黃卓華

（惠州市不動(dòng)產(chǎn)檔案館 廣東 惠州 516000）

摘 要： 文章介紹房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的意義，分析房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)，提出房產(chǎn)檔案數(shù)字化運(yùn)用的新設(shè)想。

關(guān)鍵詞： 房產(chǎn)檔案；管理；信息；檢索

引言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的發(fā)展，現(xiàn)代化的管理手段以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為平臺(tái)，采用數(shù)字化的管理方式，使管理水平不斷提高。目前，在檔案管理中基本已實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化處理，將實(shí)物檔案通過(guò)掃描或照相技術(shù)轉(zhuǎn)換為電子檔案，電子檔案的形成提升了檔案利用的效率和途徑。房產(chǎn)檔案是專(zhuān)業(yè)性的部門(mén)檔案，較普通檔案有其特殊性。我們?cè)诠芾砉ぷ髦薪Y(jié)合其特點(diǎn)，進(jìn)一步利用數(shù)字化信息技術(shù)，使房產(chǎn)檔案的管理工作再上一個(gè)新臺(tái)階。

1、房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的意義

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展檔案內(nèi)容的日趨多樣檔案載體的不斷豐富以及計(jì)算機(jī)、多媒體等技術(shù)的廣泛應(yīng)用使傳統(tǒng)檔案工作的管理模式和管理手段已不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求要充分利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段的技術(shù)優(yōu)勢(shì)提高房產(chǎn)檔案管理的工作效率使得信息的檢索、存儲(chǔ)以及管理更加的簡(jiǎn)單、方便房產(chǎn)檔案作用一個(gè)重要的社會(huì)信息資源是城市發(fā)展建設(shè)的重要資料管理好房產(chǎn)檔案將有助于城市的快速發(fā)展而且通過(guò)現(xiàn)代化手段來(lái)對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理河以大幅度的降低工作人員的工作量提高房產(chǎn)信息資源的利用效率滿(mǎn)足經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展要求通過(guò)建立現(xiàn)代化房產(chǎn)檔案管理可以提高房產(chǎn)檔案的管理水平提高房產(chǎn)檔案的服務(wù)質(zhì)量。

2、房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)

現(xiàn)代化條件下的檔案工作比傳統(tǒng)的檔案更需要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化啟需要有統(tǒng)一的檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一與規(guī)范的數(shù)據(jù)類(lèi)型，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理。

2.1提高服務(wù)質(zhì)量

房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化運(yùn)用了現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段與方法，實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案管理優(yōu)化的目的因此，房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化將計(jì)算機(jī)技術(shù)作為核心、引入了信息處理技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)通過(guò)這樣的方式使房產(chǎn)檔案管理工作能夠以信息技術(shù)作為基礎(chǔ)開(kāi)展數(shù)字化管理房產(chǎn)檔案的管理要以信息技術(shù)為基礎(chǔ)實(shí)行高效率的數(shù)字化管理，并且要提高房產(chǎn)檔案管理工作的適應(yīng)能力，滿(mǎn)足快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)需求通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)的合理運(yùn)用，可以提高房產(chǎn)檔案工作中的各項(xiàng)工作的效率使得信息的收集、查詢(xún)、管理變得更加的快捷，而且數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性可以得到保證推進(jìn)房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化水平將大幅度提高房產(chǎn)檔案資源使用效率提高房產(chǎn)檔案管理的服務(wù)質(zhì)量

2.2構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫(kù)

在房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，技術(shù)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建是實(shí)現(xiàn)工作的難點(diǎn)與工作的重點(diǎn)這項(xiàng)工作的實(shí)施需要較大的工作量與細(xì)致度作為基礎(chǔ)通過(guò)技術(shù)手段將傳統(tǒng)檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)而且錄入過(guò)程要注重信息的準(zhǔn)確性這項(xiàng)工作的開(kāi)展在現(xiàn)代圖像識(shí)別技術(shù)應(yīng)用中得到了簡(jiǎn)化采用穩(wěn)定的、易于拓展與維護(hù)的硬件基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化要對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行相關(guān)的拍照處理，以圖片的形式加以保存，并且要保證其內(nèi)容的準(zhǔn)確、清晰這樣一來(lái)大幅度的提高了檔案管理的工作效率，降低了工作量，并且使得房產(chǎn)檔案的信息更加的準(zhǔn)確可靠通過(guò)對(duì)現(xiàn)代科技的熟練運(yùn)用檔案管理的工作將變得更加的簡(jiǎn)單、方便、高效另一方面檔案的備份和保存也將變得更加的有效率，同時(shí)房產(chǎn)檔案信息的安全也可以得到進(jìn)一步的保證。

2.3構(gòu)建檢索途徑以及安全系統(tǒng)

房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、需要分步驟進(jìn)行的工作在注重基礎(chǔ)數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理的基礎(chǔ)上，應(yīng)將數(shù)字化房產(chǎn)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用通過(guò)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的熟練運(yùn)用房產(chǎn)檔案的信息查詢(xún)將變得更加的簡(jiǎn)單、準(zhǔn)確從而提高房產(chǎn)檔案管理的工作效率滿(mǎn)足經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展要求查詢(xún)效率得到大幅度的提高查詢(xún)方式更加的方便靈活并且保證房產(chǎn)檔案的相關(guān)信息真實(shí)、有效、可靠只要給出一定的檢索點(diǎn)便可以迅速、準(zhǔn)確的查詢(xún)出相關(guān)的房產(chǎn)檔案信息極大程度的避免了糾紛以及詐騙等情況的發(fā)生使得房產(chǎn)信息的安全得到保證肚會(huì)的和諧穩(wěn)定得到保證。

2.3提高人員素質(zhì)

房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化作為一項(xiàng)系統(tǒng)的、需要不斷完善與擴(kuò)充的過(guò)程，其對(duì)人員素質(zhì)要求較高不僅要求現(xiàn)代房產(chǎn)檔案管理人員具有較高的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)與房產(chǎn)檔案信息管理知識(shí)，還要求房產(chǎn)檔案管理人員能夠根據(jù)現(xiàn)代房產(chǎn)檔案管理信息化數(shù)字化要求具有較高的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。提高房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化水平，需要從管理工作人員的素質(zhì)出發(fā)在實(shí)際工作中，人起到了基礎(chǔ)性、關(guān)鍵性的作用只有工作人員的素質(zhì)得到提高，房產(chǎn)檔案工作的效率以及服務(wù)質(zhì)量才能得到保證。所以在日常工作中要加強(qiáng)對(duì)管理工作人員相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以及責(zé)任和服務(wù)意識(shí)方面的培養(yǎng)，以此使得房產(chǎn)檔案管理工作更好的滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理要求，保證房產(chǎn)檔案的各項(xiàng)工作順利展開(kāi)。通常來(lái)講培訓(xùn)分為兩個(gè)方面，一個(gè)是專(zhuān)業(yè)技能上的培訓(xùn)，另一個(gè)是綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，兩者缺一不可要全面綜合的提高房產(chǎn)檔案管理工作人員的素質(zhì)和能力，保證房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的順利實(shí)施。

3、運(yùn)用地理信息系統(tǒng)（GIS）的設(shè)想

地理信息系統(tǒng)（Geographic Information System）是由電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)所支撐的，對(duì)地理環(huán)境信息進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、檢索、分析和顯示的綜合性技術(shù)系統(tǒng)。地理信息系統(tǒng)技術(shù)為房產(chǎn)檔案管理打開(kāi)了一個(gè)嶄新的管理視角，它不是單純意義上計(jì)算機(jī)技術(shù)和測(cè)繪技術(shù)在房產(chǎn)管理中的運(yùn)用，而是以 GIS 技術(shù)為基礎(chǔ)構(gòu)建房產(chǎn)信息化管理，并在房產(chǎn)檔案的管理中加以靈活運(yùn)用。 建立“以圖查房，以圖管檔”的新型管理模式，將房屋測(cè)繪數(shù)據(jù)、樓盤(pán)信息與現(xiàn)有的房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)。實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、房屋檔案數(shù)據(jù)與房地產(chǎn)平面圖之間相互關(guān)聯(lián)的“圖檔一體化”管理，使房產(chǎn)登記管理及房產(chǎn)檔案管理轉(zhuǎn)為以圖形管理為核心的模式。房產(chǎn)檔案管理由原來(lái)的單一管理模式，轉(zhuǎn)化為三維一體的綜合管理方式，為不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記提供了新的思路。

實(shí)際工作中，房屋的交易與變更比較頻繁，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)和檔案信息系統(tǒng)要保證及時(shí)、同步的更新。如果相關(guān)的房屋信息沒(méi)有及時(shí)更新，造成房屋基本信息不準(zhǔn)確，會(huì)影響房屋的下一次交易。特別是拆除的房屋，如果信息與檔案的脫節(jié)，導(dǎo)致審核人員無(wú)法確定該房屋的真實(shí)狀態(tài)，就要進(jìn)行實(shí)地查看，不僅給工作帶來(lái)不必要的麻煩，還會(huì)降低案卷查全率。應(yīng)用房產(chǎn)GIS數(shù)據(jù)整合，通過(guò)對(duì)房屋定位、樓盤(pán)表關(guān)聯(lián)查詢(xún)，可以很快地調(diào)出房屋的權(quán)屬信息和自然狀況，把每個(gè)房屋的坐標(biāo)、權(quán)利屬性、自然屬性關(guān)聯(lián)在一起，形成完整、準(zhǔn)確、全面的房屋基本信息。

由于房產(chǎn)GIS技術(shù)將房屋圖形系統(tǒng)、樓盤(pán)表數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，只要房屋發(fā)生變更，系統(tǒng)就會(huì)將這三塊數(shù)據(jù)同時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)模塊信息數(shù)據(jù)的無(wú)縫對(duì)接，形成統(tǒng)一的信息管理模式，實(shí)物檔案也能及時(shí)修改。就操作上看，在一個(gè)系統(tǒng)中可查詢(xún)房屋的備案、登記、抵押、查封等各類(lèi)信息和房屋交易狀態(tài)，減少工作環(huán)節(jié)，提高效率，更有利于疑難問(wèn)題的解決。引入GIS技術(shù)，還有利于各種檔案信息的統(tǒng)計(jì)查詢(xún)，為拆遷、住房保障等工作提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

4房產(chǎn)檔案數(shù)字化運(yùn)用的新設(shè)想

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，可以利用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，依托GIS開(kāi)發(fā)房產(chǎn)檔案的多樣化查詢(xún)。

4.1各項(xiàng)房屋基本信息的查詢(xún)

工作人員在GIS電子地圖上指到某一幢房屋，就可獲取該幢房屋的面積、層次、結(jié)構(gòu)、建筑年代等基本信息，也可查到該幢房屋的戶(hù)數(shù)、產(chǎn)權(quán)人和共有情況等產(chǎn)權(quán)基本信息。反之，也可以根據(jù)產(chǎn)權(quán)人的姓名、房屋坐落和房產(chǎn)證號(hào)等查詢(xún)到對(duì)應(yīng)的電子地圖上某房屋的具體位置和周?chē)涮自O(shè)施等。商品房還可以根據(jù)預(yù)售許可證號(hào)或商品房備案合同編號(hào)，查詢(xún)樓盤(pán)的所在位置、預(yù)銷(xiāo)售信息等。此外，還可以將房屋的限制狀況，如法院查封、行政限制、拆遷凍結(jié)等信息進(jìn)行綁定。工作人員只要進(jìn)入電子地圖管理系統(tǒng)，就可以獲取該房屋的所有信息，提高檔案的管理和利用效率。

4.2強(qiáng)化電子地圖上的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各行各業(yè)都在廣泛運(yùn)用GIS這一新興技術(shù)。房產(chǎn)檔案管理也可以通過(guò)對(duì)各類(lèi)房屋數(shù)據(jù)的整合，強(qiáng)化房屋基本狀況信息的統(tǒng)計(jì)功能。如在電子地圖上劃定相應(yīng)范圍，可提供該范圍內(nèi)所有房屋的基本數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)，并對(duì)統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行打印輸出。利用這些功能對(duì)一個(gè)物業(yè)小區(qū)范圍內(nèi)的房屋情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在此基礎(chǔ)上對(duì)房屋的凍結(jié)查封限制、物業(yè)管理、拆遷管理等內(nèi)容進(jìn)行查詢(xún)統(tǒng)計(jì)。通過(guò)GIS與房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)的一體化便捷操作。

5、結(jié)束語(yǔ)

隨著產(chǎn)業(yè)信息化的不斷發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理的信息化成為了信息發(fā)展的趨勢(shì)啟滿(mǎn)足了社會(huì)發(fā)展的需要也是保證房地產(chǎn)業(yè)蓬勃生機(jī)的基礎(chǔ)肩利于提高房產(chǎn)檔案管理工作的效率減少房產(chǎn)檔案管理工作的缺陷。

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