官昌龍

摘 要：隨著科技與社會的飛速發(fā)展，新形勢下對檔案管理工作的要求也越來越規(guī)范化。造成檔案管理工作相對不規(guī)范，存在檔案丟失、存放不規(guī)范等問題，影響了管理工作的實用性，制約著單位的發(fā)展與進(jìn)步，因此檔案管理工作人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強對檔案管理工作的重視。本文對于檔案管理工作在新形勢下的規(guī)范化進(jìn)行了探討和分析，希望為以后的具體工作起到實際的參考作用。

關(guān)鍵詞：新形勢下；檔案管理；規(guī)范

一、檔案管理的必要性與重要性

檔案管理反映了一個單位或企業(yè)的發(fā)展歷史，是重大事件的見證者。尤其對于我國黨政機關(guān)與企事業(yè)單位來說，檔案記載了他們在不同發(fā)展階段的不同密級的資料與信息。這些資料與信息都涉及重大決策的實行與重大事項的公布。另外，檔案管理也是衡量工作人員辦事效率的關(guān)鍵指標(biāo)，是促進(jìn)辦事人員提高工作質(zhì)量的有利武器。檔案作為重要信息的記錄載體，記載了重大的歷史事實與事件，是還原歷史真相，保證公平公正的重要憑證，因此，科學(xué)規(guī)范地對檔案進(jìn)行管理，有益于單位或企業(yè)乃至于國家的協(xié)調(diào)與發(fā)展。

二、新形勢下檔案管理的現(xiàn)狀

隨著科技的發(fā)展與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的逐步成熟，辦公形式也逐步向現(xiàn)代化、自動化、無紙化靠攏。這些變化都對檔案管理工作形成了巨大的影響。當(dāng)計算機技術(shù)的普及涉及到了檔案管理，它豐富了以往檔案以紙質(zhì)文件保存的管理形式，開辟了計算機保管檔案的新形式。同時，由于源檔案是用計算機進(jìn)行存儲、管理的，因此諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程都需要在計算機和通信線路中完成。這種管理方式在一定程度上避免了人工處理在檔案管理中產(chǎn)生的偏差與錯誤，保證了檔案的正確性與科學(xué)性。在計算機中進(jìn)行檔案管理也防止了紙質(zhì)檔案對時間的流逝出現(xiàn)的破損、侵蝕等情況，實現(xiàn)了檔案的永久保存。

三、新形勢下檔案管理面臨的問題

1.檔案管理工作制度的不完善

檔案管理工作制度的不完善是目前，諸多企事業(yè)單位中常有的現(xiàn)象。信息技術(shù)的發(fā)展也帶動了檔案管理工作的突破，但少數(shù)單位并沒有意識到這一情況，對檔案管理工作呈現(xiàn)出不重視的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在管理者并沒有做出符合時代發(fā)展要求的制度改進(jìn)方案。許多單位的檔案管理條約都有著“千篇一律”的特點。事業(yè)單位沒有結(jié)合實際情況，進(jìn)行檔案管理工作的靈活性變通。從檔案管理的執(zhí)行性來講，工作人員沒有一個合理的約束機制與工作標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理方式受到了阻礙。

2.檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不高

許多檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，并沒有體現(xiàn)出新形勢下的要求。甚至有一些人認(rèn)為，檔案管理工作不需要任何技術(shù)，它只是單純的對單位人員的相關(guān)信息進(jìn)行保存與整合，沒有更高的要求。這樣的思想是極其錯誤的。新形勢下的檔案管理人員不僅要有縝密的思維與高度的工作耐心，還應(yīng)該對現(xiàn)有的計算機軟件進(jìn)行掌握，達(dá)到能夠利用科學(xué)方式進(jìn)行管理的目的。

四、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化策略

1.完善檔案管理工作規(guī)章制度

隨著社會的快速發(fā)展，人們逐漸意識到檔案管理工作的重要性，為了使其滿足社會的要求，檔案管理部門首先應(yīng)該完善檔案管理工作規(guī)章制度，保證檔案管理工作有章可循有法可依。在制定檔案管理工作規(guī)章制度時，檔案館應(yīng)該聯(lián)系到自身檔案管理現(xiàn)狀和自身檔案的重要內(nèi)容，由于在發(fā)展過程中，檔案內(nèi)容相對繁多且復(fù)雜，涉及到的既有人員管理方面內(nèi)容，也有經(jīng)濟活動內(nèi)容，還有一些與其他單位的活動內(nèi)容，增加了管理難度，因此，應(yīng)該根據(jù)自身發(fā)展現(xiàn)狀和未來發(fā)展趨勢制定檔案管理工作規(guī)章制度，使其盡可能地滿足社會形勢。檔案管理工作規(guī)章制度需要包含以下幾方面內(nèi)容：根據(jù)檔案內(nèi)容實現(xiàn)檔案管理工作人員的分配；檔案管理工作的主要內(nèi)容；對檔案管理工作的要求；對檔案管理工作者的獎懲制度；對檔案管理相關(guān)設(shè)施的管理辦法。

2.實現(xiàn)檔案管理工作的信息化

隨著社會的發(fā)展與科技水平的提高，現(xiàn)階段很多行業(yè)和工作都實現(xiàn)了信息化，為了保證檔案管理工作能夠適應(yīng)時代發(fā)展，提高檔案管理工作效率，就要實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，在檔案管理工作過程中，要積極引入一些檔案管理軟件，通過管理人員的使用，找出最適合單位使用的管理軟件。在以往的檔案管理工作中，通常是由人工進(jìn)行記錄工作，管理人員利用紙、筆等實現(xiàn)檔案的記錄工作，紙質(zhì)記錄不僅容易丟失，而且時間較長的記錄會發(fā)生模糊看不清等問題，影響檔案管理工作的有效性。實現(xiàn)檔案管理的信息化，不僅能夠減少管理工作中人為處理檔案的工作，使計算機發(fā)揮出更大的優(yōu)勢，提高工作效率，還能夠更加清晰地做好檔案管理記錄工作，當(dāng)單位需要哪年哪類檔案時，可以通過查找信息管理軟件快速地找到檔案存儲位置，這樣檔案管理工作者就能夠?qū)⒏嗟臅r間花費在檔案收集與處理工作上，保證檔案管理的全面性。

3.提高檔案管理工作人員管理能力

工作人員是檔案管理過程中最重要的一項組成部分，只有提高檔案管理工作人員的管理能力，才能不斷規(guī)范其工作方法，做好管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。要提高檔案管理人員的管理能力，就要重點做好以下幾方面工作：一是為管理工作者提供更多的培訓(xùn)機會，檔案館可以通過邀請專業(yè)檔案管理人員為本單位人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握到更加規(guī)范的管理技巧，同時不同單位之間還可以開展檔案管理工作交流會，使工作人員能夠在交流會中更好地溝通工作方法，找到解決自身在工作中存在問題的辦法，保證管理工作的規(guī)范化。二是檔案館要明確對檔案管理人員的管理機制和方法，同時加強對檔案管理人員工作的監(jiān)督，使檔案管理人員能夠在制度的約束下，規(guī)范自身的工作方法和流程，在新形勢下實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。

五、結(jié)語

總而言之，新形勢下檔案管理人員的管理方式也應(yīng)該進(jìn)行提升，我們要以電子記錄的方法為主，在完善檔案制度的前提下對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，不斷提升自身的學(xué)習(xí)能力，為規(guī)范化策略的形成奠定良好基礎(chǔ)。

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