文/四川大學(xué)公共管理學(xué)院 龍珊珊 滿藝

檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的相關(guān)問題分析

文/四川大學(xué)公共管理學(xué)院 龍珊珊 滿藝

本文針對我國檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)問題，從《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》和標(biāo)準(zhǔn)采標(biāo)率兩個切入點進行探討。針對《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》，結(jié)合我國的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進行探討；針對標(biāo)準(zhǔn)采標(biāo)率，結(jié)合我國檔案領(lǐng)域的國家標(biāo)準(zhǔn)進行探討，并且對此與國外進行了對比。

檔案標(biāo)準(zhǔn)體系；檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表；采標(biāo)率

一、關(guān)于《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》和標(biāo)準(zhǔn)制定

在CNKI中檢索文獻，限定篇名關(guān)鍵詞為“檔案”+“標(biāo)準(zhǔn)體系”，總共得到36篇文獻。剔除兩篇與檔案標(biāo)準(zhǔn)體系無關(guān)的文獻，其余相關(guān)文獻可分為四類：第一類是關(guān)于通用的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，這類文獻關(guān)注的標(biāo)準(zhǔn)體系可通用于各類檔案，例如檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)體系、檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系等；第二類是關(guān)于某類檔案的標(biāo)準(zhǔn)體系，這類文獻關(guān)注的是針對某一特定種類檔案的標(biāo)準(zhǔn)體系，例如科研檔案的標(biāo)準(zhǔn)體系、城建檔案標(biāo)準(zhǔn)體系等；第三類是關(guān)于國際或者國外標(biāo)準(zhǔn)體系的研究，例如國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)體系、英國文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系；第四類是與本文相關(guān)的，例如中國檔案標(biāo)準(zhǔn)體系研究、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表?？傮w說來與本文主題相關(guān)的文獻最少，所占比例為6%；數(shù)量最多的是第一類文獻，所占比例為80%。數(shù)據(jù)體現(xiàn)出學(xué)界對于檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系從宏觀全局的層面上研究的較少，從中觀層面研究某一類標(biāo)準(zhǔn)體系的較多。

1991年國家檔案局發(fā)布了《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》，目的在于從宏觀上指導(dǎo)我國檔案專業(yè)范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)化工作，該體系表將檔案工作標(biāo)準(zhǔn)劃分為兩大部分：基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；其中基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)包括檔案專業(yè)基本術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、檔案館代碼編制標(biāo)準(zhǔn)、檔案種類劃分標(biāo)準(zhǔn)、檔案計量單位標(biāo)準(zhǔn)、檔案統(tǒng)計工作標(biāo)準(zhǔn)；業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)包括檔案收集標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、檔案編目與檢索標(biāo)準(zhǔn)、檔案統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、檔案保管與保護標(biāo)準(zhǔn)。同時，《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》還列出了與檔案工作關(guān)系密切，但又不完全屬于檔案工作領(lǐng)域的一些相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括文件制成材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、底圖、藍圖制作規(guī)范、檔案裱糊用料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、立卷規(guī)則、技術(shù)文件格式、商業(yè)、金融、財政、外交等專門文件格式、國家機關(guān)公文格式、CAD文件管理標(biāo)準(zhǔn)和CAD電子文件光盤存儲與歸檔標(biāo)準(zhǔn)等。

我國的標(biāo)準(zhǔn)體系一般分為如下幾個層次：國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，其中還包括國家標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)性技術(shù)文件。以《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》中的劃分為例，對我國頒布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)分類。我國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)工作進入法制化建設(shè)階段以后，從1992年頒布DA/T 1-1992《檔案工作基本術(shù)語》標(biāo)準(zhǔn)至今，已經(jīng)發(fā)布了66項檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。在這些標(biāo)準(zhǔn)中，基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)有3個，所占比例約為4.5%；業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有61個，所占比例約為92.5%；其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)2個，所占比例約為3%。在基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)中，有兩個標(biāo)準(zhǔn)是替代關(guān)系，最終現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)有兩個且這兩個標(biāo)準(zhǔn)都是檔案專業(yè)基本術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)，它們分別是DA/T1-2000《檔案工作基本術(shù)語》和DA/T 58-2014《電子檔案管理基本術(shù)語》。在業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中，主要包含三類標(biāo)準(zhǔn)，分別是檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、檔案編目與檢索標(biāo)準(zhǔn)、檔案保管與保護標(biāo)準(zhǔn)。其中檔案整理標(biāo)準(zhǔn)共計14項，所占比例約為23%；檔案編目與檢索標(biāo)準(zhǔn)共計20項，所占比例約33%；檔案保管與保護標(biāo)準(zhǔn)共計27項，所占比例約為44%。在其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中，共計兩項標(biāo)準(zhǔn)，包括DA/T34-2005《國家檔案館愛國主義教育基地工作規(guī)范》和DA/T42-2009《企業(yè)檔案工作規(guī)范》。

對照《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)覆蓋了兩大類標(biāo)準(zhǔn)，但是在兩大類標(biāo)準(zhǔn)中進一步分類的標(biāo)準(zhǔn)則沒有完全覆蓋。在基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)中，現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)只覆蓋了檔案專業(yè)基本術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)，沒有覆蓋檔案館代碼編制標(biāo)準(zhǔn)、檔案種類劃分標(biāo)準(zhǔn)、檔案計量單位標(biāo)準(zhǔn)、檔案統(tǒng)計工作標(biāo)準(zhǔn)。在業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中，現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)覆蓋了檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、檔案編目與檢索標(biāo)準(zhǔn)、檔案保管與保護標(biāo)準(zhǔn)，而沒有覆蓋檔案收集標(biāo)準(zhǔn)、檔案統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。這說明我國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》的設(shè)定還存在不對應(yīng)，現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)體系有待于進一步完善。例如基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)中目前缺乏檔案計量單位標(biāo)準(zhǔn)和檔案統(tǒng)計工作標(biāo)準(zhǔn)。無論是對于傳統(tǒng)載體檔案還是電子文件，這兩個標(biāo)準(zhǔn)有助于規(guī)范人們對于檔案工作中的計量和統(tǒng)計工作，有利于全面掌握檔案工作的發(fā)展情況，為進一步發(fā)展的規(guī)劃和決策提供客觀依據(jù)。在業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中，目前缺乏的檔案收集標(biāo)準(zhǔn)也十分有必要。尤其在電子文件快速增長，格式多種多樣的背景下，規(guī)范文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)，有利于后續(xù)檔案管理工作的順利開展。不過類似的標(biāo)準(zhǔn)雖然沒有檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，但是已有國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 18894—2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》?？傮w來說，我國現(xiàn)行的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對照《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》而言，基本的、關(guān)鍵的標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)具備，但是體系不夠完善和健全。與信息通信技術(shù)對檔案行業(yè)的影響日益加劇相比，《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》的演進則過于緩慢，沒有及時的跟進時代的變遷。雖然《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》屬于計劃性、框架性的指導(dǎo)文件，本身具有一定的固定性，欠缺靈活性，但是在時代發(fā)生激烈變革，出現(xiàn)新事物、新方法、新技術(shù)的時候，這種宏觀框架也應(yīng)該將新的變化考慮其中。這一點上《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》則比較滯后。為了更有利于我國檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，一方面從宏觀指導(dǎo)層面，應(yīng)該構(gòu)建更合適、更能為當(dāng)下和未來一段時間的檔案工作提供有益支撐的標(biāo)準(zhǔn)體系；另一方面，從微觀實踐層面，制定標(biāo)準(zhǔn)時不僅要關(guān)注重點環(huán)節(jié)，也要關(guān)注其他的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，使得形成的體系更加健全和完善，對于檔案工作具有全方位的規(guī)范作用。

二、關(guān)于檔案領(lǐng)域國家標(biāo)準(zhǔn)的采標(biāo)情況

在CNKI中檢索文獻，限定篇名關(guān)鍵詞為“檔案”+“采標(biāo)”沒有檢索出文獻；限定關(guān)鍵詞為“檔案”+“采標(biāo)”，關(guān)鍵詞檢索范圍為全文可得到相關(guān)的文獻。檢索結(jié)果表明學(xué)界現(xiàn)已公布的文獻里面沒有專門以此為主題的，有一些文獻在涉及檔案標(biāo)準(zhǔn)問題時會談到檔案標(biāo)準(zhǔn)的采標(biāo)。本文將針對檔案標(biāo)準(zhǔn)的采標(biāo)問題進行探討。

就檔案行業(yè)而言，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對國際標(biāo)準(zhǔn)的采標(biāo)率遠遠小于國家標(biāo)準(zhǔn)的采標(biāo)率，因此本文針對此問題的討論將范圍限定在國家標(biāo)準(zhǔn)，資料來源包括國家檔案局網(wǎng)和國家標(biāo)準(zhǔn)文獻共享服務(wù)平臺（中國標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)）。本文從國家標(biāo)準(zhǔn)中篩選出37項國家標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理相關(guān)，標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容覆蓋了《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》表中的兩大類：檔案工作基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并且后者居多。除了這兩類標(biāo)準(zhǔn)國標(biāo)還有一類標(biāo)準(zhǔn)屬于檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，但是它并不是指針對某一個環(huán)節(jié)，如檔案收集、整理等，而是針對檔案管理的整個環(huán)節(jié)，本文在下面的討論中將其視為檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

在這37項國家標(biāo)準(zhǔn)中，有17項國家標(biāo)準(zhǔn)采用了國際標(biāo)準(zhǔn)（包含了修改采用和等效采用），所占比例為46%，有20項標(biāo)準(zhǔn)沒有采用國際標(biāo)準(zhǔn)，所占比例為54%?？傮w而言，37項國家標(biāo)準(zhǔn)中采用國際標(biāo)準(zhǔn)的比率低于未采用國際標(biāo)準(zhǔn)的比率。

在采標(biāo)的國家標(biāo)準(zhǔn)中，標(biāo)準(zhǔn)類別全部是檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，沒有檔案工作基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)；標(biāo)準(zhǔn)中主要是國家推薦性標(biāo)準(zhǔn)和國家標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)性技術(shù)文件，沒有國家強制性標(biāo)準(zhǔn)；這些現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布時間為2003年至今，并且我國國家標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布時間一般要晚于所采用的國際標(biāo)準(zhǔn)至少1年，多則8至9年，不存在像國外有的國家同步采用國際標(biāo)準(zhǔn)的情況。這些標(biāo)準(zhǔn)采用的國際標(biāo)準(zhǔn)包括ISO關(guān)于信息與文獻的標(biāo)準(zhǔn)、縮微攝影技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)等。在沒有采標(biāo)的國家標(biāo)準(zhǔn)中，標(biāo)準(zhǔn)類別即有檔案工作基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，也有檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并且標(biāo)準(zhǔn)全部是國家推薦性標(biāo)準(zhǔn)，沒有國家強制性標(biāo)準(zhǔn)和國家標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)性技術(shù)文件。

從標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的角度看采標(biāo)率可以發(fā)現(xiàn)，采標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)主要是關(guān)于電子文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，例如元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、縮微攝影技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)等；沒有采標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)主要是本土特性比較明顯的標(biāo)準(zhǔn)，例如全宗單標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)技術(shù)檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、古代壁畫保護修復(fù)檔案標(biāo)準(zhǔn)、社會保險業(yè)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)、城市建設(shè)檔案標(biāo)準(zhǔn)等，這些標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍沒有合適的國際標(biāo)準(zhǔn)作為參考，因此并未采用國際標(biāo)準(zhǔn)。

為了更進一步的衡量我國國家標(biāo)準(zhǔn)的采標(biāo)情況，針對電子文件管理的國家標(biāo)準(zhǔn)，選取了英、韓兩國進行對比。在英國國家標(biāo)準(zhǔn)中，本文梳理出與電子文件管理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)共計11項，其中10項標(biāo)準(zhǔn)采用了ISO國際標(biāo)準(zhǔn)，所占比例約為91%。在韓國國家標(biāo)準(zhǔn)中，本文梳理出與電子文件管理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)共計12項，其中10項標(biāo)準(zhǔn)采用了ISO國際標(biāo)準(zhǔn)，所占比例約為83%。在我國國家標(biāo)準(zhǔn)中，本文梳理出與電子文件管理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)共計13項，其中8項標(biāo)準(zhǔn)采用了ISO國際標(biāo)準(zhǔn)，所占比例為62%。根據(jù)數(shù)據(jù)可知，中國的采標(biāo)率低于英國和韓國，英國的采標(biāo)率最高。

總的來說，我國國家標(biāo)準(zhǔn)的采標(biāo)率不高，并且采用國際標(biāo)準(zhǔn)相對滯后。這一方面是由于對于不適應(yīng)于我國具體的檔案管理實際情況的國際標(biāo)準(zhǔn)我們不予采用，一方面是由于我國在一些通用領(lǐng)域的發(fā)展上滯后于世界先進水平。對此，我國的標(biāo)準(zhǔn)制定工作一方面準(zhǔn)確把握自身特色，根據(jù)本國特點，制定出符合自身情況的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范和引導(dǎo)檔案工作，一方面對于國際共通的領(lǐng)域，我們一邊要加快實際工作的發(fā)展步伐，一邊要在研究領(lǐng)域跟進國際動態(tài)，在理論研究和實際應(yīng)用兩個層面完善與提升檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)和檔案管理工作。

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[10]該標(biāo)準(zhǔn)被DA/T1-2000《檔案工作基本術(shù)語》代替.

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