jì)檔案的管理,并對二者進(jìn)行聯(lián)合使用,進(jìn)而為會計(jì)工作的開展提供更多保障。
參考文獻(xiàn):
[1]梁靜.電子會計(jì)檔案管理與紙質(zhì)會計(jì)檔案管理的比較分析[J].民營科技,2017,04:107.
[2]蔡玲玲.電子檔案與紙質(zhì)檔案保護(hù)的比較分析[J].黑龍江史志,2013,15:92.
(作者單位:中國電信股份有限公司安徽分公司)