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        秘書要有“幾把刷子”

        2016-07-06 02:19張躋國
        治理現(xiàn)代化研究 2016年6期
        關(guān)鍵詞:講話稿文種刷子

        文/張躋國

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        秘書要有“幾把刷子”

        文/張躋國

        在平時的日常工作和生活中,我們評價一個人有沒有真本事,經(jīng)常用“有幾把刷子”來形容。比如,談到某個人的本事很厲害的時候就會說,“這個人有幾把刷子?!逼鋵崳?dāng)好秘書也確實需要有自己的“幾把刷子”——寫好公文、講話稿、信息和調(diào)研報告。

        一、寫好公文

        公文是傳達政令、請示工作、報告情況、洽談公務(wù)的一種文體,具有鮮明的政治性、法定的權(quán)威性、嚴格的程式性和突出的實用性等特點。同時,公文還是一個單位的“臉面”,體現(xiàn)著一個單位的綜合管理水平。如果一篇公文漏洞百出、錯誤連連,再標(biāo)榜自己的管理水平如何高,都是蒼白無力的。

        一是文種選用要正確,不鬧笑話。認真學(xué)習(xí)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機關(guān)公文格式》,明確公文種類、注意事項、每種公文的寫法及要求,正確選用相應(yīng)的文種,使寫出來的公文符合規(guī)范,從文稿的觀點、內(nèi)容到措辭都要一絲不茍、精益求精。在文種選擇上,要熟知15個主要文種的具體適用情形,尤其要將通知和通報、通報和公報、請示和報告、決定和決議等容易混淆的文種區(qū)別清楚,特別是不能出現(xiàn)“請示報告”“意見的通知”等常識性錯誤。二是公文用語要規(guī)范,不能馬虎。語言是公文的第一要素,公文語言的突出特點是準確、簡潔、平實。準確,是說公文語義表述要準確明晰,包括語法意義的準確無誤和邏輯意義的明晰嚴密。用詞要準確,表述要準確,標(biāo)點符號要準確,不允許出現(xiàn)有歧義和含混的說法,尤其是斷句要規(guī)范,準確地表達意思。簡潔,就是語言要精練,簡明扼要。在句子運用上,要充分運用陳述句,規(guī)范使用無主句,不用或少用疑問句,做到簡潔而明白。平實,就是要莊重、分寸恰當(dāng),用字、用詞符合公眾審美標(biāo)準,通俗易懂,要使用普通話詞語,多用程式性和專用詞語,避免方言、土語,善于將口語轉(zhuǎn)化為書面用語。三是常用文種要寫好,體現(xiàn)水平。特別是各類常用的公文要寫出層次,寫出高度。比如,經(jīng)常用到的通知,要體現(xiàn)出系統(tǒng)思考和統(tǒng)籌全局的特性,提前把與通知相關(guān)的內(nèi)容一塊兒想到、想周全,對通知所涉及內(nèi)容的整個流程自己要先走一遍,把該說到的、該說明白的事項一次性說到位,免得通知下發(fā)后接收單位再一遍一遍地打電話詢問、求證?,F(xiàn)實工作中經(jīng)常發(fā)生的,通知下發(fā)后又一個接一個地再下發(fā)補充通知的情況,就是對此種情況的一個最好注腳。再比如寫請示,要嚴格執(zhí)行“一文一事”原則,不能在一份請示中捎帶其他請示事項;主送單位要單一、具體,不能奉行“見了菩薩就叩頭”的思想;在說理上,要把主要精力放在“怎么說”上,而不應(yīng)僅僅注意“說什么”,也就是要強調(diào)陳述的技巧。亞里士多德曾說過這樣一句話:“蠢人用他知道的道理說服我,智者用我知道的道理說服我?!蓖恚瑪M寫請示的原因時,也不能只從本單位的立場出發(fā)去考慮問題,要改善心智模式,學(xué)會換位思考,善于從上級的立場出發(fā),爭取用上級明白的道理說服上級,以求得幫助。所以,常用公文寫好了,是秘書能力水平的體現(xiàn)。否則,就是一塊短板,注定在秘書工作的道路上走不快、走不遠。

        二、寫好講話稿

        起草講話稿是秘書工作的一項重要內(nèi)容,直接反映秘書的工作能力和水平。同時,能起草優(yōu)質(zhì)的講話稿也是對秘書的基本要求。

        一是明確用途。講話稿是日常應(yīng)用最頻繁的一種應(yīng)用文。要想把講話稿寫得有思想、有深度,讓領(lǐng)導(dǎo)講得好,讓聽的人能聽得進去,達到講話的目的,就要先知道所起草的講話稿由誰講,以什么身份講,主要是干什么用,在什么場合下講,講給誰聽,聽眾是一個什么層次的群體,是對外講,還是對內(nèi)講,大家從講話稿中最想聽些什么,需要領(lǐng)導(dǎo)重點講些什么,通過講話稿要傳遞什么樣的信息,怎么說好這些內(nèi)容,講多長時間,會議主辦方的具體要求是什么,等等。只有知曉并妥善處理好了這些問題,才能寫出一篇各方都能滿意的優(yōu)質(zhì)講話稿。二是搭好框架。也就是要根據(jù)講話稿的具體用途吹路子、拉好綱,搭建起稿子的骨架。然后再確定如何破題,準備分幾個大問題來寫,每個大問題寫幾個小問題,是并列式推進,還是遞進式推進,都要搞清楚,從而使講話稿的整體結(jié)構(gòu)符合邏輯要求。俗話說,題好文一半,而好綱也是一半文。東漢著名經(jīng)學(xué)家鄭玄在其《詩譜》序中說:“舉一綱而萬目張,解一卷而眾篇明?!贝詈每蚣?,是寫好講話稿的基礎(chǔ)。三是語言得體。講話發(fā)言就是說事、說理、說情。所以,講話稿的語言一定要通俗、明白、生動,要道真實情,講百姓話,把深刻的理性思維用通俗淺顯的語言說清楚。否則,人家聽不懂、聽著費勁,自然不愛聽,也就難以達到講話的最終目的。其次是語言要鮮活,文字要生動、形象、準確有勁,讓人聽后一下子就能記住。要少用干巴巴的話語,多用一些鮮活的群眾語言,通篇最好能有幾句提神、醒腦的話,能抓住聽眾,鼓舞人心,讓聽眾能耐心聽下去,這樣的講話效果會更好。否則,語言貧乏,思想枯竭,自然不能說服人打動人,聽的人自然不會買賬。再就是要兼顧不同領(lǐng)導(dǎo)的講話風(fēng)格,如有的人喜歡排比句式,有的人喜歡長短相間的句式,有的人喜歡用典故,有的人喜歡講故事,有的人喜歡開門見山、一針見血,有的人則喜歡娓娓道來、水到渠成。總之,要精心錘煉好語言,使講話稿的語言既要符合領(lǐng)導(dǎo)的身份,又能體現(xiàn)出每個人的講話特色。

        三、寫好信息

        信息是迅速簡要地反映新近發(fā)生的事實消息,這種消息主要供內(nèi)部傳播,以反映變動的事實——動態(tài)為主,兼顧評論、綜合和經(jīng)驗。它是一個單位與上級溝通的重要渠道,承擔(dān)著與領(lǐng)導(dǎo)溝通情況、展示本單位工作亮點、向上級匯報工作等諸多特殊職能。

        一是要提煉好標(biāo)題。標(biāo)題是信息的“臉面”,在文章中起著激發(fā)人的閱讀興趣和欲望,引導(dǎo)讀者去理解文章內(nèi)容的重要作用。俗話說,“讀書讀皮,看報看題?!笨葱畔⒅卦诳礃?biāo)題、看導(dǎo)語,標(biāo)題把人吸引住了,覺得有必要看,才會引導(dǎo)著人繼續(xù)看下去。標(biāo)題歷來就有“文章的眼睛”的說法。標(biāo)題擬寫得好,文章就成功了一半。這就需要秘書在寫信息時,要善于提煉總結(jié),善于換位思考,盡量能知道上級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的焦點是什么、最想了解的情況是什么,提煉出能抓住眼球的好標(biāo)題來,要讓上級領(lǐng)導(dǎo)一看標(biāo)題就能“眼前一亮”,從而吸引其看下去,達到寫信息的目的。二是要優(yōu)化好結(jié)構(gòu)。信息雖然已成為機關(guān)公文的一個常用文種,但它并沒有正式的“名分”。信息的結(jié)構(gòu)可模仿消息結(jié)構(gòu),根據(jù)不同的內(nèi)容,將標(biāo)題、導(dǎo)語、背景、主體、結(jié)尾等幾部分處理好、取舍好。三是要錘煉好語言。信息要注重簡、短、亮、專,力求用最簡短的語言傳遞最多的信息量。所以在信息的語言組織上,要惜字如金,點到為止,不要求全,不要搞長篇大論。做到主題明確,表達清楚,真實準確,文字精練,短小精悍。再就是要快采、快寫、快發(fā),做到迅速及時。只有這樣的信息,才能讓人愛看并且愿意看下去。

        四、寫好調(diào)研報告

        調(diào)查研究是掌握實情,實施科學(xué)決策的最簡便、最有效的方法,同時調(diào)研也是秘書的一大職能,最能體現(xiàn)秘書的理性思考水平,最能展現(xiàn)秘書的邏輯思維能力,最能體現(xiàn)秘書的哲學(xué)素養(yǎng)。

        一是選好題。就是要根據(jù)調(diào)研目的選好調(diào)研課題,做到指導(dǎo)性強,對全局工作有參考借鑒作用。比如,屬于總結(jié)經(jīng)驗、指導(dǎo)工作類型的,要體現(xiàn)出能把點上的事例推廣到面上去的功能;屬于找出問題、改進工作的,要能體現(xiàn)出“只有挖出憂苦的根,才能結(jié)出甘甜的果”的邏輯關(guān)系。二是策劃好。就是要按照調(diào)研計劃和調(diào)研課題,在系統(tǒng)思考和充分討論的基礎(chǔ)上明確調(diào)研內(nèi)容、列出調(diào)研提綱、設(shè)計調(diào)研問題,切實增強調(diào)研的針對性和時效性。三是調(diào)研好。就是要廣泛收集情況,多問、多記、多聽、多想,準確把握群眾的思想脈搏,了解工作運行的態(tài)勢,充分掌握第一手資料和真實可靠的數(shù)據(jù),及時挖掘好問題和表象背后的情況。四是研究好。調(diào)查研究,調(diào)查是研究的基礎(chǔ),研究是調(diào)查的升華,所以研究工作必須深入細致。研究好,就是對調(diào)研所獲取的資料要進行認真分析、歸納、綜合、對比,把零散的信息系統(tǒng)化,把粗淺的認識深刻化,做到橫向?qū)Ρ扰c縱向?qū)Ρ认嘟Y(jié)合,定性分析與定量分析相結(jié)合,感性認識與理性認識相融合,通過深入細致的理論分析,把研究高度從事件層面上升到結(jié)構(gòu)或系統(tǒng)層面,并及時回應(yīng)提綱所列的各項內(nèi)容。五是寫作好。就是要在深入研究的基礎(chǔ)上,將研究成果準確地表達出來。做到寫出真實情況,善于用足夠的數(shù)據(jù)來說明各種問題;形成獨到見解,拿出具體可行的解決辦法,有理有據(jù),言之有物;將點上的事例從特殊上升到一般,通過歸納提煉,形成可推廣、可復(fù)制的經(jīng)驗成果,進而寫出領(lǐng)導(dǎo)認可、被調(diào)研單位認可、對其他單位有指導(dǎo)和借鑒意義的高質(zhì)量的調(diào)研報告。

        以上這幾項工作其實都是秘書的日常工作,但也都是一些真功夫、硬功夫,是秘書綜合實力的象征,是個人能力水平的體現(xiàn)。但是,要擁有這些硬功夫,需要長時間的學(xué)習(xí)、積累、思考和實踐,需要秘書工作者將在做的每一項工作,都能當(dāng)作塑造自己的“石像”一樣去對待。只有這樣,才能練就好這“幾把刷子”,進而秘書的工作才能出彩、增色,才能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、群眾滿意,才能體現(xiàn)出秘書的自身價值。這是每一位秘書都不能不重視、不能不研究、不能不鍛煉提高的核心工作能力。

        (責(zé)編/郭建民)

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