◆肖　鏡　王　青　陳　旻　廖　斌　王　迪　張河戰(zhàn)*

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藥品檢驗機構實驗室文件控制的研究*

◆肖鏡1王青1陳旻2廖斌3王迪1張河戰(zhàn)1*

目的為藥檢實驗室開展系統(tǒng)化的文件控制工作提供參考。方法參照CNAS CL01:2006、WHO GPPQCL等國內外先進實驗室認證認可準則和管理規(guī)范，結合藥檢實驗室文件系統(tǒng)建立與文件管理工作的實踐經(jīng)驗，針對藥檢實驗室管理體系文件的整個生命周期，分析藥檢實驗室文件控制中各個環(huán)節(jié)的控制要點及管理方法。結果實驗室管理體系的運行是通過管理體系文件系統(tǒng)來實現(xiàn)的。結論只有對管理體系文件系統(tǒng)實施有效控制，確保體系文件的持續(xù)適宜和執(zhí)行效果，才能保證實驗室管理體系的平穩(wěn)運行和機構的持續(xù)發(fā)展。

藥品檢驗；質量管理；文件控制

First-author's addressNational Institutes for Food and Drug Control，Beijing, 100050, China

現(xiàn)代藥品檢驗機構實驗室(以下簡稱“藥檢實驗室”)管理體系是基于管理體系文件來實現(xiàn)的[1]。作為實驗室管理體系的基本組成，管理體系文件系統(tǒng)應該隨著管理體系的運行、持續(xù)改進及其環(huán)境的變化而調整。為了保證體系文件與實驗室管理體系的有機結合，就要對文件的編制、使用和更改等一系列動態(tài)活動實施有效控制，從而保證管理體系的正常、有效運行。目前，由于我國藥檢實驗室實施現(xiàn)代意義上的文件化質量管理時間并不長，在一定程度上還存在“師傅帶徒弟”的慣性思維，在文件控制方面還存在較多問題。如，文件內容不規(guī)范、覆蓋面不全；文件規(guī)定與管理體系實際運行情況存在差異；宣貫培訓不到位導致文件的執(zhí)行效果不佳等。本研究參照國家認證認可監(jiān)督管理委員會的《實驗室資質認定評審準則》(以下簡稱“《資質認定評審準則》”)、中國合格評定國家認可委員會的《檢測和校準實驗室能力認可準則》(以下簡稱“CNAS-CL01:2006”)以及世界衛(wèi)生組織《藥品質量控制實驗室良好操作規(guī)范》(以下簡稱“WHO GPPQCL”)等實驗室認證認可準則和管理規(guī)范[2]，結合實踐經(jīng)驗，針對藥檢實驗室管理體系文件的整個生命周期，分析文件控制各個環(huán)節(jié)的控制要點及管理方法。

圖1　內部制訂文件控制流程圖

圖2　外部文件控制流程圖

1　文件組成

藥檢實驗室的管理體系文件可分為內部制訂和外部文件兩大類：一是內部制訂文件包括質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書或標準操作規(guī)范(即SOP文件，以下簡稱“SOP”)等；二是外部文件包括法律、法規(guī)、規(guī)章、技術標準等[3]。

2　文件控制目的及范圍

文件控制的目的：一方面是要保證管理體系文件的現(xiàn)行有效性；另一方面是要保證能夠滿足使用要求，確保有效文件的貫徹執(zhí)行，防止工作人員誤用無效或作廢文件。同時，構成實驗室管理體系的所有文件都要納入受控范圍[4]。

3　文件控制基本流程

為實現(xiàn)對管理體系文件整個生命周期的有效控制，實驗室應建立管理體系文件的控制程序。文件控制程序中應該明確規(guī)定受控文件的范圍以及文件的制訂、審批、發(fā)布、使用、變更和作廢等環(huán)節(jié)的控制要求[4-7]。圖1和圖2分別是實驗室內部制訂文件和外部文件控制流程圖。

3.1管理體系文件制訂和審批

內部制訂的管理體系文件因其指導地位與內容的不同，文件編制職責的分配也有所不同[4]?！顿|量手冊》的編制應該由質量管理部門統(tǒng)一組織，并且有最高管理者及機構管理層的參與；程序文件編寫一般由質量負責人、管理層、質量管理部門人員等承擔； SOP文件應按照其所涉及的工作內容分配到各個部門由具體開展工作的人員進行編寫；記錄格式編寫職責的設定建議與其相關聯(lián)的文件編寫職責保持一致。

文件編寫完畢后，經(jīng)過審核、批準后方能發(fā)布使用[6]。文件審核包括以下方面：(1)風格審核。 同類文件之間的書寫結構應統(tǒng)一，名詞使用應統(tǒng)一，同層級文件的描述深度應統(tǒng)一。(2) 格式審核。 文件格式是否滿足要求，標識是否完整。(3) 職責審核 。不同文件中職責與權限的規(guī)定是否協(xié)調一致，人員職責與權限的表述是否符合管理現(xiàn)狀且沒有遺漏。(4) 內容審核 。 檢查文件內容是否覆蓋并符合所有相關外部法規(guī)、標準等文件的要求，是否完全覆蓋實際工作需要，與其它內部制訂的相關文件是否協(xié)調一致，不能出現(xiàn)文件之間相互矛盾且盡量避免重復。此外還要審查文字表述是否準確、可操作性強。(5) 接口審核 。 檢查文件間有關接口和工作關系的描述是否協(xié)調、明確，各項管理活動是否已形成閉環(huán)，特別是涉及部門間對接的工作環(huán)節(jié)的表述應得到相關部門確認。如果一份文件涉及多個部門，應由涉及到的所有部門對其內容進行會審。

3.2外部文件收集、追蹤與確認

外部文件的及時獲取是實驗室合規(guī)開展檢測/校準活動的基礎，技術文件的有效性更是確保檢測/校準方法有效性的前提，實驗室應建立穩(wěn)定的文件收集與追蹤查新機制[3]，一般包括：(1)從文件發(fā)布機構進行查詢；(2) 向標準情報部門查詢；(3) 訂購權威機構出版的國家標準和計量技術法規(guī)目錄；(4) 從學術期刊獲取文件更新的相關信息；(5) 應用互聯(lián)網(wǎng)查詢；(6) 參與標準制修訂的技術活動；(7)外來技術文件文本的獲取可以直接向標準的發(fā)布/出版機構或其授權的機構購買或索取。收集的外部文件也應經(jīng)過適當?shù)膶徍舜_認后才能投入使用。確認的主要內容包括：現(xiàn)行有效版性，對工作的適用性，使用方法(直接使用或需轉化為內部文件使用)，使用范圍(說明應用領域，一些特殊標準要嚴格限定使用范圍)等。

3.3文件標識

實驗室制訂的管理體系文件應有唯一性標識，該標識信息應包括文件編號或代碼、發(fā)布日期或執(zhí)行日期、版本或修訂標識、頁碼、總頁數(shù)或表示文件結束的標記和發(fā)布機構等[5-7]。關于文件編號，建議能夠以代碼形式盡量體現(xiàn)文件的歸屬、分類信息，以方便識別和統(tǒng)計管理。

3.4文件宣貫培訓

為了使工作人員能夠及時掌握管理體系文件內容及實施日期并依照執(zhí)行，保證文件的實施效果，WHO GPPQCL條款3.2g明確要求實驗室應建立管理體系文件培訓的宣貫培訓機制，文件培訓應做好記錄。對于新增或變更的管理體系文件，都建議完成培訓后再正式實施[7]。

3.5文件發(fā)布與發(fā)放

經(jīng)批準生效后或確認的文件應及時發(fā)布并發(fā)放使用，CNAS-CL01：2006及WHO GPPQCL均要求：為確保實驗室管理體系的有效運行，在對實驗室有效運作起重要作用的所有作業(yè)場所，都應該能夠得到適用的有效版本文件[5-7]。文件發(fā)布、發(fā)放范圍的確定要以滿足實驗室實際工作需要為原則；出于保護客戶機密和所有權的目的，涉及到有接觸權限限制的文件時，其發(fā)布與發(fā)放應經(jīng)過適當審批。為保證所發(fā)放文件可追溯并受控，應建立發(fā)放登記；在實驗室內部發(fā)放使用的每一份文件上都應有適當?shù)目刂茦擞?，標明分發(fā)號、持有人等必要信息[8-11]。

CNAS-CL01：2006和WHO GPPQCL均要求實驗室應該建立能夠闡明文件現(xiàn)行版本和分發(fā)情況并易于獲得的1份文件目錄[5-7]。建議實驗室內部制訂的文件目錄中包含以下文件受控信息，如文件名稱、編號、起草部門、版本、歷史沿革、修訂日期、批準日期、實施日期、審核日期、發(fā)放分數(shù)等；對于受控外部文件，文件目錄登記的必要信息包括文件名稱、編號、發(fā)布機構、版本、使用范圍、更替沿革、實施日期、下次查新時間、發(fā)放分數(shù)等。

3.6管理體系文件的定期審核

為保證管理體系文件的持續(xù)適宜性，應定期對管理體系文件進行審核[5-7]。實驗室應對定期審核的周期或時機做出明確規(guī)定，當審核發(fā)現(xiàn)內容不適宜時應及時啟動文件修訂，表1為各類管理體系文件定期審核周期表以供參考。

外來文件的編制修訂權不在實驗室，所以控制重點在于跟蹤修訂狀態(tài)與及時更新方面，可以通過上文中介紹的方法追蹤查新[9-11]。一般來說，外部文件的追蹤查新是在日常工作涉及時隨時進行的，對于長期不使用的文件，至少每半年進行1次追蹤查新。

表1內部制訂管理體系文件審核周期表

文件類型審核周期(年) 質量手冊1程序文件及相關記錄5管理類SOP及相關記錄5檢驗類SOP及相關記錄5儀器操作類SOP及相關記錄10儀器性能確認類SOP及相關記錄10

3.7文件系統(tǒng)的變更控制

管理體系文件的變更不單指某份文件的更改，還包括新增文件以及文件的失效、廢止等變化情況。在WHO GPPQCL條款3.3中提到[7]，實驗室應該建立文件變更控制系統(tǒng)，全面發(fā)現(xiàn)文件變更動因，按規(guī)定程序對文件進行修訂，及時將管理體系文件系統(tǒng)的變化情況通知相關人員，從而確保文件的實施效果[13]。文件變更控制的要求主要針對以下幾項工作：

3.7.1文件的修訂/改版CNAS-CL01：2006和WHO GPPQCL中均要求：除非有特別指定，文件的修訂/改版應由原責任人(或具有相同職責的人)在原文件的基礎上進行起草修改、審查和批準。若有特別指定，被指定人員應獲得進行修改、審批所依據(jù)的相關背景信息。修訂或改版后的文件，修改內容應在文件適當?shù)奈恢眠M行說明，實際操作時可以在文件內容變更的所在頁頁腳增加“修訂識別欄”，或者在文件首頁設計“修訂記錄欄”，亦或者在文件中加一附件“修訂頁”，對文件變動情況進行說明[5-7]。

為滿足文件使用要求，裝訂成冊的內部制訂文件，如《質量手冊》等，換版印刷周期較長，對于文件內容的修訂可能要進行手寫修改。CNAS-CL01：2006規(guī)定：如果實驗室的文件控制系統(tǒng)允許在文件再版之前對文件進行暫時性手寫修改，則應確定修改程序和相關職責與權限；修改之處應有清晰的標注、簽名或蓋章并注明日期[6]。對于收集到的外部文件的紙質件，通常進行手寫勘誤，修改之處同樣應有修改人清晰的標注、簽名或蓋章并注明日期。

3.7.2 文件的廢止 當管理體系文件系統(tǒng)中某個文件內容對管理體系的實際運行不再具有價值，應對該文件進行廢止。文件廢止要經(jīng)過適當?shù)膶徟?，廢止后的文件按作廢文件進行處理。3.7.3 文件替換更新 不論是內部制訂文件還是外部文件，發(fā)生變更后要及時將文件的變化情況及新文件的要求傳達至相關人員，必要時組織培訓宣貫。CNAS-CL01：2006及WHO GPPQCL要求：為防止誤用，失效或作廢的文件應及時從所有相關場所撤除，并以現(xiàn)行有效版本進行替代，作廢文件的回收應有記錄[5-6]。對于一些比較特殊的文件，例如技術標準匯編本等，其中部分仍是現(xiàn)行有效內容，有些是無效作廢標準，往往可通過在作廢處增加作廢標識來控制[9-10]。3.7.4 文件檔案的保存與作廢文件的處置 失效內部文件的原始審簽件上要加作廢標記，連同文件控制工作中形成的各項工作記錄一起作為檔案進行保存，以確保文件歷史的可追溯性，其它副本應銷毀處理。CNAS-CL01：2006和WHO GPPQCL均要求不論內部文件和外來文件，出于特殊需要或知識保存目的而保留的作廢文件，應有適當標記。作為參考資料保留的作廢文件，可以在作廢標識以外再加“參考文獻”標識以明確文件用途。文件銷毀應經(jīng)過審批并建立記錄，記錄上應記錄銷毀文件的名稱、編號、發(fā)放號及銷毀份數(shù)等必要信息，并經(jīng)相關人員確認[10-12]。

4　注意問題

4.1非受控文件的發(fā)放和受控文件的借閱

非受控文件與受控文件的主要區(qū)別在于是否對該文件進行版本有效性追蹤，實驗室內作為參考文獻使用的一些外部文件資料，實驗室制訂但已作廢作為參考資料保留使用的內部文件，因需要而向外單位提供的管理體系文件等都屬于非受控文件。未經(jīng)適當?shù)膶徟?，不應向外單位提供管理體系文件(包括復印件)；非受控文件的發(fā)放也應經(jīng)過審批并進行登記，文件上要做“非受控”標記并注明用途。

為節(jié)約人力、物力成本，實驗室可以在不影響工作效率的情況下盡可能減少管理體系文件受控紙張副本的發(fā)放，建立文件借閱機制。受控文件的借閱使用需進行登記。

4.2上墻文件的管理

因工作需要，實驗室可能會將受控文件或其部分內容張貼在實驗室內以方便工作人員隨時查看使用。為保證摘錄件和上墻文件的現(xiàn)行有效性，同樣應按照受控文件發(fā)放的要求辦理領用，在文件發(fā)放記錄中應注明摘錄件或張貼件的用途，摘錄件和張貼件同樣要受控管理。

[1]楊美成，陳家良，張河戰(zhàn). 試論藥品檢驗實驗室質量管理體系的文件化[J].中國藥事，2012, 26(12)：1326-1329.

[2]張河戰(zhàn)，毛歆，張才煜. 世界衛(wèi)生組織藥品質控實驗室管理規(guī)范簡介[J].中國藥事，2011, 25(3)：301-312.

[3]陳旻，楊德忠，阮桂平. 淺述藥品檢驗實驗室管理體系文件控制的要點[J].今日藥學，2014, 24(7)：473-474.

[4]中國合格評定國家認可委員會.實驗室認可基礎知識培訓教程(試行版)[Z].2010.

[5]國家認證認可監(jiān)督管理委員會.實驗室資質認定評審準則[S].國認實函[2006]141號，2006.

[6]中國合格評定國家認可委員會.檢測和校準實驗室能力認可準則[S].CNAS-CL01:2006，2006.

[7]金詩瑤. 淺談如何做好實驗室管理體系文件的控制[J].現(xiàn)代測量與實驗室管理，2013(6)：56-57.

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通信作者：

張河戰(zhàn)：中國食品藥品檢定研究院質量管理處處長

E-mail：zhanghz@nifdc.org.cn

責任編輯：張盼盼

Laboratory Document Control in Pharmaceutical Inspection Institutions /XIAO Jing,WANG Qing,CHEN Min,et al.//Chinese Health Quality Management，2016,23(2):76-79

ObjectiveTo provide reference for the establishment of systematic document control in pharmaceutical inspection laboratory.MethodReferring to the advanced laboratory accreditation standards and management practices, such as CNAS CL01:2006, WHO GPPQCL, combining with the practical experiences from the establishment of document system in pharmaceutical inspection laboratory and the document management, the key points of document control and management methods were systematically analyzed, covering the whole life circle of document in the management system.ResultThe management system in laboratory was achieved through the implementation of the document management system.ConclusionThe effective control of the document management system and ensuring continuing suitability and implementation of the system documentation can ensure the smoothly running of laboratory management system and sustainable development of institution.

Pharmaceutical Inspection; Quality Management; Document Control

10.13912/j.cnki.chqm.2016.23.2.25

課題名稱：藥品檢驗機構實驗室管理體系文件控制通用要求和方法的研究(2013NQ1)；本課題受中國食品藥品檢定研究院中青年基金資助

張河戰(zhàn)

2015-10-23

肖鏡1王青1陳旻2廖斌3王迪1張河戰(zhàn)1*

1中國食品藥品檢定研究院北京100050

2廣東省食品藥品檢驗所廣東廣州510180

3江蘇省食品藥品監(jiān)督檢驗研究院江蘇南京210008