何小瑩+杜朔

摘要：桌面推演在全國各地的應急預案及其演練中正不斷發(fā)展創(chuàng)新。本文結合銀行檔案工作實踐，將桌面推演應用到所在檔案部門的應急處置演練之中，并在此基礎上，運用相關案例重點闡述如何進行無腳本式桌面推演和腳本式桌面推演。

關鍵詞：桌面推演檔案應急處置檔案安全

銀行檔案是銀行在經營管理實踐活動中直接形成的清晰、確定、具有完整記錄與憑證作用的固化信息，它在保護消費者權益，防控金融風險，保障國家經濟安全等方面具有重要作用。隨著經濟社會的發(fā)展，銀行檔案的重要性不言而喻。正因為此，確保銀行檔案的安全至關重要。然而，目前組織大規(guī)模的全面實戰(zhàn)模擬演練，存在準備時間長，耗費人力物力多、場景單一、演練成本高等問題，針對這些問題，筆者所在單位率先提出以桌面推演的方式進行檔案應急處置演練。文中所涉桌面推演較早用于軍事演習，當時被稱為兵棋推演。20世紀后期，使用計算機進行推演成為兵棋推演的主要發(fā)展方向。隨著安全生產立法工作的逐步推進，時至今日，桌面推演在全國各地的應急預案及其演練中正不斷發(fā)展創(chuàng)新。借鑒桌面推演在其他領域的優(yōu)勢后，筆者所在單位于2015年年末，以桌面推演方式組織了文書檔案應急處置演練，既檢驗了現(xiàn)有檔案應急預案的可行性，又使文書檔案人員較為清晰地掌握了檔案應急處置流程，為日后更好地進行檔案應急處置演練奠定了基礎。

一、桌面推演在檔案應急處置演練中的流程設置及其注意事項

桌面推演作為應急處置演練的重要方式之一，將其延伸到檔案領域，主要是指組織專職檔案人員、相關部室工作人員、物業(yè)管理人員，以會議的形式，模擬各種可能危及檔案安全的火災、水災、地震、遺失、盜竊等突發(fā)事件的處理與防范措施，并據(jù)此提出具體的解決方案，來驗證應急處置預案的可操作性和有效性，發(fā)現(xiàn)應急處置過程中的問題，及時修訂和完善檔案應急處置預案。一般來說，桌面推演主要涉及前期準備工作、正式演練、演練結束后的總結工作。需要注意的是，在演練過程中，要盡量運用多媒體、遠距離視頻等技術。演練結束后，務必要由主持人或業(yè)務主管部門的專業(yè)人士作出點評，讓參演人員充分討論，以便對原有的應急處置預案進行全面驗證、評價和完善。除此之外，以下事項也要給予高度重視。

（一）桌面推演方案的設計原則

由于桌面推演主要采用仿真學原理模擬重大事故或者突發(fā)事件，在進行相關方案的設計時，需要注意以下原則：

1.模擬的事故或者災難處置場景具有代表性。在場景設計中，模擬的事故或者災難事件不僅要具有現(xiàn)實發(fā)生的可能性，更為重要的是要具有代表性。以突發(fā)事件中的火災為例，由于火災對檔案的損害是毀滅性的，火災一旦發(fā)生，既涉及檔案安全轉移的先后步驟，又涉及受損檔案的統(tǒng)計和修復重整，因此檔案人員需要時刻保持高度警惕。從這個意義上說，將具有代表性的事故或者災難作為桌面推演應急處置的場景，不僅可以突出檔案搶救等重點環(huán)節(jié)，而且可以擴展至緊急救援的啟動、組織協(xié)調、運作等全流程，便于有針對性地完善檔案應急處置預案。

2.場景變化過程的合理性。在設計場景時，盡量注意事態(tài)發(fā)展變化的合理性，使場景的演變符合客觀規(guī)律，便于操作。例如：檔案庫房遇水侵害時，需要考慮的是可能引發(fā)的二次事故（危機電路）、事故的蔓延（影響周邊庫房），甚至某種偶發(fā)事件、事故的性質變化等，從而確定應急等級發(fā)生變化的措施。

3.事故后果危害的嚴重性。盡可能地考慮到事故造成的嚴重危害，例如在設計檔案遺失、盜竊場景時，可以將檔案類型假設為涉密檔案，這樣相關部門和檔案人員能夠結合突發(fā)狀況引起的連鎖反應，更清晰地檢驗應急預案的嚴密性、合理性和可操作性，進而使桌面推演具有普遍指導意義。

（二）桌面推演方案的編制

桌面推演方案的編制，主要包括八大要件：演練依據(jù)、背景設定、演練級別、演練形式、演練時間、演練地點（通常選用單位的會議場所）、演練人員和前期準備。具體來說，演練依據(jù)是《××單位檔案突發(fā)事件應急預案》《××單位重大事項報告制度》，背景設定則是對虛擬突發(fā)事件背景的描述（不局限于火災、水災、地震、案卷實體遺失或偷竊等情況）。依據(jù)單位性質，演練級別分為集團演練或單位個體演練。依據(jù)是否提前對演練內容有所掌握與準備，演練形式分為有腳本式和無腳本式桌面演練。演練人員主要包括《檔案突發(fā)事件應急預案》中涉及的相關人員。一是演練主持人，通常為檔案突發(fā)事件應急領導小組成員；二是專兼職檔案人員；三是應急處置過程中的相關人員（物業(yè)人員、后勤保障人員、安全保衛(wèi)人員、醫(yī)療救護人員等）；四是單位負責對外宣傳工作的相關人員；五是特邀參加演練的上級業(yè)務主管部門相關人員。

在上述八大要件中，最為重要的是前期準備環(huán)節(jié)。首先，應對《檔案突發(fā)事件應急預案》等制度要求進行全面學習。其次，根據(jù)模擬的突發(fā)事件制作相關PPT，以增強演練的生動性。再次，將推演過程中預設問題制作成答題卡。同時根據(jù)實際安排撰寫演練通知。最后，提前對所用會議場所內相關設備進行檢查和調試等。

二、桌面推演在檔案應急處置演練中的具體應用

（一）無腳本式桌面演練

案例：某單位分行中央空調水系統(tǒng)故障，導致檔案庫房空調口出現(xiàn)冒水事故的應急處置演練

1.背景設定：某單位分行中央空調水系統(tǒng)故障，檔案庫房空調口出現(xiàn)冒水情況。

2.演練級別：集團演練——總行機關+12家分行。

3.演練人員：總行辦公室主任、文書檔案室經理；12家分行（各家分行辦公室主任1人+3名專兼職檔案管理員）；特邀北京市檔案局監(jiān)督指導處工作人員1人參與演練指導。

4.演練方式：解說、問答式（利用全行視頻系統(tǒng)）。

5.演練簡要過程如下：文書檔案室經理作為演練主持人，在參演人員不知道演練內容的前提下，通過播放PPT，介紹本次系統(tǒng)演練的模擬場景“某分行檔案工作人員在看到空調口冒水，情況緊急，水量較大”。抽選北京、天津、深圳等3家分行，口述應急處置過程，上海、濟南、南京3家分行口述本案例應急處置結束后，向總行提交重大事項報告的內容。其他分行現(xiàn)場回答總行預設的相關問題。如圖1所示。

需要注意的是，一是這種演練方式適用于下屬單位較多的集團式企業(yè)，特別是對檔案工作基礎較為薄弱的基層單位，建議至少2-3年安排一次類似的演練，以便適時示范與督促。二是由于參演人員范圍較大，且事先不知道演練內容，在這種情況下，為了確保在有效時間內取得預計效果，主持人應嚴格把控演練過程中各個環(huán)節(jié)的時間（整個演練以2小時左右為宜），充分做好前期準備，避免人為因素導致演練時間過長。

（二）腳本式桌面演練

案例：檔案庫房周邊漏水事故的應急處置演練

1.背景設定：××銀行總行機關文書檔案庫房周邊衛(wèi)生間漏水

2.演練級別：個體演練——辦公室演練

3.演練人員：辦公室主任、文書檔案室經理、辦公室檔案員2人、后勤服務中心工作人員1人、物業(yè)管理人員2人。

4.演練方式：解說、問答式。

5.演練簡要過程如下：文書檔案室經理作為演練主持人介紹本次演練的模擬場景：保潔發(fā)現(xiàn)周邊衛(wèi)生間漏水，通知辦公室人員查看檔案庫房，并通過播放PPT畫面，展示衛(wèi)生間與庫房的位置關系，隨后宣布演練開始，辦公室檔案員、后勤服務中心人員、物業(yè)管理人員圍繞預案處置程序，分別以口述形式先后模擬應急處置過程。

文書檔案室經理作為演練主持人就應急處置過程中庫房遇水后電器設備連接電源使用的注意事項和檔案受潮后的處理要點進行提問，后勤服務中心人員及辦公室檔案管理員分別回答問題。

隨后，辦公室主任對應急處置方案的完整性、處理方式的可實施性進行評估。

最后，文書檔案室經理作為演練主持人宣布演練結束。如圖2所示。

需要注意的是：一是這種演練方式情景設計多樣，針對性、適用性強，能夠更好地明晰演練各方的主體責任，應用范圍廣泛，可在各行業(yè)、各單位普遍應用。二是由于參演人員對演練內容提前有所掌握，整個流程與時間易于把控（建議控制在1個小時之內），因此可以在關鍵節(jié)點穿插實操模擬（如檔案數(shù)量清點、消防器材使用等），切實提高應變處置技能，達到部門聯(lián)動，快速響應的效果。

綜上所述，桌面推演不是簡單的常規(guī)會議，應嚴格遵守實戰(zhàn)理念，通過以會代訓的演練方式練好內功，找準企業(yè)應急工作的短板、發(fā)現(xiàn)應急處置的薄弱環(huán)節(jié)，切實達到優(yōu)化管理機制、完善應急管理制度的目的。