文 張菁華

從70頁計(jì)劃書看NGO項(xiàng)目管理

文 張菁華

編者按：

今年5月底，由墨卡托基金會資助，由中國國際民間組織合作促進(jìn)會和歐洲氣候行動網(wǎng)絡(luò)執(zhí)行的中歐民間組織互換項(xiàng)目（氣候變化與低碳發(fā)展方向）公布了入圍名單。入圍者的工作領(lǐng)域涉及海洋保護(hù)、可再生能源、青年發(fā)展、城市恢復(fù)力和水保護(hù)。來自歐洲和我國民間組織的工作人員到互換機(jī)構(gòu)工作四到八周時間，分享彼此的經(jīng)驗(yàn)和網(wǎng)絡(luò)。本刊邀請了數(shù)位互換到歐洲民間組織機(jī)構(gòu)的工作人員，請他們寫下交換期間對歐洲民間組織的觀察。

“西行記”系列觀察之一

6月6日，我在轉(zhuǎn)機(jī)3次后終于抵達(dá)盧布爾雅那——斯洛文尼亞的首都，即將開啟我7周交換的地方。

我的交換機(jī)構(gòu)是Focus——?？怂箍沙掷m(xù)發(fā)展協(xié)會,這是一家非政府非營利性組織，致力于可持續(xù)發(fā)展、氣候變化、能源、交通、全球責(zé)任和消費(fèi)去增長領(lǐng)域。

Focus于2004年隨著一些小城市項(xiàng)目啟動而成立，當(dāng)時僅有2名全職人員，如今有6名全職人員，100個志愿者成員，其機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人每4年一換，由內(nèi)部選舉產(chǎn)生。Focus坐落于政府提供的公益中心內(nèi)，他們聯(lián)合政府機(jī)構(gòu)、當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)，組織各種圓桌會議、工作坊及項(xiàng)目，也搭建意識提升合作網(wǎng)絡(luò)，分析解讀最新政策與行業(yè)內(nèi)熱點(diǎn)事件、媒體工作領(lǐng)域的發(fā)展，也組織一些有趣的街頭活動及其他符合項(xiàng)目主題的活動。

志愿者平時“潛伏”有事“冒泡”

Focus有100名志愿者成員，有趣的是，他們常年處于“潛伏”狀態(tài)，并不活躍，但一有活動，他們會在全國各地參與進(jìn)來，這源于Focus的志愿者管理模式。

平時，F(xiàn)ocus的工作人員會每隔2周向志愿者成員發(fā)送郵件，內(nèi)容包括活動匯編、近期工作計(jì)劃，以及一些需要告知的信息。在舉行活動前夕，除了郵件號召參與外，還會通過官網(wǎng)、新聞和聯(lián)合招募平臺進(jìn)行信息公布并招募志愿者。借用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)時互動，用郵件的形式傳遞到個人，這樣的工作一旦形成機(jī)制，不會增加多少工作量，卻能讓志愿者及時了解機(jī)構(gòu)運(yùn)行情況，產(chǎn)生更強(qiáng)的凝聚力。

資金主要來自“政府購買服務(wù)”

在資金來源方面，交換期間，我到訪了幾家NGO，得到的答案基本類似，這些機(jī)構(gòu)大部分資金來源于政府（包括本國和歐盟層面）。只要機(jī)構(gòu)想開展的項(xiàng)目有主管部門，就可以向各政府部門申請資金，而項(xiàng)目資金屬于政府工作預(yù)算的一部分。他們申請資助的選擇面也比較廣，大到政策研究，小到清掃街道，只要符合機(jī)構(gòu)使命即可。這樣看來，在政府支持層面，類似于國內(nèi)的“政府購買服務(wù)”。斯洛文尼亞的NGO獲得資助資金的彈性比較大，資金額度較小的只有40歐元，比較大的項(xiàng)目能到10萬歐元左右，這樣的項(xiàng)目一般需要幾家NGO合作完成。

同時，斯洛文尼亞NGO面臨著資金來源面窄，自我造血方式受限的問題。由于斯洛文尼亞本國并沒有基金會資助NGO，他們一般向歐盟層面的基金會進(jìn)行申請，而歐盟基金會更傾向于資助大的NGO或國家。據(jù)了解，斯洛文尼亞的NGO接受外來捐贈不多，企業(yè)合作更是極少（除非企業(yè)是項(xiàng)目的利益相關(guān)方）。NGO運(yùn)轉(zhuǎn)資源全部來源于項(xiàng)目支撐，如果哪個時間段沒有申請到項(xiàng)目，就要面臨“停業(yè)休整”的風(fēng)險(xiǎn)。也正因如此，他們?yōu)榱双@得更多的支持，需要聯(lián)合其他幾個機(jī)構(gòu)共同完成一個項(xiàng)目。

高效的項(xiàng)目管理

通過近兩個月的觀察，我發(fā)現(xiàn)交換機(jī)構(gòu)的同事們工作非常嚴(yán)謹(jǐn)，他們會為了使項(xiàng)目更有效推進(jìn)，寫出非常詳細(xì)長達(dá)數(shù)十頁的項(xiàng)目計(jì)劃書。

在交流期間，我見到了Focus的一份項(xiàng)目報(bào)告，這份報(bào)告的計(jì)劃部分多達(dá)70頁，從幾個方面讓我了解了他們的項(xiàng)目管理。

首先是命名。他們的項(xiàng)目名稱多為一個單詞或短語，例如以“Plan B”命名的節(jié)能倡導(dǎo)項(xiàng)目，代表能源政策倡導(dǎo)的更好選擇，“REACH”來源于“reduce energy use and change habits”幾個單詞的首字母，簡單直接，方便記憶。

其次是計(jì)劃性。以我看到的“REACH”項(xiàng)目為例，項(xiàng)目報(bào)告為40頁，計(jì)劃書則多達(dá)70頁，可見其在項(xiàng)目開展前準(zhǔn)備的完善程度。

在計(jì)劃步驟安排上，計(jì)劃書以結(jié)果為導(dǎo)向，依據(jù)以下步驟展開：首先分解項(xiàng)目總目標(biāo)，從具體目標(biāo)—主要產(chǎn)出—項(xiàng)目成果三個維度出發(fā)進(jìn)行細(xì)化，制定出可衡量的項(xiàng)目目標(biāo)；結(jié)合目標(biāo)，分析利益相關(guān)方，鎖定項(xiàng)目實(shí)施對象；明確活動開展方式和范圍，細(xì)化任務(wù)包，制定追蹤評估體系監(jiān)測和評估項(xiàng)目影響。

在執(zhí)行安排上，因?yàn)榇隧?xiàng)目是多個NGO合作完成的，因此在計(jì)劃書里也對各個NGO進(jìn)行了明確分工。依據(jù)項(xiàng)目步驟，逐條陳列，并將任務(wù)包里每一條任務(wù)的工作描述、機(jī)構(gòu)分工、監(jiān)管方式、財(cái)務(wù)管理、交流方式、決策制定和爭議處理、風(fēng)險(xiǎn)管理、內(nèi)部評估和質(zhì)量監(jiān)測進(jìn)行了細(xì)化說明，非常細(xì)致。

在項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)管上，F(xiàn)ocus利用相關(guān)網(wǎng)站進(jìn)行線上管理，將任務(wù)包和細(xì)化任務(wù)按計(jì)劃安排進(jìn)行上傳，各個機(jī)構(gòu)以此為依據(jù)完成日常工作，并進(jìn)行內(nèi)部自測和互相監(jiān)督。每月一次線上視頻會議，確保合作伙伴間的及時溝通和信息共享，每6周一次線下會議，面對面討論項(xiàng)目進(jìn)展和問題。在這個過程中，還有協(xié)調(diào)員對項(xiàng)目進(jìn)行總體進(jìn)度的監(jiān)督檢查，一旦發(fā)現(xiàn)延誤、困難或其他問題，協(xié)調(diào)員都將及時與各團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人協(xié)商解決，確保工作的及時高效開展。一環(huán)扣一環(huán)，以高計(jì)劃性保障了高效率。

其實(shí)，在Focus的辦公室里，其高計(jì)劃性也可見一斑。

辦公室一進(jìn)門，就可以看到一塊任務(wù)分工板，上面標(biāo)注了每個人本季度不同月份里所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的工作安排；門后貼了機(jī)構(gòu)年度大事日程；墻上貼了項(xiàng)目細(xì)化任務(wù)表，標(biāo)注著項(xiàng)目的時間節(jié)點(diǎn)和完成情況。

反觀我們自己在項(xiàng)目執(zhí)行過程中的問題，或許我們不一定要在項(xiàng)目執(zhí)行前寫出上百頁的計(jì)劃書，但要永遠(yuǎn)繃著那根“計(jì)劃+效率”的神經(jīng)，讓它從設(shè)計(jì)到執(zhí)行貫穿整個項(xiàng)目，以此達(dá)到高效管理項(xiàng)目的目的。

（作者單位：藍(lán)絲帶海洋保護(hù)協(xié)會）