宋紅梅

【摘 要】近幾年來(lái)，由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理軟件在機(jī)關(guān)檔案工作中的廣泛應(yīng)用，文檔一體化的無(wú)紙辦公體系形成。紙質(zhì)檔案與電子文件配套管理已成體系，現(xiàn)代化的檔案管理模式初具規(guī)模，極大地提高了機(jī)關(guān)工作效率。但在機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)文檔現(xiàn)代化辦公的同時(shí)，檔案室借閱、利用等項(xiàng)基礎(chǔ)性工作卻依然停滯在手工檢索查閱的原始落后狀態(tài)。因此充分發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案室現(xiàn)代化辦公的硬件優(yōu)勢(shì)，科學(xué)整合轉(zhuǎn)化檔案室的檔案信息資源，建設(shè)數(shù)字化檔案室，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案室工作效率的有效手段。

【關(guān)鍵詞】數(shù)學(xué)化；檔案管理；發(fā)展

一、建設(shè)數(shù)字檔案的意義

（一）優(yōu)化了管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)和隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

人類(lèi)進(jìn)入信息社會(huì)，信息技術(shù)向各個(gè)領(lǐng)域拓展與滲透，涉及的領(lǐng)域也越來(lái)越寬，檔案管理行業(yè)也不例外。目前各檔案部門(mén)一是要有針對(duì)性的吸納專(zhuān)業(yè)型的人才充實(shí)到檔案隊(duì)伍中來(lái)，如掌握計(jì)算機(jī)軟、硬件技術(shù)或數(shù)字通訊技術(shù)，接受過(guò)大學(xué)教育的檔案管理人才。二是加大教育投入，培養(yǎng)一批既能熟練計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又熱愛(ài)檔案事業(yè)的專(zhuān)門(mén)人才，以滿(mǎn)足電子檔案管理的需求。三是抽調(diào)一部分檔案管理人員，進(jìn)行電子檔案基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)管理技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)的強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，解決人才缺乏的現(xiàn)狀， 優(yōu)化管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)， 改善管理者隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提高管理者綜合素質(zhì)。

（二）促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用，提高了工作效率

檔案是一種豐富的信息資源，它記載著社會(huì)發(fā)展各歷史時(shí)期進(jìn)展的全過(guò)程，也是信息匯集，豐富各方面知識(shí)的渠道，導(dǎo)致檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一份文件有不同的分類(lèi)，因此不可避免地產(chǎn)生分類(lèi)不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷質(zhì)量，給利用工作帶來(lái)不便。而利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類(lèi)別將屬于條目的內(nèi)容打印出來(lái)，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率。二是用傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法立卷，當(dāng)發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時(shí)，就要拆卷，有要對(duì)卷內(nèi)文件從新排序，卷內(nèi)文件目錄也要重新填寫(xiě)，重新編號(hào)，重新裝訂。而利用計(jì)算機(jī)立卷發(fā)現(xiàn)文件遺漏時(shí)，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了。三是人工立卷歸檔時(shí)，經(jīng)常需要對(duì)文件進(jìn)行接邊的切邊，稍不留神，就會(huì)破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領(lǐng)導(dǎo)的簽字。使用計(jì)算機(jī)立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時(shí)完成歸檔工作，不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來(lái)。集中時(shí)間和精力致力于檔案與信息資源的開(kāi)發(fā)和利用工作。

（三）有效保護(hù)了原紙質(zhì)檔案，改善了利用方式

漫長(zhǎng)的社會(huì)發(fā)展歷史和悠久的檔案存儲(chǔ)歷史，使我國(guó)現(xiàn)存的檔案和書(shū)刊，種類(lèi)眾多，其價(jià)值不可估量，如貝葉經(jīng)、敦煌寫(xiě)經(jīng)等這樣古老的文化遺產(chǎn)和元朝、明朝、清朝及民國(guó)時(shí)期的珍貴檔案、歷史地圖和其它大量的珍貴歷史文獻(xiàn)。這些古老的珍貴文獻(xiàn)和檔案記載著中華民族燦爛文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，要想方設(shè)法延長(zhǎng)其保存期限。過(guò)去的材質(zhì)和現(xiàn)行的紙質(zhì)材料，都難以達(dá)到這一目的，但數(shù)字化管理，如利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)對(duì)這些文獻(xiàn)作數(shù)字化處理，制作數(shù)字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起來(lái)，便可以有效地延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間，以防因長(zhǎng)期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達(dá)到了保護(hù)作用。

二、建設(shè)數(shù)字化檔案室需要注意的問(wèn)題

（一）檔案信息安全問(wèn)題

檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，雖然極大的方便了用戶(hù)查閱利用，但對(duì)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全提出了更加嚴(yán)格的要求。因此，要有計(jì)劃，有步驟、分階段地進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，對(duì)涉密檔案的安全保安工作，可以采取制度管理和技術(shù)保證相結(jié)合的措施，最大限度地保證檔案的網(wǎng)絡(luò)安全。

（二）要加強(qiáng)管理，保障網(wǎng)絡(luò)檔案信息的真實(shí)與完整

檔案的最大特點(diǎn)是原始性、真實(shí)性、有效性與查考性。原始性的紙質(zhì)等載體的檔案原始性較強(qiáng)，不易被修改和破壞，而電子檔案和被轉(zhuǎn)化為數(shù)字載體的檔案信息極易被 修改、刪除。因此，為確保網(wǎng)上檔案信息的真實(shí)與完整，維護(hù)檔案的查考憑證作用和法律效力，必須采取技術(shù)措施和科學(xué)監(jiān)控程序，做到嚴(yán)格管理。

（三）要做好不同載體的數(shù)字化檔案的技術(shù)保護(hù)工作

隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展，各種材料，介質(zhì)的數(shù)字化存儲(chǔ)載體將應(yīng)運(yùn)而生。建設(shè)機(jī)關(guān)數(shù)字化檔案室，是信息化時(shí)代的要求，是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。我們相信，數(shù)字化檔案室工作的有效開(kāi)展，一定會(huì)為機(jī)關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策

（一）國(guó)產(chǎn)化

安全保密是檔案工作永恒的主題。使用國(guó)產(chǎn)的硬件和軟件系統(tǒng)，推動(dòng)硬件和軟件的國(guó)產(chǎn)化是解決這一問(wèn)題的有效途徑和根本辦法。近年來(lái)，我國(guó)也一直在大力推動(dòng)硬件和軟件的國(guó)產(chǎn)化，軟硬件產(chǎn)品的質(zhì)量不斷進(jìn)步，在一些領(lǐng)域已經(jīng)達(dá)到國(guó)際先進(jìn)水平，涌現(xiàn)出了一批達(dá)到國(guó)際先進(jìn)水平，具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的國(guó)有品牌，如華為、浪潮等。所以國(guó)產(chǎn)化有利于加強(qiáng)檔案信息安全。

（二）專(zhuān)業(yè)化

在當(dāng)前社會(huì)分工日益細(xì)化、專(zhuān)業(yè)化程度日益增強(qiáng)、數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，檔案部門(mén)僅僅依靠自身力量完成檔案數(shù)字化是不現(xiàn)實(shí)的，也不符合時(shí)代規(guī)律。一些檔案部門(mén)積極嘗試通過(guò)業(yè)務(wù)外包來(lái)推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，即選擇具有相關(guān)資質(zhì)，有一定經(jīng)驗(yàn)和能力的專(zhuān)業(yè)公司來(lái)承包檔案的數(shù)字化建設(shè)業(yè)務(wù)。通過(guò)引進(jìn)專(zhuān)業(yè)公司不僅可以提高工作效率，還可以通過(guò)簽訂業(yè)務(wù)合同的方式保證工作質(zhì)量。用專(zhuān)業(yè)化來(lái)加強(qiáng)管理，以保障網(wǎng)絡(luò)檔案信息的真實(shí)與完整。

（三）系統(tǒng)化

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的數(shù)量越來(lái)越多，人們對(duì)檔案信息的使用需求也在不斷提高，對(duì)檔案工作提出了更高的要求。機(jī)關(guān)檔案系統(tǒng)管理是將各種各樣的檔案，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理軟件，能高效的將檔案存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行綜合管理；機(jī)關(guān)檔案管理工作模塊化是指檔案管理的每一部分都能使用到管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，如存歸檔、借查閱、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)、審核等工作都能通過(guò)系統(tǒng)來(lái)完成，提高工作效率，可以對(duì)不同載體的檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理，確保系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。

總之，檔案數(shù)字化是信息化時(shí)代對(duì)檔案部門(mén)的挑戰(zhàn)，也是給檔案部門(mén)帶來(lái)的機(jī)遇，檔案信息化并不能取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。除了檔案內(nèi)容外，檔案載體等媒介也是人類(lèi)社會(huì)記憶的重要部分，這些信息可以判斷檔案信息的真實(shí)性及其他方面的價(jià)值。紙質(zhì)檔案已經(jīng)經(jīng)歷了上千年的考驗(yàn)，而數(shù)字化檔案還沒(méi)有經(jīng)歷百年以上的考驗(yàn)。因此，目前數(shù)字化的檔案只有和傳統(tǒng)的檔案信息保存方法相結(jié)合，才能確保檔案事業(yè)的發(fā)展及更好地服務(wù)于社會(huì)。

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